Hur vet jag när man ska ge en anställd en skriftlig varning?
Även om det inte är en trevlig process att utfärda en skriftlig varning till en anställd, kan det hjälpa till att upprätthålla ordningen inom företaget och ge den anställde en chans att korrigera sina handlingar. Innan du ger en skriftlig varning brukar du ge en muntlig varning. Om den anställde inte svarar med en förändring i beteendet måste du följa upp med en skriftlig varning. Samla all relevant information om medarbetaren och frågan till hands så att du kan skriva en detaljerad och effektiv varning. Detta bör innehålla namnen på alla inblandade parter, brottets art, datum, tider och hur arbetstagaren ska åtgärda situationen. Lämna varningen personligen under ett privat möte så att du kan ha en direkt konversation om saken. För att lära dig att hantera en anställds tvist om en varning,Fortsätt läsa.
När du har skrivit varningen och levererat den till den anställde vill du se till att den anställde förstår varningen.
Om du är chef eller ägare av ett företag med anställda under din ledning kan det komma en tid då du måste utfärda en skriftlig varning. En skriftlig varning är ett officiellt meddelande om att en anställd har brutit mot företagets policy. Varningen beskriver problemet och citerar när det inträffade och hur länge varningen gäller. Även om det är obehagligt kan utfärdande av en skriftlig varning hjälpa till att upprätthålla ordningen inom företaget och ge medarbetaren en chans att korrigera sina handlingar.
Del 1 av 2: besluta om det är dags för en skriftlig varning
- 1Följ den vanliga utvecklingen av varningar. Varningar som utfärdas till en anställd utfärdas i allmänhet efter en viss progression eller eskalering. Genom att hålla fast vid utvecklingen kan du hjälpa medarbetaren att förstå exakt vilken nivå av disciplin de för närvarande får och hur seriöst problemet är. Granska följande progression av anställdas varningar för att lära dig om det är dags för en skriftlig varning:
- Muntlig varning
- Skriven varning
- Slutlig skriftlig varning
- Uppsägning av den anställde.
- 2Följ organisationens kod. Innan du ger den skriftliga varningen till en anställd vill du konsultera din organisations disciplinära kod. Se till att koden överensstämmer med ditt beslut att utfärda en skriftlig varning. Matcha svårighetsgraden av problemet med den disciplinära kod som din organisation använder innan du skickar in din skriftliga varning.
- Vissa problem kanske inte är särskilt allvarliga eller är en första gång med den anställda. Dessa kan kräva en enkel muntlig varning.
- Andra frågor kan vara ganska allvarliga och kan motivera en skriftlig varning som går förbi den muntliga varningen. Dessa kan inkludera stöld eller hot om våld.
Hur länge efter att en incident inträffat får du ge en anställd en skriftlig varning? - 3Samla information om problemet. Innan du skapar en skriftlig varning måste du samla all relevant information om medarbetaren och den aktuella frågan. Genom att samla in denna information kan du bedöma om den skriftliga varningen är lämplig samt låta dig skriva en detaljerad och effektiv varning.
- Lär dig datum och tider för eventuella överträdelser av anställda.
- Detaljer om samtal eller tidigare muntliga varningar om denna fråga.
- Samla in gamla dokument som den anställde undertecknade, dokumentera deras godkännande av företagets villkor och illustrera deras brott mot dem.
- 4Prata med den anställde. Innan du slutför och utfärdar din skriftliga varning vill du prata privat med den anställde i fråga. Detta möte gör att du kan förstå situationen ytterligare och exakt bedöma om nästa steg är att utfärda en skriftlig varning till den anställde.
- Konversationen kan avslöja att problemet var ett missförstånd och inga ytterligare åtgärder behövs.
- Du kanske kan samla in mer information om händelsen, så att du bättre kan utfärda din skriftliga varning om det skulle vara nödvändigt.
- 5Bestäm om det är din plikt att utfärda eller skriva varningen. I större organisationer kan det vara oklart vem som ska vara den som ska ge den skriftliga varningen, särskilt om den anställde har mer än en handledare eller chef. Se till att det är företagspolicyn att du är den som krävs för att skriva eller leverera varningen till den anställde.
- Generellt kommer den direkta handledaren att utfärda brevet.
- I vissa fall kan beslutet att utfärda den skriftliga varningen avgöras av ett gruppmöte.
Innan du slutför och utfärdar din skriftliga varning vill du prata privat med den anställde i fråga.
Del 2 av 2: skapa och utfärda den skriftliga varningen
- 1Inkludera nödvändig information. Även om kraven kan variera mellan organisationer, finns det några vanliga element som du vill inkludera i din skriftliga varning. Granska följande information för att skapa en informativ och effektiv skriftlig varning:
- Inkludera namnen på alla inblandade parter.
- Brottets karaktär.
- Datum och tid då brottet inträffade.
- Detaljer om varningen och tidsperioden för varningen.
- Instruktioner för den anställde om hur man åtgärdar situationen.
- Konsekvenserna av denna överträdelse samt konsekvenserna av framtida frågor.
- 2Var så specifik som möjligt. När du skriver din varning måste du vara så specifik och detaljerad som möjligt. Att inkludera tydliga och koncisa detaljer i din varning hjälper till att förmedla den exakta frågan till hands och låta din anställd bättre korrigera och undvika ytterligare brott i framtiden.
- Inkludera tydliga uttalanden som beskriver problemet på handen. Till exempel "Den 23 juni rapporterades du ha varit inblandad i ett fysiskt bråk med en annan anställd".
- Varningar bör tydliggöra vad som kommer att hända om den anställdes beteende inte korrigeras. Till exempel "Om en annan överträdelse inträffar kommer vi bara att utfärda en sista varning innan uppsägning."
- 3Leverera den skriftliga varningen personligen. Även om varningen är skriven kommer du inte att skicka den via företagets e-post eller e-post. Att lämna en skriftlig varning måste göras personligen under ett privat möte med den anställde i fråga. Detta möjliggör direkt konversation mellan båda parter och en tydlig kommunikation av den aktuella frågan.
- Gör mötet så tidigt som möjligt.
- Ge också positiv feedback. Fokusera inte bara på det negativa under mötet.
Innan du ger en skriftlig varning till en anställd vill du konsultera din organisations disciplinära kod. - 4Se till att den anställde förstår varningen. När du har skrivit varningen och levererat den till den anställde vill du se till att den anställde förstår varningen. Diskutera villkoren för varningen, hur länge den kommer att pågå, varför de får den och hur de kan arbeta för att korrigera sin handlingssätt i framtiden.
- De flesta skriftliga varningar kommer att ha en plats för underskrifter. Låt din anställd underteckna varningen och förklara att de förstår och håller med den.
- Tillåt arbetstagaren också att bestrida påståendet. Viss information kanske inte är korrekt och de borde ha rätt att ifrågasätta varningen.
- Granska problemet helt innan du bestämmer dig för en skriftlig varning.
- Tala med medarbetaren om frågan innan du ger dem en skriftlig varning.
- Skriftliga varningar ges i allmänhet efter att en muntlig varning ges.
- Se till att det är du som är ansvarig för att utfärda den skriftliga varningen innan du gör det.
Frågor och svar
- Finns det en tidsgräns för att ge en skriftlig varning?Nej, det finns ingen tidsgräns, så länge du gav en muntlig varning först.
- Kan en skriftlig varning ges via sms?Du kan, men det är ett oprofessionellt tillvägagångssätt. Det kan också bestridas att det inte mottogs.
- Jag fick en skriftlig varning och en del av anklagelserna var inte sanna. Jag vägrade att skriva. Vad kan jag göra nu?Din arbetsgivare anser fortfarande att den skriftliga varningen har utfärdats även om du har vägrat att underteckna. Det bästa alternativet är att underteckna brevet och överklaga beslutet. Att underteckna brevet betyder inte att du har accepterat påståendet, utan det är en bekräftelse på att du har fått brevet.
- Kan den skriftliga varningen utfärdas före rådgivning till arbetstagaren?Ja, det kan, beroende på hur allvarligt brottet är. Om brottet är allvarligt kan rådgivning kringgås.
- Hur länge efter att en incident inträffat får du ge en anställd en skriftlig varning?Du bör göra det omedelbart efter att du har fått reda på om händelsen för att undvika framtida problem som kan komma.
- Hur länge är en skriftlig varning giltig?Detta beror på organisationens policy, men vanligtvis sex till tolv månader.
- Kan du få en slutlig skriftlig varning utan att ha en muntlig eller en skriftlig?Ja, beroende på hur allvarlig incidenten är. Till exempel kan intäktsförlust på grund av ett kontrollerbart fel från den anställdes sida leda till en slutlig skriftlig varning.
- Kan du få en skriftlig varning om du inte är dygnet runt?Du kan få en skriftlig varning för något du gjorde på klockan efter det faktum; i den meningen ja. I allmänhet kan du inte ges en varning för något du gjorde dygnet runt om det inte är något skadligt eller som strider mot en regel som alltid gäller, inte bara under arbetstid (som att stjäla från företaget).
- Ska en anställd få en kopia av den signerade skriftliga varningen?Ja, den anställde ska ha en kopia av alla skriftliga varningar som ges till honom. Detta kommer att fungera som hans påminnelse och också för att se till att båda parter vet vad varningen handlar om.
- Kan en arbetsgivare ge mig en skriftlig varning utan att offentliggöra en företagspolicy?Nej. Du kan inte förväntas följa policyer som du inte känner till.
Obesvarade frågor
- Kan en diskussionsöversikt skickas till medarbetaren via e-post efter en muntlig varning? Kan e-postmeddelandet gå in i personliga filer?
- Kan jag ge en skriftlig varning för vårdslöshet vid ett första brott?
- Kan jag få en slutlig skriftlig varning för att jag är sen med goda skäl?
Kommentarer (1)
- Jag hittade svaren på alla mina frågor här på wikHow. Det hjälper verkligen.
