Hur disciplinera en anställd?
Om du behöver disciplinera en anställd, börja med att ge dem en muntlig varning om deras prestationer i en privat miljö. Börja samtalet genom att ta itu med frågan direkt och be sedan om deras sida av historien för hela bilden. Som chef bör du erbjuda vägledning, snarare än att skylla, vilket du kan göra genom att dela realistiska lösningar på problemet som att flytta en deadline, dela upp ett projekt i fler steg eller låta mänskliga resurser komma in. Om din anställd upprepar sitt beteende, följ upp med en tydlig och detaljerad skriftlig varning som lyfter fram dina förväntningar på dem framåt. Läs om hur du kan säga upp en anställd efter tillräckliga disciplinåtgärder.
Innan du väcker några disciplinära åtgärder mot en anställd i något stadium av progressiv disciplin är det viktigt att du granskar bevisen mot den anställde.
Att disciplinera en anställd är alltid obehagligt för alla inblandade. Den mest effektiva disciplinåtgärden bör vara en motiverande möjlighet så att den anställde blir inspirerad att prestera bättre. Många företagsinstitutioner använder progressiv disciplin för att ta itu med problematiskt beteende, som utvecklas genom fyra steg: först kommer en muntlig varning, sedan en skriftlig varning, sedan en slutlig skriftlig varning och / eller avstängning, följt av uppsägning. Nyckeln till varje fas av disciplinen är att kommunicera om varför den anställde var fel och lära honom hur man kan korrigera det beteendet framöver. Att lära sig att effektivt disciplinera en anställd kan hjälpa dig att säkerställa positiva arbetsrelationer och ett bättre och starkare företag.
Del 1 av 4: ge en muntlig varning
- 1Genomför din egen utredning. Innan du väcker några disciplinära åtgärder mot en anställd i något stadium av progressiv disciplin är det viktigt att du granskar bevisen mot den anställde.
- Fråga dig själv vem som faktiskt har fel i situationen. Det är möjligt att situationen är mer komplex än vad du ursprungligen trodde.
- Överväg om medarbetaren hade full kontroll över sin prestation - till exempel, förstod den anställde rollerna och uppdragen till sin position?
- 2Be att tala privat. Det är absolut nödvändigt att du håller disciplinära diskussioner privata från resten av dina anställda. Detta för att skydda din medarbetares integritet och rykte på arbetsplatsen.
- Var fast och tydlig, men ändå tillgänglig i din begäran. Säg något som: "När du är klar med uppgiften du jobbar med måste jag prata med dig på mitt kontor."
- 3Adressera problemet direkt. Slå inte runt busken när du tar upp felaktig eller otillfredsställande prestanda.
- När du tar itu med en anställds prestationer ska du vara tydlig med vad problemet är, men leverera den informationen på ett sätt som visar att den anställde att du eller en annan handledare har observerat detta beteende och är oroliga.
- Säg något som "Jag har märkt att du har saknat mycket arbete på senare tid" eller "Det har kommit till mig att du inte har uppfyllt dina kvoter i tid."
- 4Låt medarbetaren svara. Även om du borde ha genomfört din egen utredning innan du träffade medarbetaren, är det möjligt att det fortfarande finns vissa omständigheter som du inte var medveten om. Faktum är att många handledare som ger sina anställda chansen att förklara otillfredsställande beteende ofta tycker att det inte finns något behov av disciplinåtgärder av något slag. Ge medarbetaren en chans att bearbeta det du har kommunicerat till honom och låt honom svara med all insikt om problemet.
- Delta i en konversation. Håll dig öppen för vad han har att säga. Hans bidrag bör inte vara enbart formalitet. Tänk istället på anställdens svar som en viktig del av din utredning.
- Be den anställde svara på den aktuella frågan innan något omnämnande av disciplinära åtgärder kommer upp. Du vill inte att den anställde ska känna att han blir disciplinerad innan du har hört hans sida av historien. Det bästa sättet att göra detta är att uttrycka problemet direkt och sedan artigt be om den anställdes feedback om frågan.
- Låt medarbetaren känna att han är en del av en diskussion om frågan, snarare än att han nödvändigtvis får skulden för problemet.
- Lyssna aktivt och uppmärksamt och omvärdera sedan situationen och det problematiska beteendet mot bakgrund av vad som har sagts. Du kan upptäcka att den anställde inte har gjort något fel, eller att hans beteende hade en rimlig ursäkt, eller så kan du upptäcka att ingenting har förändrats. Men nyckeln är att lyssna.
- 5Kommunicera företagspolicyer. Om du fortfarande tror att den anställde har fel efter att ha lyssnat på hans version av händelserna måste du stava ut varför detta beteende eller prestanda var otillfredsställande.
- Om medarbetaren är skyldig i problemet, kontrastera sitt beteende med eventuella motstridiga regler som finns på kontoret. På det sättet har du gjort det klart för medarbetaren att det finns ett problem, du kommer att ha stavat varför det är ett problem och du kommer att ha gett honom företagets önskade resultat eller beteende för framtida situationer.
- 6Erbjud vägledning. Detta är den viktigaste delen av disciplinprocessen. Det räcker inte att påpeka dåligt beteende för en anställd om du inte erbjuder några alternativa beteendemål att arbeta mot. Oavsett om den anställde var oklar om företagets policy eller helt enkelt hade förlorat sitt omdöme, ge honom sätt att konstruktivt undvika liknande problem framåt.
- Om en anställd har problem med att interagera med andra medarbetare kan du rekommendera att en representant från personalresurser sätter sig ner med arbetstagaren för att coacha honom om hur man kan interagera mer professionellt med andra arbetare.
- Om en anställd inte uppfyller tidsfrister eller kvoter, fråga honom varför och erbjud realistiska lösningar. Arbeta med honom för att ta reda på hur han kan uppfylla dessa tidsfrister eller kvoter.
- 7Föra ett register. Det är viktigt att ha en detaljerad logg över alla disciplinära diskussioner du har haft med anställda. Detta kan hjälpa dig att komma ihåg tidigare konversationer och kan också hjälpa dig att spåra en anställds framsteg. Det kan också vara till hjälp att ha en anställd som ger anklagelser om felaktig uppsägning.
Kan jag disciplinera en anställd framför en annan anställd?
Del 2 av 4: komponera en skriftlig varning
- 1Undersök händelsen. Detta steg skiljer sig inte från den verbala varningen. Varje gång en anställds prestation eller beteende blir problematisk är det absolut nödvändigt att du personligen granskar fakta och bedömer situationen. Håll ett öppet sinne och var villig att försöka se saker ur din medarbetares perspektiv.
- Tänk på vem som har fel och vad omständigheterna är.
- 2Skriv din korrespondens. Den skriftliga varningen måste vara lugnt och utan ilska eller förbittring. Målet med din korrespondens liknar målet med en verbal varning: att kommunicera vad som inte fungerar och föreslå sätt att rätta till problemet.
- Gör det tydligt i din korrespondens vilket specifikt beteende eller vilka aspekter av din medarbetares prestanda är problematiska och varför. Citerar de specifika företagspolicyerna eller lagarna som bryts av detta beteende.
- Se alla tidigare verbala varningar eller konversationer om beteende / prestanda du har haft med den anställde.
- Ge detaljerade instruktioner om vad den anställde behöver göra för att rätta till dessa problem och ge förslag på hur den anställde kan nå de föreskrivna målen. Till exempel, om en anställd fortsätter att ha en dålig försäljningsrekord, upprepa företagets instruktioner om hur man slutför en försäljning. Erbjud korrigerande utbildning för att ringa säljsamtal så att den anställde lär sig att ändra sin försäljningsstrategi för att bli mer effektiv.
- Överväg om du ska informera medarbetaren om nästa steg i disciplinkedjan. Detta kan vara en bra motiverande faktor, om den anställde inte har tagit dina varningar på allvar, men det kan också vara skrämmande eller hotfullt. Det är bäst att trampa försiktigt i detta avseende, och i slutändan är valet upp till dig.
- 3Leverera brevet. Oavsett om du har skrivit och skrivit ut ett fysiskt brev eller skickat korrespondensen via e-post, kommer du naturligtvis att behöva leverera den skriftliga varningen till den anställde. Gör det på ett sätt som är diskret och professionellt, och se till att ingen annan på kontoret är medveten om vad du gör.
- Skydda den anställdas integritet och anseende genom att se till att han är den enda personen som ser och känner till brevet.
- Erbjud dig att träffa den anställde för att diskutera innehållet i brevet och göra det känt att du är tillgänglig för att tala om han har några problem eller är oklar om någon aspekt av brevet. Du bör också låta honom ange sin sida av saken, om han har ett försvar som han vill erbjuda dig.
- 4Skicka en kopia av brevet. Det är viktigt att du registrerar alla korrespondenser med anställda. Varje gång du disciplinerar en anställd i något skede av de progressiva disciplinåtgärderna, skriv ner ett register över vad som sagts och när, och behåll eventuella kopior av brev du ger till eller får från den anställde.
- Låt medarbetaren skriva under en kopia av brevet för att bekräfta att han fått den skriftliga varningen och förstår anklagelserna mot honom.
Om du behöver disciplinera en anställd, börja med att ge dem en muntlig varning om deras prestationer i en privat miljö.
Del 3 av 4: leverera en sista varning
- 1Granska fakta. I varje skede av disciplinprocessen bör du alltid granska informationen till hands och överväga om den anställde faktiskt har fel.
- 2Bestäm lämpligt straff. Vissa företag erbjuder helt enkelt en slutlig skriftlig varning som det tredje steget i en progressiv disciplinplan. Andra kan välja att avbryta arbetstagaren utan lön. Detta steg kommer att variera beroende på ditt företags policyer och de anställdas specifika åtgärder. Oavsett vilken åtgärd du väljer, se till att du verkställer den handlingen rättvist och opartiskt gentemot alla anställda på arbetsplatsen.
- 3Skriv en korrespondens. Oavsett om du erbjuder en slutlig skriftlig varning eller avser att avbryta en anställd måste du skriva ett professionellt brev som meddelar dessa åtgärder till den anställde.
- Gör klart vad den anställde har gjort fel och hur hans handlingar bryter mot företagets policy. Se alla tidigare varningar (skriftliga och muntliga), samt alla tidigare disciplinära utfrågningar som anställd har varit en del av.
- Om du skriver ett avstängningsbrev, gör det klart och tydligt att den anställde kommer att utsättas för ytterligare avstängningar utan lön eller uppsägning om hans beteende eller prestanda fortsätter att förbättras tillräckligt.
- 4Leverera brevet. Återigen måste du leverera brevet till din anställd och låta honom underteckna en kopia för att intyga att han har tagit emot och läst brevet. Erbjud den anställde en chans att förklara sin sida av frågan och ge konkret feedback om hur han kan förbättra sin prestation.
- 5Spara och skicka in en kopia. Spara din korrespondensregistrering med medarbetaren och behåll alla kopior av korrespondenser i personalens personalmapp. Ta inte bort några e-postmeddelanden som du har skickat till eller fått från den anställda och se till att den anställdes fil är uppdaterad.
Del 4 av 4: uppsägning av en anställd
- 1Bedöm situationen. Innan du säger upp en anställd är det absolut nödvändigt att du till fullo undersöker händelsen och opartiskt bedömer situationen.
- 2Rådgör med HR-avdelningen. Om ditt företag har en personalavdelning, överväga att prata med en HR-representant om hur du ska gå vidare. Det kan finnas specifika riktlinjer fastställda av styrande organ som fackliga organisationer. Du kan till exempel behöva ta en facklig representant till mötet innan du avslutar en anställd.
- 3Genomför förfaranden för uppsägning. Beroende på ditt företag kan du behöva boka en anställd för en konferens före uppsägningen. Du kan också behöva skriva ett uppsägningsbrev som informerar medarbetaren genom skriftlig korrespondens om hans förestående uppsägning.
- Ge medarbetaren möjlighet att svara på din utvärdering och ta hänsyn till vad han säger.
- Efter samråd med den anställde och andra nödvändiga parter, avgöra om du ska gå vidare med uppsägningsprocessen eller ålägga ett lägre straff, till exempel en annan avstängning eller en ytterligare prestationsgranskning.
- Om du fortsätter med uppsägningsprocessen ska du i ditt brev inkludera ett skriftligt register över tidigare disciplinära varningar samt detaljerade skäl till den anställdes uppsägning.
- 4Följ igenom. Om du har bestämt dig för att avsluta den anställde, leverera brevet och informera din personalavdelning (om du har en). Var tydlig och använd inga osäkra termer för att meddela medarbetaren att han avslutas och varför.
Att lära sig att effektivt disciplinera en anställd kan hjälpa dig att säkerställa positiva arbetsrelationer och en bättre och starkare verksamhet.
- Behandla dina anställda som vuxna. Var professionell när du interagerar med dem och erbjud verkliga lösningar på problemen. De flesta anställda vill arbeta bättre för att undvika disciplinproblem i framtiden.
- Undersök alltid anklagelserna mot en anställd och be honom förklara sitt beteende. Var en aktiv lyssnare och var villig att ändra din handlingssätt, beroende på vad medarbetaren säger till dig.
- Vid varje steg i disciplinprocessen ska du alltid vara ärlig, tydlig och till punkten i all kommunikation med din anställd.
- Du måste tillämpa regler opartiskt över hela arbetsplatsen. Du kan inte disciplinera vissa anställda för dåligt beteende samtidigt som du ger andra anställda ett frikort.
- Kritiker aldrig en anställd för icke-arbetsrelaterat beteende.
- Var professionell och lugn. Låt aldrig dina känslor komma upp under ett disciplinförfarande.
Frågor och svar
- Kan jag avbryta en anställd utan lön för att jag ständigt inte följer ledningens instruktioner?Absolut. En avstängning är ett väckarklocka som meddelar den anställde att hans beteende inte kommer att tolereras. Det ger honom också en chans att överväga om han tänker behålla jobbet eller leta efter något annat. Ett mycket effektivt sätt att använda detta är att ge den underordnade medarbetaren en "beslutsdag". Den anställde konfronteras med det oacceptabla beteendet liksom alla steg som har vidtagits för att ge honom en chans att avhjälpa detta problem. Han uppmanas att hålla koll, gå hem och bestämma om han verkligen fortfarande vill ha det här jobbet. Om han gör det, ska han återvända nästa dag och ange specifikt vad han tänker ändra på sig själv för att behålla det.
- Vad gör jag om den anställde inte samarbetar under disciplinen?Du kan eskalera till en högre form av disciplinering (t.ex. gå från en verbal till en skriftlig varning, tillfälligt ta bort en bonusmöjlighet etc.) och låta dem veta att du kan behöva släppa dem om detta fortsätter. Se också till att höra ut deras perspektiv och förstå om det av någon anledning är svårt för dem att göra vad du frågar (snarare än att bara bry sig / vara envis). Om det fortsätter och det är ett verkligt problem kan du avfyra dem.
- Kan en volontär sägas upp utan varning?Ja, en volontär kan sägas upp utan varning om de bryter uppförandekoden vid anläggningen där de är volontär.
- Varför är det viktigt att disciplinera personal?Det är viktigt att disciplinera anställda om de bryter mot regler eller gör något som är oacceptabelt på jobbet. Det är bara sunt förnuft. Du kan inte låta människor bara komma undan med saker som negativt påverkar deras arbete, andra människor på arbetsplatsen eller själva arbetsplatsen. Som sagt, det finns ingen anledning att disciplinera människor om de inte gör något fel, och om du har en ganska avslappnad, smidig arbetsplats - eller en massa riktigt bra anställda - kan du sällan, om någonsin, behöva göra det.
- Kan jag disciplinera en anställd framför en annan anställd?Du kan, men vissa anställda kan se att det är respektlöst, så för att upprätthålla en bättre arbetsmiljö bör det göras privat. En liten kommentar som "snälla stoppa i din tröja" är bra framför andra, men för mer allvarliga klagomål, ta medarbetaren åt sidan.
- Vad är skillnaden mellan att sparka någon och säga upp dem?Uppsägning innebär att du tappar ditt jobb (i allmänhet på grund av vissa missförhållanden), en uppsägning innebär vanligtvis att din arbetsgivare var tvungen att skära ned på personalen och du kan eventuellt bli anställd igen. Det är också mer troligt att du är berättigad till arbetslöshetsförmåner efter att du har sagt upp arbetet.
Kommentarer (6)
- Tack så mycket. Som framtida chef har jag lärt mig många saker om hur man driver en organisation.
- Det här är min första gång jag avfyrar någon, jag hade ingen aning om hur.
- Det var verkligen bra.
- Det var värt att läsa. Tack.
- Bilder och ord berättar alltid den bättre historien. Det här är bra, tack.
- Det praktiska sättet att ta itu med en odisciplinerad medarbetare som nämns i den här artikeln är utan tvekan till stor hjälp.
