Hur hjälper jag din chef att lyckas?

Vad kan du göra för att hjälpa din chef — Eftersom det är så kritiskt, vad kan du göra för att hjälpa din chef och laget att lyckas?

En nyckel till din framgång är att hjälpa din chef att lyckas. Det här låter som brun nosning, men det känner verkligen bara till det symbiotiska förhållandet du (förhoppningsvis) delar med din chef. Resurser - personal och pengar - görs tillgängliga för din chef, teamet och så småningom dig, baserat på lagets övergripande resultat. På vilket sätt du kan öka din chefs effektivitet eller minska deras arbetsbelastning betalar du ut din karriär. Du kanske till och med lär dig tillräckligt av att hjälpa din chef att bli befordrad!

Metod 1 av 4: kommunikation

OM DITT BOSS FÖRBYTTS NU, kommer de att hitta en mycket tyngre kommunikationsarbetsbelastning - den första utmaningen de måste möta. Plötsligt interagerar de inte bara med teamet utan med arbetsgruppens kunder och leverantörer. De sänder samtal från hela företaget - för att ställa in kontorslokaler, telefoner, datorutrustning etc. Och dessutom måste de kämpa med sin chef och kanske några nivåer högre. Så hur minskar du arbetsbelastningen och gör deras kommunikation mer effektiv?

1

Minimera avbrott. Tiden är din chefs mest begränsade resurs. Avbrott tar inte bara tid, men människor tappar tanken och tar ytterligare tid att återhämta sig. Sätt åtminstone upp dina frågor för att minska antalet störningar.
2

Lär dig hur och när du ska avbryta. Varje person har olika preferenser för vilka medier de föredrar att arbeta med och när de dagligen föredrar att hantera avbrott. Använder du chatt, går in på deras kontor eller skickar dem ett e-postmeddelande eller ett telefonsamtal? Det är mycket viktigt för dig att förstå din chefs preferenser inom detta område.
3

Lär dig hur man kommunicerar i en nödsituation. Om det finns en kris som påverkar en klient, hur snart ska du meddela din chef? Ska du ringa klockan 02:00 för att meddela dem eller bara skicka dem via e-post?
4
Vet vilken information som hjälper dem bäst att fatta ett beslut. Återigen har varje chef olika preferenser i hur mycket information de behöver, vilka typer av information, när osv. Här är några alternativ.
- Bara presentera problemet, de kommer att lösa det. Generellt vill dock chefer inte se problem utan en rekommenderad lösning.
- Presentera problemet och en enda rekommenderad lösning. Vissa chefer kommer att lita på din bedömning och följa din rekommendation. Andra chefer vill se alternativ tillsammans med fördelar och nackdelar.
- Presentera problemet och flera alternativa lösningar tillsammans med en rekommendation. För vissa chefer är alternativa lösningar bara slöseri med ansträngning, men andra chefer kräver att se alternativ.
5
Ange data i rätt volym och format.
- Vissa människor vill bara se några sammanfattningsnummer, medan andra vill ha sidor och sidor sett från olika vinklar.
- För format vill vissa se cirkeldiagram, stapeldiagram med trender etc. för att sammanfatta data på hög nivå. Andra vill se tabeller med siffror. Se också för att se vilken typsnitt och punktstorlek din chef och kamrater föredrar.
6

Förvara en anteckningsbok för möten. För vissa chefer anses att gå till ett möte utan anteckningsbok och penna vara en förolämpning. En 6" med 9" spiralbunden anteckningsbok är en bra idé, eftersom den håller anteckningar i datumordning och du undviker arkivering. En anteckningsbok fungerar för alla dina möten.
7

Fråga din chef vad som händer någon annanstans i företaget. Av någon konstig anledning utelämnas detta ämne ofta. Det är mycket viktigt för din chef att berätta för gruppen om förväntningarna hos hans / hennes chef. Lita inte på att din chef ska göra sitt jobb perfekt (mer om detta senare), så försök att utöka din chefs färdigheter med dina egna påminnelser.
8

Håll en exakt registrering av vad din chef har bett dig att göra. Det här är ingen idé. Din chef kan glömma, men inte du fångas glömska. Var noga med att du förstår när uppgiften ska betalas, vad som förväntas etc.
9

Håll en exakt bokföring av vad du har bett om din chef. Lika viktigt som föregående steg. Låt inte förfrågningar dröja längre. Ställ in din egen deadline för när du vill ha svar från din chef. Vid det datumet främjas frågan från kronisk till akut. Exempel: den 2 januari ger du din chef din träningsplan för året och ber om godkännande. Den 16 januari börjar bristen på svar från din chef irritera dig - det har blivit ett kroniskt problem. Ja, det blir inte värre varje dag (du kan bära det), men det är fortfarande ett problem. Så du ställer in den 1 februari som det kritiska datumet. Vid det datumet, behandla bristen på svar som akut - det är plötsligt ett allvarligt problem och prata med din chef. Detta hindrar problemet från att festa fram till 15 maj.

Metod 2 av 4: organisation och projektledning

Profilen påminner dig om hur du kan undvika att störa din chef och hur du bäst hjälper dem att lösa ett problem.

FACED MED NÅGOT PROBLEM, MÖJLIGA LÖSNINGAR brukar koka ner till 1) mer pengar; 2) mer personal; 3) mer tid; 4) mer utrymme; 5) mer teknik; eller 6) bättre organisation. Så en resurssnål chef på den lägre nivån är den bästa frälsningen är bättre organisation. Eftersom det är så kritiskt, vad kan du göra för att hjälpa din chef och laget att lyckas?

1

Var tydlig med organisationsstruktur, mål och ditt ansvar. Du kanske har tänkt på ett bättre sätt att dela upp ansvarsområden, men inte bara nicka huvudet överens och fortsätt sedan med att göra det på det gamla sättet. Om organisationsstrukturen följer någon standard, lära känna standarden.
2

Förstå kompromisser och balans mellan resurser. Det kommer aldrig att finnas tillräckligt med personal, tid, pengar, utrymme, teknik etc. för arbetsbelastningen. Förstå hur din chef har beslutat att mixa och matcha dessa resurser.
3

Samarbeta med andra teammedlemmar för att slutföra projektplaner. Här är ett exempel på var teamet laddar ner arbetet från chefen. Förvänta dig inte att chefen ska vara lika effektiv i alla faser av ett projekt, alla processer, alla färdigheter. Betrakta varje projektplan som ett ramverk och fyll i de tomma områdena.
4

Mät din prestation. Om det redan finns mätvärden, använd dem och studera resultaten. Ja, du kan lära dig av katastrofer, men du behöver mätvärden för att gradvis förbättra dina processer när du har eliminerat katastrofer. Om laget inte redan har mätvärden, uppfinna ditt eget och mäta dig själv. Skapa ett mått, samla in och analysera data och studera resultaten. När mätvärdet har tjänat sitt syfte, vänd dig till ett annat område för att förbättra - släpp det första mätvärdet och starta ett nytt.
5

Se till att teamet lär sig av sina erfarenheter. Efter slutförandet av varje projekt ska du redogöra för vad som gick rätt och vad som kan förbättras. Detta skulle normalt vara en chefs ansvar att ställa in detta, men laget är helt kapabelt att göra detta på egen hand.

Metod 3 av 4: lagarbete

Men genom att dela feedback själva laddar du ner lite arbete från din chef — Vi vill alla att feedbacken kommer från chefen, men genom att dela feedback själva laddar du ner lite arbete från din chef.

SOM SKOLAN, DET ÄR ANSVARET för laget, inte individen, som räknas. Åtgärderna du gör (eller misslyckas med att göra) reflekterar över ditt team och din chef. Deras handlingar (och passivitet) återspeglar också dig. Tillsammans med rykte kommer makt - vilka resurser (personal, pengar) som ges till ditt team.

1

Lämna arbete mellan teammedlemmar effektivt och effektivt. Ditt skifte kan sluta eller någon annan kan göra jobbet bättre. Oavsett anledning för en ledig hand är det viktigare att få jobbet gjort än enskilda egon. Ditt lags klient bryr sig inte vem som gör det, bara att det blir klart.
2

Cross train medlemmar i ditt team. Du känner till alla de e-postmeddelanden som du har fått under de senaste sex månaderna som tippar med hur teamet fungerar, förklarar hur man använder vissa verktyg och beskriver prioriteringar? Personen som precis gick med i ditt team tog inte emot dem för att de inte var här. Se till att de lär sig mer om senaste teamproblem och lösningar.
3

Uppmuntra produktiv feedback bland teammedlemmarna. Om du vet ett bättre sätt att göra saker, dela det med andra. Om någon annan vet ett bättre sätt, lär dig det. Och begränsa inte feedback till kritik. Ge beröm för ett väl utfört jobb. Vi vill alla att feedbacken kommer från chefen, men genom att dela feedback själva laddar du ner lite arbete från din chef.
4

Var försiktig så att ditt lag inte förvandlas till en fiefdom. Fiefdoms är lag som har blivit dåliga - där människor i ett team "skyddar" sina data, använder icke-standardiserade processer och avskräcker interaktioner med andra lag. Fiefdoms leder till gräskrig - konflikter om vilket lag som har vilket ansvar. De dränerar produktiviteten från företaget. Klassiska symtom på fiefdoms är att "tillhandahålla ett flöde" till en annan grupp (istället för tillgång till live företagsdata) och att få veta att "inte prata med någon" utanför teamet.

Metod 4 av 4: administrering

DIN FÖRSTA NIVÅCHEF HAR ETT av de svåraste jobben i företaget. De befordrades antagligen för att de utmärkt på din nivå, och nu förväntas de uppträda i ett område utan någon utbildning. Dessutom förväntas de troligen göra sitt gamla jobb plus ledningsansvaret. För att göra saken svårare har de sällan någon verklig makt, men får en budget, en personalstyrka och en mängd ansvarsområden. En del av din utmaning är att göra det möjligt för din chef att vara effektiv och att använda sin tid effektivt.

1

Utför alla små administrativa uppgifter som krävs på jobbet. Få in ditt tidskort i tid, skapa vad som helst veckovis eller månadsrapporter som krävs osv. När du försenar dessa uppgifter dränerar du bort tid och energi från din chef. Du vill verkligen inte göra det.
2

Var medveten om vad som är viktigt för prestationsgranskning. Under året kommer din chef att säga "... kommer att övervägas i prestationsgranskningen." Bli inte för förvånad om de glömmer alla saker de sa under året, men bli inte förvånade om de kommer ihåg det.
3

Ta ansvar för din egen karriär. Träna din egen träningsplan. Gör en bedömning av dina prestationer varannan månad så att du är redo i slutet av året.
4

Om du kan dra nytta av coachning, be om det. Trots alla ledningsråd i pressen, är det troligt att uppgifter som coachning kommer att göras på grund av tidsbegränsningar för din chef. Med en direkt begäran om coaching om ett specifikt ämne kan du få den coaching du behöver.
5

Skapa en enprofil för din chef. En profil är en lista över någons mål, begränsningar, förväntningar, preferenser, gillar, ogillar, styrkor och svagheter. Profilen påminner dig om hur du kan undvika att störa din chef och hur du bäst hjälper dem att lösa ett problem. Titta igenom den här artikeln för alla omnämnanden av "preferens" och det är en bra start för en profil. Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) kan föreslå andra sätt att förstå och hjälpa din chef.

Läs också: Hur får du din kollega att sluta berätta hur du gör ditt jobb?

Tips

Om du uppmärksammar de frågor och beslut som din chef fattar kan du utveckla ledarskap och bli befordrad. Grattis och kondoleanser!
Spara profiler för tidigare chefer. De hjälper dig att förstå vad som ledde till deras framgångar och problem.
Det tar lång tid att gradvis tillämpa alla dessa steg.
Varje chef är olika, så starta en ny profil för var och en.

Varningar

Håll din chefs enprofil hemma och erkänn inte att den finns.