Hur gör man en överlämning på ett kontor?
Om du lämnar ditt jobb och du behöver göra en överlämning för att hjälpa dig att träna din efterträdare, prata med din chef om vad du förväntas täcka och skriva ett formellt dokument som beskriver allt som din efterträdare behöver veta. Låt den nya personen skugga dig i några dagar och se till att de har allt de behöver under jobbet. Innan du åker ska du ha ett sista överlämningsmöte med din efterträdare och ge dem möjlighet att ställa frågor de kan ha. Fortsätt läsa för mer information om att skriva ditt handover-dokument!
Det sista du ska göra innan du lämnar och slutför överlämningen är att göra ett fullständigt överlämningsmöte med din efterträdare.
När du lämnar en befattning är det troligt att din chef eller chef kommer att be dig att hjälpa till i din överlämningsperiod till din efterträdare. Att vara organiserad och proaktiv hjälper till att säkerställa att ditt företag har en smidig övergång och att du lämnar med ett utmärkt professionellt rykte.
Del 1 av 3: organisera din överlämning
- 1Diskutera överlämnandet med din chef. Du bör börja med att ha en detaljerad diskussion med din chef för att bestämma exakt hur de vill att du ska hantera överlämnandet. Beroende på ditt jobb och hur din chef gillar att arbeta kan du bli ombedd att bidra i stor utsträckning till överlämnandet. Detta kan inkludera att den nya personen skuggar dig i några dagar eller längre.
- I de flesta fall måste du åtminstone förbereda ett formellt handover-dokument.
- Diskutera detta med din chef och ta reda på hur mycket du förväntas bidra och vad fokus för din överlämning ska vara.
- 2Rita upp en tidig översikt över ditt handover-dokument. När du har en klar uppfattning om förvaltarens förväntningar kan du börja med att utarbeta ett utkast till handover-dokument. Detta hjälper dig att organisera dig själv och katalogisera alla olika uppgifter och information som du kommer att behöva förmedla under överlämningsperioden. Detta dokument bör innehålla:
- Detaljerad information om dina dagliga aktiviteter, uppgifter och prioriteringar.
- En översikt över de viktigaste punkterna i rollen.
- En tydlig beskrivning av vad som förväntas av din efterträdare.
- En lista över viktiga filer som kommer att överlämnas. Detta kan inkludera ett visst kontrakt eller ett arbetsprogram.
- 3Fäst lösa ändar. Om du vet att du kommer att lämna ditt inlägg snart kan det vara till hjälp att lägga lite extra arbete på för att se till att du binder upp lösa ändar. Du kommer att få en känsla av tillfredsställelse att uppnå detta, och du kommer också att hjälpa din efterträdare att börja med en ren skiffer. Att göra detta hjälper också till att säkerställa att du lämnar på utmärkta villkor och med ett gott rykte.
- Detta kommer inte alltid att vara möjligt, men om du har något som är nästan över gränsen, lägg in lite extra arbete för att få det gjort.
- En ny person som kommer in i en affär precis när den är nära linjen kan kämpa för att få den stängd, eftersom de inte känner till alla dess invecklade saker.
Behöver jag ett prov om jag vill göra en handover på ett kontor? - 4Kommunicera med dina kollegor. Innan din efterträdare ska börja, försök att ta dig tid att prata med dina kollegor om överlämnandet och fråga om det finns något som dina kollegor tycker att du ska markera. Om det finns en utvecklingsfråga som du inte är medveten om är det här ett bra tillfälle att röra vid basen och ta reda på det.
- Utvecklingsfrågor påverkar sannolikt inte dina sista dagar, men om du är medveten om dem kan du flagga upp dem till din efterträdare.
- Detta är också en chans att se till att alla vet att du lämnar och när. Låt dina kollegor veta om överlämningsperioden så att de kan ta hänsyn till den.
- Din produktivitet kommer sannolikt att sakta ner under överlämnandet, så det är god praxis att ge dina kollegor en viss varning.
- 5Skriv upp ett formellt handover-dokument. Det sista steget i din handoverförberedelse är att fylla i ett formellt handover-dokument. Du kan bygga vidare på utkastsdokumentet, men försök att utarbeta och inkludera all viktig information. Du måste gå igenom dokumentet med din chef och annan nyckelpersonal som det påverkar. Försök att få detta slutfört och skickas till din efterträdare åtminstone några dagar innan de ska starta. Innehållet varierar från jobb till jobb, men det kan innehålla något av följande:
- En lista och tidtabell för åtgärder.
- En sammanfattning av pågående frågor.
- En kalender med kommande händelser och deadlines.
- Lösenord och inloggningsinformation.
- En lista över användbara kontakter.
- En guide för att navigera i filer och mappar i datorsystemet.
Del 2 av 3: hantera överlämningsperioden
- 1Ge så mycket tid som möjligt. När din efterträdare börjar på kontoret kan du fortfarande vara kvar och bli ombedd att göra en mer komplett överlämning. Längden på detta kommer att variera, men i vissa fall får du några dagar eller längre för att hjälpa den nya personen att ta itu med jobbet. Ju mer tid du har för en fullständig överlämning, desto mer information kommer du att kunna skicka vidare.
- Det kommer säkert att finnas saker som du glömde bort, och att ha någon som skuggar dig är ett bra sätt att utsätta dem för olika dagliga aktiviteter.
- 2Överlämna viktiga dokument personligen. Under överlämnandet är det god praxis att se till att alla viktiga data och dokumentation och överlämnas personligen. Detta hjälper dig att se till att de viktigaste sakerna hanteras på lämpligt sätt och att prioriteringarna tydligt anges. Att överlämna dokument ansikte mot ansikte innebär att komplex information kan diskuteras fullständigt innan du lämnar.
- Denna möjlighet att förklara viktig information och för din efterträdare att ställa dig direkta frågor är avgörande för en bra överlämning.
- Detta ger dig också en möjlighet att ge nyanser och sammanhang i en diskussion som annars kanske har förbises.
Det sista steget i din handoverförberedelse är att fylla i ett formellt handover-dokument. - 3Anstränga dig för att hjälpa till. Om du är på kontoret med din efterträdare bör du alltid vara uppmärksam och proaktiv. Anstränga dig för att identifiera och hjälpa till att lösa eventuella problem. Din efterträdare kan vara lite blyg eller skrämd under de första dagarna och kanske inte vill krångla dig med frågor.
- Se till att du gör det tydligt att du är där för att hjälpa och välkomnar frågor.
- Genom att göra detta kommer du att hjälpa till att främja en situation där ansvaret för överlämnandet delas mellan dig och din efterträdare.
- 4Ha ett sista överlämningsmöte. Det sista du ska göra innan du lämnar och slutför överlämningen är att göra ett fullständigt överlämningsmöte med din efterträdare. Be din efterträdare ta med alla utestående frågor de har och de anteckningar de har gjort. Detta möte är ett fantastiskt tillfälle för den nya personen att se till att de förstår sin roll och sitt ansvar.
- Osäkerheter kan rensas upp i mötet.
- Beroende på var du arbetar kan det vara klokt att bjuda in din chef eller handledare att delta i mötet.
- Du bör säkert informera din chef om när och var det sker och fråga dem om det finns något de vill lägga till.
Del 3 av 3: tänka på långsiktig utveckling
- 1Markera tillgängligt stöd och utbildning. Försök att tänka på överlämningen som en möjlighet för dig att verkligen bidra till att ge någon bästa möjliga chans att lyckas. Du försöker inte bara lämna ut uppgifter och jobb, utan försöker hjälpa din efterträdares professionella utveckling och din tidigare arbetsgivares långsiktiga hälsa.
- Gör detta genom att peka på relevanta träningsmöjligheter som du känner till.
- Kanske när du började jobbet fick du en utbildningsserie som hjälper dig att anpassa dig och utvecklas.
- Var noga med att nämna detta för din efterträdare och uppmuntra dem att utforska möjligheterna.
När din efterträdare börjar på kontoret kan du fortfarande vara kvar och bli ombedd att göra en mer komplett överlämning. - 2Försumma inte arbetskulturen. Om du spenderar tid med personen som kommer att fylla din position är det viktigt att inte bara fokusera på tekniska aspekter av jobbet. Varje plats har en unik arbetsmiljö och kultur som kan vara skrämmande eller förvirrande för en nykomling. Var noga med att lägga lite tid åt sidan för att ge den nya personen nedgången i hur kontoret fungerar.
- Anstränga dig för att ta dem runt på kontoret och presentera dem för alla.
- Var noga med att du tydligt definierar den nya medarbetarens roll såväl som befintliga anställda.
- Om jobbbeskrivningen för den nya ankomsten är något annorlunda än din, eller om deras ansvar och prioriteringar är inriktade någon annanstans, se till att befintlig personal erkänner detta.
- 3Ange dina kontaktuppgifter. Om du verkligen vill gå en extra mil kan du ge den nya medarbetaren dina kontaktuppgifter. Du kan säga att de kan kontakta dig om det finns ett stort problem eller om de behöver lite vägledning. Inte alla kommer gärna att göra detta, och det beror sannolikt på ditt förhållande till din tidigare arbetsgivare.
- Ofta kan ett problem lösas med ett enkelt e-postmeddelande.
- Att erbjuda att hjälpa till efter att du lämnar kommer att göra ett gott intryck och öka ditt rykte.
Läs också: Hur får du ut det mesta av ditt kontor?
Frågor och svar
- Vad händer om jag inte kommer att träffa min efterträdare? Finns det saker jag bör tänka på?Jag är i samma situation just nu. Jag gjorde en lista över alla pågående processer och tilldelade personer i mitt team till var och en, i diskussion med min chef. I det här fallet kräver direkt överlämnande att andra kollegor fokuseras på alla möten och möten. Skriftlig dokumentation bör fokusera på processer som är komplexa och sårbara för misstag, snarare än bara statusrapporter.
- Är det möjligt att överlämna när en avskedades utan uppsägningstid?Det beror på. Om du begär tid att lämna in ordentligt kan du få göra det. Det beror på omständigheterna och företagets policy.
- Behöver jag ett prov om jag vill göra en handover på ett kontor?Ja, det kan hjälpa dig att förbereda dig för din överlämning.
- Hur skickar jag e-post från person till person på ett kontor?Skriv en kort anteckning och låt någon leverera den.
Obesvarade frågor
- Vad ska en rektor göra för att överlämna ett kontor smidigt?
- Var kan jag hitta exempel på ett handover-dokument?
Kommentarer (17)
- Jag vill försäkra dig om att informationen jag läser från den här artikeln är väldigt användbar, och jag har börjat använda den för att utbilda min skolpersonal och ordförande.
- Att strukturera stegen för överlämningen. Riktigt bra!
- Väldigt hjälpsam. Jag avslutar bara mitt jobb och vill se till att överlämnandet går så smidigt som möjligt, eftersom du alltid träffas två gånger. Jag visste inte var jag skulle börja, men den här artikeln hjälpte mig att strukturera mina nästa steg.
- Försumma inte arbetskulturen, jag hade glömt allt om detta. Min överlämningsrapport hade helt fokuserat på arbete, arbete och arbete.
- Detta hjälpte mig att planera mitt överlämningsbrev.
- Steg för steg detaljerad förklaring var till hjälp, eftersom det ger dig möjlighet att veta vad du ska göra nästa.
- Den här artikeln har verkligen riktat mig till hur man effektivt överlämnar och därigenom minskar uppgiften som ligger i övergången.
- För det mesta tar människor överlämnanden som att lämna kontoret och visa några dokument i hyllorna, men nu har jag lärt mig i den här artikeln att det är mer än så. Det innebär mycket lärande. Den här artikeln har hjälpt mig att förstå mer om att lämna ett kontor på ett anständigt och professionellt sätt. Tack så mycket för detta.
- Det var häftigt. Gav bra, tydliga, koncisa tips! Älskar en bra guide.
- Omfattande lista med tankar.
- Tack för hjälpen.
- Jag är frivillig som chef i ideell sektor. Detta var till hjälp när man skisserade en enkel process av olika steg i överlämnandet. Det belyste några frågor som jag hade om min snart kommande överlämning. Jag tycker att den här artikeln också är bra för någon som befinner sig i sin första chefs- eller ledarposition med högt ansvarsnivå och lämnar över.
- Artikeln är mycket hjälpsam. Jag kom genast med en plan för hur jag skulle kunna överlämna saker till min chef. Tack, guide!
- En mycket bra uppdelning av vad som krävs för en överlämningsrapport. Jag är så nöjd med all information jag fick.
- Mycket bra insikter i handover-processen.
- I allmänhet är det ett användbart dokument för att styra överlämningsprocessen, särskilt för förstagångsspelare!
- Detta dokument hjälpte mig mycket att känna till nyckelområdena när du tar över någons position på grund av pension / avgång. Det är mycket hjälpsamt och det gör saker mycket lättare.
