Hur ändrar jag kontorsrutiner?
Förändring kan vara svårt om du har medarbetare eller anställda som är motbjudande för det, men ibland är det nödvändigt att veta hur man ändrar kontorsrutiner för att förbättra moral och produktivitet.
Förändring kan vara svårt om du har medarbetare eller anställda som är motbjudande för det, men ibland är det nödvändigt att veta hur man ändrar kontorsrutiner för att förbättra moral och produktivitet. Tyvärr är det också lättare sagt än gjort. Arbeta med dina anställda och medarbetare för att göra övergången smidig genom att förbereda dig för förändring metodiskt, genomföra den gradvis och tidssätta den på ett klokt sätt.
Del 1 av 2: förbereder sig för förändringar
- 1Skriv en sammanfattning av de nya procedurerna. Skriv en sammanfattning av den nya ändringen av proceduren, jämför den med befintliga procedurer. Du bör täcka flera saker i din sammanfattning, inklusive:
- Vad den nuvarande policyn är.
- Vad nuvarande praxis är. Om de anställda redan har avvikit från etablerade rutiner kan du bara ändra rutiner för att följa etablerade metoder eller skapa överensstämmelse med etablerade rutiner.
- Vad den nya policyn är.
- Konkreta mål för att följa det nya förfarandet. Tänk på dessa som riktmärken som låter människor veta om de lyckas. Om du till exempel vill överföra ditt kontor till "nollbaserad budgetering" där budgetkostnaderna från föregående år inte antas, är det vettigt att ge dina kontors riktmärken under året för hur många avdelningar måste konverteras till det nya systemet.
- 2Uppskatta kostnaden för att genomföra det nya förfarandet. Även om det är rätt att göra en förändring är det inte alltid rätt tid att göra en förändring. För att veta om tiden är rätt måste du ha en uppfattning om kostnaderna för att göra ändringen i förfarandet.
- Tänk på den monetära kostnaden för det material som är nödvändigt för ändringen av förfarandet. I det elektroniska arkiveringsexemplet kan detta vara kostnaderna för programvaran och hårdvaran för det nya arkivsystemet, kostnaden för att ta bort den fysiska infrastrukturen för pappersarkivsystemet och eventuella kostnader för att renovera kontorsutrymmen till följd av något av dem.
- Faktor i kostnaderna för förlorad produktivitet från att de anställda måste lära sig ett nytt system.
- Tänk på kostnaderna för förlorade möjligheter. Medan din personal är upptagen med att transkribera poster, är de inte ute och trummar upp andra affärer eller tar hand om kundernas behov. Detta är också en komponent som du måste ta med när du väger kostnaden för förändring.
- 3Väg upp de beräknade kostnaderna mot din organisations resurser. När du väl har fått en god uppfattning om de möjliga kostnaderna för den nya ändringen i proceduren kan du jämföra den med din organisations resurser.
- Medan du vill tänka på saker som tid och pengar är det viktigt att också ta hänsyn till felmarginalen. Inte bara ska du ha råd med det nya förfarandet när det gäller pengar och resurser nu, utan du måste ha råd med det om något går fel också.
Skriv en sammanfattning av den nya ändringen av proceduren, jämför den med befintliga procedurer. - 4Sätt ihop en koalition. Nästan alla typer av procedurförändringar, oavsett hur små, kommer att stöta på motstånd. Räkna med det. Det bästa sättet att hantera motstånd är att försvaga det innan det har en chans att organisera sig. Innan du formellt inför en ny politik bör du därför sätta ihop en koalition av dem som är tillräckligt kraftfulla för att störa dina planer och få dem bakom förändringen.
- Om du inte kan få dessa viktiga intressenter på din sida, kommer det att bli extremt svårt att genomföra förändringar, även om du är chef. Det är nog bäst att vänta tills du har utvecklat en koalition. Om du implementerar förändringen på en fientlig publik och den inte lyckas kan motståndet undergräva din auktoritet. Det är ju människorna som kommer att se till att den nya politiken faktiskt genomförs. De kommer inte att göra lika bra med ett jobb om de inte håller med vad de har fått i uppdrag att genomdriva.
- Om förändringen kommer att bli särskilt kontroversiell, känn dig möjliga koalitionsmedlemmar individuellt. När du väl har tagit dem till din sida kan du använda deras inflytande för att övertyga mer motvilliga parter.
- 5Förklara varför ändringen behövs nu. Tröghet verkar gälla lika mycket för människors beteende som för fysik, och om människor inte tror att det finns en brådskande anledning att bete sig annorlunda är det ofta svårt att få dem att bete sig annorlunda. Även om du kan använda din makt som handledare för att tvinga dem att följa, kommer det tillvägagångssättet att odla illvilja, vilket kommer att göra det svårare att genomföra förändringar i framtiden.
- För att fastställa känslan av brådskande, förklara för kontoret varför marknadspress (som minskande intäkter) eller möjligheter gör den föreslagna ändringen till det bästa alternativet mellan två eller flera oundvikliga resultat. Om du till exempel behöver genomföra en fyra dagars arbetsvecka kan du få lite pushback, eftersom människor inte gillar att arbeta tio timmars dagar. Men om kontoret får valet av en fyra dagars arbetsvecka mot alternativet av lönesänkningar eller förlorade arbetstillfällen, kommer sannolikt motståndet att vara mycket mindre.
- 6Ge en varning i förväg. Istället för att bara komma in en dag och genomföra den nya policyn, låt dina anställda veta att en ny policy är på väg. Då får de tid att mentalt förbereda sig för att göra justeringen.
- Om till exempel alla på kontoret skulle behöva ta en ny träningskurs, istället för att bara sätta dem i klassen en dag, förklara för dem vad klassen är för, hur lång tid det tar och vilken del av nya behörighetskrav som den representerar (som en fem timmars kurs i en tio timmars certifiering).
- Människor kan vara glömska. Det är alltid en bra idé att utfärda periodiska påminnelser när klockan slingrar sig.
- 7Se till att din kundbas tolererar förändringen. Du implementerar troligtvis ett nytt förfarande eftersom du vill kunna betjäna dina kunder bättre och hitta nya kunder på vägen. Om dina kunder inte tolererar de tillfälliga ineffektiviteter som skapats av förändringen kan det vara bäst att skjuta upp det.
- Inte bara behöver du se till att timing är bra för dig och din organisation, du måste också se till att det är bra timing för dina kunder också. Om du till exempel tillhandahåller logistiktjänster till lokala återförsäljare är det troligen en dålig strategi att plötsligt bli mindre effektiv under semestern.
Även om det är rätt att göra en förändring är det inte alltid rätt tid att göra en förändring.
Del 2 av 2: implementering av nya förfaranden
- 1Distribuera sammanfattningen av den nya policyn till kontoret. När policyn har förklarats för alla, distribuera två kopior av sammanfattningen till arbetarna på ditt kontor. Låt dem underteckna en och behålla en annan för sig själva. På det sättet har du ett undertecknat åtagande som erkänner den nya policyn och samtycker till att följa den.
- 2Träna dem som påverkas av förändringen. När du informerar hela kontoret om den nya policyn, se till att du har budgeterat mycket tid att utbilda dem som kommer att påverkas av den. Träning kan ta en timme eller det kan vara en process på flera dagar eller veckor, beroende på ändringens omfattning. Säkerställ en smidig övergång genom att se till att alla förstår den nya policyn och har tid att träna, ställa frågor och börja bli bekväma.
- 3Lätt in i övergången. Speciellt om du genomför en stor förändring i proceduren är det viktigt att genomföra den i steg. Det ger inte bara din kontorspersonal möjlighet att göra misstag och vänja sig vid de nya procedurerna, det ger dig också möjlighet att revidera mål, hantera förväntningar och justera nästa steg i implementeringen.
- Upprätta ett schema för övergången och träningen och dela relevanta delar med alla som måste följa den. På det sättet har människor en bättre uppfattning om vad som förväntas av dem.
- 4Lyssna på feedback. I slutändan är de personer som har till uppgift att anta det nya förfarandet de som kommer att se till att det antas framgångsrikt. Om du är intresserad av framgången med det nya förfarandet måste du se till att du lyssnar på de problem som människorna som genomför det stöter på. När allt kommer omkring, såvida du inte är ofelbar, finns det antagligen några omständigheter som du inte förutsåg.
- Vissa chefer tycker att lyssna på medarbetares feedback är ett tecken på svaghet. Tvärtom, det visar att chefen är tillräckligt säker i sin auktoritet för att anpassa sig till förändrade omständigheter. Medan en chef som riskerar att förlora sitt jobb kan ha en legitim rädsla för att bli uppskjuten av en underordnad, kan en som är säker i sin position lyssna på och kreditera underordnade för deras insatser.
För att veta om tiden är rätt måste du ha en uppfattning om kostnaderna för att göra ändringen i förfarandet. - 5Justera policyn efter behov. Den nya policyn kan ha verkat perfekt på papper, men i praktiken kanske den inte fungerar som du hoppades. Ta feedbacken du får (kom ihåg att det kommer att finnas en viss push-back som helt enkelt är ett resultat av att vara motståndskraftig eller anpassa sig till det nya förfarandet) och besluta om policyn behöver justeras.
- 6Övervaka resultaten regelbundet. Kom ihåg att det kan ta tid för dig att se den fulla effekten av din policyändring. Att få feedback efter den första månaden och sedan aldrig följa upp igen betyder att du kanske inte ser den totala effekten av förändringen, och att du kanske missar möjligheterna att korrigera eller perfektionera policyn. Se till att du checkar in regelbundet för att säkerställa att policyn har den önskade effekten.
- 7Belöna högpresterande efter behov. Att belöna högpresterande är en klassisk metod för att övervinna motstånd. Det skapar ytterligare incitament för att följa den nya policyn och det skapar motincitament för att följa gruppmentaliteten vid utbrett motstånd mot förändring.
- Om du till exempel måste byta registerföringssystemet från pappersfiler till elektroniska filer, kan du belöna alla som täcker ett visst antal filer med ett presentkort till en trevlig restaurang, en betald ledig dag eller en resa till spa.
Läs också: Hur får du ut det mesta av ditt kontor?
