Hur skriver jag ett e-postmeddelande till kundtjänst?

Sök efter artikeln du har en fråga om i samma sökfält som du använde för att hitta kundtjänstens e-postadress.

När det gäller att skicka ett e-postmeddelande till kundtjänst kan vissa människor känna sig fasta. Hur skapar du dessa brev i e-postform eftersom de brukade göras på papper? Vilken typ av konventioner eller protokoll gäller för en kundtjänstförfrågan? Även om detta skiljer sig åt efter bransch, region och kultur finns det några vanliga riktlinjer för att se till att dina kundtjänst-e-postmeddelanden är effektiva.

Del 1 av 3: granskning av webbplatsen

1
Leta efter ett svar. Innan du sätter dig ner för att skriva ett e-postmeddelande till kundtjänstavdelningen för något företag, bör du se till att svaret på din fråga inte redan finns på deras webbplats. Många företag har svar på vanliga frågor på olika sidor på deras webbplats, vanligtvis vanliga frågor och supportsidor.
- Du hittar vanligtvis åtkomst till dessa avsnitt på en företagswebbplats genom att bläddra hela vägen till botten på vilken sida som helst och klicka på en länk som säger "Kontakta oss" eller "Hjälp" eller "Kundtjänst."
2
Hitta sidan kundsupport. Om du inte ser en länk för kundtjänst längst ner på deras webbplats kan du kanske använda sökrutan. Det finns ofta antingen ett fält du kan skriva in eller ikonen för ett förstoringsglas i det övre högra hörnet på företagets hemsida. Skriv in söktermer som "kundtjänst" eller "kontakt" och tryck Enter.
- Ofta är det "Kontakta oss" -sidan där företag tillhandahåller ett e-postfält för kunder att skicka in sina kommentarer eller klagomål.
  - Kontrollera den här sidan för att se till att du får en kopia per e-post. Om inte, sök på webbplatsen efter en e-postadress som du kan använda i ditt personliga e-postkonto så att du kan registrera din korrespondens.
3
Använd sökfältet. Sök efter artikeln du har en fråga om i samma sökfält som du använde för att hitta kundtjänstens e-postadress. Att söka efter din fråga eller fråga på det här sättet kan avslöja svaret utan att behöva skicka ett mejl alls.
- Detta är viktigt för att du ska visa dig intelligent och få respekt när du skickar ett mejl. Om du skriver om något som redan visas på webbplatsen kan kundtjänstteamet se dig som en krävande och lat kund och därför inte lönsam.
- Kontrollera också vanliga frågor. Många gånger har svaret på din fråga redan ställts och publicerats i form av en vanlig fråga. Det är därför många webbplatser har en sådan sida: för att minimera e-postmeddelanden från kundtjänst.
4
Granska företagets policy. Om du inte hittar svar på din fråga i sökfältet eller under vanliga frågor kan du kanske hitta den på sidorna "Om oss" eller returpolicy. Återigen, rulla längst ner på webbplatsen och titta på tillgängliga länkar. Sök efter en länk som kan innehålla svaret på din fråga: Om oss, index, kreditkort, produkttillgänglighet, returpolicy, sekretesspolicy, användarvillkor och så vidare.
- Även om du inte hittar svar under någon av dessa länkar är det bra att titta igenom dem eftersom du kan använda din extra kunskap om företaget för att få det du behöver från dem i din e-post.

Betalkort eller bankkonto) i en kundtjänst-e-post — Lägg inte till några användarnamn, lösenord eller betalningsinformation (kreditkort, betalkort eller bankkonto) i en kundtjänst-e-post.

Del 2 av 3: skriva e-postmeddelandet

1
Bestäm om det är ett klagomål eller ett e-postmeddelande. Inte all e-postkommunikation med kundsupport behöver vara klagomål eller frågor. Du kanske bara vill tacka dem för deras goda kundservice. Positiva e-postmeddelanden som detta välkomnas av de flesta företag lika mycket som e-postmeddelanden som ställer frågor.
- Sanningen är att det ibland är snabbare och mer direkt att registrera ett klagomål än ett e-postmeddelande. E-post är bra för att skicka din tacksamhet eller ställa en fråga som inte behöver ett omedelbart svar, men om du vill att ett problem ska lösas direkt är det bästa sättet att ringa.
2
Skriv en tydlig ämnesrad. Gör din ämnesrad meningsfull och till sak. Du vill att kundtjänstrepresentanten som tittar på inkorgen ska märka din först så att du får ett snabbare svar. Gör ämnet kort, innehålla en sammanfattning av ditt e-postmeddelande och be om att öppnas.
- Till exempel: "Hund tuggade min livstidsgaranti Chacos-behöver bytas ut"
3
Öppna med en hälsning. När du väl har spikat ner en fast ämnesrad är nästa steg att hälsa på kundtjänstrepresentanten. Starta inte bara med ditt problem. Du skulle inte hoppa över hälsningen vid ett telefonsamtal eller personligen, eller hur? Det kan vara så enkelt som " Kära kundtjänst."
- Försök hitta ett namn att infoga i din hälsning. Vissa mindre företag kan lista namnen på sina kundtjänstrepresentanter, och om du använder detta kan du verka mer personlig och önskvärd att arbeta med.
- Du kan avsluta hälsningen med ett komma eller kolon. Kära kundtjänst ELLER Kära kundtjänst:
4

Håll vanliga skrivrutiner. Behåll representantens respekt genom att använda standardtyp. Använd inte alla bokstäver, en blandning av stora och små bokstäver eller skriptteckensnitt. Skriv bara med standard skiljetecken, stavning och versaler. Detta hjälper din e-post att tas på allvar.
5

Behåll en artig ton. Håll en artig ton, även om du registrerar ett klagomål eller uttrycker din frustration. Du kommer att bli mer uppskattad som kund och förmodligen ges en mer artig behandling i gengäld.
6

Identifiera dig själv. Efter din hälsning till representanten, presentera dig själv. Ge ditt namn och förklara vilken typ av kund du är, om det är en första gång eller en upprepning. I båda fallen vill representanten behålla ditt företag. Om det är relevant, ange din geografiska plats (t.ex. för en utomhusprodukt eller -tjänst).
7
Var specifik. Använd specifikt språk i din e-post. Undvik att använda generiska termer, som "min produkt;" istället beskriv i detalj vad produkten eller tjänsten är och varför det här är värt att mejla om. Beskriv alla relevanta händelser som är associerade med den så att repen vet exakt vad problemet är. Att erbjuda denna information i det första e-postmeddelandet förhindrar en lång e-postkonversation.
- Använd produktens URL, om den är tillgänglig, så att representanten har en omedelbar referens för din beskrivning.
- Inkludera också ditt beställnings-ID i e-postmeddelandet, eftersom de flesta representanter kommer att be dig om det ändå. Detta ID-nummer är hur din beställning spåras och underhålls i deras system.
Om du skriver om något som redan visas på webbplatsen kan kundtjänstteamet se dig som en krävande och lat kund och därför inte lönsam.
8
Ställ tydliga frågor. Gå direkt till punkten i din e-post. Slå inte runt busken. När du väl har hälsat repen och presenterat dig själv, starta ett nytt stycke som berättar repen exakt vad som händer, med det specifika språk som nämnts i föregående steg.
- Be direkt om eventuella eftergifter du vill ha. Du kanske känner dig blyg när du frågar efter dem, men lägg det åt sidan i din e-post. Om du vill ha något i utbyte mot en defekt produkt, säg så.
9

Skriv korta stycken. Se till att dina stycken är korta. Att hålla dem till en, två eller högst tre meningar är lättare för ögonen. Det gör också att repen snabbt kan skanna e-postmeddelandet för att prioritera det, och om din e-post är ett textblock kommer de sannolikt att sänka det till botten av listan bara för att de inte har tid att räkna ut vad du säger.
10
Stäng med en enkel signatur. Avsluta e-postmeddelandet med en sista mening för att sammanfatta din begäran eller komplimang, följt av en hälsning. Att logga ut som "Med vänlig hälsning" fungerar bra, men du kan också sluta hälsa och bara infoga din e-postsignatur. Du kan också ange hur brådskande det är genom att logga ut med "Väntar ivrigt på ditt svar" eller något i den riktningen.
- En e-post signatur är ett kort textblock som innehåller ditt namn, yrke och kontaktinformation. Du kan formatera en e-postsignatur i din e-postleverantörs inställningar och ställa in att den automatiskt ska visas i nya meddelanden.
11
Lämna ut bilagor. Försök att inte bifoga några dokument till ett e-postmeddelande som du skickar till någon för första gången. Många webbplatser har skräppostfilter som riktar e-postmeddelanden med bilagor, vilket gör det troligt att din e-post kommer att flyttas till papperskorgen innan den någonsin läses.
- Du bör naturligtvis inkludera en bilaga om du skickar ett e-postprogram till ett jobb och ombeds att bifoga ditt CV som ett Word-dokument.
- Ta inte med några användarnamn, lösenord eller kredit- / betalningsinformation heller.
12

Korrekturläsning innan du skickar. När din e-post är klar, bli inte upphetsad och tryck på knappen Skicka ännu. Du måste korrekturläsa det här e-postmeddelandet och se till att inga slarviga stavfel stör dina ord. Även om du skrev e-postmeddelandet med din smartphone, ursäktar inte den automatiska taggen "skickas från min iPhone" fel i grammatik och skiljetecken som får dig att se mindre professionell ut.
13

Uppföljning. Om du inte har hört ett svar på din e-post efter några dagar är det troligt att e-postmeddelandet fångades i ett skräppostfilter eller flyttades till botten av stacken. Skicka ett e-postmeddelande med ditt tidigare e-postmeddelande och fråga om din första har mottagits.

Del 3 av 3: förbli artig

1

Behåll ordentlig grammatik och stavning. Du kanske inte inser det, men en del av att upprätthålla en artig ton inkluderar att använda god grammatik och stavning. Att ta hand om att kommunicera själv visar tydligt att du respekterar den andra parten och visar att du i allmänhet är en artig person.

Innan du sätter dig ner för att skriva ett e-postmeddelande till kundtjänstavdelningen för något företag, bör du se till att svaret på din fråga inte redan finns på deras webbplats.
2

Visa din utbildning och kunskap. Var inte pretentiös, men låt din utbildning lysa igenom med bra ordförråd. Om du har letat igenom företagets webbplats och lärt dig lite om deras policy, nämn att du har läst dem och fortfarande inte hittar svar på ditt problem.
3
Undvik att skämta. Kvicka kommentarer och skämt har sin plats, och den platsen finns inte i ett e-postmeddelande som du vill ta på allvar, åtminstone inte i den första korrespondensen. Ett sådant språk kan tolkas som olämpligt, något du vill undvika när du arbetar med något företag.
- När du väl har byggt en rapport med en representant genom en serie e-postmeddelanden kommer skämt lättare att accepteras och förstås.
4
Uttryck dig utan aggression. Även om du kanske är arg på hur en produkt eller tjänst har hanterats kommer det inte att ge dig de resultat du behöver om du uttrycker detta i ett e-postmeddelande. Att kommunicera ditt problem med respekt och artighet kommer att gå mycket längre än en vanlig eller aggressiv e-post.
- Tänk på att du inte kan uttrycka känslor ordentligt genom text. Om du är upprörd över din fråga för att få omedelbar uppmärksamhet kan det vara mer effektivt att tillgripa ett telefonsamtal.
5

Nämn din lojalitet och tacksamhet. Slutligen, att nämna hur lojal du är mot ett företag och hur tacksam du alltid har varit för deras tjänst tidigare gör det lättare för reps att uppskatta din e-post och svara snabbare.

Varningar

Lägg inte till några användarnamn, lösenord eller betalningsinformation (kreditkort, betalkort eller bankkonto) i en kundtjänst-e-post.

Läs också: Hur hämtar jag borttagna Facebook-meddelanden?

Hur skriver jag ett e-postmeddelande till kundtjänst?

Steg

Del 1 av 3: granskning av webbplatsen

Del 2 av 3: skriva e-postmeddelandet

Del 3 av 3: förbli artig

Varningar

Frågor och svar

Kommentarer (4)

Läs också: