Hur avbryter jag ett möte?
Även om det kan kännas pinsamt att avbryta ett möte kan du komma med nyheterna utan att orsaka problem genom att vara artig och tillmötesgående. Så snart du vet att du måste avbryta ditt möte, kontakta personen du planerade att träffa för ju mer du väntar desto mer besvärar du dem. Om det är kortvarigt, ring dem direkt i stället för att skicka e-post. När du berättar för dem, ge dem en uppriktig ursäkt och förklara varför du inte kan göra det, eftersom de förmodligen kommer att förstå mer om du har en god anledning. Dessutom erbjuder du att omplanera och ge dem några gånger när du är tillgänglig. Gör ditt bästa för att tillgodose deras schema genom att erbjuda att träffas någonstans nära dem. För fler tips, som hur du ser till att behålla ditt omplanerade möte, läs vidare.
Säg bara något som: "Hej, jag har ett möte på X-datum som jag måste avbryta tack.".
Oavsett om det beror på en oväntad fördröjning, reseproblem eller en schemalagd blandning är det ibland oundvikligt att avbryta planer. Att bryta nyheterna till den person du saknar ett möte med kan vara skrämmande, men om du är ärlig och artig och låter dem veta så snart som möjligt kommer de troligtvis att förstå. Planera om samtidigt som du avbryter eller så snart du kan, och erbjuder att träffas någonstans närmare var de ska göra omplaneringen bekvämare för dem.
Del 1 av 2: avbryta ditt möte artigt
- 1Kontakta den person som ditt möte är hos så snart du kan. Ju längre du väntar på att avbryta ditt möte, desto mer stör du personen du träffar. Att ge massor av varsel visar att du respekterar dem och deras tid.
- 2Ring för att avbryta ditt möte personligen om du har kort varsel. Om du säger upp mindre än en dag i förväg bör du ringa direkt till den person som ditt möte är. E-post, sms, eller som har en anställd meddela dem åt dig kan komma ut som hänsynslös när du överbelasta dem med en sista-minuten förändring.
- 3Ge en uppriktig ursäkt. Även om du ger massor av meddelanden, låt dem veta att du är ledsen för att avbryta mötet. De kan ha gett upp andra planer för att träffas med dig, och du kan ha orsakat dem ett besvär genom att avbryta.
- En kort, enkel ursäkt räcker, som "Så ledsen att jag inte kan få det att fungera den här gången."
- Undvik att använda vagt språk eller säga att du "kanske" inte kan göra mötet. Det är bättre att vara rak och ärlig.
Hur avbryter jag ett möte via e-post? - 4Förklara kort varför du inte klarar det. Om du har en bra anledning, som reseproblem eller sjukdom, låt dem bara veta att det var därför du var tvungen att avboka. Om du har en mindre acceptabel anledning, som om du bara glömde mötet eller av misstag dubbelbokat själv, ge en allmän förklaring som "Något kom upp som jag inte kan komma ur."
- Det finns ingen anledning att gå in i detalj om varför du avbryter, även om du är ärlig. Att utarbeta för mycket kan göra att det verkar som om du gör något.
- Säg aldrig att "något viktigare kom upp" eller något i den meningen.
- Gör inte upp ursäkter. Du riskerar att den andra personen upptäcker att du inte var ärlig, vilket kan förvärra situationen.
- 5Låt dem veta att du värdesätter deras tid. Var noga med att betona att du uppskattar att de planerar mötet med dig och att du ångrar att du måste avbryta. Gör det klart att du känner igen att deras tid inte är obegränsad.
- Detta är särskilt viktigt om den andra personen träffade dig som en tjänst, som en professionell inom ditt område med mer erfarenhet.
Del 2 av 2: omplanering för en annan gång
- 1Erbjud dig att planera om när du avbryter. Inte bara kommer detta att spara dig besväret med att försöka omplanera senare, det kommer att visa att du fortfarande är intresserad av mötet. När du ringer eller mailar för att avbryta bör du avsluta med att säga att du vill planera om den andra personens bekvämlighet.
- 2Lista upp några tidsluckor som du kan möta. Du bör göra ditt bästa för att tillgodose den andras schema, men det är bra att ge dem några alternativ att välja mellan. Räkna ut 3 eller 4 gånger du är tillgänglig och fråga om dessa tider är lämpliga för dem.
- Du kan till exempel säga "Jag är ledig fredag efter 14:00, när som helst måndag eller tisdag mellan 13:00 och 17:00. Fungerar någon av dessa för dig, eller finns det en annan tid som skulle vara bekvämare?"
Hur avbryter jag ett håravtal när frisören är min vän? - 3Erbjud dig att träffas någonstans närmare dem. För att kompensera för att avbryta ditt första möte är det en bra idé att försöka göra det omplanerade mötet bekvämare för dem någonstans. Erbjud dig att träffa dem på deras kontor eller någonstans nära där de redan kommer att vara vid den tiden.
- Du kan också föreslå ett möte med Skype eller Google Hangouts om personen du försöker omplanera med är mycket upptagen eller långt borta.
- 4Välj en tid då du vet att du kan göra det. Efter att ha avbrutit en gång kan det vara ännu mer irriterande eller obekvämt att avbryta igen, och du kan skada din ställning med den person som ditt möte är hos. Titta noga på ditt schema och se till att den tid du går med på kommer att fungera för dig, och det finns ingen stor chans att något oväntat kommer upp under den tiden.
- Om du till exempel inte har något bokat i december, men du vet att ditt schema tenderar att fyllas runt helgdagarna, är det bäst att inte omplanera ditt möte för den tiden.
- 5Anteckna den tid du väljer att träffas. När du har bestämt dig för en tid för att planera om ditt möte, lägg det i din kalender. Du kanske också vill göra en fysisk anteckning och lägga den någonstans så ser du den för att påminna dig själv.
- 6Tacka dem för deras tålamod när du träffas. Börja ditt möte med att tacka den person eller de personer du träffar för omplaneringen. Det finns ingen anledning att be om ursäkt igen, men att visa att du uppskattar dem för att arbeta med ditt schema kommer att indikera att du värdesätter deras tid.
Ju längre du väntar på att avbryta ditt möte, desto mer stör du personen du träffar.
- Du bör undvika att avbryta möten när det är möjligt, eftersom det kan reflektera illa om dig och kan skada dina kontakter.
- Om du träffar någon vars tjänster du betalar för, som en konsult, ska du kontrollera om de har en avbokningsregler.
Läs också: Hur agerar jag vänligt?
Frågor och svar
- Vilka är några goda skäl att avbryta ett möte?Det beror på typ av möte, men några goda skäl kan vara sjukdom, en oväntad händelse som att din bil går sönder eller en brådskande motstridig händelse eller möte. Du behöver dock inte alltid ange en anledning för att avboka ett möte. Ibland är det tillräckligt att säga "Något kom upp" eller helt enkelt "Jag måste avbryta."
- Jag gick med på att träffa pastorens fru för kaffe. Hur får jag ut det?Berätta för henne att något kom upp, att du glömde bort ett tidigare engagemang, eller att någon är sjuk och behöver din uppmärksamhet. Om avbokning kommer att sätta dig på en tuff plats socialt, gå bara till kaffedatumet. Det är en eftermiddag i ditt liv.
- Jag bokade en sminkprov och jag tyckte inte om resultaten men gick och bokade samma person till mitt bal och jag gör naglarna och spraybrunade av samma person hur avbryter jag mötetRing bara och avbryt. Du behöver inte förklara någonting. Säg bara något som: "Hej, jag har ett möte på X-datum som jag måste avbryta tack."
- Hur avbryter jag ett möte via e-post?Skicka ett e-postmeddelande med en tydlig ämnesrubrik, till exempel "Behöver du avbryta mötet planerat till 76 kl. 2:00." Håll meddelandet klart och koncist. Säg något som "Kära Marge, något har kommit upp och jag kommer inte att kunna göra det till vårt möte imorgon. Jag är mycket ledsen för besväret. Kan vi planera om nästa tisdag? Tack för din förståelse." Om du inte hör från personen kan det vara bra att följa upp via telefon eller personligen.
- Hur skjuter du upp ett möte artigt?Förklara att något har kommit upp och att du behöver planera om. Be om ursäkt för besväret och tacka personen för deras förståelse. Föreslå ett eventuellt nytt datum för mötet.
- Hur avbryter jag ett håravtal när frisören är min vän?Du behöver inte göra ursäkter, bara säg att du inte kan göra det.
