Hur svarar jag på ett telefonsamtal från din chef?
Om din chef ringer till dig efter stängning bör du svara i telefonen så länge det inte stör prioriteringarna utanför arbetet.
Inkommande telefonsamtal från din chef kan ibland utlösa känslor av ångest, särskilt om din chef vanligtvis får dig att känna dig nervös och mindre säker. De bästa sätten att hantera telefonsamtal från din chef är att träna professionell telefonetikett hela tiden och att vara beredd att ta emot uppdrag och förfrågningar relaterade till ditt jobb.
Del 1 av 3: öva professionell telefonetikett
- 1Svara telefonsamtalet inom två till tre ringar. Detta gör att du verkar produktiv och upptagen. Att svara på telefonen för tidigt kan göra att det verkar som att du inte är för upptagen, medan du väntar för länge innan du svarar får det att se ut som om den som ringer inte är en prioritet.
- I en professionell miljö bör du göra detta oavsett vem som ringer dig. Boka inte denna eller någon punkt i telefonetiketten för när din chef dyker upp på ditt nummerpresentatör, eftersom varje medarbetare, klient och leverantör kommer att vara mer mottagliga för en professionellt artig uppförande. Dessutom kan du aldrig veta säkert när din chef kanske ringer från en annan linje.
- 2Använd en professionell hälsning. När du svarar på telefonen, sträva efter att vara professionell och trevlig. Till exempel, om inkommande samtal vanligtvis kommer från andra medarbetare i din organisation eller om du vet att din chef är i andra änden av linjen, säg "Det här är John Smith. Hur kan jag hjälpa dig idag?"
- För större organisationer med flera avdelningar kanske du också vill inkludera din avdelning i din hälsning: "Det här är John Smith i försäljningen. Hur kan jag hjälpa dig?"
- När du svarar på ett telefonsamtal från en extern linje bör du ange namnet på ditt företag, även om du misstänker att din chef kan vara den som ringer. Du kan till exempel säga "God eftermiddag! Det här är ABC Widgets, John Smith talar. Hur kan jag hjälpa dig?"
- 3Svälj mat eller spotta tuggummi. Det är bäst att göra detta innan du svarar på telefonen, men om du inte kan göra det i tid är ditt nästa alternativ att slutföra åtgärden på ett så tyst och diskret sätt som möjligt. Att prata med mat eller tuggummi i munnen kan göra att du låter oprofessionellt och kan ofta upptäckas av den som ringer i andra änden.
- 4Tala tydligt och direkt i munstycket. Detta förhindrar felkommunikation mellan dig och din chef, vilket kan orsaka problem på vägen. Dessutom kan din chef bli frustrerad om han eller hon har problem med att kommunicera med dig på grund av dämpat samtal och dålig ljudkvalitet.
- Du bör också försöka le när du svarar och pratar i telefon. De flesta som ringer, inklusive din chef, kan höra ett leende genom din röst och ton. Detta kan reflektera positivt på din chef, särskilt om du arbetar i branscher som är associerade med försäljning och kundservice.
- 5Ge din chef din fulla uppmärksamhet. När din chef ringer, se till att du är uppmärksam. Sluta vad du jobbar med - även om det är ett uppdrag som din chef gav dig tidigare - och var beredd att lyssna på vad din chef säger.
- Undvik som regel att svara på externa distraktioner när din chef pratar med dig. Till exempel, om en medarbetare går in på ditt kontor medan du ringer, be en vänlig gest till telefonen i din hand för att indikera din nuvarande oförmåga att tala.
Om du inte kan svara på telefonen bör du svara på din chef så snart du kan.
Del 2 av 3: prata med din chef
- 1Anteckna medan du pratar med din chef. Detta hjälper dig att vara förberedd om din chef ger dig viktig information som tider, datum, adresser eller vägbeskrivningar för en specifik uppgift. Detta gör att du också kan skriva ner alla frågor du kan ha till din chef i gengäld.
- Överväg att hålla en anteckningsbok och penna på skrivbordet eller i den övre lådan, där den är lättillgänglig. Att ha en anteckningsblock i närheten gör att du kan ta anteckningar för både planerade och oplanerade telefonsamtal.
- Om du inte har ett anteckningsblock tillgängligt men du sitter vid din dator kan du öppna en tom anteckning eller ett ordbehandlingsdokument och anteckna med det. Var dock medveten om att din chef kommer att kunna höra något högt skrivat du gör; du måste vara extra försiktig för att visa aktivt lyssnande, så att din chef är mindre benägen att undra om dina tangentbordsklick verkligen är relaterade till konversationen.
- 2Hålla sig lugn. Ta några lugna, djupa andetag och ta en slurk vatten om det behövs för att hjälpa dig att hålla dig lugn. Symtom på ångest kan höras via telefon, särskilt om du andas hårt eller om din röst låter nervös och skakig. Att vara lugn hjälper dig också att känna och låta mer självsäker och kontrollerad.
- Om du vet att din chef är på väg att ringa, försök ta en kort promenad i förväg för att frigöra nervös energi. Även en promenad runt ditt kontor eller avdelning kan hjälpa till. Se bara till att du är tillbaka med gott om tid till din chefs telefonsamtal.
- Om du behöver lugna dig omedelbart före eller under samtalet, prova lite djupandning. Andas in så tyst som möjligt genom näsan under fyra till fem sekunder; håll i ytterligare tre sekunder och andas sedan tyst ut över ytterligare fyra till fem. Det ökade syret bör hjälpa till att frigöra spänningar och rensa ditt sinne.
- 3Öva aktivt att lyssna hela tiden. Eftersom din chef inte pratar med dig personligen är det viktigt att du tydligt förstår allt han eller hon berättar för dig via telefon. Var inte rädd att be din chef att upprepa och förklara saker du inte hörde eller förstod rätt första gången.
- Det kan faktiskt vara en bra idé att be om förtydligande eller bekräfta detaljer regelbundet, även om du har en klar förståelse för din chefs instruktioner. Detta kan vara så enkelt som att sammanfatta instruktionerna i dina egna ord innan du lägger på. Genom att visa aktivt lyssnande försäkrar du din chef att du var uppmärksam och presenterade en övergripande professionell uppförande.
- 4Svara kort och till sak. Detta förmedlar beredskap och gör det möjligt för din chef att komma till roten till samtalet med få distraktioner. I de flesta fall är din chef upptagen och vill troligen bara ha information om anledningen till att han eller hon ringde. Om inte din chef specifikt ber om alla detaljer, försök att leverera exakt vad din chef vill ha.
- Återigen betyder det inte att du inte borde be om förtydligande efter behov. Din chef är troligen upptagen, men det är vanligtvis bättre att spendera ytterligare 60 sekunder nu på att ställa din fråga än att tvinga dig själv eller din chef att spendera timmar på att korrigera dina misstag senare. Om du har fler frågor än tiden tillåter, överväga att fråga din chef om det finns en annan kollega eller en uppsättning skriftliga instruktioner som du kan hänvisa till för ytterligare förtydligande.
- 5Gör verbala huvudnickar under hela konversationen. Verbala huvudnickningar är uttalanden som "ja", "okej", "jag förstår" och "jag förstår" - som alla indikerar att du lyssnar aktivt på din chef.
- Naturligtvis bör dessa verbala huvudnickningar placeras på lämpligt sätt i konversationen. Vänta på en paus efter en instruktion eller förklaring innan du gör en sådan kommentar.
- 6Behåll en positiv attityd under hela samtalet. Att ha en positiv attityd visar din chef att du är säker, kompetent och inte rädd för att ta dig an utmaningar i samband med arbete. Till exempel, om din chef ringer för att prata om ett problem, diskutera möjliga lösningar du kan genomföra.
- Även om din chef kritiserar ditt arbete eller beteende, var så mottaglig som möjligt. Bekräfta kritiken genom att sammanfatta den med dina egna ord och diskutera sedan möjliga lösningar på den kritikpunkten. Du kan uttrycka alla ärliga bekymmer du har om att gå framåt, men du bör undvika ursäkter för tidigare misstag eller problem.
- När du måste ta upp bekymmer eller förklara tidigare problem, gör "jag" -uttalanden istället för "du" -uttalanden. Detta hindrar din chef från att gå i försvar och svara med arg eller negativ uttalande. Om din chef till exempel ringer för att prata med dig om ett projekt som du inte avslutade i tid, säg "Jag stötte på problem med att samla resurser" istället för "Du gav mig inte alla resurser i tid."
- 7Tack din chef för att du tog dig tid att ringa dig. Även om din chef ringde till dig, och inte tvärtom, är det ett utmärkt sätt att uttrycka uppskattning för hans eller hennes tid att tacka din chef för att ringa dig. Säg till exempel "Jag vet att du har en hektisk dag; tack för att du tog dig tid att ringa mig."
- Detta gäller i nästan alla telefonsamtal med din chef, men det är särskilt viktigt om din chef ringde för att förklara ett projekt, uttrycka en oro eller kritisera ditt arbete. Målet är att visa din iver att göra ett bra jobb med de uppgifter du får, och tacka din chef för hans eller hennes tid erkänner att din chefs samtal kommer att göra ett bra jobb mer genomförbart.
Se telefonsamtal från din chef som positiva interaktioner som kan leda till framtida erkännande och framsteg på arbetsplatsen.
Del 3 av 3: svara på ett telefonsamtal efter stängning
- 1Svara på samtalet när det är möjligt. Om din chef ringer till dig efter stängning bör du svara i telefonen så länge det inte stör prioriteringarna utanför arbetet. Detta gäller särskilt om du började med det här jobbet under de senaste sex månaderna.
- Villighet att kommunicera med din chef efter normal arbetstid visar ditt engagemang för företaget och din position.
- Om du inte kan svara på telefonen bör du svara på din chef så snart du kan. Helst betyder det att du lyssnar på alla röstmeddelanden som finns kvar och ringer tillbaka din chef inom några minuter. Beroende på företagskulturen och samtalets karaktär kan du komma undan med en snabb text eller e-postmeddelande som förklarar förseningen om ett telefonsamtal är omöjligt.
- 2Undersök din företagskultur. I vissa företag kan din arbetsgivare förvänta sig att du förblir i kontakt via telefon och e-post oavsett tid på dagen eller veckodagen. Även om detta kan tyckas orättvist måste du acceptera det som en del av ditt företags kultur om du vill fortsätta arbeta där.
- Om du är osäker på vad protokollet är, kontakta dina medarbetare. Du kanske lär dig att det är helt acceptabelt att fördröja svaret i några timmar, eller så kan du upptäcka att alla andra svarar omedelbart. Ta reda på vad det förväntade svaret är och följ igenom.
- 3Håll dig positiv och vidta åtgärder enligt situationen. Du bör alltid vara artig och positiv när du lyssnar på din chef, även under ett telefonsamtal. Med detta sagt måste du titta på varje situation individuellt innan du bestämmer rätt svar på det.
- Om din chef till exempel ger en allmän kritik eller en uppsättning instruktioner, antecknar du under konversationen, men du kan gärna återuppta dina tidigare icke-arbetsaktiviteter när samtalet avslutas. Du kan vanligtvis spara åtgärden under din normala arbetstid om saken inte är angelägen.
- Å andra sidan, om din chef ringer dig om en nödsituation, måste du hantera nödsituationen omedelbart och enligt din chefs önskemål.
- 4Utvärdera din totala arbetsnöjdhet. Din chef kan inte rimligen förvänta dig att du är tillgänglig 20,57 - det finns dock ingen garanti för att din chef kommer att ha rimliga förväntningar. Om din chef rutinmässigt ringer till dig efter timmar och detta orsakar dig betydande olycka eller ångest kan det vara dags att tänka på att leta efter ett annat jobb.
- Du kan försöka stänga av din mobiltelefon när du vet att din chef ringer efter timmar, men såvida inte din arbetsplats är facklig är du förmodligen en "efter behag" anställd som kan avslutas när som helst. Din chef kan komma tillbaka efter att ha fått meddelandet att du inte kommer att svara efter timmar, men det är också möjligt att din chef kommer att svara genom att sparka dig.
Inkommande telefonsamtal från din chef kan ibland utlösa känslor av ångest, särskilt om din chef vanligtvis får dig att känna dig nervös och mindre säker.
- Öva på att svara på telefonsamtal från din chef i en privat miljö så att du kan känna dig mer bekväm, självsäker och förberedd nästa gång han eller hon ringer. Öva på att prata med din chef själv, eller gör en serie hånliga telefonsamtal med vänner och familjemedlemmar.
- Kommunicera med din chef på ett sätt som bäst återspeglar ditt företags kultur. Även om din chef kanske ringer dig specifikt för att diskutera affärer, kom ihåg att en-mot-en-samtal med din chef är möjligheter att göra ett bra, bestående intryck. Se telefonsamtal från din chef som positiva interaktioner som kan leda till framtida erkännande och framsteg på arbetsplatsen.
Relaterade artiklar
