Hur använder man tidshantering på arbetsplatsen?
Den där killen eller flickan kunde göra vad han eller hon ville på grund av korrekt tidshantering.
Känner du någon på jobbet som kan avsluta alla uppgifter som tilldelats dem och fortfarande har tid kvar för att driva sina hobbyer, njuta av en lunch med familjen och vännerna, åka camping över helgen och till och med ta mer ansvar på kontoret? Du gör det, eller hur? Om du tror att din kollega har Hermione's Time Turner, skulle du ha fel. Det finns inget sådant som Time Turners eller tidsmaskiner (ännu inte). Den där killen eller flickan kunde göra vad han eller hon ville på grund av korrekt tidshantering. Den här artikeln visar hur det är gjort.
Metod 1 av 2: att göra-listor
- 1Acceptera sanningen: en dag betyder 24 timmar. Detta gäller dig och alla andra du kan arbeta med. Till och med din chef.
- 2Gå till jobbet minst en halvtimme tidigare än vanligt varje dag. Få ett ark papper och sitta ner någonstans tyst. Andas djupt och tänk på allt som behöver göras.
- 3Förbered en lista över att göra-aktiviteter. Först och främst ritar du en tabell med tre kolumner - uppgifter, förfallodatum och prioritet. Gör kolumnen för uppgifterna störst.
- 4Skriv ner de uppgifter som ska slutföras när de uppträder för dig. Inkludera respektive förfallodatum.
- 5Prioritera uppgifterna och märk dem med 1, 2, 3 eller A, B, C (hög, medel, låg prioritet):
- Uppgifter som ska slutföras inom en dag eller två skulle vara högprioriterade uppgifter. Mer tid bör ges till dessa uppgifter och de bör hanteras först.
- Uppgifter som ska slutföras inom 7-10 dagar skulle ha medelhög prioritet.
- Uppgifter som har två eller flera veckor att slutföra skulle ha låg prioritet.
- 6När du har slutfört alla stegen ovan är allt du behöver göra nu att börja arbeta och börja kryssa för saker när du är klar.
- 7Varje uppgift som du inte avslutar den dagen förflyttas till nästa dag och så vidare. Att hålla sig till att göra-listan kan kännas lite svårt om du inte är van vid det men håller fast vid den en dag och det blir lättare.
Varje uppgift som du inte avslutar den dagen förflyttas till nästa dag och så vidare.
Metod 2 av 2: brådskande-viktig matris
- Denna metod populariserades av Stephen Covey, A. Roger och Rebecca R. Merrill genom sin bok "First Things First".
- 1Skaffa en liten anteckningsbok. Sitt ner någonstans tyst och tänk på allt du behöver göra klart.
- 2Skriv ner allt du måste avsluta. Märk dem "Viktigt" eller "Brådskande" baserat på följande kriterium.
- Viktigt är de uppgifter som måste slutföras för att uppnå dina mål.
- Brådskande skulle vara uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet.
- 3Bestäm hur viktig en aktivitet är och betygsätt den på en skala från 1 till 10; 10 är viktigast. Tänk inte på hur brådskande en aktivitet är.
- 4Rita en matris enligt bilden och märk kvadranten.
- 5Skriv ner dina uppgifter i kvadranten enligt beskrivningen nedan.
- Viktiga aktiviteter - Dessa hänvisar till aktiviteter som har betydelse för dina mål och inte är brådskande, det vill säga du har gott om tid att slutföra det. Exempel skulle vara att utarbeta en månadsrapport om din prestation.
- Kritiska aktiviteter - Dessa hänvisar till både viktiga och brådskande uppgifter. Till exempel: förbereda ett mötesprotokoll eller förbereda en daglig rapport om prestationer.
- Distraktioner - Detta är uppgifter som varken är viktiga eller brådskande och bör om möjligt undvikas. Till exempel: titta på film, chatta med vänner etc.
- Avbrott - Dessa aktiviteter är brådskande men inte viktiga och den vanligaste källan till avbrott är dina kollegor. Till exempel: ett snabbt 5-minuters möte med din chef, en kollega som ber dig om förtydligande om något dokument etc. Om möjligt kan dessa aktiviteter omplaceras till när det passar dig.
- 6Kryssa för varorna när och när du slutför dem. Lägg inte något åt sidan för senare. Om du kan göra något nu; gör det.
- 7När du är klar med alla viktiga och viktiga uppgifter; njut av distraktionerna - lyssna på musik, läs en bok eller umgås med dina kollegor på vattenkylaren.
Bestäm hur viktig en aktivitet är och betygsätt den på en skala från 1 till 10; 10 är viktigast.
- Håll dig till att göra-listan flitigt. Hela syftet med det är att få dig att fokusera på den uppgift du har skrivit ner.
- Bedöm hur mycket tid du har på en dag, det vill säga hur många arbetstimmar. Till exempel: du arbetar 9 timmar om dagen. Minska den tilldelade tiden för schemalagda möten (1 timme), pauser (1,5 timmar), lunch (1 timme), beredskap (1 timme) etc. Du har ungefär 4,5 timmar om dagen för att slutföra dina uppgifter.
- Fördröja inte. Du kan fortsätta uppgifter du inte har slutfört till nästa dag och nästa och nästa. Men det skulle besegra hela syftet. Låt dig sitta ner och avsluta en uppgift i taget.
- En liten anteckningsbok eller ett tomt pappersark.
- En penna.
- En överstrykningspenna.
Frågor och svar
- Jag närmar mig mina tentor, hur hanterar jag min tid?Gå först av från sociala medier. Gör sedan ett schema över vad du ska studera vid vilken tid. Sist men inte minst, slösa inte tid på att göra saker som shopping, spel etc.
- Jag är IT-man och vill hantera min tid. Vad ska jag göra?Skapa ett rimligt schema för dig själv och håll dig motiverad. Det hjälper när du har allt planerat så att du vet vad du ska göra och när.
