Hur multitaskar man mer effektivt?
Lyckligtvis, med lite arbete, kommer du att kunna multitask effektivt och få mycket arbete gjort.
Multitasking är ett utmärkt sätt att få många saker gjort samtidigt. Multitasking tillåter dig inte bara att arbeta på flera icke-relaterade projekt samtidigt, men det gör att du kan bryta upp monotonin med beskattningsaktiviteter så att du kan öka din produktivitet. Men multitasking effektivt är svårare än det kan tyckas. Inte bara behöver du övervinna problemet med att hålla fokus, utan du måste också hantera din tid väl. Lyckligtvis, med lite arbete, kommer du att kunna multitask effektivt och få mycket arbete gjort.
Metod 1 av 3: bli organiserad och fokuserad
- 1Fokusera på målen för dina olika projekt. Innan du börjar, se till att du tänker lite på målet för varje projekt. Spendera också tid på att skilja dina projekt och utveckla ett organisationssystem som hjälper dig att hålla dig fokuserad.
- Tillbringa några minuter med att tänka på varje enskilt projekt, dina mål, mål och din strategi för att slutföra det innan du börjar multitasking.
- Skapa ett organisationssystem där du behåller allt material för ett specifikt projekt. Att blanda ihop dina olika projekt kommer att göra dig mycket mindre effektiv.
- 2Gör en lista över uppgifter. Du bör skapa en lista för att se till att du är organiserad och i uppgift. Om du har en lista kommer du att kunna se exakt vad du ska göra. I slutändan, utan en lista, kommer du inte att kunna multitaska effektivt.
- Kontrollera först och se om det är absolut nödvändigt att du utför alla dessa uppgifter personligen, eller om de kan delegeras eller läggas ut till någon annan. Kan din make till exempel hjälpa dig med hushållsarbeten? Eller kan en kollega ta itu med en del av det projekt du arbetar med?
- Skriv ner alla dina uppgifter och rangordna dem baserat på prioritet. Tänk på hur många av dessa uppgifter du rimligen kan få gjort idag och tilldela de återstående uppgifterna till andra dagar.
- Stoppa din att göra-lista någonstans där du kan se den.
- Överväg att ha med dig en kopia av din lista. Du vet aldrig när du kommer att få möjlighet att göra multitasking.
- 3Organisera din arbetsyta. Ett annat viktigt sätt att multitaska effektivt är att organisera din arbetsyta. Utan en organiserad arbetsyta kommer du att spendera mer tid på att leta efter objekt och gräva i en röran än att faktiskt arbeta. Tillbringa lite tid för att se till att din arbetsyta är snygg och organiserad.
- Tillbringa lite tid i början av din arbetsdag med att sortera filer, mappar och annat material som kan ha blivit blandat.
- Använd arkivskåp eller ett datalagringssystem för att organisera projekt på lång sikt. Att ha all din information snyggt borta hjälper dig att bli mer effektiv.
- Inför inte icke-arbetsrelaterat material, information eller mer i din arbetsmiljö. Det kommer att skapa en röra och kan distrahera dig.
I slutändan, utan en lista, kommer du inte att kunna multitaska effektivt. - 4Blanda dina uppgifter på lämpligt sätt. Ett annat sätt att förbättra din effektivitet vid multitasking är att blanda dina uppgifter på ett sätt som förbättrar din produktivitet. Genom att blanda olika typer av uppgifter kommer du att kunna ge din hjärna vila när du har bränt dig ut på mer krävande arbete.
- Om du arbetar med en uppgift som kräver mycket koncentration, blanda den med en uppgift som är relativt lätt att slutföra med lite uppmärksamhet. Genom att göra detta kommer du att kunna ta en paus från den mer krävande uppgiften genom att arbeta med den mindre krävande uppgiften.
- Beroende på din arbetsstil kan du överväga att arbeta med projekt som är relativt lika - i tillvägagångssätt - samtidigt. Detta är viktigt eftersom din hjärna kan ta mer tid att byta till olika typer av arbete om du flyttar mycket mellan olika typer av projekt.
- 5Känn dina förmågor och arten av ett projekt. Innan du till och med deltar i multitasking bör du spendera lite tid på att återspegla dina projekt och dina förmågor. Detta är viktigt, eftersom du eller en specifik uppgift kan vara mer lämpad för enhetsfrågor än multitasking.
- Kom ihåg att multitasking inte alltid är bättre än unitasking.
- Tänk noga över hur du fungerar bäst. Tar det mycket tid att fokusera på specifika projekt, eller kan du enkelt hoppa in i nya projekt?
- Tänk på projekternas natur innan du startar dem. Till exempel är vissa projekt - som att återmontera en transmission - mer lämpade för enhetsuppgift. Samtidigt kan projekt som att skriva ett antal artiklar eller rapporter vara mer lämpade för multitasking.
- Innan du börjar en uppgift, överväga om du kommer att spara mer tid och energi genom att fokusera på den tills den är klar eller om det är den typ av projekt som du kan starta och stoppa utan att förlora mycket effektivitet.
Metod 2 av 3: skapa rätt miljö
- 1Eliminera onödiga distraktioner. Medan poängen med multitasking är att göra ett antal aktiviteter samtidigt, bör du eliminera alla störningar som är onödiga. Genom att eliminera distraktioner hjälper du till att skapa en miljö där du kan multitaska bättre.
- Stäng av radion eller TV: n.
- Låt andra veta att du arbetar och inte kan störas.
- Stäng av sociala medier och stäng din e-post - såvida inte dessa ingår i din arbets- / multitask-blandning.
- 2Se till att du har all utrustning och förnödenheter du kan behöva. För att kunna multitaska effektivt måste du vara beredd att utföra alla uppgifter du försöker slutföra. Utan lämplig utrustning och förnödenheter blir du inte effektiv och du kommer inte att vara effektiv.
- Samla all hårdvara du behöver. Beroende på vad du arbetar med kan du behöva speciell hårdvara för att förbättra din produktivitet. Tänk på en andra bildskärm, ett speciellt tangentbord eller till och med en andra dator.
- Se till att du har pappersarbete eller information du behöver.
- Ha gott om stillastående, pennor, pennor och andra kontorsmaterial.
- Överväg att använda en surfplatta eller smartphone för att hjälpa dig att multitaska. De gör att du kan multitaska nästan var som helst.
- Att ha vatten och snacks till hands kan också hjälpa dig att hindra din uppgift om du blir hungrig eller törstig. Försök att förutse måltider om du ska arbeta länge. Låt dem redan räkna ut så att du kan laga din mat och sedan komma tillbaka till jobbet när du äter.
För att kunna multitaska effektivt måste du vara beredd att utföra alla de uppgifter du försöker slutföra. - 3Bygg ett bekvämt arbetsområde som du kan röra dig i. Utan ett bekvämt och väldesignat arbetsområde kommer du att ha svårt att multitasking effektivt.
- Överväg att integrera informella element - som en soffa eller en beanbagstol - i ditt arbetsutrymme.
- Se till att din stol är mycket bekväm och främjar en god hållning.
- Placera arkivskåp och andra organisationshjälpmedel nära ditt arbetsutrymme.
- Se till att din stol lätt kan svängas och glida på golvet. Svängning hjälper dig att arbeta på flera ytor eller visa många skärmar utan att gå upp. Att glida hjälper dig att röra dig i ditt arbetsområde.
Metod 3 av 3: hantera din tid
- 1Ta pauser och arbeta inte för länge. Studier har visat att människor som arbetar för länge blir mindre effektiva. Som ett resultat är det viktigt att arbeta rätt tid och ta planerade pauser för att du ska kunna multitaska effektivt.
- Försök arbeta i 45 till 50 minuter åt gången.
- Ta pauser på 10 till 15 minuter varje timme.
- Om du kan, dela upp din arbetsdag i flera timmars steg. Beroende på hur du arbetar kan det vara mest effektivt för dig att arbeta i 3 eller 4 timmars skift, ta en längre paus och sedan återgå till jobbet för ytterligare 3 eller 4 timmars skift.
- 2Arbeta i en tid där du är mest produktiv. Om du har möjlighet att välja när du arbetar, försök att arbeta ibland när du är mest produktiv. Detta är viktigt, eftersom olika människor är mer vaken, alert eller produktiv vid olika tidpunkter.
- Om du är en morgonmänniska, se till att du stänger av hela tiden på jobbet.
- Om du tycker att du inte är särskilt effektiv i att göra komplicerade eller involverade uppgifter på morgonen, använd istället den tiden för att organisera och göra mindre involverat arbete.
- Överväg att hålla en dagbok i en vecka eller två för att spåra när du enkelt kan fokusera och när du kämpar för att hålla dig fokuserad.
Som ett resultat är det viktigt att arbeta rätt tid och ta planerade pauser för att du ska kunna multitaska effektivt. - 3Skapa ett schema. Du bör också skapa ett schema så att du kan planera när du kommer att arbeta med vissa uppgifter. Utan ett schema kan din multitasking vara kaotisk och det kan vara svårt att fokusera. För att förhindra detta, se till att blockera din tid för specifika uppgifter eller grupper av uppgifter.
- Tilldela tidsblock till specifika uppgifter. Innan du börjar med något, se till att du vet hur lång tid du förväntar dig att en uppgift tar. Om kopiering av en artikel tar en timme, ha det planerat innan du börjar.
- Var noga med att också avsätta tid för raster. Laddning kommer att vara viktigt före ditt nästa block av multitasking.
- Planera din multitaskingtid under din arbetsvecka. Om du planerar att multitaska två timmar om dagen, se till att du reserverar plats i ditt schema för det.
- 4Dags att lägga till nya projekt. En annan sak att tänka på är om du kommer att slutföra en hel grupp projekt / uppgifter samtidigt eller kommer du att lägga till nya projekt när du är klar med enskilda. Detta är viktigt eftersom du måste noggrant hantera ditt schema och organisationssystem.
- Tänk på hur många projekt du kan göra samtidigt. Reflektera över om det finns ett maximalt antal projekt du vill jobba med vid en given tidpunkt. Du kan bestämma att 6 projekt är det maximala antalet du vill arbeta med under en viss tidsperiod.
- Bestäm om det finns en tidsfrist för specifika projekt. Om det inte finns någon tidsfrist (eller det är långt borta) kan du dra nytta av att sträcka ut projekt över tiden och arbeta på mer samtidigt.
- Om du tror att du hellre vill avsluta en hel grupp uppgifter innan du går vidare till nya projekt är det okej.
- Om du är den typ av person som kan lägga till nya projekt i din pågående lista när du avslutar enskilda projekt, gör det.
Läs också: Hur kommer jag till din lärares bra sida?
