Hur kan jag vara en bra receptionist?

Ha förstklassiga organisatoriska färdigheter. Receptionister är de människor som representerar företagets ansikte - det är de som kunderna först talar med dem och människorna och kollegorna går till för information och planering av evenemang. Bortsett från att ta samtal och dirigera besökare, hanterar de ofta kunder, organiserar evenemang, ställer in möten etc. Med alla dessa ansvarsområden måste receptionisterna vara riktigt organiserade samtidigt som de hanterar flera krav på en gång. En person håller inte länge som receptionist om han eller hon inte kan jonglera mer än en sak åt gången och hantera dem på ett ordnat sätt.

• Ett bra sätt att hålla ordning är att investera i ett arkivsystem som fungerar bäst för dig. Det är viktigt att veta vilka papper och information din chef, dina kollegor och dina kunder kan behöva. Förvara all denna information i separata mappar - vare sig de finns på datorns skrivbord eller i papperskopia. Organisera ditt arkivsystem på ett sätt som fungerar bäst för dig - om det kräver neon-klisterlappar som bifogas allt, så var det.
• Att vara organiserad betyder också att vara självmotiverad - du behöver inte någon annan som berättar för dig hur du gör något eller håller dig på rätt spår. Om du är organiserad vet du vilka uppgifter du behöver slutföra varje dag och vilka uppgifter som är prioriteringar.
• Ha telefonnummer till hands. (partier och partier) dvs. medarbetare, arbetsgivare, entreprenörer, leverantörer, kontaktnummer för nödsituationer etc. Du behöver dem alla vid en eller annan punkt. Håll telefonnummer ordnade i ett Rolodex eller lämpligt datorprogram.

Ha lite kunskap om teknik under din bälte. Den främsta teknologimottagaren har att göra med är telefonen - och alla knappar och separata linjer som den kommer med. Datorkunskaper är också ett måste - de flesta receptionister måste veta hur man använder e-post och måste vara skickliga i ordbehandling. Det är också bra att veta hur man skapar kalkylark och använder alla branschspecifika program.

• Tänk på att om kopiatoren, skannern eller skrivaren är nära ditt skrivbord kommer du troligen att vara beroende av att använda dem (och felsöka för kollegor som stöter på problem när du använder dem.) När du vet vilken typ av maskin som används på ditt kontor, ta reda på de viktigaste funktionerna och sätten att lösa vanliga problem.

Var pålitlig. En receptionist räknar med att bemanna skrivbordet hela tiden - det speglar dåligt företaget om ingen tar upp telefonen, eller om det finns en rad människor som väntar på att få hjälp. Gör pålitligheten en prioritet - om din chef vet att du är pålitlig och alltid finns där för att hjälpa dig blir du oumbärlig.

Har utmärkta lyssnande färdigheter. En stor del av att vara receptionist lyssnar på människor - oavsett om det är i telefon, en fråga som en klient ställer eller information som vidarebefordras till dig. Att kunna lyssna bra kommer att göra dig mer effektiv - du kommer att kunna lösa problem snabbare när du förstår vad personen frågar första gången, och du kommer att ansluta kunder till personen de försöker nå snabbt.

Anteckna allt. Om en chef ber dig göra något, antecknar du detaljerna. Om en kund ringer, se till att skriva ner deras information (namn, kontaktinformation, vad de vill, etc.) Anteckningar är ett bra sätt att hålla ordning och påminna dig om alla små saker som dyker upp under dagen. Förvara dina anteckningar i ett anteckningsblock och ha det med dig hela tiden. Du kommer att bli förvånad över hur hjälpsamma de är, särskilt när du försöker komma ihåg vad personen som ringde för fem timmar sedan ville ha.

• Se till att du skriver ut meddelanden i detalj och läser igenom vad du har skrivit och viktigast när du tar ett meddelande, upprepa meddelandet och kontaktinformationen som du fick så att du kan se till innan du lägger på att du har rätt information att vidarebefordra.

Svara telefonen artigt med en vanlig hälsning som "god morgon, tack för att du ringde vårt företag, mitt namn är __, hur kan jag hjälpa dig? Se till att telefonen besvaras vid första eller andra ringen. Det är inte bra att håll människor kvar i mer än en minut (det är längre än du kanske tror.)

• Lyssna noga på namnet på den person som den som ringer ber om. Upprepa tillbaka till den som ringer om det behövs. Mobiltelefoner förvränger ofta ljud. Skriv personens namn som samtalet riktas till om uttalet är svårt.
• Rik samtalet artigt med en standardfras som "Ett ögonblick tack för Mr. Smith." Eller om den personen är i telefon, "Jag är ledsen, Mr. Smith är i telefon just nu. Vill du vänta i vänteläge eller vill du lämna honom ett röstmeddelande?" Tacka dem artigt och rikta samtalet därefter.

Hälsa leveranspersonal med samma professionalism och artighet som alla andra besökare. Du kan behöva underteckna leveranser. Se till att din signatur är läsbar. Leveranspersonal kan behöva anvisningar om var de ska lämna paket. Se till att du kontaktar lämpliga anställda för sådana frågor.

Hantera kunder som kommer till ditt företag med effektivitet och artighet. När besökarna har identifierat vem de är och vem de letar efter, kontakta personen och låt henne / honom veta vem som är där. En vanlig lämplig fras är "Herr Smith, herr Jones från XYZ Corporation är här för att träffa dig för hans möte klockan två." Få alltid ett för- och efternamn och namnet på organisationen de kommer från. Det är bra att fråga om de har en tid med Mr. Smith. Herr Smith kommer att ge dig instruktioner om var du ska vänta på besökaren och hur länge. Du kan då säga besökaren "Mr. Smith kommer att vara med dig om ett ögonblick." eller "Herr Smith sa att han avslutar ett möte och kommer att vara med dig om fem minuter. Du kanske får plats. Tack."