Hur skriver jag ett e-postmeddelande om kunskapsdelning?
En e-post för kunskapsdelning är ett e-postmeddelande som är utformat för att dela information, särskilt på arbetsplatsen eller i en annan professionell miljö.
En e-post för kunskapsdelning är ett e-postmeddelande som är utformat för att dela information, särskilt på arbetsplatsen eller i en annan professionell miljö. Kunskapsdelning är ett utmärkt sätt att visa dina kollegor att du bryr dig om dem och vill dela det du vet med dem, i hopp om att det kan hjälpa dem i framtiden. Det kan också hjälpa till att stärka dina professionella kontakter. Försök att göra din kunskapsdelnings e-post så tydlig och smältbar som möjligt. Detta gör dem lätta för andra att förstå och absorbera.
Metod 1 av 2: skapa din e-post
- 1Ange syftet med din e-post tydligt och kort i ämnesraden. Skriv en ämnesrad som ger publiken en tydlig förhandsvisning av vad de kan förvänta sig när de öppnar din e-post. Försök att hålla längden på ämnesraden till cirka 7 ord.
- Om du till exempel vill dela den kunskap du fått när du deltar i en kodningskonferens kan du göra ämnesraden ungefär som: "Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020."
- Det är mycket mindre troligt att e- postmeddelanden med vaga eller alltför långa ämnesrader öppnas. Undvik korta ämnesrader på bara 1-2 ord som inte effektivt anger vad e-postmeddelandet handlar om.
Tips: Om du vill att folk ska läsa din e-post för kunskapsdelning inom en viss tidsram, inkludera ett datum i ämnesraden. Du kan till exempel sätta "Branschens framsteg att diskutera vid möte 2 augusti."
- 2Börja e-postmeddelandet med en hälsning riktad till din specifika publik. Tänk på publiken du planerar att skicka din e-post till kunskapsdelning till och välj en hälsning med lämplig nivå av formalitet. Gör hälsningen inkluderande för alla som kommer att få e-postmeddelandet.
- Till exempel, om du skickar ut e-postmeddelandet till ett litet team av programmerare som du arbetar nära och känner väl, kan du börja e-postmeddelandet med något superavslappnat och vänligt som: "God eftermiddag, mina kodande ninjor."
- Om du skickar ett e-postmeddelande med kunskapsdelning till högre ups eller någon form av grupp som innehåller individer som du inte känner personligen, kan du välja en mer formell hälsning i linje med: "Kära medlemmar i direktionen" eller " Bra morgon, marknadsföringsteam. "
- Om du delar kunskap med bara 1 eller 2 personer kan du adressera dem med namn i e-postens hälsning.
- När du är osäker kan du bara använda något generiskt som: "Hej alla" eller "God eftermiddag."
- 3Skriv lite kort bakgrund eller sammanhang i början av e-postmeddelandet. Börja med ett kort stycke, precis under din hälsning, som förklarar vad du kommer att dela i din e-post. Detta ger läsarna mer sammanhang för vad de håller på att läsa än ämnesraden.
- Om du till exempel delar lärdomar från en kodningskonferens kan du skriva något som: "Förra veckan hade jag turen att närvara vid utgåvan av Miami Coders Conference 2020. Jag skulle vilja dela med dig av några av nycklarna hämtningar från den 2-dagars konferensen, under vilken vi lärde oss om artificiell intelligens och kodningstrender för 2021. Jag hoppas att denna kunskap kommer att vara lika användbar och intressant för dig som den är för mig. "
Tänk alltid på din publik när du skriver ett e-postmeddelande om kunskapsdelning. - 4Dela upp e-postmeddelandet i sektioner. Dela upp de viktigaste punkterna du vill dela i sammanhängande sektioner, så det är lättare att följa och smälta. Lägg rubriker i början av varje avsnitt för att göra det tydligt vad texten nedan handlar om. Dela upp långa sektioner i flera kortare stycken för att dela upp informationen, istället för att bara dumpa en massa information i ett långt textblock.
- Se till att var och en av dina stycken innehåller relaterade punkter. Om du börjar en ny tanke, börja skriva ett nytt stycke.
- Om du till exempel vill dela med dig av vad du har lärt dig om artificiell intelligens och kodningstrender på en konferens som du nyligen deltog i, kan du strukturera din e-post så här: en sektionsrubrik som säger " Artificiell intelligens branschuppdateringar ", skriv sedan några stycken om ämnet, följt av en annan rubrik som säger "Kodningstrender för 2021" följt av några fler stycken.
- 5Avsluta e-postmeddelandet med ett sammanfattande stycke. Skriv ett kort stycke innan du loggar ut och upprepar den viktigaste informationen i din e-post. Låt dina läsare veta vad du hoppas de får av den delade kunskapen och inkludera relevanta åtgärdsposter.
- Till exempel kan du säga något som: "Som du kan se finns det många spännande nya utvecklingar inom AI när det gäller marknadsföring och det finns några intressanta nya programmeringstrender att se upp för 2021. Jag hoppas att du kommer att tillämpa denna information till våra utvecklingsprojekt och fundera på hur vi kan förbättra våra produkter under nästa år. "
- Ett exempel på en åtgärd kan vara ungefär som: "Låt oss planera att dela några av våra tankar om all denna information i mötet på fredag. Kom beredd med minst 1 poäng att diskutera."
- 6Avsluta din e-post med en avloggning följt av ditt namn och titel. Välj en avstängning som är kort och vänlig med en lämplig nivå av formalitet för din publik. Inkludera ditt namn och titel i slutet, så att folk vet exakt vem det e-postmeddelande de just läser kommer från, vilket är särskilt viktigt om du inte personligen känner till alla dina publikmedlemmar.
- Exempel på avslappnade avstängningar som fungerar för nästan alla e-postmeddelanden är: "Tack", "Hälsningar" och "All the best."
- Några mer formella inloggningar är: "Med vänliga hälsningar" och "Med respekt för er."
- Några idéer för ännu mer avslappnade avregistreringar som du kan använda för ett e-postmeddelande till människor att arbeta med eller se varje dag är: "Vi ses alla imorgon" och "Skål."
- Om du delar kunskap utanför din organisation, ange namnet på din organisation efter ditt namn och titel så att folk vet var du skriver dem ifrån.
Metod 2 av 2: gör din e-postläsarvänlig
- 1Håll din e-post så kort som möjligt. Försök att inkludera all information du vill dela i så få ord som möjligt. Ju längre din e-post är, desto mindre sannolikt är det att personerna du vill dela din kunskap med är att läsa hela saken.
- Om du skriver om ett särskilt komplext ämne kan du alltid inkludera länkar till externa källor eller bilagor för att ge mer detaljerad information. På det sättet kan de som är intresserade av vad du delar dyka djupare in i ämnet.
- Det finns ingen regel för hur länge ett e-postmeddelande för kunskapsdelning ska vara, och det beror mycket på vilken typ av information du delar och ämnets komplexitet. En bra tumregel är att inte skriva ett mejl längre än du själv vill läsa.
- 2Markera viktig information med punktpunkter eller numrerade listor. Upprepa nyckelbitar från dina textavsnitt i punkter eller numrerade listor. Detta hjälper till att upprepa den kunskap du delar och ger läsarna något att snabbt titta på för att få några av huvudpunkterna i din e-post.
- Till exempel kan du skapa en lista med en titel som "Topp 5 marknadsföringstrender för 2021" och skriva ut trenderna från 1-5 i en numrerad lista under den. Läsarna kan enkelt se vad trenderna är och sedan läsa texten i din e-post om de vill ha mer detaljerad information.
Innan du skriver ett e-postmeddelande för kunskapsdelning, fråga dig själv om det är det bästa sättet att dela informationen. - 3Använd ett enkelt, lättförståeligt språk så mycket som möjligt. Undvik att använda stora ord och jargong för att förklara dina poäng om du inte behöver det. Detta gör din e-post mycket lättare att läsa och förstå för en bredare publik som förmodligen inte är så bekanta med ämnet du skriver om som du är.
- Tänk också på din publik när du väljer vilket språk du ska använda. Om du till exempel skriver till en liten grupp programmerare kan du förmodligen komma undan med att använda mer kodningsjargong i din e-post än om du skriver till en varierad publik.
Tips: Om du absolut behöver använda ett ord som folk kanske inte vet för att förklara en punkt, ange en definition första gången du använder ordet i innehållet i din e-post.
- 4Skriv i en professionell ton. Var artig, använd rätt grammatik och skiljetecken och välj dina ord noga. Undvik att skriva i en avslappnad ton och använd inte slang eller oprofessionellt språk. Detta hjälper dig att komma över som professionell och kunnig i ämnet som du delar information om.
- Skriv till exempel inte ord i alla versaler och använd sparsamt utropstecken så att du inte stöter på som om du skriker på din publik.
- Använd inte slangord eller fraser som "yo", "what's up" eller "y'all", för att nämna några.
- 5Håll dig till standardteckensnitt, tecken och e-postformatering. Använd inte teckensnitt eller specialtecken som vissa system inte har. Använd ett vanligt systemteckensnitt som är inbyggt i din e-postserver, håll dig till att använda tecken som finns på ett vanligt tangentbord och rör inte med standardformateringen för din e-post.
- Detta kommer att säkerställa att praktiskt taget alla som tar emot din e-post på en annan dator eller via en annan e-postserver kommer att se exakt vad du såg när du skrev din e-post.
- Tänk alltid på din publik när du skriver ett e-postmeddelande om kunskapsdelning. Detta hjälper dig att bestämma nivån på formalitet, ton och vilket språk du ska använda.
- Se till att du skickar ett e-postmeddelande för kunskapsdelning till de personer som kommer att dra mest nytta av det. En programmerare kanske till exempel inte är intresserad av marknadsföring av trender och utveckling inom branschen, men någon inom kundtjänst kanske.
Tips: Om du vill att folk ska läsa din e-post för kunskapsdelning inom en viss tidsram ska du inkludera ett datum i ämnesraden. - Innan du skriver ett e-postmeddelande om kunskapsdelning, fråga dig själv om det är det bästa sättet att dela informationen. I vissa fall kan du bestämma att ett personligt möte eller en videokonferenspresentation skulle vara mer effektiv.
- Skapa en översikt över vad du vill dela innan du skriver din e-post. Om du till exempel vill dela med dig av några marknadsföringstekniker som du lärde dig i ett webinar du gick till kan du skriva ner huvudpunkter som "nya SEO-tekniker", "e-postmarknadsföringsstrategier" och " bästa metoder för innehållsmarknadsföring."
- Se till att språket du använder i din e-post är förståeligt för alla i din publik. Använd till exempel inte en massa programmeringsjargon om du skriver till hela ditt företag.
- Korrekturläsa och stava alltid dina e-postmeddelanden innan du skickar ut dem. Om din e-postadress innehåller fel kommer du inte att stöta på den som en tillförlitlig kunskapskälla.
Läs också: Hur startar jag en Weshare-community?
Relaterade artiklar
