Hur skriver jag ett inledande brev?

Adressera ditt brev till en viss person när det är möjligt — När du skriver ett inledningsbrev, adressera ditt brev till en viss person när det är möjligt.

Ett introduktionsbrev används oftast i affärskommunikation, används för att skapa kontakt, begära information eller beskriva en ny produkt eller tjänst. I allmänhet kommer du att skriva inledande brev till människor som du inte känner personligen, vilket gör dem lite knepiga att spika när det gäller ton och stil. Men du kan lära dig några genvägar för att göra ditt brev kortfattat, läsbart och effektivt för att ge dig den introduktion du vill ha.

Del 1 av 3: skriva öppningen

1
Adressera ditt brev till en viss person, om möjligt. Inledande brev bör riktas till den person som kommer att läsa det, när det är möjligt. Om du skickar in till ett allmänt konto eller anställer företag och du inte är säker är det också lämpligt att adressera brevet "Alla berörda" eller adressera ett brev till anställningschefen eller titeln.
- Börja ditt brev med att ange din position, titel eller roll och förklara varför du skriver. Du behöver vanligtvis inte ta med ditt namn i brevet, eftersom ditt namn kommer att ingå i din signatur.
2
Ange ditt syfte tydligt. Så tidigt som möjligt i ett introduktionsbrev måste du ange din anledning till att skriva. Vad vill du? Varför skriver du? Om dessa frågor till och med förekommer hos en arbetsgivare eller ett företag är det mer sannolikt att ditt brev hamnar i papperskorgen än att få dig en intervju.
- Snabbt: "Jag skriver idag för att fråga om öppningar för en ny kontrollör" eller "Jag skriver för att beskriva funktionerna i en ny produkt som nyligen presenterats av mitt företag" är perfekta målsättningar, som borde vara en av de tidigaste meningarna i brevet.
3
Upprätta en lämplig ton eller stil för bokstaven. När du skriver ett inledande brev är det bra att ha en konsekvent, kompetent stil som inte sträcker sig för långt mot förtrogenhet eller slutar låta för stel eller teknisk. För ett introduktionsbrev bör din ton vara professionell, men inte kall eller robotisk. Det är viktigt att ha något element av mänsklig värme i brevet, samtidigt som du håller det övergripande innehållet professionellt.
- Ett vanligt misstag som oerfarna författare gör är att undvika sammandragningar till varje pris, i en sådan grad slutar brevet att det lät som om det var översatt snarare än skrivet. Använd sammandragningar, så att bokstaven låter konversativ, men också professionell. Låt brevet representera dig.
- Försök inte låta smart genom att ersätta ordböcker med ord som du normalt skulle använda. Detta är inte en magisteruppsats, det här är ett introduktionsbrev. Använd lämpliga ord och var kortfattad.
Om du behöver hjälp med att skriva ett formellt brev, sök i "formell brevmall" på Google Bilder.
4
Skapa en personlig anslutning. Förklara hur du lärde dig om positionen, möjligheten eller företaget som du skriver till och beskriv din koppling till den. När du läser ett introduktionsbrev bör arbetsgivaren eller anställningskoordinatoren ha en tydlig känsla av vem du är, varför du vill ha jobbet och om du skulle passa bra för jobbet eller inte. Om denna anslutning är tillräckligt kraftfull kommer du att avsluta med en intervju och ge dig själv chansen att få jobbet.
- Om du har någon anknytning till någon som arbetar på företaget, eller om du har hänvisats till att ansöka, eller om du känner någon som tidigare har beviljats bidrag från din institution för sitt arbete, är det bra att notera det tidigt på Inledningen. Detta kan vara ett sätt att jogga någons minne ("Åh, det här är det Jim berättade för mig om!"), Eller fastställa det för första gången.

Del 2 av 3: skrivning av brevet

1
Koppla dina kvalifikationer till positionen. Om du försöker förklara dina kvalifikationer, kompetens och din förmåga att anta jobb eller projekt är det viktigt att göra dessa kopplingar tydliga i några meningar och förklara hur din erfarenhet av att göra andra saker kopplas till din förmåga att göra detta sak, oavsett om det är en ny befattning, en övergång eller ett helt nytt jobb.
- Beskriv några av de erfarenheter du har inom det fält eller den bransch som du hänvisar till i brevet. Om du har riktat inledningsbrevet som nämnts kommer det att fokuseras på någon form av professionellt område eller bransch. Det är bra att inkludera specifika färdigheter och erfarenheter för att göra brevet effektivt.
- Att vilja ha ett jobb är inte samma sak som att kvalificera sig för det. Om du i inledningen beskriver att du är intresserad av att intervjua för jobbet eftersom du hade passat utmärkt behöver du inte upprepa dig själv femtio gånger hela tiden. Att skriva att du "verkligen behöver det här jobbet" får dig inte att verka som en mer attraktiv kandidat.
2
Var så specifik som möjligt. Ställ in en tid som du kan träffa personligen eller uttryck vad du exakt vill hända nästa som svar på ditt brev. Om du vill diskutera dina kvalifikationer vidare med en intervju, säg det. Om du vill ha jobbet direkt, säg det. Lär dig allt du kan om anställningsprocessen eller ansökningsprocessen som du skriver till och be sedan om nästa steg i processen.
- Fokusera inledningsbrevet mot en specifik arbetsnivå. Denna jobbtyp eller befattning behöver inte nämnas uttryckligen, men kom ihåg vilken typ av resultat du går efter för att brevet ska vara relevant.
3

Ta inte med information som finns på ditt CV. Att lista ut dina examina, dina utmärkelser och att släppa namn i ett introduktionsbrev är en dålig idé. Upprepad information som snabbt kan ses på ditt CV är slöseri med utrymme i brevet. Du försöker inte skriva om information som kan hämtas snabbare och lättare någon annanstans. Du skriver för att sälja dig själv och för att få foten i dörren.

Om du har riktat inledningsbrevet som nämnts kommer det att fokuseras på någon form av professionellt område eller bransch.
4
Skriv för att få intervjun. Det är osannolikt att du någonsin kommer att få ett jobb eller tilldelas något du vill med styrkan i ett brev ensam. Att skriva brevet ger dig en fot i dörren, en chans att bevisa dig själv och din förmåga att vara den person eller den anställd som läsaren av brevet behöver. Av den anledningen är det bra att stryka, lyfta fram dina kvalifikationer och kopplingar till positionen och försöka komma till nästa steg i processen, vare sig det är en intervju eller något annat anställningssteg.
- Upprepa den viktigaste informationen i slutsatsen. Strax innan du avslutar brevet med en lämplig hälsning är det en bra idé att kort upprepa det du vill ha direkt.

Del 3 av 3: revidera och polera brevet

1
Revidera och korrekturläsa ditt brev. Efter att ha skrivit ett utkast är det absolut nödvändigt att gå tillbaka över ditt brev och städa upp det på meningsnivån och därefter. Alla bra författare vet att en skrift inte händer förrän den har reviderats. När du väl har skrivit ditt brev har du gjort den svåra delen, men du måste fortfarande spara tillräckligt med tid för att städa upp och göra det bra.
- Revidering är mer än att städa upp dina skrivfel och stavfel. Ge ditt brev en helt andra titt och se till att ämnena och verben alla är överens, att din mening är tydlig och att ditt brev uppnår vad det behöver uppnå.
- När du har fått skrivningen så framgångsrik som möjligt är det ok att börja korrekturläsa och leta efter "sena bekymmer", sista minuten-saker, inklusive att fixa skrivfel, stavfel och formatera ditt brev.
2

Håll det enkelt och koncist. Inledande bokstäver bör i allmänhet inte vara längre än framsidan på en sida eller mellan 300 och 400 ord. Oavsett orsaken är det troligt att du skriver till någon som har mycket pappersarbete att gå igenom under en viss dag och inte vill sikta igenom ett särskilt långt, överskrivet introduktionsbrev. Det skulle vara synd att sluta med allt ditt hårda arbete i soporna, så det är viktigt att hålla det kort. Fokusera bara på att kommunicera den viktigaste informationen i ditt brev.

Ett introduktionsbrev används oftast i affärskommunikation, används för att skapa kontakt, begära information eller beskriva en ny produkt eller tjänst.
3
Formatera brevet på lämpligt sätt. Bokstäver måste orienteras korrekt på sidan, med en tydlig introduktion, kroppsavsnitt och en kortfattad slutsats. Om du anger ett enda klyftande stycke utan kontaktinformation eller hälsning, kommer du inte att få jobbet eller få en introduktion.
- Inkludera ett CV eller meritförteckning efter behov enligt inledningsbrevet. Introduktionen bör vara det första i något applikationspaket.
- Inkludera bra kontaktinformation. Gå igenom den slutliga redigeringen av inledningsbrevet och se till att viktig kontaktinformation ingår, vanligtvis i det övre högra hörnet av rubriken. Inkludera din e-postadress, telefonnummer och annan grundläggande kontaktinformation.
4

Tänk på att inkludera ett efterskrift. Vissa affärslärare och expertkommunikatörer rekommenderar att man lägger till den mest relevanta eller brådskande informationen i ett efterskrift (PS) till bokstaven. Anledningen till att detta ofta fungerar bra har att göra med hur människor bearbetar kommunikation i form av ett brev. I stället för att lägga viktig information i slutsatsen kan ett efterskrift eller PS vara mer effektivt. Även om detta kan se informellt ut för vissa, kan det vara ett effektivt sätt att lyfta fram den viktiga informationen och få ditt brev att sticka ut.

Läs också: Hur man skriver kondoleansebrev?

Hur skriver jag ett inledande brev?

Steg

Del 1 av 3: skriva öppningen

Del 2 av 3: skrivning av brevet

Del 3 av 3: revidera och polera brevet

Frågor och svar

Kommentarer (10)

Läs också: