Hur tidsblockerar man?
För att blockera tid gör du en lista över dina vanliga arbetsdagar och hur lång tid det tar för dig att slutföra. Du kommer också att vilja göra en lista över dina icke-arbetsaktiviteter och eventuella stora pausprojekt du har på gång. När dina listor är klara, blockera tiden för dina svåraste uppgifter när du är mest produktiv, vilket ofta är i början av arbetsdagen. Spendera minst en timme på din uppgift med högsta prioritet. Använd sedan ditt nästa tidsblock på ditt nästa högst prioriterade objekt och gå igenom dagen på detta sätt. För att lära dig hur man använder en digital kalender för att hålla reda på tidsblock, fortsätt läsa!
För att blockera tid gör du en lista över dina vanliga arbetsdagar och hur lång tid det tar för dig att slutföra.
Tidsblockering är en typ av schemaläggning som kan hjälpa dig att hantera din tid bättre. Istället för att arbeta dygnet runt kan du fokusera på att avsluta stora och små uppgifter en i taget. Detta hjälper dig att begränsa distraktioner, få saker gjort snabbare och lämna dig mindre överväldigad av långa att göra-listor. För att tidsblockera effektivt måste du ta reda på vilka saker du behöver göra varje dag, månad och år. Du kan sedan sätta upp ett schema och hålla fast vid det.
Del 1 av 3: bryta ner din arbetsbelastning
- 1Identifiera dina största prioriteringar. Tänk på vad som är viktigast för dig att arbeta med varje dag. Det här kan långsamt slutföra ett långsiktigt projekt eller avsluta läxuppgifter för en klass som är supertuff. Gör en lista över dina tre bästa arbetsprioriteringar.
- 2Gör en lista över dina vanliga arbetsdagar. Utöver de större grejerna har du förmodligen fått massor av andra saker som pågår varje dag. Skriv ner dessa mindre uppgifter och notera hur lång tid det brukar ta dig att slutföra.
- Det kan vara att svara på e-post eller telefonsamtal, marknadsföra ditt företag på sociala medier eller lägga upp en online-kommentar om en bok du läser för din engelska-klass.
- 3Gör en lista över dina icke-arbetande aktiviteter. Tänk på vad som är viktigt för dig som inte är arbetsrelaterat. Detta kan vara att spendera tid med din familj, gå på ett datum med din speciella person eller att fånga en film så ofta. Glöm inte att också notera stora semestrar!
Schemalägg resten av dagen i kortare block tillägnad en uppgift per block.
Del 2 av 3: ställa in schemat
- 1Planera att slutföra uppgifter, inte arbeta dygnet runt. Tänk inte på din arbetsdag som en klocka. Istället bör du ha flera uppgifter som du avsätter kvarter för att avsluta. När du är klar med uppgifterna är du klar med arbetet.
- Så istället för att ha en slumpmässig att göra-lista som du måste avsluta före klockan fem, kommer du att ha flera tidsblock som är avsedda för att slutföra enskilda projekt en i taget.
- Detta betyder inte att du fortfarande inte kommer att vara i en rutin. Dina tidsblock ska vara konsekventa från dag till dag.
- 2Blockera tid för dina svåraste uppgifter när du är mest produktiv. För de flesta kommer detta att vara rätt i början av arbetsdagen. Ägna åtminstone en timme till din uppgift med högsta prioritet. Börja där och gå sedan vidare till nästa tidsblock i prioritetsordning.
- Till exempel, om du vet att du jobbar bäst före middagstid, planera att spendera kvarteret före lunchpausen på din tuffaste uppgift - kanske ett budgetförslag som ska betalas på sex månader.
- Vanligtvis är tidsblock inte effektiva om de varar mer än några timmar.
- 3Blockera resten av dagen efter uppgifter. Schemalägg resten av dagen i kortare block tillägnad en uppgift per block. Dessa block bör gå i prioritetsordning, eftersom din energinivå antagligen kommer att sjunka under dagen. Du kommer också att må bättre om du vet att de hårda grejerna görs så tidigt som möjligt.
- Om du är den typ av person vars energi ökar när dagen går kan du gärna vända ordningen på de uppgifter du tar itu med. Låt schemat fungera för dig!
- Så till exempel, om du har hanterat den svåraste uppgiften först på morgonen, dela eftermiddagen i två, tre eller fyra kvarter (var och en varar en timme eller två). Det första kan vara för att kartlägga framtida försäljningsstrategier, nästa för möten med ditt team och så vidare.
- Allas schema kommer att vara annorlunda. Du måste bestämma vad som är viktigast för ditt arbete varje dag.
- 4Hantera artiklar med lägst prioritet i slutet av dagen. Ta itu med mindre komplicerade frågor sent på dagen, när du är trött och förmodligen inte känner dig särskilt produktiv eller kreativ. Det här bör vara uppgifter som är relativt tanklösa eller monotona och som inte kräver mycket kritiskt tänkande.
- Uppgifter med lägre prioritet kan innefatta att svara på e-post och samtal. Du bör planera att göra detta vid samma tidpunkt varje dag. Låt dina kollegor veta att det här är dina "kontorstid" och du kommer alltid att vara lyhörd för e-post och samtal under den tidsperioden.
- 5Lägg till block för planering. Eftersom tidsblockering handlar om schemaläggning och avancerad planering måste du också ta tid för det! Sätt ut en dag varje år för årlig planering (för långsiktiga projekt), en timme varje månad för månadsplanering och en timme varje vecka för veckoplanering.
- Detta innebär att all din schemaläggning och skrivning av att göra-listor endast ska ske i de block du har avsatt för planering.
Använd sedan ditt nästa tidsblock på ditt nästa högst prioriterade objekt och gå igenom dagen på detta sätt. - 6Glöm inte att reservera ledighet. Schemalägg i tid att spendera med din familj och vänner varje vecka. Mata in ett stort tidsblock för en stor semester en eller två gånger per år. Kom ihåg att också lägga till block för att arbeta på ditt hus eller städning.
- 7Schemalägg ett tomt tidsblock varje dag för flexibilitet. Detta behöver inte vara ett stort block. Försök att ha ett 30-minutersblock och öka det om du behöver. Detta kan vara för uppgifter som överflödar bortom deras uppsatta block, eller oväntade katastrofer du måste hantera direkt.
Del 3 av 3: följa upp på lång sikt
- 1Använd en pappers- eller digital kalender för att hålla reda på dina block. Speciellt när du börjar, kan det vara svårt att hålla reda på dina olika block. Använd en kalenderapp på din smartphone med timers och påminnelser. Du kan också köpa en stor skrivbordskalender och märka dagarna, månaderna och året med dina block.
- 2Färgkod din kalender. Både pappers- och digitala alternativ ger dig möjlighet att färgkoda, och du bör dra nytta av det. Märk olika tidsblock i fastställda färger. Du kan till och med matcha detta till prioritetsnivå. Röd kan vara högprioriterade uppgifter, gul måttlig och grön låg.
- Använd papper med olika färgmarkörer eller överstrykningspennor. För digital kontrollerar du inställningarna i appen eller programvaran du använder och följer instruktionerna för färgkod.
- 3Var öppen om ditt schema med kollegor och familj. För att ditt schema ska fungera måste andra människor i ditt liv lära sig att respektera det. Överväg att skicka ett e-postmeddelande till dina kollegor om dina tidsblock så att de vet vad de kan förvänta sig från din arbetsdag. Du kan också berätta för din familj om dina planer och be dem hjälpa dig att hålla fast vid den.
- Förvänta dig inte att alla formar sina scheman till din. Innan du slutför dina block, se till att din tidsblockering inte orsakar schemaläggningsproblem för någon du arbetar eller bor med.
För att tidsblockera effektivt måste du ta reda på vilka saker du behöver göra varje dag, månad och år. - 4Åtag dig till rutinen i minst en månad. Som alla rutiner måste du förbinda dig till tidsblockering för att göra det effektivt. Det kommer förmodligen att kännas alltför styvt först, men ge det åtminstone trettio arbetsdagar. I slutet av månaden kommer du att kunna berätta om det har hjälpt dig att bli mer produktiv.
- 5Undvik störningar när du arbetar. När du är mitt i dina tidsblock är det viktigt att bara fokusera på den uppgift som ligger framför dig. Sätt tyst på din telefon, minimera bakgrundsljud och stäng av aviseringar för dina sociala medier och e-post.
- 6Spåra din produktivitet för att se om tidsblockering fungerar för dig. Tidsblockering kanske inte passar alla. Se till att det fungerar för dig genom att se om du blir mer produktiv när du ordnar ditt schema på detta sätt. För att spåra din produktivitet, notera hur långa uppgifter vanligtvis tar dig i början och i slutet av den första månaden efter att du har satt på det nya schemat.
- Använd en timer på din smartphone eller dator för att hålla koll på uppgiften under dina tidsblock. Du kan också använda en timer för att berätta att du ska återvända från pauser.
Läs också: Hur hanterar du någon som trakasserar dig?
Kommentarer (1)
- guide är den bästa webbplatsen. Tack, jag har lärt mig mycket.
