Hur begär jag ledighet via e-post?

När du sätter dig ner för att skriva din e-postförfrågan, var direkt, vänlig och ge en bra förklaring till varför du vill ta jobbet av.

Att be om ledighet kan vara skrämmande och besvärligt, men det är ofta nödvändigt. Om du planerar din tid borta från jobbet så att det orsakar minimala problem för din arbetsgivare, kommer du att få en bättre möjlighet att få lediga dagar. När du sätter dig ner för att skriva din e-postförfrågan, var direkt, vänlig och ge en bra förklaring till varför du vill börja arbeta. Oavsett om du tar semester eller deltar i personliga frågor kan du begära ledighet med förtroende om du är artig och omtänksam hur din frånvaro kommer att påverka din arbetsplats.

Del 1 av 2: timing av din begäran

1
Kontrollera företagets policy när du begär ledighet. Kontrollera din anställdes handbok eller fråga en handledare vad semesterpolicyn är på din arbetsplats. Ta reda på hur många dagar du har tillgängliga, hur och när de löper ut, och om du är berättigad till betald ledighet.
- Senioritet kan också påverka hur många dagar du kan ta av och när du kan ta semester.
- Om du är nyanställd, kontrollera om du är berättigad till ledighet ännu. Det kan vara svårt att ta ledigt när du är nyanställd och din handledare kanske inte är entusiastisk.
2
Planera dina lediga dagar vid en lämplig tidpunkt. Det blir lättare att ta ledigt om du inte är involverad i ett pågående projekt eller om det inte finns några kommande tidsfrister. Om ditt företag har en viss tid på året som är mycket upptagen, bör du försöka undvika att ta lediga dagar under den perioden.
- Om du behöver ledighet under en hektisk period för en oväntad nödsituation eller möjlighet, ge en stark förklaring till din begäran.
- Fråga om det är möjligt någon annan överväger att ta ledigt runt de datum du vill ha. Om din anställningsort är knappt bemannad blir det svårare för din chef att bevilja din begäran.
- Om din begäran om ledighet beviljas, påminn dina kollegor om att du kommer att vara borta ungefär en vecka innan du tar dig ledigt från jobbet.
För mer hjälp, inklusive vad du ska lägga till som ämne för din e-post med tidsbegäran, läs vidare!
3
Gör din begäran minst två veckor i förväg. Du bör be om lediga dagar minst två veckor före det datum du vill börja din ledighet. Ju mer förhandsmeddelande du kan ge desto större chanser har du för att få ledigt. Att låta din handledare veta att du planerar att ta ledighet flera veckor eller till och med en månad innan du planerar att lämna gör att din arbetsplats kan förbereda dig för din frånvaro.
- Ju längre du planerar att starta arbetet, desto mer förvarning bör du ge. Att ge 2 veckors varsel för några lediga dagar är tillräckligt. Om du är borta en vecka eller mer bör du försöka meddela din chef minst en månad innan du planerar att lämna.
4
Slutför så mycket arbete du kan innan du åker. Om det finns uppgifter och ansvarsområden som du skulle göra under den tid du begär arbete ska du slutföra så många av dem som möjligt innan du lämnar. Att försäkra dina medarbetare att din frånvaro inte kommer att belasta dem för mycket kommer att uppskattas mycket och göra det lättare för din handledare att bevilja din begäran.
- Om du har arbetsuppgifter som inte kan slutföras innan du lämnar, gör avtal med kollegor för att täcka för dig. Se till att de förstår de uppgifter du behöver för att de ska kunna utföra. Ge dem kontaktinformation om de behöver din hjälp.

Del 2 av 2: skriva din e-post

1
Lägg din begäran i ämnesraden för e-post. Du vill att din handledare omedelbart ska förstå din begäran utan att ens öppna e-postmeddelandet. Ange specifikt att du begär ledighet och ange de datum du begär i ämnesraden.
- Exempelvis kan en ämnesrad vara: " Pat Smith begär semesterdagar 10/10/2020 till 10 / 22,5020."
För att hjälpa din chef att känna sig mer bekväm med din begäran, inkludera eventuella arrangemang som du har gjort för att täcka ditt arbete under din frånvaro.
2
Öppna med en vänlig hälsning. Adressera din handledare direkt med namn och inkludera en hälsning. Det kan verka som en onödig eller obetydlig sak, men sätter en varm ton och får e-postmeddelandet att se mer professionellt ut.
- Din hälsning behöver inte vara något snyggt. Att säga något så enkelt som "Hey Jane", "Hello Dave" eller "Greetings Aden" är helt bra.
- Var medveten om din handledares titlar och preferenser för hur de adresseras. Om din anställd vanligtvis använder efternamn i kommunikationen kan det vara respektlöst att använda din chefs förnamn i ett e-postmeddelande. På samma sätt, om din handledare använder ett titelprefix (som läkare, professor, domare etc.), bör du använda det i din hälsning.
3
Ange dina semestrar. Även om du redan har lagt in datumen du vill ha i ämnesraden för e-post bör du ändra dem på första raden i din e-post. Lägg denna information i form av en begäran.
- Du kan till exempel skriva: "Jag vill begära semester från onsdag 10 oktober till torsdag 25 oktober."
4
Förklara varför du vill ha ledighet. Omedelbart efter att du har angett dina datum som du vill ha, ange anledningen till att du gör begäran. Du bör vara ärlig om varför du vill ha ledighet, även om du tror att din anledning inte kommer att få ett positivt svar. Om du ljuger om varför du behöver ledighet kan det få allvarliga återverkningar, och det kommer att bli mycket svårare att begära ledighet i framtiden.
- Du kan till exempel skriva: "Jag ber om lediga dagar eftersom min familj åker till Hawaii."
- Om du begär ledighet på grund av en nödsituation eller en oväntad händelse, se till att du betonar detta i din förklaring. Begravningar, medicinska problem eller till och med överraskningsbröllop är några exempel på oväntade händelser som skulle göra din chef mer sannolikt att bevilja en sista minuten-begäran.
För att begära ledighet från jobbet via e-post, se till att du skickar din begäran minst två veckor i förväg så att din chef har tillräckligt med tid för att förbereda dig för din frånvaro, vilket ökar chansen att få godkännande.
5
Försäkra din handledare att du har en plan för din frånvaro. Låt din arbetsgivare veta att du noggrant har övervägt hur din frånvaro kan påverka arbetsplatsen. Om du behöver göra arrangemang för att någon ska täcka för dig eller om befintliga projekt och kunder kan behöva din uppmärksamhet under din lediga tid, förklara detaljerna om hur du kommer att lösa dessa problem. Ju mer arbete och frustration du kan spara din handledare, desto bekvämare kommer de att vara med dig att ta ledigt.
- Du kan till exempel skriva: "Jag har sett till att mina ansvarsområden kommer att tas om hand när jag är borta. Jag har ordnat Charlie för att hantera mina klienter. Dessutom har jag redan slutfört alla pappersarbete som jag skulle behöva göra under min frånvaro."
- Det är alltid en bra idé att berätta för din handledare hur du kan kontaktas när du är borta. Om du inte kan eller vill ge ett telefonnummer eller e-postmeddelande där du kan nås under din lediga tid, måste du ange denna information i din begäran.
6
Avsluta med en positiv not. Den sista raden i ditt e-postmeddelande bör fråga om din begäran är bra med din arbetsgivare. Du bör också tacka din handledare innan du loggar ut med ditt namn. Detta behåller den vänliga och professionella tonen som började med din hälsning.
- I den avslutande delen av din e-post kan till exempel läsas: "Låter det här allt OK? Tack, Pat."

Expertråd

Hur du får ut det mesta av din ledighet:

Sätt ett mål för dig själv när det gäller något du vill lära dig eller uppnå under de kommande 6 månaderna. Att ha något att se fram emot kan hjälpa dig att hålla dig motiverad den första månaden efter att du återvänt från en lång arbetssemester.
Tänk på din karriär under din lediga tid. Fråga dig själv var du vill vara och om ditt jobb faktiskt ger dig det. Därefter brainstorma möjligheter inom ditt jobb som kan hjälpa dig att komma närmare dina långsiktiga mål.
Om du är nöjd på din arbetsplats men inte i den exakta rollen du är i, överväga att prata med din chef innan du kommer tillbaka om att eventuellt gå över till en annan roll i företaget.

Läs också: Hur rengör jag stora e-postkontaktlistor för e-postmarknadsföringskampanjer?

Hur begär jag ledighet via e-post?

Steg

Del 1 av 2: timing av din begäran

Del 2 av 2: skriva din e-post

Expertråd

Läs också: