Hur väljer jag affärsprogramvara?

Få en helhetsbild. Vilka är dina skäl till att handla ny programvara? Gör en lista över de utmaningar du vill att programvaran ska ta itu med och dela upp den i två kategorier; Behöver och vill ha. Din behovslista bör vara mycket kort och bör endast bestå av de funktioner som är absolut nödvändiga för att programvaran ska fungera för ditt företag. Din önskelista kan vara mycket bredare och funktioner bör listas i ordning efter betydelse och omfatta alla funktioner som gör livet enklare. Du kan till exempel behöva en segmenterad huvudbok för att spåra resultatet för enskilda divisioner, men det kan bara vara en önskan att stänga kvartalet för varje division vid olika tidpunkter.

Bestäm din budget. Beräkna hur mycket du har råd att spendera, inklusive eventuell ny hårdvara som behövs samt första års implementering och support. Kostnaden för programvaran är viktig, men det är lika viktigt att veta vad dina återkommande kostnader kommer att bli. Behöver du någon som ställer in ny hårdvara? Kan du använda en allmän redovisningsapplikation eller behöver du omfattande anpassningar? Databasrådgivning och anpassning är i allmänhet 75€-150€ per timme beroende på plattform och konsultens erfarenhet, så ju längre ner i listan över Vill du gå desto dyrare kommer mjukvaruimplementeringen att bli.

Begränsa spelplanen. När du väl är utrustad med din behovslista och en preliminär budget bör du snabbt kunna eliminera många produkter baserat på brist på funktioner eller för höga prislappar. Det finns många webbplatser tillgängliga bokföringsprogramvarupaket och låter dig söka efter funktioner eller plattform. Många av dessa webbplatser innehåller också prisinformation, vilket gör det mycket lättare att snabbt rensa ner din lista över potentiella leverantörer. Välj 4-5 paket som ser ut som en bra passform baserat på faktorer som specialisering i att stödja din storlek eller typ av verksamhet, livslängd, produktlinjens djup och supportens omfattning för produkten. Fokusera på företag som tydligt designar produkter med ett öga på framtiden. Detta är uppenbart om de bygger produkter som enkelt kan integreras med andra mjukvarupaket och de använder plattformar och teknik som stöds av branschledare. Välj en plattform som har en bred bas av användare (som Microsoft Access eller Visual Basic) så att du vann 'Jag har problem med att hitta resurser för att hålla den igång.

Utvärdera funktionerna hos semifinalisterna. Vilka paket erbjuder de flesta funktioner från din önskelista? Även om de inte ligger inom din budget nu kan du kanske köpa tilläggsmoduler på vägen. Vilka produktförbättringar planeras? Är det funktioner som kommer att vara användbara för dig och hur snabbt blir de tillgängliga? Ofta kan du förhandla om en rabatt på ytterligare moduler innan de officiellt släpps.

Välj dina finalister. De flesta programvaruföretag tillåter dig att ladda ner demos av deras programvara eller begära en demo på CD. Detta gör att du kan bekanta dig med gränssnittet och se hur några av nyckelfunktionerna fungerar. Leta efter bra design och tydligt markerade funktioner. Är det lätt att räkna ut hur man gör en beställning? Kan du enkelt byta funktioner och tillåter programvaran dig flexibilitet när det gäller att skapa nya poster eller måste du följa en strikt datainmatningsprocedur? Detta är ett riktigt test av vilka produkter som passar bra. Du kan utesluta produkter som är under- eller överkvalificerade för ditt företag och begränsa de 2 eller 3 produkterna som du är bekväm med.

Få input från dina interna användare. De som kommer att använda programvaran är ofta din bästa resurs för att fatta beslut. Fråga din beställningsspecialist om begränsningarna i ditt nuvarande system; tar fakturering för lång tid vilket leder till minskad produktivitet? Vilka andra funktioner vill dina interna användare ha? Hur skulle de spara tid och öka lönsamheten? Detta pekar snabbt på ineffektivitet i ditt nuvarande paket och varnar dig om de funktioner du bör leta efter i potentiella paket. Dessutom har detta den extra fördelen att påskynda internt inköp när du börjar implementera din nya programvara. Anställda kommer att vara mycket mer mottagliga för ett paket som förbättrar deras arbetsflöde.

Gör ditt slutliga val. Innan du gör det, se till att du känner dig bekväm med produkten såväl som leverantören. Om säljaren är för påträngande eller om du känner att de inte kan förse dig med den information du behöver, var inte rädd att be om att prata med någon annan. Det är viktigt att du känner dig bekväm med ditt beslut eftersom du kommer att spendera pengar och, ännu viktigare, tid på att implementera din nya programvara.

Välj din implementeringstjänstleverantör. Du kanske kan hitta tjänsteleverantörer genom remisser från andra företagsägare och vänner, särskilt om paketet du har valt är skrivet i en databas som stöds som Microsoft Access. Men även när detta är fallet är det ofta en bra idé att begära några hänvisningar från din programvaruleverantör. I många fall kan detta spara pengar genom att introducera dig till en konsult som redan känner till den produkt du har valt och kan minska den tid som krävs för att få igång. Det är viktigt att arbeta med någon som du enkelt kan kommunicera med för att ställa förväntningar och budget i början så att kostnaderna inte går ur kontroll.

Gör en slutlig utvärdering. Granska informationen du fick från leverantören och implementeringstjänstleverantören för att säkerställa att produkterna du köper svalar med de tjänster du har planerat. Detta kommer att säkerställa att det inte finns några luckor när du kommer till implementeringsfasen och ger dig en chans att slutföra dina förutgående kostnader samt projektera dina pågående kostnader för utbildning, support och underhåll på årsbasis.