Hur startar jag ett formellt e-postmeddelande?
För att starta ett formellt e-postmeddelande, skriv "Kära", mottagarens förnamn och ett komma på första raden. Om du inte vet namnet, använd "Hälsningar" istället för "Kära". Skriv "Mr.", "Mrs.", "Dr." eller "Professor" och använd personens efternamn istället för deras förnamn för att vara extremt formellt. Tryck sedan på returtangenten för att gå till nästa rad och presentera dig själv i inledningsmeningen. Om du redan känner till personen kan du öppna med en mening som "Jag hoppas att du mår bra." För tips om hur du skapar resten av ett formellt e-postmeddelande, läs vidare!
Även om du skriver ett "formellt" e-postmeddelande, beror det på vilken person som får det.
E-post är enligt sin natur inte lika formell som brevskrivning. Men du kommer fortfarande att ha tider när du behöver vara mer formell när du skriver e-post. Tänk på vem mottagaren är och välj sedan en hälsning som passar situationen. När du väl har fått reda på det kan du gå vidare till att formatera hälsningen och skriva inledande meningar.
Del 1 av 3: överväga mottagaren
- 1Bestäm hur formell du behöver vara. Även om du skriver ett "formellt" e-postmeddelande, beror det på vilken person som får det e-postmeddelandet. Till exempel skulle du inte använda samma formalitetsnivå när du skriver en professor som du skulle när du ansöker om ett jobb.
- När du först kontaktar någon är det bättre att vara mer formell än vad du behöver vara, bara för att vara på den säkra sidan.
- 2Hitta personens namn. Gör lite forskning för att gräva upp personens namn om du inte redan vet det. Att känna personens namn gör att hälsningen verkar mer personlig, även när du använder formella tekniker för din e-post.
- 3Följ personens ledning. Om personen redan har mailat dig är det bra att kopiera deras hälsningsstil. Om de till exempel använder "Hej" och ditt förnamn är det acceptabelt att svara i samma stil genom att använda "Hej" och personens förnamn när du adresserar e-postmeddelandet.
För att starta ett formellt e-postmeddelande, skriv "Kära", mottagarens förnamn och ett komma på första raden.
Del 2 av 3: välja en hälsning
- 1Fall tillbaka på "kära. " "Kära" (följt av personens namn) är en gammal beredskap av en anledning. Det är formellt utan att vara täppt, och eftersom det används så ofta blir det ofta osynligt i en hälsning, vilket är bra. Du vill inte att din hälsning ska sticka ut eftersom den är olämplig.
- 2Prova "hälsningar" när du inte vet personens namn. Hälsningar är en relativt formell hälsning som du kan använda i företagets e-postmeddelanden, särskilt om du inte vet personens namn. Det är dock alltid bättre att ta reda på personens namn om möjligt.
- Du kan också använda "Till vem det kan oroa sig" om e-postmeddelandet är särskilt formellt och du inte vet personens namn. Denna hälsning kan dock vara avskräckande för vissa människor.
- 3Tänk på "hej" eller "hej" i lite mindre formella e-postmeddelanden. E-postmeddelanden brukar vara mindre formella än bokstäver i allmänhet, så du kan komma undan med något som "Hej" i ett något formellt e-postmeddelande. Om du till exempel skickar e-post till din professor, särskilt en som du faktiskt interagerar med, skulle "Hej" eller "Hej" fungera bra.
- 4Hoppa över "hej. " Även om "Hej" kan vara acceptabelt i ett halvformellt e-postmeddelande är "Hej" förmodligen inte. Det är en mycket informell hälsning, även i tal, så du bör undvika det i någon form av formell e-post. Även om du till exempel känner din chef ganska bra är det troligen bäst att hoppa över "Hej" när du mailar dem.
I formella brev kan du använda ett kolon, men det är vanligtvis för formellt för ett e-postmeddelande, till och med ett formellt. - 5Använd en titel i stället för ett namn vid behov. Ibland, när du skriver till en person, vet du bara deras titel inom företaget eller organisationen. I så fall kan du bara personens titel istället för personens namn, till exempel " Dear Hiring Manager ", " Dear Hiring Committee " eller "Dear Professor."
- 6Lägg till personens ära för att göra det mer formellt. När det är möjligt, lägg till "Mr.", "Mrs.", "Dr." eller "Professor" före personens namn för att göra det mer formellt. Använd också personens efternamn eller fullständiga namn för att vara mer formellt snarare än bara personens förnamn.
Del 3 av 3: formatera och börja e-postmeddelandet
- 1Placera hälsningen på första raden. Den översta raden ska vara den hälsning du har valt, följt av personens namn. Använd en titel för personen när det är möjligt, som Mr., Mrs. eller Dr., följt av deras för- och efternamn.
- 2Använd ett komma. Generellt kommer du att använda ett komma efter hälsningen. I formella brev kan du använda ett kolon, men det är vanligtvis för formellt för ett e-postmeddelande, till och med ett formellt. Ett komma räcker i de flesta fall, men du kan använda ett kolon om du skriver ett personligt brev i ett e-postmeddelande.
Du kan också använda "Till vem det kan oroa sig" om e-postmeddelandet är särskilt formellt och du inte vet personens namn. - 3Gå till nästa rad. Hälsningen går på sin egen rad högst upp, så när du har skrivit den trycker du på returtangenten för att gå till nästa rad. Om du använder radbrytningar istället för indrag för att göra stycken måste du lämna en tom rad mellan hälsningen och första stycket.
- 4Presentera dig själv i inledande mening, om det behövs. Om du skriver någon för första gången bör du ge en introduktion, även om du känner personen i verkliga livet. Att ge personen en aning om vem du är uppmuntrar dem att fortsätta läsa.
- Du kan till exempel skriva "Jag heter Jessica Hills, och jag är marknadschef för XYZ Company." Du kan också inkludera hur du känner personen: "Jag heter Robert Smith, och jag är i din marknadsföringskurs (marknadsföring 101 som möts tisdagar och torsdagar vid middagstid)."
- Om du redan känner till personen och har skrivit dem tidigare kan du använda den första meningen som en hälsning. Du kan till exempel säga "Tack för att du kom tillbaka till mig så snabbt" eller "Jag hoppas att du mår bra."
- 5Kom till saken. De flesta formella e-postmeddelanden måste komma till saken snabbt. Det betyder att din första eller andra mening bör presentera anledningen till att du skriver till mottagaren. Kom ihåg att vara så kortfattad som möjligt när du beskriver ditt syfte.
- Du kan till exempel skriva "Jag skriver för att be om hjälp med ett marknadsföringsproblem" eller "Jag skriver till dig för att jag har problem i klassen och jag hoppades att du skulle ha förslag på extra material jag kunde läsa för att hjälpa. "
Läs också: Hur exporterar jag kontakter från Outlook?
Relaterade artiklar
