Hur skriver jag ett e-postmeddelande till personalresurser?

Hur kan jag skriva ett e-postmeddelande till personalavdelningen där jag ber om min Mediclaim-status?

Företagen anställer personal inom personalområdet för att hantera allt från löne- och policyfrågor till juridiska klagomål. Om du har en juridisk eller policyfråga eller har ett allvarligt problem med någon av dina medarbetare kan du behöva kontakta en representant på personalavdelningen. Personalresurser kan också vara den första avdelningen du kontaktar på ett visst företag. Det är en bra idé att inleda det här samtalet med ett enkelt, formellt e-postmeddelande som introducerar personen till ditt specifika problem.

Metod 1 av 3: skriva och skicka e-postmeddelandet

1
Adressera din e-post till rätt person. Kontrollera personalkatalogen och se om det finns en person som har till uppgift att hantera den typ av problem du behöver åtgärdas. Det kan också finnas en kontaktpunkt till din avdelning i företaget. Om du är orolig för att din fråga tas på allvar kan du också nå direkt till personalchefen.
- Dubbelkolla att endast personen du vill kontakta är adresserad i e-postmeddelandet. Speciellt om det här är en privat eller känslig fråga, vill du inte skicka den till fel person av misstag. Var särskilt försiktig med att ta bort alla listor som skickar e-postmeddelandet till en viss grupp medarbetare.
2
Skriv en specifik ämnesrad som anger att det krävs åtgärder. En tydlig ämnesrad som kommunicerar både ditt problem och hur brådskande du tilldelar det kommer att hjälpa mänskliga resurser att prioritera ditt problem. Om du lämnar denna rad tom eller oklar kan din korrespondens bli begravd i någons inkorg.
- Använd rader som: "Juridiskt problem - Åtgärd krävs", "Personliga omständigheter som ändras - Omedelbar uppmärksamhet behövs", "Brådskande policyfråga" eller "Ny intervju - tack."
3
Använd formella hälsningar i början och slutet av din e-post. Du vill ange en formell och professionell ton tidigt i detta samtal. Detta kommer att hjälpa personal att veta att du behandlar problemet på allvar. Även om du känner representanten personligen, kom ihåg att detta är en professionell snarare än bara en vänlig diskussion.
- Börja med "Kära [representantens fullständiga namn]" och avsluta med "Med vänliga hälsningar" eller "Tack för din tid, [Ditt fullständiga namn]."
4

Skriv tydligt, direkt och specifikt innehåll. Håll dina meningar korta och till punkten. Ge inte mer information än vad som är nödvändigt, eftersom du inte vill att läsaren ska fastna i e-postmeddelandet. Ta inte med några detaljer som kan förvirra mänskliga resurser om ditt problem. Du kan ta itu med komplicerade detaljer personligen.
5
Beskriv problemet exakt. Förklara den exakta typen av ditt problem. Ange en tidslinje för när problemet startade eller startar. Förklara om du tycker att detta är ett juridiskt problem eller ett problem som kan hanteras av företaget själv.
- Om du kontaktar personal för att fråga om jobbmöjligheter kommer du inte att införa ett problem. Snarare presentera dig själv och förklara din tidigare kontakt med företaget. Var tydlig om vilka åtgärder du förväntar dig eller vill att representanten ska vidta.
Hur kan jag mejla min personalavdelning för att be om en höjning?
6
Observera om du har dokumentation om ditt problem. Mänskliga resurser vill veta omedelbart hur man kan ta itu med juridiska eller politiska problem. Din dokumentation kan påverka deras svar, eftersom det hjälper till att klargöra både allvaret i problemet och de juridiska konsekvenser som en viss anställd kan få. Gör din representant medveten om allt "bevis" du har i ditt innehav och erbjud dig att ta med det till ett personligt möte.
- Om det är möjligt, vill du ha bevis på eventuella juridiska problem som kan presenteras för personalresurser. Tyvärr kommer de flesta personalavdelningar att försöka skydda företaget om de kan.
- Om du upplever trakasserier eller diskriminering, registrera datumen för incidenterna och spara all skriftlig korrespondens som innehåller inkriminerande språk.
- Spara både elektroniska kopior och papperskopior av all dokumentation som du tillhandahåller till personalresurser. Du bör behålla originalet och förse personalresurser med kopior.
7
Förklara vad du har gjort för att lösa problemet. Du kanske redan har försökt lösa problemet innan du kontaktade personalresurser. Du kanske hade en konversation med din chef eller kollega eller till och med meddelat dem att du skulle kontakta personalresurser. Representanten kommer att uppskatta att ha den här informationen, eftersom den hjälper dem att förstå vem som redan är medveten om problemet.
- I frågor om förändrade personliga omständigheter kan denna kommunikation kännas mindre formell. Om du tänker på moderskaps- eller faderskapsledighet, till exempel, har du förmodligen redan informerat din chef om din status och helt enkelt följa igenom med mänskliga resurser.
8

Be om ett personligt möte. Ett möte där du sitter ansikte mot ansikte med din representant hjälper dig att diskutera problemet i detalj. Detta ger representanten möjlighet att ställa frågor om uppföljning eller förtydligande. Din e-post är det perfekta stället att börja schemalägga det kritiska mötet. Informera dem om block i ditt schema och be dem planera därefter.
9

Se till att din kontaktinformation ingår. Personalresurser kanske vill kontakta dig via telefon, så inkludera flera kontaktmetoder längst ner i e-postmeddelandet. Denna information kan gå direkt under ditt namn efter att du loggat av från korrespondensen. Kontrollera noggrannheten hos telefonnummer och e-postmeddelanden som du har angett.
10

Redigera din e-post för fel, stav- och grammatikfel. De flesta e-posttjänster har en stavningskontrolltjänst. Läs sedan igenom din e-post för att fånga grammatiska misstag, saknade ord och frågor om tydlighet.

Metod 2 av 3: uppföljning av ett skickat e-postmeddelande

1

Tack personal för alla svar de skickar. Tacka först representanten för att du tog dig tid att undersöka ditt ärende, eftersom detta omedelbart kommer att sätta en artighet i ditt samtal. Var noga med att svara på alla svar som mänskliga resurser skickar snabbt. Detta kommer att indikera att du fortfarande är orolig för problemet, och det bör också kommunicera din önskan att ta itu med det snarare än senare.
2

Ordna allt nödvändigt material för ditt personliga möte. Förbered dig på mötet genom att skapa en speciell filmapp som innehåller alla dokument du planerar att ta med. Om du har en policyfråga, ta med dig anställdens handbok med de specifika bokmärkena. Detta hjälper mötet att fungera smidigt när du anländer.
3
Överväg att anställa juridisk rådgivare om du tar upp juridiska frågor. Om du är orolig för att skydda dig mot några åtgärder som företaget kan vidta mot dig, prata med en advokat. De kan ge dig information om dina rättigheter, och du kan välja att ta med dem till personliga möten. Du kanske vill informera personalresurser om dina planer på att anställa en advokat om du väljer att gå denna väg.
- Se till att du är medveten om kostnaderna för att anställa en advokat. De flesta kommer att vara kostsamma, så du måste väga dessa budgetproblem med ditt behov av rättsligt skydd.
Du kan också kontakta personalresurser för att säga tack för en intervju du nyligen genomfört med deras företag.
4

E-posta en andra gång om du har väntat en vecka utan svar. En vecka anses i allmänhet vara en lämplig tid att vänta innan du skickar ett uppföljande e-postmeddelande. Om du har ett särskilt brådskande problem kan du skicka en uppföljning efter 24 timmar. Istället för att oroa dig för att du naget din representant, kom ihåg att de har många ansvarsområden. De kan behöva en påminnelse om att du är en av dem.

Metod 3 av 3: besluta om du vill kontakta hr

1
Lös problemet på egen hand om du kan. Om du har en enkel och icke-juridisk fråga som inte är relaterad till företagspolicyn kan du kanske ta itu med den själv. Diskutera om möjligt problemet med din chef eller medarbetare för att felsöka problemet med dem. Personalresurser kommer att uppskatta att veta vilka steg du har tagit för att hitta en lösning innan de kommer till dem.
- Om du till exempel tycker att din chef planerar dig för många helger, prata först med din chef. Du vill inte heller gå till personal med ett icke-kritiskt klagomål som "Jag gillar inte mitt kontorsutrymme."
2
Granska din medarbetarhandbok för att kontrollera företagets policyer. Du kan känna att du upplever ett brott mot företagets policy. Läs igenom de specifika policyerna som har att göra med ditt problem innan du kontaktar personalresurser. Du kommer att vilja kunna citera dessa exempel i alla diskussioner du har med mänskliga resurser.
- Om du till exempel är orolig för att du inte får tillräckligt med pauser under arbetstiden, kontrollera de skriftliga reglerna om pauser. Det är möjligt att ditt företag bara har en informell snarare än kodifierad brytpolicy, vilket innebär att personalresurser inte kan göra mycket för att hjälpa dig i en officiell egenskap.
3
Kontakta omedelbart personalresurser om du trakasseras på jobbet. Tveka inte att nå ut om du upplever någon form av verbal, fysisk eller sexuell trakasserier från någon källa på jobbet. Du är lagligt skyddad från denna typ av beteende, och mänskliga resurser är skyldiga att hjälpa dig och skydda dig.
- Förvänta dig dock inte att mänskliga resurser kan ha off-the-record-samtal om dessa frågor. När du har rapporterat det måste de agera.
4

Kontakta personalresurser om dina personliga förhållanden förändras. Mänskliga resurser kan hjälpa dig att planera för kommande förändringar i din arbetssituation, till exempel om du gör dig redo att ta mammaledighet. De kommer att kunna se till att du får alla dina fördelar och täckning. De kan också kontakta personer på företaget som behöver göras medvetna om dina förändrade omständigheter.
5
Kontakta personalresurser om du behöver statligt skydd. Vissa situationer kan uppstå på jobbet som ger dig rätt till skydd eller ersättning från regeringen. Om du till exempel skadas på jobbet kan personalresurser hjälpa dig att samordna täckningen av dina medicinska kostnader.
- Detta kommer sannolikt att kräva att du fyller i pappersarbete med personalresurser, så var beredd på den här processen.
6

Kontakta personalresurser om du vill ha tillgång till jobbutbildning. Det kan finnas utbildnings- eller mentorprogram tillgängliga som gör att du kan gå vidare i ditt företag. Personalresurser kan ge dig all nödvändig information om dessa alternativ och eventuellt samordna din inträde i dessa program. Detta kan vara ett utmärkt tillfälle att ta din karriär till nästa nivå.

Om du känner att det inte finns lämpliga handikappade resurser, till exempel, kommer mänskliga resurser att hantera detta problem.
7
Be personalresurser om hjälp med nödvändiga lösningar. Mänskliga resurser kan också hjälpa dig att hantera alla individuella behov du har på jobbet. Din arbetsmiljö bör innehålla resurser som gör att du kan njuta av samma möjligheter att lyckas som alla andra anställda.
- Om du känner att det inte finns lämpliga handikappade resurser, till exempel, kommer mänskliga resurser att hantera detta problem. Avdelningen kan också arbeta med dig för att se till att det finns en särskild plats för ammande mödrar.
8
Kontakta personal om du letar efter ett jobb. Ibland kan du kontakta en personalrepresentant i ett visst företag så att du kan få information om aktuella lediga jobb eller möjligheter till informella, "informativa" intervjuer med nuvarande anställda. Du kan också kontakta personalresurser för att säga tack för en intervju du nyligen genomfört med deras företag.
- Om du inte får svar efter en vecka kan du skicka ett uppföljningsmeddelande. Efter det kan du behöva släppa det här företaget.
9

Undvik att kontakta mänskliga resurser med personliga klagomål. Kom ihåg att mänskliga resurser fungerar först för företaget, så det är inte de som ska gå till om du bara vill lura. Medan du absolut inte bör undvika att rapportera några situationer som gör att du känner dig obekväm eller diskriminerad, var försiktig med att skilja mellan frågor som helt enkelt kan vara irriterande eller småaktiga och mer allvarliga, juridiska problem.

Tips

Håll dig så lugn som möjligt i varje e-post och personlig kontakt du har med personalresurser. Detta kommer att hjälpa mötena fortsätta med artighet och professionalism.

Läs också: Hur startar jag en Weshare-community?

Hur skriver jag ett e-postmeddelande till personalresurser?

Steg

Metod 1 av 3: skriva och skicka e-postmeddelandet

Metod 2 av 3: uppföljning av ett skickat e-postmeddelande

Metod 3 av 3: besluta om du vill kontakta hr

Tips

Frågor och svar

Läs också: