Hur undviker man rättegångar mot trakasserier på arbetsplatsen?
Om du vill undvika trakasserier på arbetsplatsen kan du inte anta att ditt företag är fritt från trakasserier eftersom ingen har klagat.
Om du äger eller driver ett litet företag har du en skyldighet att hålla din arbetsplats fri från sexuella eller andra trakasserier. Trakasserier på arbetsplatsen kan orsaka dålig anställdas moral och begränsa produktiviteten - men värre än så, om det blir utom kontroll kan du ha en rättegång på dina händer. För att undvika trakasserier på arbetsplatsen måste du skapa en stark policy mot trakasserier och genomdriva den konsekvent, enligt ett effektivt förfarande för att hantera klagomål och disciplintrakasserare innan de går för långt.
Del 1 av 3: skapa politik mot trakasserier
- 1Gör ett starkt uttalande mot trakasserier. Börja alla skriftliga policyer med ett starkt formulerat uttalande om att ditt företag inte har tolerans för trakasserier på arbetsplatsen.
- Trakasserier inkluderar alla beteenden som skapar en stötande, skrämmande eller fientlig arbetsmiljö. Även utan klagomål krävs det bara en out-of-line anställd för att skapa en tillåtande miljö där trakasserier verkar acceptabla.
- Förkasta din hållning mot trakasserier i en skriftlig policy som försäkrar anställda om att sådan verksamhet inte tolereras och att klagomål tas mycket på allvar.
- Se till att anställda vet att din skriftliga policy styr, inte något som kommer från en handledare eller medarbetare som kan motsäga den policyn.
- Tänk på att inte alla former av trakasserier nödvändigtvis bryter mot statlig eller federal lag. Till exempel skyddar federal lag inte anställda uttryckligen mot trakasserier på grund av sexuell läggning. Din policy bör dock betona att trakasserier är oproduktiva och ovälkomna på arbetsplatsen, oavsett om det specifikt är förbjudet enligt lag.
- 2Beskriv beteende som inte tolereras på arbetsplatsen. Att ge exempel kan hjälpa anställda att förstå vilka handlingar som är felaktiga och vilket beteende som går över gränsen för trakasserier.
- Många anställda kanske tror att endast arbetsledare eller andra som befinner sig i befogenhet kan göra sig trakasserade, men detta är osant. Medarbetare kan trakassera varandra, och i vissa fall kan en anställd till och med vara på kroken för att trakassera någon som inte arbetar för dig, till exempel en leverantör eller en kund.
- Din policy bör klargöra att alla exempel eller beskrivningar av trakasserier som tillhandahålls inte är uttömmande. Om ett uttalande eller handling från en anställd gör att någon annan känner sig obekväm, bör det behandlas som trakasserier.
- Förklara för dina anställda att om de har frågor om ett visst uppförande eller tvivel om det skulle vara lämpligt, bör de ta sig an på försiktighetssidan och anta att beteendet ska hållas utanför arbetsplatsen.
- Dina anställda bör också förstå att deras avsikt är irrelevant för om de bedriver trakasserier. Om den person som är målet för orden eller handlingarna känner sig trakasserad, utgör orden eller aktiviteten trakasserier. Det spelar ingen roll om dessa ord eller handlingar var avsedda att vara ett skämt.
- 3Beskriv ditt klagomålsförfarande. Anställda som har trakasserats borde ha en god förståelse för exakt vad de måste göra för att få sina problem att hantera.
- Din policy ska vara enkel och okomplicerad. Det är mindre troligt att anställda lämnar in klagomål om det ser ut som om de måste skära igenom en massa byråkrati för att få sina bekymmer hörda.
- Lista specifika anställda som ansvarar för hanteringen av trakasserier, men betona också att de anställda kan gå till vilken arbetsledare eller chef som helst om de trakasseras.
- Förutom att beskriva förfarandet för hantering och utredning av klagomål, ge alternativ som kan vara tillgängliga för en anställd som upplever trakasserier. Dessa alternativ bör utformas för att lindra problemet och förhindra ytterligare skador medan klagomålet undersöks. Du kan till exempel separera de anställda som är inblandade genom att sätta dem på olika skift eller låta dem arbeta i olika avdelningar.
Att undersöka klagomål grundligt och effektivt kan vara det bästa sättet att undvika stämningsansökningar på arbetsplatsen. - 4Ange konsekvenserna för överträdelse av policyn mot trakasserier. Dina konsekvenser bör vara realistiska och bör tillämpas enhetligt.
- Se till att du inkluderar liknande konsekvenser för vedergällning mot anställda som lämnar in klagomål och mot anställda som lämnar in falska eller oseriösa trakasserier klagomål trots en önskan om vedergällning.
- Dina disciplinära sanktioner bör eskaleras och inkluderar uppsägning för allvarliga eller upprepade brott. Gör det klart att inga sanktioner kommer att införas utan en fullständig utredning som avslöjar tydliga bevis för trakasserier.
Del 2 av 3: kräver utbildning av anställda
- 1Ge handböcker och inriktning till alla nyanställda. Från den första dagen bör dina anställda ha en god förståelse för vilken typ av beteende som inte är acceptabelt på arbetsplatsen.
- Skriftliga policyhandböcker kan ge en allmän medvetenhet om trakasserier på arbetsplatsen och förståelse för hur olämpligt beteende hanteras i ditt företag.
- Även om du kan och bör göra det klart att olaglig trakasserier inte tolereras på arbetsplatsen, bör du också inkludera ett tydligt uttalande om att alla typer av trakasserande beteenden är oproduktiva, oprofessionella och olämpliga i arbetsmiljön.
- 2Gör periodiska uppdateringskurser obligatoriska. Fortsatt utbildning håller dina anställda uppdaterade om alla ändringar i policyn och ökar uppmärksamheten på trakasserier på arbetsplatsen.
- Trakasseringsutbildningsseminarier bör genomföras minst en gång per år, och i vissa stater krävs denna utbildning enligt lag. Till exempel kräver Kalifornien att alla arbetsgivare med mer än 50 anställda tillhandahåller två timmars interaktiv sexuell trakasseriersträning vartannat år.
- Utbilda handledare och chefer i hur man känner igen trakasserier och hur man hanterar denna typ av beteende, även om inget klagomål lämnas in.
- 3Övervaka din arbetsplats. Om du vill undvika trakasserier på arbetsplatsen kan du inte anta att ditt företag är fritt från trakasserier eftersom ingen har klagat.
- Titta runt på arbetsplatsen och notera eventuella stötande anteckningar, skyltar eller affischer du ser. Du kan prata med den anställde som ansvarar för dem innan de eventuellt blir ett problem. Du kan till exempel ha en anställd som har en baddräktskalender på väggen ovanför sitt skrivbord. Om du förstår att en kvinnlig anställd kan kränka den här kalendern kan du be den anställde att ta ner den snarare än att visa den på ett framträdande sätt.
Fortsatt utbildning håller dina anställda uppdaterade om alla ändringar i policyn och ökar uppmärksamheten på trakasserier på arbetsplatsen. - 4Visa utbildningsmaterial på ett framträdande sätt. EEOC har broschyrer, skyltar och annat material som kan hjälpa till att utbilda dina anställda om farorna med trakasserier på arbetsplatsen.
- Du kan ladda ner och skriva ut materialet själv på http://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/index.cfm, eller så kan du beställa förtryckt material gratis från myndigheten.
- Att göra material lättillgängligt håller problemet med trakasserier på arbetsplatsen öppet och minskar sannolikheten för att anställda är rädda för att lämna in ett klagomål på grund av rädsla eller hot.
Del 3 av 3: svara på klagomål på lämpligt sätt
- 1Utse flera personer för att hantera klagomål. Eftersom rapportering av trakasserier kan vara ett känsligt ämne bör du se till att anställda kan prata med någon som de känner sig bekväma med.
- Du kanske också vill utse någon utanför företaget som ska ta och undersöka klagomål. Även om han eller hon aldrig kontaktas skickar detta ett meddelande till dina anställda om att ingen är undantagen från policyn och trakasserier tolereras inte av någon på någon nivå i företaget.
- 2Ta alla klagomål på allvar. Även om du kan se ett visst klagomål som trivialt eller oseriöst, behandla det på samma sätt som du skulle ha gjort med något annat.
- Tänk på att en fullständig utredning inte kommer att vara nödvändig för varje situation som rapporteras. Att ta klagomålet på allvar från början säkerställer dock att problemet kan lösas snabbt och effektivt.
- Behåll objektivitet när du hanterar klagomål. Om du eller personen som hanterar klagomålet anser att han eller hon inte kan vara objektiv eftersom de är nära den som anklagas för trakasserier, bör klagomålet överlämnas till någon annan som kan förbli neutral.
- 3Skydda sekretessen för anställda som klagar på trakasserier. Anställda måste veta att deras identitet och detaljerna i deras trakasserier inte kommer att avslöjas i den mån det är möjligt.
- Detaljer om ett trakasserierklagomål bör endast delas med andra när det är absolut nödvändigt för att lösa problemet. Du bör sträva efter att skydda trakasserade medarbetares anonymitet i synnerhet i alla möjliga utsträckningar.
- Om detaljer om trakasserier klagomål blir foder för skvaller runt på arbetsplatsen, kan du öppna dig för en rättegång för en fientlig arbetsmiljö.
För att undvika stämningsansökningar på arbetsplatsen måste du skapa en stark policy mot trakasserier och genomdriva den konsekvent efter ett effektivt förfarande för att hantera klagomål och disciplintrakasserare innan de går för långt. - 4Undersök klagomål snabbt. Anställda tror inte att du tar deras klagomål på allvar om du inte undersöker dem och försöker lösa dem så snabbt som möjligt.
- Att undersöka klagomål grundligt och effektivt kan vara det bästa sättet att undvika stämningsansökningar på arbetsplatsen. Även om problemet inte löses 100 procent till den trakasserade medarbetarens tillfredsställelse, är det mindre troligt att han eller hon väcker talan om du tog klagomålet på allvar och hanterade det omedelbart.
- Däremot kan det se ut som om du försöker svepa situationen under mattan om du fördröjer eller drar fötterna under en undersökning.
- Se till att du undersöker alla klagomål, oavsett anseende för den anställde som gjorde klagomålet eller förhållandet mellan den klagande anställd och den anställde som påstås ha trakasserat honom eller henne.
- Du kan till exempel få ett trakasserierklagomål från en anställd med rykte om att klaga på allt och ha en generellt dålig attityd. Behandla detta klagomål på samma sätt som du kommer från ett av dina mest pålitliga och produktiva medarbetare.
- 5Spara register över alla klagomål. Om en anställd lämnar in en rapport till EEOC eller till en statlig myndighet, måste du ha skriftlig dokumentation av de steg du har vidtagit för att lösa situationen.
- Spara en enda fil för varje klagomål, med början på ett loggblad som visar datum för varje steg som tagits i ärendet från inlämning av klagomålet till varje resolution.
- Om det finns några dokument relaterade till klagomålet, som e-postutbyte eller vissa foton eller affischer som en anställd har angett gjorde honom eller henne obekväm, inkludera dessa artiklar eller kopior av dem i samma fil med det ursprungliga klagomålet.
- Om du intervjuar en anställd ansikte mot ansikte, spela in intervjun eller ta anteckningar. Låt medarbetaren granska eventuella skriftliga anteckningar innan du lägger till dem i filen och bekräfta att de är korrekta.
- 6Tillämpa policyer mot trakasserier rättvist och konsekvent. Din policy mot trakasserier kommer inte att vara särskilt värdefull om du inte verkställer det på samma sätt varje gång, med varje anställd.
- Du måste hålla alla anställda på samma standard, oavsett deras rang eller roll i företaget. Om visst beteende skulle vara olämpligt för din lägsta löntagare är det lika olämpligt för en verkställande eller daglig chef.
- Att böja reglerna eller tillåta ett undantag för alla anställda, av någon anledning, kan öppna dig för anspråk på orättvis behandling, vilket kan ligga till grund för en trakasserier mot arbetsplatsen.
- När du har löst situationen och disciplinerat alla anställda enligt policyn, följ upp med den anställde som utsattes för att se till att uppförandet har upphört och att den anställde inte längre riktas in.
Relaterade artiklar
