Hur dokumenterar jag anställdas resultat?

Identifiera vilken regel eller policy som har överträtts, om tillämpligt. Ge alla anställda en handbok eller annan uppsättning riktlinjer för företaget. Även om du äger ett litet företag med endast ett fåtal anställda kan du ändå skapa en kort uppsättning regler. På det sättet kan du referera till dessa policyer när du ger feedback. För både skriftlig och muntlig feedback måste du tydligt ange frågan och stödja ditt uttalande med fakta som du vet är sanna.

• Du kan till exempel säga "Medarbetaren slutförde inte steg 3 eller 5 i checklistan för det här projektet, som tidigare gavs till medarbetaren."
• Peka på vilken regel som bröts. Du kanske skriver: "Anställdshandboken anger tydligt att anställda måste använda företagsbilen för att göra leveranser. Denna anställde använde sitt personliga fordon utan tillstånd."

Använd bevis för att stödja fakta. Du kan skydda dig själv och företaget från anställdas klagomål genom att se till att stödja din dokumentation med bevis. Om till exempel en anställd inte slutförde en viktig rapport kan du använda den ofullständiga rapporten som bevis.

• Du kan också be andra anställda att tjäna som vittnen. Du kan till exempel skriva, "5 andra anställda märkte att den här personen lämnade kontoret kl. 4 i stället för att stanna till 6, efter behov."
• Om du dokumenterar en dålig klientinteraktion kan du använda e-post eller telefoninspelningar som bevis.

Förklara beteendet som behöver ändras eller fortsätta. Skriv dina rekommendationer skriftligen. Du kan till exempel notera, "Anställd måste följa de skriftliga riktlinjerna för hantering av ett kundklagomål. Specifikt måste medarbetaren erbjuda en tydlig lösning för kunden."

• Diskutera rapporten med den anställde. Du kan säga "Här kan du se att jag skrev ner hur jag skulle vilja att du skulle förbättra dig. I framtiden kan du erbjuda kunden en lösning istället för att säga att problemet inte är ditt fel. Är det klart?"

Utarbeta en specifik handlingsplan. En handlingsplan innehåller de steg som måste vidtas för att bli bättre. För att din anställd ska känna sig som en uppskattad del av teamet, be dem hjälpa dig att utforma planen. Börja med att sätta upp mål och skriv sedan ner hur medarbetaren kommer att uppnå dessa mål. Se till att ta med en deadline för varje steg.

• Du kan skriva, "Anställd kommer att öka försäljningen med 10% per månad. Först kommer den anställde att ringa minst 10 kalla samtal per dag. För det andra kommer den anställde att skicka e-post till minst 15 potentiella kunder varje vecka. För det tredje, den anställde kommer att följa deras framsteg och träffa sin handledare för att diskutera eventuella frågor. Alla dessa uppgifter måste vara klara kl. 14.00 varje fredag. "

Håll en detaljerad registrering av alla konversationer. Det är viktigt att hålla reda på det, för om medarbetaren senare skickar ett klagomål har du extra dokumentation för att visa hur du hanterade situationen. När du har avslutat en konversation om prestanda, ta några minuter att spela in de viktiga punkterna. Du kan också skriva anteckningar under mötet så att du inte missar några stora detaljer.

• Skapa en fil för varje anställd. Det kan vara en elektronisk eller pappersfil (eller båda). Varje gång du gör anteckningar om en anställd placerar du dem i filen.
• Skriv något som "Under det här mötet förklarade jag för den anställde att de har sex månader på sig att förbättra sin försäljning. Vi skapade en handlingsplan tillsammans och jag har lagt en kopia i medarbejderfilen. Den anställde uttryckte oro för att de inte skulle bli kunna förverkliga dessa mål. Jag förklarade varför dessa mål är obligatoriska och gav tydliga steg för hur man ska nå dem. "

Visa att du stöder. Kom ihåg att detta möte ska vara produktivt för både dig och den anställde. Naturligtvis bör du påpeka problem, men se till att också ge lite uppmuntran. Den anställde kommer sannolikt att prestera bättre om de känner sig stödda.

• Försök säga, "Jag vet att dessa mål kan vara riktigt svåra att nå. Men jag tror på dig. Jag vet att du är duktig och jag är här för att stödja dig."