Hur skriver jag ett tackbrev till en kund?
Det är kritiskt viktigt att se till att stavningen som en kund använder är det som visas i huvudet på ett kundtackbrev.
Oavsett vilken typ av verksamhet du har är att uttrycka tacksamhet till dina kunder ett utmärkt sätt att främja starka relationer och hålla människor tillbaka. Varje tackbrev du skriver ska vara unikt, så det finns ingen riktig mall att följa, men det finns riktlinjer du kan komma ihåg för att se till att ditt brev träffar märket. Om du vill veta hur man skriver ett stort tackbrev för att visa uppskattning för dina kunder, fortsätt läsa.
Del 1 av 3: komponera brevet
- 1Stava kundens namn korrekt i hälsningen. Ett överflöd av marknadsundersökningar har visat att nästan alla kundcentrerade meddelanden är nästan helt ineffektiva om kundens namn inte stavas korrekt. Det är kritiskt viktigt att se till att stavningen som en kund använder är det som visas i huvudet på ett kundtackbrev.
- 2Identifiera orsaken till tackmeddelandet. Gör det så specifikt som möjligt. Att säga något så enkelt som "tack för ditt köp" är bra, men det är bra att identifiera vad kunden beställde och hur den levererades. Detta hjälper till att orientera läsaren tillbaka i hans eller hennes unika förhållande till ditt företag.
- Det här är din tid att vara så uppriktigt tacksam som möjligt. Det är lämpligt att lägga till några rader som refererar till en konversation som du haft med kunden.
- Gör ditt bästa för att undvika att låta rote eller att det verkar som att samma tacksedel går ut till hundra personer.
- 3Inkludera några uppföljningsrader. Ett kundtackbrev är en lämplig tid att ställa några grundläggande uppföljningsfrågor för att se till att kunden känner att hans eller hennes behov betjänas. God kunduppföljning gör att kunder ofta kommer tillbaka och ökar företagets resultat. Du behöver inte vara för involverad i den här typen av uppföljning i en tack, men att vara uppmärksam på kundernas behov är en viktig del av att betjäna allmänheten.
- Nämn att du hoppas att kunden är nöjd med sitt köp och att du är tillgänglig om han eller hon har några frågor eller funderingar.
- Fråga kunden om det finns något du kan göra för att öka hans eller hennes tillfredsställelse.
Om du vill veta hur man skriver ett stort tackbrev för att visa uppskattning för dina kunder, fortsätt läsa. - 4Inkludera ditt varumärke. Det är nästan alltid bra att presentera företagsnamn, logotyp eller annan varumärkesinformation i kundens tackdokument. Återigen betonar detta synligheten för verksamheten.
- Om du skriver en tacksedel på ett kort, var noga med att ange ditt företagsnamn.
- Om din tacksedel är skriven på brevpapper kommer din företagslogotyp att vara synlig, så det är inte nödvändigt att nämna ditt namn i brevet.
- Om din tacksedel är i form av ett e-postmeddelande ska ditt företagsnamn och logotyp visas under din signatur.
- 5Använd rätt stängning. Det bör vara i linje med din etablerade relation med kunden och den personlighet du vill projicera för ditt företag. Till exempel kan "uppriktigt", som ibland är alltför formellt, ersättas med "ta hand" eller en liknande informell ljudavloggning om det är lämpligt. Andra affärsinriktade inloggningar är också populära för att göra dessa dokument personliga.
- 6Underteckna brevet för hand. Om det är möjligt, använd din egen signatur för att stänga brevet. Större företag kämpar ofta med tanken på hur man får ett formulärbrev att verka personligt. Även en datorutkastad signatur är ofta bättre än ett skrivet namn, eftersom det gör att brevet verkar ha skickats personligen.
Del 2 av 3: slår rätt ton
- 1Motstå frestelsen att sätta igång ditt företag igen. Du skriver brevet för att tacka din kund för att göra affärer med dig, så det är inte längre nödvändigt att utsätta personen för reklam. Anta god rapport vid denna tidpunkt. Låt kunden känna sig som en insider.
- Fraser som "vi hoppas kunna göra affärer med dig igen snart" låter som tagglinjer; bäst att utelämna dessa. Säg inte något du inte skulle säga till en bekant.
- Ta inte med en produkthöjd, nämna en kommande försäljning eller något annat som kan tolkas som en annons.
Ett kundtackbrev är en lämplig tid att ställa några grundläggande uppföljningsfrågor för att se till att kunden känner att hans eller hennes behov betjänas. - 2Skicka brevet med en riktig frimärke. Även om du skickar dussintals brev är det bättre att inte använda en portomaskin. Det är en giveaway att denna tack-anteckning är en av många, och det kommer att göra att kunden känner sig mindre speciell. I själva verket kan det betyda att ditt tackmeddelande hamnar i skräpposthögen.
- 3Adressera brevet för hand om möjligt. Återigen, ju mer personaliserat du gör tackanteckningen, desto bättre kommer den att tas emot. Om du inte har tid att adressera kuvert, låt någon annan göra det. Även om du inte är den person som faktiskt skriver ut adressen kommer kunden att bli imponerad av att se handstil.
- 4Ange din kontaktinformation och vara öppen för kommunikation. Se till att ditt telefonnummer och din adress ingår i korrespondensen, och ge kunden varm uppmuntran att komma i kontakt av någon anledning. Om din kund kontaktar dig, var redo att möta hans eller hennes behov omedelbart.
Del 3 av 3: Att få formatet rätt
- 1Skriv brevet för hand. Utskrift en standardbrev är besläktad med att skicka din kund en annons flygblad. Istället för att få din kund att känna sig speciell och uppskattad kan det ha motsatt effekt och orsaka irritation. Planera att skriva ut tackanteckningar individuellt i din egen handskrift.
- Om du har för många tackanteckningar att skriva för att kunna skriva ut var och en för dig själv, be en annan anställd att hjälpa dig. Det kommer verkligen att vara värt den tid det tar att skriva ut brev individuellt.
- Om det är omöjligt att skriva anteckningarna för hand måste du hitta ett annat sätt att anpassa dem. Åtminstone bör kundens namn och din sanna signatur ingå i varje tackbrev.
- I vissa fall kan det vara lämpligt att skriva ett tackmeddelande i stället för att skicka en handskriven anteckning. Detta kan vara lämpligt när du har en etablerad personlig relation med kunden. Nyckeln är att se till att den är personlig och uppriktig. Om det finns någon chans att din e-postadress kan misstas som en annons, skicka istället en handskriven anteckning.
Varje tackbrev du skriver ska vara unikt, så det finns ingen riktig mall att följa, men det finns riktlinjer du kan komma ihåg för att se till att ditt brev träffar märket. - 2Välj brevpapper för ditt tackbrev. Både tackkort och företagspapper är lämpliga för ett affärs-tackbrev. Om du bara har några anteckningar att skriva kommer ett elegant tackkort, till exempel det du köper i en brevpapper, att dina kunder känner att de har högsta prioritet. Annars använder du tungt papper som skrivs ut med ditt företags brevpapper.
- Undvik att använda vanligt skrivarpapper för ett tackbrev.
- Välj tackkort som är lämpliga att skicka i alla affärsmiljöer. Om ditt företag är knäppt och roligt är det bra att använda färgglada kort som representerar ditt företag som du vill att det ska representeras. Undvik att använda kort med olämpliga eller alltför personliga bilder eller meddelanden.
- 3Överväg att skicka en present. Om du vill gå ännu längre för att uttrycka din uppskattning kan du skicka en liten present tillsammans med din anteckning. Detta är inte alls nödvändigt, men för specialkunder kan det vara precis rätt. Gåvan ska vara liten och användbar. Det kan vara representativt för de tjänster som erbjuds av ditt företag eller något som inte är relaterat till ditt företag men professionellt.
- Små presentidéer inkluderar bokmärken, magneter, godis, en t-shirt eller ett presentkort.
- Gåvan får inte överstiga 19€-37€. Vissa företag har etikpolicy som faktiskt hindrar dem från att ta emot dyra gåvor.
Läs också: Hur agerar jag vänligt?
Frågor och svar
- Kan du ge ett exempelbrev eller uttalande som hänvisar kunder till kundsupport för vår bokaffär?Du kan säga något enkelt som "Hej. Tack för att du använder vår bokaffär. För att få en bättre upplevelse med vår bokaffär, vänligen gå med / fråga vår kundsupport eventuella frågor. Tack."
