Hur utökar du ditt jobb?

Leta efter ouppfyllda luckor när du försöker utöka din roll. Detta hänvisar till de olösta problemen som hänger om din arbetsplats och möjligheterna; det kommer säkert att finnas några av varje som uppstår genom möten, diskussioner och vardagliga upplevelser på jobbet. Om du kan se lösningar på aktuella problem i hur saker görs på jobbet och ingen annan ägnar dem mycket uppmärksamhet, är de där för att ta. Tillbringa lite av din tid med att ta dessa under dina vingar och brainstorma idéer för att fixa dem och förlita dig på dina egna styrkor och färdigheter.

• Överväg att prata med kollegor och din handledare om vad de tror kan hjälpa arbetsplatsen att fungera bättre när det gäller någon som gör specifika uppgifter.
• Beroende på var du arbetar och vad du har för kompetens är områden som kan visa sig givande att utvidga till: klientrelationer, kontorshanteringssystem, sociala medier, databasförbättringar, inköp, uppdatering av dokumentation / stilar / tillvägagångssätt etc.

Notera möjligheterna när de uppstår. Om du har en gåva för att märka hur saker kan göras bättre, tydligare, snabbare etc., anteckna dem när de uppträder för dig. Detta gör att du kan komma tillbaka vid en lämplig tidpunkt senare och arbeta igenom dem när du kan. Att lära sig att definiera ett problem och sedan implementera en lösning är en naturlig del av självutvecklingen på jobbet och hjälper dig att visa initiativ, entusiasm och förståelse för din organisations behov.

• Känn din organisations uppdrag, principer och värderingar inifrån och ut. Det är viktigt att hålla kontakten med din organisations syfte och avsedda riktning när du strävar efter att själv genomföra förbättringar; du försöker tillföra värde, inte omdirigera vad din organisation gör.

Se till att de gapproblem du har identifierat är värda att lösa, göra eller spendera tid på. Det kommer att skada din karriär eller handelsbana om du inte gör ditt jobb ordentligt, så se till att innan du tar på dig ytterligare uppgifter är de helt anpassade till vad som gynnar arbetsplatsen och dess uppdrag. Att arbeta med de nya uppgifterna får inte försämra ditt rätt tilldelade jobb. För att hjälpa dig att räkna ut om det är värt att attackera luckorna ur ett organisatoriskt perspektiv, ställ dig själv följande frågor:

• Vilket problem försöker min föreslagna ändring lösa?
• Vilka fördelar kommer organisationen att få om jag löser detta problem? (Lista dem.)
• Hur kommer mina nya aktiviteter att gynna mina kollegor? (Till exempel bättre arbetsflöde för alla, färre förseningar, förbättrade anslutningar etc.)
• På vilka sätt kommer arbetsplatsen att bli effektivare till följd av mina förändringar?
• Vilka arbetsplats- eller lagmål kommer att uppfyllas av mina föreslagna ändringar?
• Vilka kostnader eller resurser krävs (om några) för att genomföra mina föreslagna ändringar? Är besparingar en hög möjlighet? Är vinst en möjlighet?
• Vilka möjligheter eller förbättringar kommer detta att ge andra på arbetsplatsen?

Tänk också på det personliga värdet för dig. När du funderar på att utöka din arbetsroll, var ärlig mot dig själv om vad du tror att fördelarna sannolikt kommer att vara för dig personligen. Ställ dig själv sådana frågor som:

• Kommer mitt arbete att gynna personligen? Finns det en sannolikhet för förbättrade jobbchanser?
• Kommer tiden som jag spenderar på detta att förringa mitt vanliga jobb?
• Om så är fallet, är jag villig att ge lite extra tid åt det?
• Kan jag lösa detta problem själv / alls, eller behöver jag hjälp från andra?
• Kommer jag att njuta av den här utmaningen? Det är viktigt att njuta av det du tar på dig, att hålla dig entusiastisk och fokuserad.
• Behöver jag utbildning för att vara riktigt användbar inom de områden jag vill expandera till? I så fall måste detta vara din första prioritet.

Bli proaktiv. När du väl har identifierat de möjliga möjligheterna för nya uppgifter runt arbetsplatsen och bestämt att de är värda ansträngningen är det dags att initiera dem på små men ändå användbara sätt. Ju mer små vinnarlösningar du kan bygga upp, desto mer sannolikt är det att ditt initiativ kommer att accepteras och tillåtas som en del av din roll.

• I många fall kanske det inte finns något behov av att be om tillstånd förutsatt att du inte försummar dina befintliga uppgifter och gör ändringarna stegvis; det kommer att handla om att utveckla ett intresse under utveckling och gradvis utveckla ideala lösningar, kanske under din lunchtid eller i en timme innan arbetet börjar. Tillåten latitud beror på hur mottaglig, flexibel och öppen din organisation är.
• I andra fall kan det vara klokt att utveckla ett förslag snarare än att ta över nya uppgifter utan head-up. Detta kan vara viktigt i en mycket formell och konservativ organisation. undersök och grunda först, presentera ärendet tillsammans med ditt förslag och förbli entusiastisk över resultatet. Kom ihåg att du fortfarande kan visa initiativ, även inom begränsningarna för en mycket konservativ organisation.

Var beredd att göra extra arbete, inte bara byta ditt befintliga arbete mot nytt arbete. Som tidigare nämnts är det troligt (och faktiskt önskvärt till en början) att du kommer att behöva ägna lite personlig tid åt gapproblemen bortom ditt vanliga jobb. Förutsatt att detta inte pågår under lång tid kommer det vanligtvis att vara till hjälp för dig att göra några extra timmar här och där under arbetsveckan för att bevisa att dessa nya uppgifter är till nytta för företaget. En liten uppoffring kan till en början hjälpa till att övertyga din handledare och andra relevanta personer om att dina nya aktiviteter är till stor nytta för alla.

Tänk på vem du kan ta med ombord för att antingen hjälpa dig att utöka din roll eller stödja dig generellt. Om andra kan bekräfta att det du gör är nödvändigt, viktigt och användbart är det mer sannolikt att du får inköp från ledningen. Få vittnesmål från kollegor om hur de anser att dina förändringar förbättrar deras produktivitet och resultat; detta kommer att hjälpa dig att bygga ett mål för en permanent rollförändring.

Hitta sätt att tydligt presentera dina lösningar. Var organiserad om dina lösningar och föra register, anteckningar, foton, etc., över framsteg och resultat så att du enkelt kan visa förbättringarna. Det hjälper också om du kan utveckla något av ett bredare verktyg, till exempel en manual, ett system eller till och med skyltning, som också hjälper kollegor att dra nytta. Var beredd med snabba, spetsiga och korrekta förklaringar om hur dina lösningar har förbättrat arbetsplatsen. Läs sedan Hur får jag en kampanj!

Följ upp med personer som kan auktorisera din ändrade roll. Använd den erfarenhet du har fått från att utföra de nya uppgifterna eller tillvägagångssätten, tillsammans med resultatregistreringen, prata med din handledare / chef eller andra personer som är i stånd att godkänna ändringarna. Detta steg är avgörande, annars kan dina ansträngningar förbises eller helt enkelt antas som en del av din befintliga roll. Var beredd att förklara varför det du gör gör en värdefull skillnad och hur det gynnar företaget eller organisationen. Visa såväl som berätta och ge bevis för förbättrade arbetsplatsresultat. Att argumentera för din rollbyte blir lättare om du tydligt kan visa hur saker och ting redan har förbättrats med de små förändringarna du har tacklat.