Hur presenterar jag dåliga arbetsrelaterade nyheter för din handledare?
Till exempel, när du väl har presenterat de dåliga nyheterna kan du säga, "Här är vad jag tror vi kan göra för att lösa problemet.
Att behöva skicka dåliga nyheter till en chef eller chef är alltid obekvämt. Om du måste vara bärare av dåliga nyheter till din chef är det viktigt att veta det bästa sättet att leverera nyheterna för att se till att det inte påverkar din chefs uppfattning om dig negativt. Att välja en bra tid är viktigt, liksom att ha en lösning klar som du kan erbjuda när du levererar de dåliga nyheterna.
Del 1 av 3: presentera de dåliga nyheterna
- 1Vänta inte. Du kan vara frestad att hålla ut med att skicka de dåliga nyheterna eftersom du inte vill bli klandrad för de dåliga nyheterna, även om det inte är ditt fel. Men förseningen kommer ofta att förvärra problemet. För det första, om din chef får reda på att du inte berättade för dem, kommer de att bli ännu mer olyckliga. Om din chef har de dåliga nyheterna kommer de också att kunna förbereda sig för konsekvenserna istället för att bli blinda av dem, vilket innebär att företagets reaktion som helhet kan vara mer positiv.
- Eventuella problem med betydande konsekvenser bör rapporteras så snabbt som möjligt.
- Bedöm den potentiella effekten av ett problem för att avgöra när du ska rapportera det. Varje fråga som kan leda till fara eller rättsliga åtgärder, såsom större brott mot företagets policy, bör rapporteras omedelbart.
- Ju tidigare du får informationen till din chef, desto snabbare kan de ta den till sin chef, om de inte är chef för företaget.
- 2Hitta en bra tid att prata. Om de dåliga nyheterna inte är brådskande, håll ögonen öppna för att se när din chef verkar mindre upptagen. När du märker att deras arbetsflöde saktar ner lite, gå in och fråga om du kan prata med dem. På det sättet ger du dem en chans att skjuta ut det till en annan tid om de inte har tid just nu. En viktig fråga, som sexuella trakasserier, bör dock rapporteras omedelbart, oavsett hur upptagen din chef är.
- För mindre pressande nyheter kan du välja en tid då du vet att personen kommer att vara på gott humör, då då kommer de dåliga nyheterna inte som ett slag.
- Du kan till exempel säga, "Jag har något jag vill diskutera med dig. Är det nu en bra tid?" Nämn också om hur lång tid du tror det tar.
- Du vill definitivt inte fånga din chef eftersom de försöker komma ut genom dörren eller springa ner för lunch.
- Du kan också skicka ett e-postmeddelande och fråga om en bra tid om det är mer din chefs stil.
- 3Kom till saken. Att försöka mildra slaget med retorik kommer inte att hjälpa. Kom bara till saken. Din chef är upptagen och de mest upptagna människor föredrar direkthet, eftersom det tar kortare tid och de inte behöver gissa på vad du menar. Ha därför ett kortfattat uttalande att öppna konversationen med.
- Du kan till exempel använda ett uttalande som "Jag har några problem med den nya raden." Att formulera uttalandet på det sättet återspeglar ägande och acceptans av ansvar. Om du klandrar andra kan du ses som en visselblåsare eller företagsråtta.
- Å andra sidan, om du vet att din chef gillar småprat, kan det hjälpa till att mildra slaget för att chatta lite först.
Att behöva skicka dåliga nyheter till en chef eller chef är alltid obekvämt. - 4Var uppmärksam på din ton. Din ton sätter stämningen. Om du behandlar problemet som något som kan åtgärdas och du förblir positiv, kommer din chef sannolikt att se det också. Men om ni alla är undergång och dysterhet och kommer in med en deprimerad hållning, kommer din chef att ta upp det också.
- Se till att du står rakt, ser din chef i ögonen och talar med en klar ton. Det visar att du har förtroendet att lösa problemet.
Del 2 av 3: Detaljer om problemet
- 1Prata mer om problemet. Utöka vad du tror att problemet är och hur du tror att det kommer att påverka företaget. Du kan också förklara hur det kan påverka ditt arbete eller andra kollegor. Var noga med att erbjuda specifik, detaljerad information, men försök också att hålla den kortfattad. Ett långt stycke bör vara tillräckligt för att ge detaljer om de flesta problem, åtminstone i detta skede.
- Var så objektiv och specifik som möjligt i beskrivningen av problemen.
- Till exempel, säg inte "Den nya raden går inte bra med våra testgrupper."
- Var istället specifik genom att säga något som "80 procent av användarna vi testade tycker att produkten är användbar, men nästan alla av dem sa att de inte gillade dess utseende."
- 2Var redo att förklara varför. Oavsett om det är din skruv eller ett systematiskt problem måste du kunna prata om varför du ger dåliga nyheter till chefen. Se till att du har all information du behöver för att förklara vad som händer och hur det hände. Om du kan hitta den exakta punkten att något gick fel är det ännu bättre.
- För att veta varför måste du göra en undersökning i förväg. Samla all information du kan om situationen och prata med relevanta anställda om situationen.
- Var noga med att skilja spekulation från fakta när du blir ombedd att få information. Spekulation är dock ok så länge det identifieras som sådant.
- 3Försök att inte fokusera på skulden. Lämna om möjligt din skuld i din förklaring. Bra ledare och chefer tar alltid skulden för ett produktions- eller projektfel, även om en underordnad kan vara ansvarig. Den enda gången en anställds namn ska uppstå i ett samtal med en chef är att ge kredit eller när en anställd bryter mot företagspolicyn.
- 4Låt din chef ventilera. Din chef kanske tycker att nyheterna är upprörande, och om så är fallet, ge dem en chans att släppa ut dem. Frigörande frustration kan vara till hjälp, och det ger dem en chans att ta reda på vad de ska göra nästa. Ta dock inget som din chef säger personligen. Det handlar ofta inte om dig.
- Att låta din chef ta sig ur problemet är inte samma sak som att låta dem skrika åt dig. Det vill säga om du känner att din chef tar ut sin ilska mot dig, till exempel skrikande obsceniteter, kan du säga något som "Jag ser att detta problem gör dig upprörd, men jag skulle uppskatta det om vi kunde diskutera denna fråga mer lugnt. Jag kan komma tillbaka senare om jag behöver. "
Om de dåliga nyheterna inte är brådskande, håll ögonen öppna för att se när din chef verkar mindre upptagen. - 5Hålla sig lugn. Du bör vara lugn när du presenterar nyheterna, men du bör också vara lugn även om din chef börjar bli arg. Om du börjar bli arg och upprörd, kommer du bara att eskalera situationen, och då kommer ni båda att bli mer stressade. Du vill inte stressa din chef mer. Det är ett recept på katastrof.
- Om du känner dig arg, pausa för att ta några djupa andetag och lugna dig själv. Påminn dig själv om att du måste vara lugn oavsett vad.
Del 3 av 3: presentera lösningen
- 1Ha en lösning redo. Naturligtvis behöver du inte nödvändigtvis ha åtgärdat problemet, men det kan vara bra om du har gjort det. Att ha en uppfattning om hur problemet kan åtgärdas eller till och med några sätt att fixa det kan dock hjälpa till att jämna ut vattnet.
- När du till exempel har presenterat de dåliga nyheterna kan du säga, "Nu är det här som jag tror att vi kan göra för att åtgärda problemet. Jag tror att vi måste stoppa produktionen och gå tillbaka till ritbordet med stil. Jag tror också att vi måste ta in några nya människor på design. "
- Om du inte har en lösning ännu, låt din chef veta att du arbetar med en (och följ igenom).
- Bra anställda känner igen problem som ligger inom deras ansvar att lösa och som inte är det.
- Till exempel, om effekten av problemet sträcker sig till externa parter i arbetsgruppen (andra avdelningar, kunder, juridiska), vill de flesta överordnade veta så snart som möjligt för att minimera komplikationer och konflikter.
- 2Var redo att prata om hur lösningen kommer att påverka företaget. Det räcker inte att bara ha en lösning. Du måste också kunna diskutera vad lösningen kommer att kosta företaget, både när det gäller leveranser och företagstid. Prata också om varför du tror att lösningen kommer att vara effektiv och hur den kan förändra problemet till det bättre.
- Fokusera på att tillhandahålla objektivitet, tydlighet och fullständighet när du beskriver din lösning och hur den löser problemet.
- Du kan presentera det så här: "Jag tror att det kommer att hjälpa till att skaka upp stilavdelningen, vilket i sin tur kan gifta oss med våra traditionella stilar med något mer innovativt. Medan produktionsstopp kommer att kosta företaget cirka 149000€ tror jag det är det bästa alternativet för att producera en linje som allmänheten kommer att anta. Dessutom har vi nu feedback från studiegrupperna att ta tillbaka till designen. "
- 3Betona de bra poängen. Även om lösningen kommer att kosta företaget pengar är det viktigt att diskutera hur företaget kommer att dra nytta av det. Fokusera på dessa fördelar när du presenterar din lösning för din chef, eftersom de kommer att vilja höra vad som är kärnan i hur företaget kan komma ut på toppen.
- Till exempel kan man säga, "I slutändan tror jag att moderniseringen av vår nya linje kommer att gynna företaget mycket. Produkten är solid och fokusgrupperna svarade bra på funktionaliteten. Faktum är att många kommenterade hur det fungerade, trots att de inte tyckte om utseendet på det. Genom att ta rätt tid att fokusera på stilen kommer vi att lägga ut en produkt som är väl i linje med vår varumärkesimage och som kommer att tilltala kunder både för sin funktionalitet och skönhet. "
- 4Ge en ursäkt. Du vill inte absolut falla över dig själv med ursäkter. Men om du är skyldig i situationen kan du be din chef om ursäkt för den del du spelade. Se bara till att hålla din ursäkt kort, professionell och till sak.
- Var försiktig med ursäkter. Fel är inlärningsverktyg, och det är bättre att uttrycka vad du har lärt dig från förekomsten och kan tillämpa i framtiden.
- De flesta problem uppstår genom en kombination av omständigheter, inte på grund av en persons misslyckande. Följaktligen finns det inget behov av att ta skulden där det inte är förtjänat.
Att välja en bra tid är viktigt, liksom att ha en lösning klar som du kan erbjuda när du levererar de dåliga nyheterna. - 5Bekräfta åtgärder innan du fortsätter. Efter mötet, se till att din överordnade håller med dig om de steg som måste vidtas. Detta gäller oavsett om stegen är din idé eller deras. Få åtminstone en muntlig bekräftelse på att de håller med om den föreslagna lösningen. Om det krävs av företagspolicyn, låt dem logga ut på din lösning.
- 6Dokumentera hur du kommer att följa upp. Prata med din chef om alla idéer eller feedback de har om situationen. När du väl har kommit till ett beslut eller åtminstone ett sätt att gå vidare, se till att du berättar för din chef hur du kommer att fortsätta.
- Du kan till exempel säga, "Jag skriver upp det vi har diskuterat i en handlingsplan och skickar det till dig ett e-postmeddelande i slutet av dagen. Då kommer jag att kontakta nödvändiga personer för att få bollen att rulla. Jag kommer att följa upp igen under veckan för att meddela dig vilka framsteg vi har gjort. "
Läs också: Hur kommer jag överens med medarbetare?
Relaterade artiklar
