Hur skapar jag ett felfritt arkivsystem på din dator?

Förstå hur du skapar mappar på din dator. Du kan skapa en ny, tom mapp och namnge den vad du vill på både Windows- och Mac-datorer:

• Windows - Högerklicka på ett tomt utrymme, välj Nytt, klicka på Mapp, skriv in mappens namn och tryck på ↵ Enter.
• Mac - Gå till en plats där du vill skapa en mapp, klicka på Arkiv, klicka på Ny mapp, skriv in mappens namn och tryck på ↵ Enter.

Kom ihåg att använda intuitiva etiketter för dina mappar. Istället för att förkorta dina mappnamn eller använda slang, se till att skriva in ett kortfattat, beskrivande namn för varje mapp.

• Till exempel ska din dokumentmapp vara märkt "Dokument" eller något liknande, inte "Dokument".
• En bra tumregel är att märka dina mappar som om du skapade ett arkivsystem för en annan person att kunna navigera utan hjälp.

Gå till mappen där du vill skapa ditt arkivsystem. Om du skapar ditt arkivsystem på skrivbordet, se till att du är där innan du fortsätter.

• Windows-användare kan inte skapa arkivsystemet i appen Den här datorn (eller Den här datorn).

Skapa en basmapp. Det här är den mapp som ditt arkivsystems mappar går in i, så namnge det något som "Files" eller "My Filing System".

Öppna basmappen. Dubbelklicka på basmappen för att göra det.

Skapa en "tillfällig" mapp. Det här är mappen där du lagrar filer som inte nödvändigtvis behöver sparas i mer än några dagar (t.ex. filer för ett projekt du arbetar med).

• Mappen "Tillfällig" ska alltid finnas direkt inuti basmappen för enkel åtkomst.

Skapa en mapp för varje dokumentkategori du vill organisera. Tänk på kategorimappar som arkivskåpets "lådor". Det här steget varierar beroende på dina behov, men dina nödvändiga mappnamn kan innehålla några eller alla av följande:

• Dokument
• musik
• Bilder
• videoklipp
• Arbete

Skapa undermappar för dina kategorimappar. Öppna en kategorimapp och skapa sedan en mapp inuti den för att fungera som en underkategorimapp. Detta kommer att separera dina filer ytterligare.

• Till exempel, om din kategorimapp är märkt "Dokument", kan du ha tre undermappar med titeln "Word-dokument", "PDF-filer" och "Kalkylark".
• Du kan också upprepa denna process med undermappar: öppna en undermapp och skapa sedan en mapp inuti den.
• Tänk på undermappar som arkivkuvert som används i en arkivlåda (där kategorimappen är lådan).

Flytta filer till ditt arkivsystem. Nu när du har ram för dina filer måste du börja flytta saker som dokument, bilder, musik, videor och så vidare till lämpliga mappar i arkivsystemet. Det enklaste sättet att göra detta är genom att klicka och dra filerna till nödvändiga mappar.

• På en Windows-dator kan du välja de filer du vill flytta, trycka på Ctrl+ för X att kopiera och ta bort filerna och sedan gå till mappplatsen och trycka på Ctrl+ för V att klistra in filerna.

Skapa dolda mappar om det behövs. Om du har filer som du vill hålla privata kan du dölja dem inuti en dold mapp och sedan stänga av dold mappvisning på din dator. Detta kommer att hindra den avslappnade snooper från att komma över din känsliga information.

• Tänk på att vissa indexeringsprogram fortfarande visar mappen om den är dold.

Säkerhetskopiera regelbundet ditt arkivsystem. Detta är mycket viktigt, eftersom detta både kommer att säkerställa att dina filer alltid kan hämtas och hålla din dator organiserad. Det enklaste sättet att säkerhetskopiera ditt arkivsystem är att kopiera det genom att välja det och trycka på Ctrl+ C(Windows) eller ⌘ Command+ C(Mac), öppna en extern hårddisk eller flash-enhet och klistra in arkiveringssystemet där genom att trycka på Ctrl+ V(Windows) eller ⌘ Command+ V(Mac). Du kan sedan byta namn på arkivsystemets mapp till datumet för säkerhetskopian.

• Du kan också ladda upp ditt arkivsystem till en molnlagringstjänst som Google Drive, iCloud Drive, OneDrive eller DropBox.
• Se till att du håller kvar systembackups i minst ett år. Detta kommer att säkerställa att, även om din dator äventyras eller om du tar bort en fil som du trodde att du inte behövde, kommer du att kunna komma åt säkerhetskopian för att återställa den senaste versionen.

Upprätta regler för dig själv. Ditt arkivsystem håller dig bara så organiserad; Om du vill dra full nytta av systemets organisationskapacitet måste du följa dina egna regler för att använda det. Några bra regler att behålla inkluderar följande:

• Spara aldrig lösa filer i en mapp som också innehåller undermappar.
• Töm mappen "Tillfällig" minst en gång i veckan.
• Undvik att radera dokument, kvitton eller andra potentiellt användbara saker även om du tror att deras användbarhet är uppe.
• Häng inte på utgångna eller värdelösa filer.
• Säkerhetskopiera ditt arkivsystem en gång i veckan.

Ta bort dina arkivsystems onödiga filer. Med tiden går en del av ditt arkivsystems innehåll alltid föråldrat, överflödigt eller på annat sätt onödigt att behålla. Även om du kanske känner att du borde hålla fast i dessa filer "för alla fall", är det bättre att ta bort dem och frigöra röran än att hålla fast vid dem.

• Om du regelbundet säkerhetskopierar ditt arkivsystem till en hårddisk eller en molnlagringstjänst gör du detta efter att du har säkerhetskopierat arkivsystemet.
• Att ta bort dina arkivs onödiga filer medan du sparar dem i en säkerhetskopia säkerställer att du fortfarande har tillgång till dem om behov uppstår samtidigt som du håller datorns arkivsystem tätt.

Kom ihåg att spara nya filer direkt i ditt arkivsystem. När du skapar dokument eller laddar ner filer har du vanligtvis möjlighet att välja platsen där du sparar dem. medan de flesta program använder en standardmapp någonstans på din dator om du inte väljer en specifik plats kan du välja att spara objekten i ditt arkivsystem genom att klicka på Spara som eller Bläddra och sedan gå till den arkiveringssystemmapp du vill använda sig av.

• Du kommer vanligtvis att använda Spara som alternativ när du sparar ett dokument från ett program (t.ex. en Microsoft Word-dokument), medan filer laddas ner från din webbläsare kräver vanligen att du kan välja en mapp eller klicka på Bläddra....

Byt namn på filer för att minska den visuella röran. Som standard har de flesta nedladdade filer proprietära namn. Du kan byta namn på dessa filer för att använda din egen formulering för att rensa ditt arkivsystems visuella presentation:

• Windows - Högerklicka på en fil, klicka på Byt namn i rullgardinsmenyn, skriv vad du vill ge filen namnet på och tryck på ↵ Enter.
• Mac - Klicka en gång på filen, tryck på ⏎ Returntangenten, skriv in vad du vill namnge filen och tryck på ⏎ Return.