Hur hanterar jag tid och prioriterar arbete?
Att skapa uppgifter och uppnåbara mål för oss själva kan hjälpa oss att hantera vår tid mycket mer produktivt, medan rangordna uppgifter i ordningens värde och betydelse innebär att vi kan prioritera arbetet effektivt.
Att hitta tid att göra allt du behöver på en dag kan vara svårt om du är osäker på hur du ska prioritera uppgifter. Alltför ofta lägger vi mycket tid på uppgifter som har liten inverkan när vi ska lägga ner all vår energi på de uppgifter som är mest värdefulla. Vi kan ofta vara upptagna utan att faktiskt få gjort något, och det är här förberedelsekonsten spelar in.
Hjälp till att organisera din tid och prioritera ditt arbete med denna ovärderliga guide.
Att skapa uppgifter och uppnåbara mål för oss själva kan hjälpa oss att hantera vår tid mycket mer produktivt, medan rangordna uppgifter i ordningens värde och betydelse innebär att vi kan prioritera arbetet effektivt. Hjälp till att organisera din tid och prioritera ditt arbete med denna ovärderliga guide.
- 1Sätt upp mål du kan uppnå. Du måste kunna dela upp dagens uppgifter i uppnåbara mål som ger dig en tydlig känsla av syfte. Tänk på den större bilden, dvs vad arbetar du för att uppnå? Ha detta mål som en tydlig vision och använd det för att hålla dig fokuserad på det aktuella arbetet.
- 2Prioritera dina mål. Bestäm tidigt vad den mest värdefulla användningen av din tid är. Utvärdera hur viktigt varje uppgift är för dig genom att väga upp hur brådskande de är mot deras värde. Om det finns några deadlines, se till att först fokusera på dessa. Var noga med att ge dig själv gott om tid för att slutföra varje uppgift så att du inte känner dig pressad eller rusad när du utför dem. Det innebär att du ska slutföra arbetet med tidsfrister i god tid, så du har gott om tid att kontrollera uppgiften och se till att allt är på standard.
- 3Var produktiv men inte upptagen. Att bestämma vad som är viktigast att göra bör minska tiden du spenderar jongleringsuppgifter som håller dig upptagen och effektiviserar din produktivitet. Det finns inget värre än att ha en dag där du är så upptagen att ingenting görs ordentligt, om alls. Om du rangordnar uppgifterna och slutför dem i ordning efter betydelse bör du minska denna paniska känsla av att vara upptagen hela tiden och istället låta dig vara så produktiv som möjligt inom den angivna tidsramen.
- 4Hantera när som helst slöseri. Det finns inget värre än att försöka slutföra arbetet och bli distraherad av något, särskilt om det är någon annan som distraherar dig. Om din arbetsmiljö är för hög, försök sedan flytta till ett lugnare och mer produktivt utrymme, eller om det inte är möjligt, försök att sätta i hörlurar. Andras avbrott bör inte vara en ursäkt för att du inte ska slutföra dina uppgifter. Låt människorna omkring dig veta vad du behöver göra och hur du tänker göra det, så att de inte stör dig förrän du är klar.
- 5Belöningssystem. Att berätta för någon att sluta störa dig är lätt jämfört med att hindra dig själv från att bli distraherad av dina egna dåliga vanor. Det är här din viljestyrka verkligen kommer in för att spela. Det är hälsosamt att ta en paus från ditt arbete med några timmars mellanrum, men det kan vara destruktivt för ditt arbetsflöde att ständigt kontrollera sociala nätverk eller göra en drink varje halvtimme. Inse vad som är användbart för dig och vad som är konstruktivt; om du inte behöver internet för din uppgift till hands behöver du inte använda det.
- Att belöna dig själv efter att du har slutfört varje uppgift kan hjälpa dig att ge dig en omedelbar känsla av prestation, men varför inte bygga en större känsla av framgång genom att belöna dig själv först efter att du har slutfört alla dina mål för dagen. På så sätt kan du hålla visionen du arbetar mot framför dig hela dagen och du kommer att arbeta hårdare för att komma dit du vill vara.
Läs också: Hur skriver jag ett mål?
Frågor och svar
- Hur håller jag mig organiserad när jag hanterar uppgifter och förfrågningar från flera källor?Oavsett hur många källor som ger dig uppgifter, fler uppgifter skapar inte magiskt fler timmar på en dag. Kolla ditt e-postmeddelande kanske två gånger om dagen, och gör en av fyra saker för varje uppgift: ta bort det (inte alla uppgifter behöver göras), delegera det (bara för att de frågar dig, betyder inte att det är ditt jobb, vidarebefordra det), gör det (riktigt små fem minuters uppgifter) eller skjut upp det (lägg det i din agenda). Oavsett vilket du väljer, låt de som frågade veta och håll dem uppdaterade om ändringar.
