Hur organiserar jag pappersfiler på jobbet?
Om hela ditt arkivsystem är pappersbaserat, skanna och ladda upp dina filer för att skapa en digital säkerhetskopia.
Pappersfiler kan vara ont, särskilt när de staplas upp på skrivbordet. För att få ett bättre grepp om dina avvikande papper och kvitton, försök att sortera igenom alla dina ofyllda dokument. Använd sedan ett arkivskåp eller en låda för att sortera dina filer i en mängd olika mappar. Om du vill eliminera din kontorsrörelse helt kan du ladda upp dina dokument till en dator, wiki eller ett annat molnbaserat system. Med en grundläggande plan på plats kan du bättre hantera många typer av filer i ditt kontor!
Metod 1 av 3: filtrera genom dina dokument
- 1Separata dokument som måste arkiveras från de du fortfarande använder. När du börjar ordna dina papper gör du en hög för dem som är redo att läggas bort och en separat hög för dem som behöver stanna kvar på ditt skrivbord. Skaffa en pappersarrangör med 2 kortplatser för ditt skrivbord så att dina dokument förblir organiserade även efter den första sorterings- och arkiveringsprocessen. Förvara de dokument du ska använda i en plats och de som är redo att arkiveras i en annan.
- 2Välj en dag varje vecka för att skicka ditt pappersarbete. Låt inte dina korgar med nya dokument komma ur kontroll; ställ istället undan en dag eller 2 för att sortera och organisera dina filer. Om du inte hanterar många kvitton och dokument i din arbetsyta kan du bara behöva en dag för att få jobbet gjort. Men om ditt jobb innebär mycket pappersarbete kanske du vill avsätta 2-3 dagar för att sortera igenom dina oorganiserade dokument.
- Att sortera dina filer varje vecka gör organisationsprocessen mycket mer hanterbar.
- 3Märk alla dina filer med utmatningsdatum för att förhindra röran. Innan du lämnar in några nya dokument ska du granska datumet och innehållet i varje fil noggrant. Om dokumentet avser ett pågående projekt eller annan fråga, skriv "pågår" överst i filen. Om papperet diskuterar ett slutfört projekt, märk filen som "färdig". Markera dessutom en tid då filen inte längre är nödvändig och dokumentet kan strimlas eller återvinnas.
- Om du snabbt skannar över filer kan dessa noteringar hjälpa dig att hitta rätt fil mer effektivt.
Om du vill skapa ett mer specifikt arkivsystem kan du försöka lägga till undermappar i ditt större, mer allmänna arkivsystem. - 4Återvinn alla irrelevanta dokument istället för att arkivera dem. Antag inte att varje fil förtjänar en plats i ditt arkivskåp eller låda. Lägg istället bort onödiga dokument i din papperskorg. Om dina filer innehåller personlig information, strimla dokumenten istället för att återvinna dem.
- Strimla alla filer med ekonomi- och kontoinformation, ditt personnummer eller andra känsliga uppgifter.
Metod 2 av 3: välja ett sorteringssystem
- 1Välj ett fysiskt lagringsutrymme för dina filer. Undersök layouten för din arbetsyta och tänk på vilket arkivsystem som fungerar bäst. Om du har ett kontor kan ett stort arkivskåp vara ett bra alternativ. Men om du har en mindre arbetsyta kan en arkiveringslåda eller papperskorg vara mer logisk logiskt.
- När du köper ett nytt lagringssystem, försök att prioritera kvalitet framför pris.
- Oavsett ditt arkivsystem, se till att placera känsliga dokument i en säker mapp.
- 2Ordna dina papper efter datum om dina filer är tidskänsliga. Välj ett organisationssystem som är mest vettigt för ditt företag eller kontor. Om ditt jobb är centrerat kring tidsfrister, försök att beställa dina mappar med det senaste datumet framför. När dagarna går, fortsätt att lägga till nya mappar och filer på arkivskåpets eller lådans framsida.
- Du kan till exempel ha separata filer i dagar, veckor eller månader.
- Till exempel, om du arbetar som skattekonsult, vore det meningsfullt att lämna in dina kunders dokument efter datum.
- Detta system fungerar bra för personer som arbetar med tidskänsliga material.
- 3Designa ett kalenderbaserat sorteringssystem om du hanterar kronologiska filer. Om du hanterar en stor mängd filer i ditt kontorsutrymme kan du försöka lägga till ett "kittlande" arkivsystem i dina skåp och lådor. I likhet med en kalender använder "tickler" -systemet 12 stora mappar för att representera varje månad, med 28-31 undermappar som åtföljer varje stor mapp för varje dag i månaden. Försök använda den här metoden om du har ett datumorienterat jobb.
- Om du till exempel arbetar för ett exportföretag kan det vara lättare att sortera dina filer efter månad och datum istället för en allmän kategori.
- Detta system är bättre för individer som föredrar konkret, numerisk organisation, i motsats till färgkodning.
- 4Sortera dina filer efter ämne om du föredrar att kategorisera dina papper. Välj olika kategorier för dina mappar och ordna dem sedan efter relevans. När du ordnar ditt arkivskåp eller låda, placera mapparna med mest relevans och vikt framför. Fortsätt sortera dina filer med detta i åtanke så att du har enkel tillgång till viktiga dokument.
- Till exempel, om du är finansiell rådgivare för ett företag, vore det mer meningsfullt att sortera dina dokument efter betydelse och relevans, som "investeringar", "löner" och "skatt".
För att hålla dina filer på ett ställe, använd den här tjänsten för att ladda upp bilder av dina filer så att de kan lagras i ett molnbaserat program. - 5Välj breda kategorinamn för dina filer. Använd inte långa, alltför specifika etiketter för dina mappar. Försök istället att välja allmänna, inkluderande etiketter så att du inte har svårt att sortera nya filer senare. Om du vill skapa ett mer specifikt arkivsystem kan du försöka lägga till undermappar i ditt större, mer allmänna arkivsystem.
- Till exempel skulle "Kostnadsrapporter för 3 april" inte vara en bra kategori för en allmän mapp, eftersom den är alldeles för specifik. Istället märker du mappen som "Kostnadsrapporter", som är mycket mer öppen.
Tips: Etikettproducenter är ett enkelt och effektivt sätt att kategorisera dina filer.
- 6Färgkod dina dokument för att skapa ett visuellt tilltalande system. Investera i en mängd flerfärgade filmappar och etiketter. Tilldela sedan olika filkategorier till olika mapp- och etikettfärger så att du kan hålla ditt arkivsystem konsekvent. Försök använda samma färger och kategorier i dina arkivskåp och lådor så att du kan komma åt olika filer snabbt och effektivt.
- Till exempel, märk dina gula mappar för e-postkorrespondens, röda mappar för skatterelaterade formulär och gröna mappar för lön.
- Försök att använda färgscheman och etiketter som är lätta att komma ihåg. Till exempel kan grönt vara en bra färgetikett för finansiella former, eftersom färgen grön ofta är förknippad med pengar.
- Detta system är bäst för visuella elever.
Metod 3 av 3: ta en digital strategi
- 1Skanna dina pappersfiler för att lagra dem digitalt. När du lägger till en ny fil i skåpet eller lådan använder du en skanner för att ladda upp en digital version av filen till din dator. Om du behöver komma åt en fil snabbt kommer du att ha en mycket snabbare och enklare tid att söka på din stationära dator än att skifta igenom flera mappar. Om hela ditt arkivsystem är pappersbaserat, skanna och ladda upp dina filer för att skapa en digital säkerhetskopia.
- Stressa inte om du inte har ett digitalt arkivsystem! Skanna bara och ladda upp dina filer en mapp i taget.
- Du kan också skanna filer med vissa telefonappar.
- 2Välj konsekventa namn för alla dina filer. Välj etiketter för dina digitala dokument som är enkla att söka och komma åt. Försök helst att dessa filer följer en konsekvent dem, som ett datum eller efternamn, eftersom det blir lättare att sortera igenom dem. Om nödvändigt, inkludera alla relevanta platser, datamängder eller versionsnummer i titlarna på dina filer.
- Använd inga specialtecken i dina filtitlar, eftersom datorer inte kan bearbeta dem korrekt.
- Märk till exempel ditt dokument som 20031124 när du hänvisar till ett specifikt datum som den 24 november 2003.
- 3Sortera dina digitala filer med mappar och undermappar. På samma sätt som ett arkivskåp, använd en mängd digitala mappar för att lagra och ordna dina skannade dokument. På skrivbordet skapar och märker du flera mappar som gäller dina uppladdade filer. Om du vill använda mer specifika kategorier skapar du flera undermappar i varje större mapp. Fortsätt tippa med dina digitala mappar tills du hittar ett system som fungerar bra för dig!
- Om du till exempel har en mapp som heter "Skatter" kan du skapa flera undermappar för olika år.
Låt inte dina korgar med nya dokument komma ur kontroll; ställ istället undan en dag eller 2 för att sortera och organisera dina filer. - 4Ladda upp dina dokument till en wiki så att flera personer kan komma åt dem. Om din arbetsyta är mer samarbetsvillig, skapa en wiki online som dina medarbetare och överordnade kan komma åt. När du har loggat in på wiki använder du avsnittet "verktygslåda" för att komma till knappen "ladda upp fil". Med den här funktionen kan du länka ditt nyligen uppladdade dokument till en mängd olika personer som nu kan se och komma åt filen.
- Tänk på att vem som helst kan redigera filer på en wiki.
- 5Använd molnbaserad programvara för att arkivera dokument när du är på språng. Ladda ner en app eller annan digital tjänst som fungerar både på datorer och mobila enheter. För att hålla dina filer på ett ställe, använd den här tjänsten för att ladda upp bilder av dina filer, så att de kan lagras i ett molnbaserat program. Medan vissa programvaror är gratis kan du behöva betala för att få mer lagringsutrymme.
- IDrive, Dropbox, SugarSync, Box och Microsoft One Drive är alla exempel på molnbaserade lagringssystem.
Filtrera genom dina dokument
- Penna eller penna
- Mappar
Välja ett sorteringssystem
- Mappar
- Arkiveringsskåp
- Etiketttillverkare
Läs också: Hur gör man en flaskdrift?
