Hur skapar jag den perfekta resplanen för en chef?
Innan du konstruerar en resplan för din chef måste du lära dig hur din chef vill få tillgång till resplanen, liksom deras gillar och ogillar.
Att sätta ihop en resplan för en chef behöver inte vara en ansträngande process. Med noggrann planering är både du och din chef redo för allt som kan hända en planerad resa.
Del 1 av 4: planera resan
- 1Möt din chef för att diskutera deras resepreferenser. Är han en smartphone-junkie medveten om varje app från A till Z? Är hon en Luddite som använder en bläddringstelefon och köper kartor på bensinstationen? Innan du konstruerar en resplan för din chef måste du lära dig hur din chef vill få tillgång till resplanen, liksom deras gillar och ogillar.
- Vad vill de prioritera: deras komfort och bekvämlighet, eller sparar företagets pengar? (Din chefs preferens här hjälper dig att styra gränsbeslut som följer med din planering.)
- Föredrar de digitala resvägar eller pappersplaner?
- Vilken typ av platser gillar de?
- Hur mycket detaljer vill de ha i resplanen?
- Vilka företagsrabatter vill de använda?
- Hur vill de spendera sin tid före och efter möten?
- Vill de investera i en resebyrå?
- Sådana frågor kan vara till hjälp för att kartlägga en väg framåt så att du och din chef kan vara på samma sida för att bygga en bra resplan.
- 2Få insikt från kollegor som känner din chef bättre än du. Ibland har dina kollegor redan haft erfarenhet av din chefs resa. De kanske vet saker som din chef tycker är viktig i en resväg.
- 3Känn syftet med din chefs resa. Oavsett om din chef reser i affärer eller för nöjes skull, vill du att de ska vara så beredda som möjligt. Tänk på det intryck de vill göra på de människor de möter och vad de behöver för att göra det intrycket.
- 4Förbered en checklista med föremål som är lämpliga för resan. En affärsresa kommer sannolikt att kräva ett mobilt kontor - ta med i checklistan alla mobila versioner av föremål som chefen vanligtvis använder för att utföra sitt arbete.
- Tänk på telefonladdare, adaptrar för främmande länder (vid behov), flash-enheter, surfplattor, batterier och visitkort.
- 5Se till att din chef har det väsentliga för resan. Innan avresa kanske du vill kontakta chefen för att kontrollera att de inte glömde någonting.
Att sätta ihop en resplan för en chef behöver inte vara en ansträngande process.
Del 2 av 4: bokning av resan
- 1Sök efter den mest kostnadseffektiva eller bekvämaste flygningen. Om resan kräver flygresor är det bäst att undersöka flera alternativ för bästa flyg och / eller hotell. Kajak kommer att korsjämföra en mängd olika resesidor för att fastställa inte bara det bästa aktuella priset utan också om priset sannolikt kommer att bli högre eller lägre om du skulle köpa biljetten eller bokningen senare.
- Om din chef har angett en preferens för bekvämlighet kan du sluta välja en lite dyrare flygning som passar din chefs behov.
- 2Bedöm om en resebyrå skulle vara till hjälp för din chefs speciella resa.
- Resebyråer kan i allmänhet bidra med mer av sitt kunnande om resan innebär indirekta flygningar, internationella resor eller återbetalningsbara biljetter.
- Om din chef har en föredragen resebyrå, arbeta definitivt med att skapa en stark relation med den här personen. Var snäll och tacksam och medveten om deras tjänster. Du vet aldrig när agenten kan få dig eller din chef ur en oförutsebar resestopp.
- 3Planera din chefs ankomst för natten innan några möten. Du vill tillåta så mycket flexibilitet som möjligt vid förseningar. Dessutom kommer din chef att kunna fokusera på att förbereda sig för möten snarare än att komma till mötena i tid.
- 4Leta efter direktflyg snarare än indirekta flyg. När du kan eliminera möjliga komplikationer, gör det. Indirekta flygningar tenderar att införa grindbyten och förseningar.
- Om en uppehåll är oundviklig, sök efter flyg med kortare uppehåll.
- 5Se till att din sökning redovisar alternativa flygplatser. Om din chefs möte är till exempel i Washington, DC, vill du att sökningen ska redogöra för Reagan (DCA), Dulles (IAD) och Baltimore (BWI).
- 6Hitta din chef ett bekvämt säte. En tjänst som SeatGuru ger detaljerad analys av flygplanssäten och deras benutrymme, fönsteråtkomst, förmåga att luta sig och närheten till toaletter.
- 7Tänk på budgetflygbolag som jetblue och sydväst som kajaken inte inkluderar i sina sökningar. Dessa flygbolag kan erbjuda bättre erbjudanden. Om din chef gillar att arbeta på planet har JetBlue också fått höga betyg för sin WiFi-anslutning.
- 8Lär dig om din chef har ofta flygblad eller företagsrabatter. Ha informationen klar för dessa mil och rabatter när du bokar hos flygbolagen.
- 9Överväg paketerbjudanden. Om din chef behöver ett hotell och / eller hyrbil tillsammans med en flygning, köp ett paketavtal och spara upp till 50%.
Din chef kan mycket väl möta resehicka, men du kan arbeta för att vara beredd om inte allt i resplanen går enligt plan.
Del 3 av 4: organisera resplanen
- 1Skapa ett resepaket för din chef. Resepaketet bör innehålla följande:
- ankomsttid till flygplatsen (minst två timmar före planerad flygning)
- flygets flygbolag
- flygets nummer
- avgångs- och ankomstflygplatser
- avgångs- och ankomsttider
- avgångs- och ankomstportar
- destinationshotell med adress och utcheckningstid
- information om biluthyrning.
- Paketet ska också ha telefonnummer för hotellet, flygbolaget och resebyrån (om tillämpligt).
- Inkludera kopior av din chefs pass och körkort.
- Om din chef reser till ett främmande land, komplettera resepaketet med information om växelkurser, tull och eventuella säkerhetsproblem för det land de besöker.
- Du vill att din chef ska kunna hitta denna viktiga information enkelt.
- 2Inkludera information om biltjänster i resepaketet. Om din chef inte hyr en bil behöver de ett sätt att komma runt.
- Riddelningstjänster som Uber och Lyft har blivit populära och passar kostnadskänsliga eller mer avslappnade chefer helt bra. Som sagt, vissa flygplatser tillåter inte att dela tjänster.
- För en chef som vill spendera på en mer lyxig resa tillåter limolink.com dig att boka en limousine eller biltjänst med chaufför i städer världen över.
- Om din chef vill ha en stadsbil snarare än en limo, undersök chefens destination för att se vilka lokala företag som erbjuder stadsbilservice.
- 3Inkludera dagliga dagordningar i resepaketet. Ett schema med specifika mötesagendor och tider bör vara lättillgängligt för din chef.
- Överväg att planera cocktailtimmar eller middagsmöten om din chef gör det bra i mer sociala miljöer.
- Hjälpsamma tillägg till de dagliga dagordningarna är väderprognoser, en karta över området runt destinationen och relevanta vägbeskrivningar.
- 4Kartlägg din chefs lediga tid på de dagliga dagorden i ett lättläst teckensnitt.
- Om du känner till din chefs smak, ta med information om närliggande restauranger eller evenemang som din chef kan njuta av under denna lediga tid.
- 5Se till att din chef har ett klart sätt att organisera alla resekvitton. En enkel mapp kan göra tricket.
Del 4 av 4: vara redo för problem
- 1Var lugn. Tänk på alla tillfällen du reste och stötte på oväntat väder, förseningar och andra händelser utanför din kontroll. Din chef kan mycket väl möta resehicka, men du kan arbeta för att vara beredd om inte allt i resplanen går enligt plan.
- 2Meddela din chefs bank om resplanerna så att banken inte fryser någon av din chefs kredit- eller bankkort. Du vill att alla ska vara på samma sida när din chef inte är på kontoret.
- 3Skapa en rapport med dina motsvarigheter på mötesplatsen. Innan chefen åker på resan, presentera dig kort över telefonen till destinationshotellets reception och alla relevanta anställda som deltar i möten som din chef är inställd på. Det här är din chans att få en känsla av vad din chef går in på, och kanske om vissa möten sannolikt kommer att gå långt eller börja i tid.
- 4Vet hur din chef vill kommunicera när de är borta. Du kommer att vilja ha ett konsekvent sätt att komma i kontakt med varandra.
Sådana frågor kan vara till hjälp för att kartlägga en väg framåt så att du och din chef kan vara på samma sida för att bygga en bra resplan.
- Använd mallar. Vissa som tidigare har planerat resplaner för chefer eller andra erbjuder sitt arbete för uppbyggnad av framtida planerare. Dessa befintliga dokument kan hjälpa till att ligga till grund för en bättre resväg för din chefs kommande bilresa, oavsett om det bara är för en grov jämförelse eller om det råkar finnas faktiska delar av dokumentet som är nära baserade på mallen.
- Det kan inte betonas nog att din chefs preferenser kommer att avgöra hur detaljerad en resväg du ska göra. Vissa chefer föredrar en färdväg. andra vill ha specifik information om varje steg i resan. Hur som helst bör du för din egen kunskap ha en detaljerad resväg för referens.
- Det finns många mobilappar som konsoliderar reseplanering. Appar som TripIt och Hotel Tonight har granskats positivt. Installera dem (och andra) på din telefon och experimentera med deras olika funktioner. Mät om de skulle passa din chef.
Läs också: Hur hanterar man irriterande kollegor?
Relaterade artiklar
