Hur prioriterar man när allt är viktigt?
När du känner dig överväldigad av viktiga uppgifter är det verkligen svårt att prioritera det som är viktigast.
När du känner dig överväldigad av viktiga uppgifter är det verkligen svårt att prioritera det som är viktigast. Om du inte vet var du ska börja kan det vara svårt att göra några framsteg. Lyckligtvis kan du ta hand om din att göra-lista och börja avkolla uppgifter. Maximera din tid genom att schemalägga vissa uppgifter och ställa in tidsgränser. Dessutom ändra ditt perspektiv på vad du kan och inte kan uppnå.
Metod 1 av 3: skapa en att göra-lista
- 1Lista upp allt du behöver göra. Uppgifter känns mer överväldigande när du försöker hålla jämna steg med dem i ditt huvud. Skriv istället ner allt du behöver för att få gjort utan att oroa dig för vad som är viktigast. Du kan ordna uppgifterna senare.
- Du kan lista: "Skriv en lägesrapport, ring läkaren, skicka ett klientmeddelande, tvätta, ring mamma, gå med hunden, hjälp Alex med läxor och laga middag."
- 2Dela stora uppgifter i mindre steg. Stora uppgifter kan orsaka en stockning i din att-göra-lista eftersom de kräver mycket tid och energi. Att arbeta med dessa uppgifter kan få dig att känna att du inte utför någonting, även om du gör det. För att hjälpa dig se dina framsteg, dela upp komplicerade uppgifter i individuella steg som du kan kryssa för när du slutför dem.
- Till exempel är det en större uppgift att skriva en lägesrapport än att ringa din läkare. Du kan dela upp det i mindre uppgifter som "Sammanställa mina anteckningar, utarbeta en rapport, få feedback från Colleen, revidera rapporten, skicka ett slutligt utkast till min chef."
- 3Separera listan i brådskande och icke-tidskänsliga uppgifter. Du har förmodligen några uppgifter som är i rätt tid, som schemalagda möten, och några som du kan slutföra när som helst. Skapa två kolumner på ett rent pappersark. Märk den vänstra kolumnen "brådskande" och den högra kolumnen "när som helst." Dela sedan upp dina uppgifter i lämpliga kolumner.
- Din "brådskande" lista kan innehålla uppgifter som "sammanställa mina anteckningar, utarbeta en rapport, få feedback från Colleen, revidera rapporten, skicka ett slutligt utkast till min chef, ring läkaren, gå med hunden, laga mat och hjälpa Alex med läxa." Din "när som helst" lista kan innehålla "tvätta och ring mamma."
Du har förmodligen några uppgifter som är mycket viktiga för dig men som inte är brådskande eller nödvändiga. - 4Rangordna din lista från brådskande till minst brådskande uppgift. Granska listan och identifiera vilken uppgift som är mest aktuell. Lista sedan upp uppgifterna i brådskande ordning. Detta kan hjälpa dig att räkna ut var du ska komma igång.
- Du kanske rankar dina uppgifter som "Ring läkaren, sammanställ mina anteckningar, skriv en rapport, få feedback från Colleen, revidera rapporten, skicka ett slutgiltigt utkast till min chef, gå hunden, laga middag, hjälp Alex med läxor, gör tvätt och ring mamma. "
- 5Flytta uppgifter med högt värde uppåt i listan om de ger dig ett syfte. Du har förmodligen några uppgifter som är mycket viktiga för dig men som inte är brådskande eller nödvändiga. Detta kan inkludera saker som "leka med barnen, måla akvarell eller läsa den senaste bästsäljaren." Det är viktigt att inkludera aktiviteter på din dag som hjälper dig att leva ditt bästa liv. När du kan, flytta dessa uppgifter högre upp i din lista.
- Låt oss till exempel säga att ditt barn har en prisutdelning i skolan. Du kan flytta runt dina brådskande arbetsuppgifter för att se till att du har tid att vara där. På samma sätt är det väldigt viktigt att diska, men du kan bestämma dig för att hoppa över en dag för att ge dig själv tid att läsa.
Metod 2 av 3: maximera din tid
- 1Planera viktiga uppgifter i din dag så att de blir klara. Markera uppgifter som du vet behöver för att bli klara så att du kan blockera tiden för dem. Detta kan innefatta uppgifter som att äta måltider, betala räkningar eller ringa din läkare. Ställ in en tid för att slutföra dessa uppgifter så att du vet att du kommer att kunna slutföra dem.
- Du kan till exempel blockera en timme i din planerare för att hjälpa ditt barn med läxor eller boka en session med en tränare så att du går på gymmet.
- 2Avsätt tid för dina personliga prioriteringar. När du är upptagen med arbete eller skola är det enkelt att låta dina personliga behov falla av din tallrik. Du måste dock göra det som är viktigt för dig. Se till att du kan göra de saker du älskar. Blockera den tid du behöver för att ta hand om dina personliga prioriteringar.
- Planera till exempel tid för dig själv att träffa vänner, ta hand om dig själv eller ägna dig åt en hobby.
Skriv istället ner allt du behöver för att få gjort utan att oroa dig för vad som är viktigast. - 3Ge dig själv tidsgränser för krävande uppgifter. Stora uppgifter kan vara svåra att avmarkera från din att göra-lista, speciellt om du tenderar att vara perfektionist. Att spendera all din tid på dessa uppgifter ger dig dock ingen tid att arbeta med andra uppgifter. Bestäm hur mycket tid du kan ägna åt komplicerade uppgifter och förbinda dig att stoppa när tiden har gått.
- Låt oss till exempel säga att du arbetar med ett stort projekt på jobbet. Du kan blockera tre timmar på morgonen och tre timmar efter jobbet för detta projekt. Detta ger dig minst två arbetstimmar för att ta hand om andra uppgifter, som att svara på e-post.
Variation: Om du närmar dig en stor deadline kan du behöva spendera mer tid på en viss uppgift. Det är okej att ibland rensa bort resten av din kalender om du arbetar mot en deadline.
- 4Spendera mindre tid på obetydliga uppgifter. Du har förmodligen några uppgifter på din att göra-lista som inte är nödvändiga men som ändå behöver göras. Låt inte dessa uppgifter ta upp all din tid. Gör istället minsta möjliga arbete för att avmarkera dem från din lista. Detta sparar tid för att ägna dig åt andra uppgifter.
- Till exempel är hantering av skräppost en viktig uppgift, så slösa inte tid på att titta på varje post. Återvinn det bara och fortsätt.
Metod 3 av 3: ändra ditt perspektiv
- 1Fokusera på helheten snarare än detaljerna. Du kommer sannolikt att ha tider när du inte kan åstadkomma allt på din lista. Oroa dig inte för att göra allt perfekt eller kryssa för varje ruta. Gör bara ditt bästa och avsluta så många uppgifter du kan.
- Ge dig själv rekvisita för vad du gjorde den dagen. Tänk i termer av framsteg och inte vad du fortfarande behöver göra.
- 2Sätt ett realistiskt mål för hur mycket du kan uppnå. Så mycket som du vill göra allt är du bara en person som har en begränsad tid. Var ärlig med dig själv om hur många timmar du kan spendera på din att göra-lista och hur mycket du rimligen kan få gjort. Att försöka göra för mycket kan vara överväldigande för dig.
- Du kan uppskatta hur mycket tid du kan spendera på varje uppgift. Bestäm sedan hur mycket tid du kan arbeta varje dag. Detta hjälper dig att hålla lite perspektiv på vad du verkligen kan förvänta dig att uppnå på en dag.
På samma sätt är det väldigt viktigt att diska, men du kan bestämma dig för att hoppa över en dag för att ge dig själv tid att läsa. - 3Ge dig själv flexibilitet för att ändra ordningen på dina uppgifter om det behövs. Medan du rangordnar dina uppgifter kan det hjälpa dig att känna igen dina prioriteringar, men du kan få problem som dyker upp att tvinga dig att prioritera om saker. Ge dig själv tillstånd att göra ändringar efter behov. Du kan alltid återgå till din lista när krisen är över.
- Låt oss till exempel säga att du förväntade dig att spendera en timme på att hjälpa ditt barn med sina läxor men det tar slut 2 timmar. Du kan behöva skjuta upp en uppgift till nästa dag för att ta hänsyn till den extra timmen.
- 4Inkorporera stressavlastare för att hjälpa dig att hantera trycket för att få saker gjorda. Att ha många prioriteringar kan få dig att känna dig orolig och stressad, vilket kan ta en vägtull på dig. Hantera dina stressnivåer genom att göra dina favoritstressavlastare som en del av din dagliga rutin. Detta hjälper dig att känna dig mer avslappnad så att du kan hålla dig på rätt spår.
- Stora stressavlastare inkluderar att prata med en vän, engagera sig i en hobby, ta ett långt bad, använda aromaterapi, göra ett pussel, läsa, vara ute i naturen eller leka med ett husdjur.
- När du är super upptagen kan det hjälpa att delegera uppgifter till andra när det är möjligt.
- Du kommer att ha tider som är super upptagen och andra tider som är lugnare. Försök att vara positiv när du går igenom de tuffa tiderna.
Läs också: Hur man blir en starkare kvinna?
