Hur tränar jag någon att göra ditt jobb?
Låt din praktikant veta att du kommer att fungera som en resurs för dem när de räknar ut jobbet.
Om du lämnar ditt nuvarande jobb, oavsett om det är för en befordran inom ditt företag eller för att du har accepterat en befattning vid en ny organisation, kan du bli ombedd att utbilda en ny anställd att göra ditt jobb. Utbildning är avgörande när man startar en ny position, eftersom den tillåter den nya medarbetaren att inte bara förstå sina nya arbetsuppgifter, utan företagskulturen och förväntningarna i samband med jobbet. Du kan ställa in en trainee för att ta över din position genom att sätta mål, schemalägga och övervaka deras utbildning och agera som en resurs och mentor när den nya personen lär sig ditt jobb.
Metod 1 av 3: förbereda dig för din praktikant
- 1Ge ditt meddelande. Ofta kommer du att träna någon att göra ditt jobb eftersom du går över till en ny position inom din organisation. Men om du lämnar ditt nuvarande företag måste du meddela lämpligt så att din arbetsgivare vet att din position måste fyllas.
- Titta på ditt anställningsavtal för specifik information om uppsägning. Kontrakt eller avtal kan innehålla språk angående hur långt i förväg du meddelar dig och vilket medium som är lämpligt.
- Om ditt företag inte har ett eget språk angående avgång, vet att standarden är att ge din arbetsgivare två veckors varsel innan du lämnar, och att det är lämpligt att båda träffa din handledare för att diskutera din avgång samt ge dem en skriftlig uttalande om din avsikt att lämna företaget.
- 2Ange vanliga driftsförfaranden. Oavsett hur bra du tränar en ny anställd kommer de troligtvis inte att komma ihåg allt från utbildning. Utveckla en uppsättning skriftliga procedurer som beskriver steg för steg hur du gör din position. Dessa procedurer ska innehålla instruktioner om dagliga uppgifter samt hur man genomför större projekt och processer som du är inblandad i.
- Fråga din chef om det finns en mall för vanliga driftsförfaranden i ditt företag. Att använda en mall hjälper till att hålla saker konsekventa för din praktikant och göra skrivprocessen enklare för dig.
- Börja med att beskriva dina dagliga uppgifter. Förklara steg för steg vad du gör varje dag när du kommer in.
- När du har fastställt den dagliga rutinen, detaljera större processer och projekt förväntas din praktikant ta upp.
- Kartlägg platser för allt som lagras digitalt och använd diagram och skärmdumpar så att eleven kan para ihop dina instruktioner med användbara visuella hjälpmedel för varje steg.
- Skärm är särskilt användbart för något du använder som kan vara proprietär, såsom databaser, content management programvara, företag till affärssystem, eller något du skulle kunna tänka "in-house".
EXPERTTIPSTitta tillbaka på din egen träningsprocess för inspiration. Harish Chandran, Engineering Site Lead för AI-forskningsföretaget DeepMind, säger: "Det bästa sättet att utbilda nya anställda är att ha en riktigt bra erfarenhet ombord och grundlig dokumentation. Tänk på din utbildning, inklusive vad som fungerade för dig och vad som inte gjorde, och brainstorma potentiella lösningar på eventuella problempunkter. Använd den informationen för att skapa en kunskapsbas som skulle vara till nytta för en ny anställning. Om du kan, försök att planera för den anställde att spendera sin första månad eller så på att lära sig informationen.
- 3Ordna ett utrymme. Under en tid kan du och din praktikant dela ett utrymme. Se till att du och din praktikant båda har utrymme att arbeta utan att störa varandra. Om du flyttar till en ny position kanske du vill fråga om ditt nya skrivbord är klart medan du tränar din ersättare.
- Se till att din trainees utrymme är inställd på vad de behöver för att fullgöra sin position. Detta inkluderar att skaffa dem de behörigheter de kan behöva för dator, programvaru- och telefonåtkomst, alla nycklar de kan behöva eller något annat som är relevant för den specifika positionen.
- 4Ställ in ett schema. Se till att du täcker alla ämnen som är viktiga för din praktikant genom att ställa in ett schema innan du börjar träna. Lista upp alla ämnen du vill täcka med din praktikant och avsätt nödvändigt tidsblock för att se till att du kan ta dem genom processen.
- Kom ihåg att ta med tid i varje träningsblock för din praktikant att granska processen och ställa frågor.
- Prata med din handledare om deras planer för praktikanten för att se till att ditt schema passar deras. Om de till exempel planerar att ta ut praktikanten till lunch en eftermiddag, se till att din träningskalender är medveten om den tiden.
- Ha en flexibel attityd när det gäller ditt träningsschema. Om något oväntat dyker upp under ditt jobb, ta med praktikanten även om tiden var avsatt för en annan uppgift. Detta gör att de kan se positionen i handling och börja tillämpa det de redan har lärt sig.
- 5Lär dig själv med din praktikant. Om du inte anställde din praktikant, be din handledare eller HR-avdelning att förse dig med kopior av deras CV, personliga brev och annat material som de kan ha skickat in med sin ansökan. Bekanta dig med deras bakgrund och erfarenhet så att du kan se var de redan har erfarenhet och var de kan behöva mer utbildning.
- Antag inte något om din praktikant. Deras erfarenhet eller bakgrund kan vara imponerande, men de kan inte anpassa sig snabbt till positionen.
- På samma sätt kan deras erfarenheter vara annorlunda än vad du skulle ha övervägt för tjänsten, men de kan fortfarande vara mycket kapabla och snabba att lära sig.
Ofta kommer du att träna någon att göra ditt jobb eftersom du går över till en ny position inom din organisation.
Metod 2 av 3: Arbeta med din praktikant
- 1Introducera dig själv. Presentera dig själv som en person, en medarbetare och en resurs för din praktikant. Ge dem mer än bara ditt namn. Låt dem veta lite om din utbildnings- och yrkesbakgrund och hur länge du har varit i din nuvarande position. Ge dem en chans att relatera till dig så att de också kan börja relatera till positionen.
- Låt din praktikant veta att du kommer att fungera som en resurs för dem när de räknar ut jobbet. Du kanske vill säga, "Jag hjälpte till att utveckla den här databasen, så om du har några frågor även efter träning kan du alltid ringa mig."
- 2Ha en skuggperiod. Den första dagen eller två med din praktikant, låt dem anpassa sig till företaget och jobbet genom att se dig arbeta. Låt dem skugga dig, antingen för hela dagen eller för de delar av dagen där du kommer att hantera din praktikers eventuella jobbfunktioner.
- Hjälp din praktikant genom att erbjuda dig att bryta ner en process när du gör det eller efter att du har slutfört den.
- Låt din praktikant gå igenom sina anteckningar med dig och hjälp dem att fylla i tomma ämnen eller delar som de har missat.
- 3Skapa uppdrag. Mycket av din tid i utbildning kommer att ägnas åt att förklara begrepp och ta din praktikant genom uppgifter och uppgifter. Du vill dock aktivt engagera din praktikant i positionen. Skapa uppdrag för din praktikant för att hjälpa dem att arbeta igenom sina arbetsuppgifter och granska med dem så att de kan se sina styrkor och var de behöver förbättras.
- Om du till exempel hade ett projekt som involverade forskning och en sammanfattning av dina resultat, låt din praktikant upprepa forskningen och syntesen. Gå sedan igenom deras arbete med dem, med samma uppmärksamhet åt vad de gjorde bra och vad som behöver förbättras.
- Om du har ett aktivt projekt, hitta en uppgift inom det för din praktikant att försöka. Detta engagerar dem inte bara aktivt med positionen utan förbereder dem för vad de faktiskt kommer att arbeta med att gå framåt.
- 4Checka in regelbundet. När träningen fortsätter kan du spendera mindre tid dagligen med din praktikant. Du vill ändå checka in med din praktikant dagligen. Detta låter dem känna sig stödda och låter dem arbeta med dig så länge som möjligt för att lära sig jobbet.
- Försök att avsätta 15 minuter varje morgon för att prata med din praktikant om vad de kommer att arbeta med den dagen och hjälp dem att sätta mål för den kommande dagen.
- Avsätt ytterligare 15 till 30 minuter i slutet av varje dag för att prata med din praktikant om vad de åstadkom och svara på eventuella frågor.
Utbildning är avgörande när man startar en ny position, eftersom den tillåter den nya medarbetaren att inte bara förstå sina nya arbetsuppgifter, utan företagskulturen och förväntningarna i samband med jobbet.
Metod 3 av 3: övergång till din position
- 1Låt din praktikant ta ledningen. När din praktikant fortskrider i sin träning, låt dem ta ledningen för vissa uppgifter och projekt. Börja med att få dem att ta hand om den dagliga rutinen utan din hjälp. Sedan, när du känner dig bekväm med deras förmåga att hantera det dagliga, låt dem leda ett visst projekt eller projektkomponent.
- Det finns ingen fastställd tidsram för när någon trainee ska ta ledningen på något. Titta på vad ditt träningsschema tillåter. Om du har några veckor att arbeta med din praktikant kanske du vill fokusera den senaste veckan på att få dem oberoende. Om du bara har några dagar kan detta behöva ske snabbare.
- Att låta dem ta ledning bör innebära att du tar bort dig själv från processen. Erbjud dig att hjälpa din praktikant om de vill eller behöver det, men lämna det annars åt dem att utföra jobbfunktionerna.
- 2Bygg deras relationer inom företaget. När du övergår din position till din praktikant, presentera dem för andra människor som kan vara till hjälp för att slutföra sitt jobb. Titta på de medarbetare som du har arbetat med i din position och presentera din medarbetare och förklara hur de specifikt kan arbeta med den här personen i framtiden.
- Se till att din praktikant har telefonnummer, e-postadresser och annan kontaktinformation som de kan behöva för att komma i kontakt med dessa nya kontakter på egen hand.
- Försök om möjligt att ordna kaffe eller lunch så att din praktikant verkligen kan lära känna personen och deras arbetsfunktioner, snarare än att bara stanna vid skrivbordet.
- 3Sluta arbeta. Någon gång innan din praktikant är helt ensam bör du planera att sluta utföra dina nuvarande jobbfunktioner. Om du kan, kanske du vill rikta din uppmärksamhet mot din nya position. Låt din praktikant ta över positionen medan du fortfarande har träningstid med dem så att du är där om de behöver hjälp.
- Låt din praktikant veta i god tid när du planerar att få dem till fullo anta tjänsten. Förklara för dem: "Jag kommer att vara där om du behöver hjälp eller om något dyker upp som vi inte har täckt ännu, men annars kommer du att ta jobbet helt."
- Låt din handledare också veta i förväg och be dem kommunicera med praktikanten först den dagen.
- 4Gör en slutlig granskning. I slutet av träningsperioden gör du en slutlig prestationsgranskning med praktikanten. Detta bör främst adressera deras styrka och tillväxt och lägga sekundär tonvikt på var de behöver förbättras.
- Fråga din handledare om de också vill delta i denna process för att ge sitt beröm och konstruktiva kritik.
- Om du pratar med din praktikant om områden där de kan behöva förbättras, gör det genom konstruktiv kritik. Låt dem veta att de är på rätt väg och ge dem specifika förbättringspunkter att fokusera på.
- Prata med din praktikant om var de kan söka ytterligare utbildning om de känner att det finns något område de vill stärka. Ge dem namn och kontaktinformation för resurser både interna och externa för ditt företag.
- 5Lämna tjänsten. När träningsperioden är slut, sluta utföra dina gamla arbetsuppgifter. Om du kan, låt din praktikant komma till dig med frågor när de antar positionen. Låt dock inte andra inom din organisation kräva att du utför funktioner som ska göras av din praktikant.
- Om du flyttar till en annan position i din nuvarande organisation, prata med din nya chef och låt dem veta att du blir ombedd att utföra uppgifter från din gamla position. Se om de kan prata med din gamla chef om att överföra ansvar till din praktikant.
- Om du lämnar din organisation är du sannolikt inte skyldig att fortsätta arbeta med dem. Låt bara din tidigare arbetsgivare veta att även om du uppskattade din tid med deras företag är du inte på plats för att slutföra dessa jobbfunktioner längre.
Om du lämnar ditt nuvarande jobb, oavsett om det är för en befordran inom ditt företag eller för att du har accepterat en befattning vid en ny organisation, kan du bli ombedd att utbilda en ny anställd att göra ditt jobb.
- Ha tålamod. Räkna till tio, eller ta dig tid i 5 minuter om du verkligen känner att dina nerver sliten.
- Använd uppenbara misslyckanden som möjligheter att lära dig. Fråga, vad skulle du göra annorlunda nästa gång? Ha en konversation.
- Presentera din praktikant för alla på ditt företag den första dagen. Detta kommer att bryta isen och få dem att känna sig välkomna och en del av laget.
- Oavsett hur kort tid det är, ta alltid tid att diskutera beslut med din praktikant. Att undvika en kommunikationsfördelning är alltid mer tidseffektivt än att behöva göra om ett jobb.
- Se till att ditt träningsprogram passar ditt företag. Gå igenom det med din handledare och få deras godkännande för att undvika komplikationer när träningen börjar.
Kommentarer (3)
- Hjälpte mig att förstå lite. Jag tror att om jag försöker kommer jag att förstå mer. Tack.
- Jag tyckte särskilt om att delen skulle skugga mig och sedan ge upp positionen helt åt praktikanten.
- Det hjälper att ha stegen listade.
