Hur får man ett bättre intryck på telefonen?
Att göra ett positivt intryck via telefon är en färdighet som alla kan bemästra.
Att göra ett positivt intryck via telefon är en färdighet som alla kan bemästra. Nyckeln använder rätt ljud och etikett eftersom den andra personen inte kan se dig. Att förlita sig helt på ljud snarare än andra sinnen kan vara utmanande först. Men med lite övning och förberedelser låter du snart som ett proffs.
Del 1 av 3: förbereda ditt samtal
- 1Bestäm vad du vill åstadkomma. Om du tar några minuter att förbereda kan det hjälpa dig att låta trygg och hålla fokus. Kom med några mål som du hoppas kunna uppnå på din samtal. Du kan till och med försöka skapa en checklista så att du håller på med uppgiften.
- Ett möjligt mål kan vara att göra ett starkt intryck hos en potentiell arbetsgivare. Detta kan innebära att du visar intresse för jobbet, visar kunskap om företaget och ger ett starkt argument om hur du skulle vara till nytta för deras uppdrag. Du kan skriva ner specifika prestationer av dig som är relevanta för jobbet för att se till att du inte lämnar ut något.
- Ett annat möjligt mål är att sälja en produkt. Detta kan innebära att man förklarar produktens användning, gör en bedömning av hur produkten skulle gynna kunden och erbjuder en fördel med att köpa produkten omedelbart.
- 2Skriv ner information före samtalet. Den enkla handlingen att skriva ner personens namn och eventuella samtalspunkter innan du ringer kommer att göra dig lugn. På det sättet om du börjar känna dig nervös när du pratar med personen behöver du inte oroa dig för att glömma något viktigt. Det är precis framför dig!
- 3Repetera samtalet. Att spendera tid på att träna ditt telefonsamtal hjälper dig att räkna ut eventuella problemområden i förväg. Du kanske inte är helt säker på hur du ska formulera något eller hur du tar upp ett svårt ämne. Om du räknar ut detta i förväg kommer du att kunna leka förbi eventuella utmaningar.
- Försök be en vän om hjälp. Till exempel, om du kommer att intervjua för en anställning, kan din vän fungera som den potentiella arbetsgivaren och genomföra en hånig intervju med dig. Detta kan vara till hjälp eftersom din vän kanske tänker på frågor eller märker delar av ditt tal som du har förbisett.
- Försök också spela in dig själv som talar. Detta ger dig en chans att höra vad den andra personen kommer att göra och göra justeringar. Var uppmärksam på ljudet av din röst och arbeta med formuleringsfraser på ett tydligt och koncist sätt.
- 4Använd rätt utrustning. Eftersom ett telefonsamtal helt och hållet är beroende av ljud är det av stor vikt att använda en kvalitetstelefon. Oavsett hur bra du talar, om personen inte förstår dig, kommer de inte att bli imponerade. Använd en fast telefon över en mobiltelefon eftersom mobiltelefoner skär in och ut beroende på tjänsten. Se till att det inte finns något statiskt på linjen och stäng av samtal väntar för att undvika avbrott.
- 5Implementera positivt kroppsspråk. Eftersom personen inte kan se dig kan det vara frestande att slöja eller krama. Men visste du att detta kan komma genom ljudet av din röst? Om du står med axlarna bakåt och tittar rakt fram låter din röst mycket mer auktoritär och självsäker.
- Försök le för att hjälpa din röst att låta positiv och optimistisk. Det kan kännas konstigt först, men kom ihåg att din fysikalitet kommer igenom i din röst. Den som ringer kommer bara att tycka att du låter varm och trevlig och kommer inte ha någon aning om att du ler besvärligt i andra änden.
- 6Gå någonstans tyst. Helst inte i din bil! Hitta ett lugnt, stillastående rum där du inte stör dig. Bakgrundsbrus kan vara otroligt distraherande vid ett samtal och låter alltid oprofessionellt. Ett tyst rum hjälper dig att fokusera på den som ringer och låta dem fokusera på dig snarare än det konstiga pipande ljudet eller det högljudda paret i närheten.
- 7Titta på ett foto. Om du har problem med att låta positivt, försök att titta på något som får dig att må bra. Ha en bild av din favoritplats eller din familj i närheten. Detta kan öka ditt humör, som alltid kommer att visa sig i din röst.
- 8Ha ett glas vatten i närheten. Om konversationen dröjer kvar vill du inte att din röst ska bli torr och repig. Ibland kan nerver också bidra till muntorrhet. Den enkla handlingen att ha vatten hjälper dig att prata med en bra volym så länge du behöver.
- 9Ha en penna och papper till hands. Detta är för att ta anteckningar under konversationen. Gör det här klart innan du ringer så att du inte behöver tänka på det. Ibland kräver telefonsamtal uppföljning eller ytterligare steg. Istället för att försöka memorera allt detta på plats, skriv ner det så att din konversationsframgång kan fortsätta även efter det första samtalet.
- 10Ha resurser till hands. Beroende på telefonsamtalets karaktär kan det vara mycket användbart att ha relevanta resurser för referens. På så sätt kan du snabbt kontrollera dina resurser istället för att helt förlita sig på minne.
- För en anställningsintervju kan du överväga att skriva ut lite information om företaget och eventuella frågor du har.
- För ett försäljningssamtal vill du antagligen ha informationen om din produkt till hands.
- Om du försöker träffa ett datum med någon, försök att ha information om den plats du vill åka och ha din kalender med dig.
Oavsett hur frestande, försök inte sträcka ut sanningen så att du ser bättre ut.
Del 2 av 3: tala korrekt
- 1Tala tydligt. Detta innebär att man säger ord, använder rätt intonation och talar långsamt. Öva detta i förväg så att det blir andra natur och spela in dig själv för att kontrollera hur du låter. Det ska aldrig låta robotiskt eller tvingat, utan klart och trevligt. Ljudet från din röst går långt i ett telefonsamtal. Se till att du inte mumlar!
- Öva på att tala långsammare än vad du normalt skulle göra. Eftersom det är svårare att förstå någon via telefon, var noga med att ta dig tid utan att dra på.
- Andning spelar också en stor roll i tal. Andas djupt innan du börjar samtalet och försök sedan hålla jämna, stabila andetag hela tiden.
- 2Tala vänligt. Att göra bra ordval är av yttersta vikt. Om du försöker låta professionellt är svordom aldrig lämpligt. När du är osäker, ta dig till sidan av artighet. Till exempel istället för att kontakta en kollega och säga "Vad händer?" prova något lite mer formellt som "Hur mår du idag?"
- En vanlig artighet när du ringer är att fråga uppringaren: "Är det här en bra tid för dig?" Detta visar hänsyn till den andra personen och kan eliminera den potentiella besvärligheten att få dem att rusa genom samtalet.
- Hövligt tal i andra konversationsområden gäller också via telefon. Underskatta till exempel inte kraften i enkla fraser som "snälla" och "tack". Se också till att inte avbryta den andra personen.
- Var också artig över lyssnarens tid. Det finns ingen anledning att vandra på eller prata någons öra. Försök att komma till saken.
- Kanske är den främsta artigheten enkel ärlighet. Det visar personen att du respekterar dem tillräckligt för att berätta sanningen. Oavsett hur frestande, försök inte sträcka ut sanningen så att du ser bättre ut. Detta skadar rapport och kommer så småningom till ytan.
- 3Lyssna aktivt. En stor del av att vara en bra konversatör i telefon sker utan att ens prata. Det är viktigt att verkligen lyssna på den andra personen och sedan svara därefter. Om du har svårt att uppmärksamma, försök att skriva ner några anteckningar om vad de säger.
- För att visa att du har lyssnat, upprepa en del av vad de sa när du svarar, till exempel: "Jag uppskattade det du sa om att sätta kunder först. Det är också mycket viktigt för mig." Sedan kan du lägga till vad de sa för att fortsätta konversationen.
- 4Använd den som ringer upp. Det här är en fin personlig touch. Det hjälper till att utveckla en förbindelse med den som ringer som person snarare än bara den rösten i andra änden av linjen. Det finns ingen anledning att överdriva det, men var noga med att inkludera det. Du kan försöka säga, "Jag njöt verkligen av tiden vi tillbringade tillsammans, Linda, och jag hoppas att vi kan träffas igen någon gång."
- 5Avsluta med en positiv not. Det slutliga intrycket du gör är den anteckning du lämnar personen med. Det här kommer att vara i deras sinne. Var noga med att tacka dem för deras tid och försök kort påminna dem om en positiv i ditt samtal. Du kan till exempel säga något som: "Jag uppskattar att du tog dig tid att prata idag. Jag är glad att vi hade chansen att sätta upp dessa mål för vårt företag."
Investera några minuter för att låta bättre så får du upprepade gånger belöningar för dina ansträngningar.
Del 3 av 3: Använd telefonetikett
- 1Svara snabbt på telefonen när den ringer. Om du förväntar dig ett viktigt samtal, håll telefonen i närheten och försök svara på den inom tre ringar. Om du låter telefonen ringa länge kan den som ringer känna sig oviktig eller bli otålig.
- 2Returnera samtal omedelbart när någon lämnar ett meddelande till dig. Försök att svara så snart du kan. Detta visar uppringaren att du värdesätter dem. Om du skulle vara tillgänglig när de ringde, se till att be om ursäkt och ge dem en kort förklaring till varför du inte var där. Du kan till exempel säga "Jag är ledsen att jag inte var där när du ringde. Min sons fotbollsmatch gick till övertid." När det är möjligt, försök att meddela personen i förväg att du inte kommer att vara tillgänglig.
- 3Ha en professionell klingande röstbrevlåda. För de tillfällen när du inte kan nå telefonen, ha ett förinspelat meddelande snarare än ett datoriserat. Meddelandena du lämnar säger mycket om dig. Om de är ovänliga eller slumpmässiga kan de lämna dina lyssnare med ett negativt intryck.
- Välj något som "Hej! Det här är Drew. Jag kan för närvarande inte svara på ditt samtal. Lämna ditt namn och nummer så återkommer jag så snart som möjligt. Tack så mycket och ha en fantastisk dag!" istället för att ha en datoriserad röst säga "Box 3709 - lämna ett meddelande i tonen."
- 4Följ upp vid behov. Ofta kräver ett telefonsamtal flera samtal. Var noga med att få all information som behövs för att följa upp personen och gör alltid vad du säger att du kommer att göra. Om du säger till någon "Jag kommer att kolla in dessa siffror och komma tillbaka till dig senare idag", se till att du kollar på siffrorna och kommer tillbaka till dem den dagen!
- Om någon ber dig om information som du inte har för närvarande, fråga dem om det är acceptabelt att undersöka den och ringa tillbaka dem. Du kan säga något som "Jag är ledsen, men jag har inte den informationen just nu. Skulle det vara ok att ta reda på och ringa tillbaka?"
- 5Ring under öppettider. Om du inte är säker på när du ska ringa är vanliga öppettider (9 till 17) vanligtvis en bra tid. Det finns inget värre än att väcks av ett telefonsamtal.
- 6Lämna ett kvalitetsmeddelande om personen inte svarar. Ange ditt namn, nummer och anledningen till ditt samtal. Se till att du saktar ner när du lämnar ditt telefonnummer så att de har en chans att skriva ner det.
Om du står med axlarna bakåt och tittar rakt fram låter din röst mycket mer auktoritär och självsäker.
- Det tar några minuter att skriva ett enkelt manus, öva det medan du ler och står upp och sedan spelar in det medan du tittar på din favoritbild eller skärmsläckare, kommer att göra underverk för att skapa ett bättre intryck och ge människor en positiv upplevelse av vem du är.
- Tala som om du är vid ett möte eller en sammankomst. Detta kan hjälpa till att lugna känslan av att vara obekväm med att vara kring en kroppslös röst.
- Vi föredrar alla att interagera med människor vi gillar och relaterar till. Du kan autentiskt dela dig själv och ansluta till andra genom att följa dessa enkla steg för att lyfta din anda och din röst. Investera några minuter för att låta bättre så får du upprepade gånger belöningar för dina ansträngningar.
- Om du inte förstår en fråga, räkna till fem innan du svarar. Detta ger dig tid att reflektera. Om det fortfarande inte är vettigt, be om en omformulering genom att säga att du inte riktigt förstår vad talaren vill ha.
- Ta inte det för allvarligt eller lägg inte för mycket på dig själv. Du kan ha kul med detta och lära dig när du går.
Kommentarer (1)
- Jag är en kommunikationsutbildare och den här artikeln var precis rätt saker jag behövde.
Relaterade artiklar
