Hur ska man svara?

Hur du väljer att svara på någon kan påverka hur de och andra ser dig. Lyckligtvis vet du hur och när du ska svara är något du kan lära dig att bli bättre på att göra. Om du pratar med någon personligen är det viktigt att vara uppmärksam på dem och låta dem uttrycka sina tankar innan du ger ett övervägande svar. I en textkonversation finns det några outtalade regler som du måste följa för att lyckas kommunicera. E-postmeddelandet är ett mer formellt sätt att kommunicera med professionell etikett som du måste följa för att förmedla information effektivt och svara på lämpligt sätt.

Metod 1 av 3: svara på textmeddelanden

1
Använd avslappnat språk när du smsar. E-post, brev och till och med personliga samtal kan få en mycket mer formell struktur. På grund av sms: s korta, begränsade karaktär är det lämpligt att använda mer avslappnat språk och förmedlar känslan av att konversationen är mer personlig.
- Du kan till exempel använda "U" istället för "du" för att spara utrymme, skriva ett meddelande snabbare och förmedla en avslappnad ton.
- Reglerna för skiljetecken är ofta mycket lättare i textmeddelanden. Till exempel kan en styv överensstämmelse med kommanvändning göra att konversationen känns stilig och formell.
- Antag inte alltid att ett textmeddelandekonversation kan vara så informellt, men om den andra personen använder ett informellt språk bör du återvända för att få dem att känna sig bekväma.
2
Ställ öppna frågor för att utöka en konversation. Om du vill hålla textkonversationen igång, ställer du öppna frågor tillåter den andra personen att säga mer och uttrycka sin åsikt om något. Att ställa frågor som ger ett kort, ja eller nej-svar kan orsaka att en konversation sprutar ut.
- Om du till exempel pratar med någon om en affärsfråga kan du fråga dem något som "Hur känner du dig för det nya projektet?"
- Om du vill ha mer inblick i vad en person tänker på ett ämne, försök att skicka sms till dem som "Jag håller med dig, men varför tror du det är?"
3
Undvik att skicka korta svar eller ett ord. Textmeddelanden bör vara relativt korta, men korta eller plötsliga svar kan förmedla en känsla av att du är arg eller upprörd på den andra personen. Om du svarar på ett meddelande från en annan person, ge dem ett riktigt svar som är minst en mening eller två långa.
- Ibland är det helt acceptabelt att svara med "OK" om det är vettigt i sammanhanget. Men undvik "K" -svaret, som kan kännas kortare och oförskämd.
Tips: Om du vanligtvis svarar med korta svar kan det vara vettigt att du fortsätter att göra det.
4
Använd skiljetecken och uttryckssymboler för att förmedla en ton. På grund av sms: s opersonliga karaktär kan människor tolka en ton eller en känsla genom det korta språket. Du kan tydligt förmedla din mening genom att inkludera skiljetecken och uttryckssymboler om ditt budskap känns tvetydigt.
- Du kan till exempel svara med "Går det, tack.:)" så att meddelandet inte känns som att du är upprörd eller är kort med den andra personen.
- Ibland kan en hård period få det att känna att du är frustrerad. Det kan till exempel låta mycket mer avslappnat att säga "Nej, det gör det inte" än att säga "Nej. Det gör det inte."
Hur svarar jag på en oförskämd person?
5
Granska meddelandet innan du skickar det. Innan du trycker på skicka ditt meddelande, ta en snabb sekund att titta över det. Sök efter stavfel och se till att du förmedlar informationen korrekt och använder rätt ton.
- När du har skickat ett meddelande kan du inte ta tillbaka det! Så det är bäst att titta snabbt innan du gör det.
6
Skicka inte flera meddelanden rygg mot rygg. Flera meddelanden och en serie textmeddelanden kan irritera och frustrera en annan person. Skicka ett svarsmeddelande som innehåller allt du ville säga, snarare än att skicka flera korta meddelanden.
- Det är okej att lägga till ett nytt meddelande om du har glömt att inkludera eller om du behöver klargöra något.
- Om någon inte svarar på två meddelanden i rad kanske de inte vill prata med dig eller så är de borta från sin telefon. Hur som helst, ge dem tid och utrymme att svara.
7
Begär ett samtal om konversationen blir för involverad för text. SMS är tänkt att vara kort och koncis. Om textkonversationen börjar bli för mycket för att du på ett tillfredsställande sätt ska kunna uttrycka dina tankar, fråga personen om de kan ringa dig så att du kan utarbeta eller diskutera saken till fullo.
- Försök att skicka sms: "Detta skulle vara lättare att förklara med ett samtal. Kan du ge mig ett rop när du får en chans, tack!"

Metod 2 av 3: att prata med någon personligen

1
Lyssna noga när någon pratar med dig. Varje gång någon pratar med dig, ta ögonkontakt med dem och var uppmärksam på vad de säger till dig. Det visar dem att du lyssnar på dem och förstår vad de säger.
- Fokusera din uppmärksamhet helt på högtalaren så att de känner sig bekväma att prata med dig.
- Luta dig nära eller fråga personen om du kan flytta till ett tystare område om du har problem med att höra.
2
Var uppmärksam på icke-verbala signaler från personen som talar. Kroppsspråk kan säga lika mycket om inte mer en persons ord. Medan någon pratar med dig, observera deras kroppsspråk för att informera hur du ska svara.
- Till exempel, om någon fortsätter att titta runt eller flytta på fötterna, kan de vara nervösa eller rädda. Du kanske vill fråga dem om de är okej snarare än att svara på vad de säger.
- Lyssna också på hur de säger vad de säger. Om deras röst är hög eller aggressiv kan de bli upprörda eller arg på konversationen. Du kan behöva ta ett annat tillvägagångssätt när du svarar för att undvika att ytterligare eskalera situationen.
3
Undvik att planera ditt svar medan någon pratar. Om du blir så upphetsad eller ivrig att svara innan någon har pratat slut kommer de att märka det och de kan bli upprörda. Vänta tills de har pratat och du har hört allt de ville säga innan du börjar planera ditt svar.
- Det är väldigt oförskämt att interagera med dina egna tankar medan någon pratar.
Tips: Lyssna och anteckna viktiga punkter som du planerar att svara på medan någon pratar, men blockera inte resten av vad de säger så att du kan komma med ett smart eller snabbt svar.
4
Vänta tills de är färdiga att prata innan du pratar. När du pratar med någon, låt dem avsluta sin tanke innan du svarar. På det sättet har du alla fakta och information som de ville förmedla så att du kan ge ett övervägt och informerat svar.
- Ibland kommer människor att lägga till ytterligare information efter att de avslutat sin tanke. De kan till exempel säga något som "Åh vänta, jag glömde att säga något." Låt dem säga vad de ville säga.
Hur svarar jag på "Vad gör du?"
5
Tänk på ditt svar så att du kan säga det med tillförsikt. Innan du svarar, ta en kort stund att överväga all information som du fick. Om du ger ett svar som är dåligt informerat kan det visa personen att du inte lyssnade på vad de sa.
- Att ta en stund att tänka på ditt svar säkerställer också att du ger ett intelligent svar.
6
Ställ frågor om du behöver förtydligande eller mer information. Om du inte riktigt kunde höra eller förstå vad någon sa, försök inte svara med partiell eller felaktig förståelse. Fråga dem vad de sa eller vad de menar så att du kan ge dem ett riktigt svar.
- Om du är osäker på någons avsikt eller om du vill låta dem förklara vad de egentligen menar innan du svarar, ställ en öppen fråga som "Vad menar du med det?"
- Det gör aldrig ont att be någon att upprepa sig om du inte kunde höra eller inte förstod vad de sa.
7
Tala direkt och tydligt när du svarar. När du har funderat på vad som har sagts till dig och du har funderat på vad du vill säga, tala tydligt och självsäkert. Använd inte vagt eller motstridigt språk för att försöka låta smartare eller smartare. Människor uppskattar uppriktighet, så ge dem ett genuint svar som visar dem att du bryr dig och att du förstår dem.
- Se till att de uppmärksammar dig så att du inte behöver upprepa dig själv.
- Känn igen om någon annan vill tala och ge dem utrymme att prata också.
- Låt personen också svara på det du har sagt. Gå inte bara bort eller avsluta konversationen eftersom du har haft en chans att prata.
8
Var redo för att någon inte håller med dig. Även om du har funderat på vad du ville säga, finns det alltid en möjlighet att någon inte håller med vad du har att säga. Det är okej! Var bara beredd på att någon ifrågasätter eller försök att förakta dig för vad du har att säga.
- Håll huvudet kallt och tappa inte humöret om någon försöker provocera dig.
- Låt någon ange sin tro och åsikter. Försök inte tvinga dem att acceptera dina åsikter.

Metod 3 av 3: skicka ett e-postsvar

1
Svara på ett e-postmeddelande inom 48 timmar. Det är viktigt att du svarar på ett e-postmeddelande i rätt tid som en fråga om artighet och professionalism. Du behöver inte svara direkt, men du bör svara inom minst två dagar.
- Även om e-postmeddelandet inte var relaterat till dig eller skickades felaktigt, svara på avsändaren så att de vet att du inte är rätt person.
2
Använd en professionell hälsning i ett e-postsvar. E-postmeddelanden är ofta mer formella än ett textmeddelande eller ett telefonsamtal. Starta ditt e-postsvar med "Hej" eller "Hej" före personens namn för att starta e-postmeddelandet på höger fot.
- Om personen du svarar på föredrar en viss hälsning eller om de ber dig att ringa dem med sitt namn, gör sedan vad de ber. Om de till exempel föredrar att du kallar dem med en förkortad version av deras namn, som "Bob" istället för "Robert", använd det smeknamnet.
3
Använd utropstecken sparsamt. Ditt e-postsvar ska använda bra grammatik, stavning och skiljetecken. Men överanvändning av utropstecknet kan göra att du verkar otrevlig eller alltför upphetsad. Undvik att använda dem såvida det inte är lämpligt.
- Ett utropstecken är ett utmärkt sätt att gratulera någon eller förmedla spänning, men om du överanvändar dem förlorar de sin effekt.
Hur svarar jag på någon som säger "Hej, vacker"?
4
Undvik galna teckensnitt när du använder e-post. Behåll dina teckensnittsval till ett klassiskt teckensnitt så att din e-post ser professionell ut. Använd inte flerfärgade teckensnitt eller typsnitt som Comic Sans när du skickar ett e-postsvar.
- Ett klassiskt val är att använda en 10 eller 12-punkts typ med ett teckensnitt som Arial eller Times New Roman.
5
Var uppmärksam på vem du kopierar i ditt svar. Det kan ofta vara användbart att kopiera en annan person till ett svar så att du kan inkludera dem i en diskussion. Att kopiera en handledare eller kollega i onödan kan dock verkligen uppröra eller ilska personen du svarar på.
- Om det är nödvändigt för dig att inkludera någon annan i e-postkedjan kan du använda alternativet för att blindkopiera eller "BCC" dem.
6
Bestäm vem du vill svara på i ett grupp-e-postmeddelande. Om lämpligt svar är att svara till alla i gruppmeddelandet, välj sedan "Svara alla" när du skickar ditt svar. Men om du behöver fråga eller förklara ett specifikt ämne eller fråga för 1 person, svara sedan direkt på den personen.
- Om det finns en stor grupp människor i e-postmeddelandet men du bara behöver svara på ett fåtal, välj bara de personer du vill svara på.
7

Undvik att skicka ett mejl för att säga tack såvida det inte är nödvändigt. Korta e-postmeddelanden som inte läggs till i en konversation är inte nödvändiga. Om inte avsändaren ber dig att bekräfta att du har fått och förstått ett e-postmeddelande, är det onödigt och irriterande att skicka ett e-postmeddelande som säger "Tack".

Tips: Om avsändaren skickar ett läskvitto, bekräfta att du har fått e-postmeddelandet genom att klicka på alternativet för att skicka ett kvitto till dem.
8
Korrekturläsa din e-post och bekräfta mottagaren innan du skickar den. Ett stavnings- eller grammatikfel kan göra att din e-postadress verkar oprofessionell. Innan du klickar på skicka, ta en stund att läsa igenom ditt svar. Kontrollera om stavningen och grammatiken är korrekt och se till att du skickar den till rätt person.
- Lita inte på stavningskontrollen för att fånga allt!
- Prova att läsa din e-post högt innan du skickar den så att du kan höra hur det låter.
- E-postappar eller -program fyller ofta i e-postadresser automatiskt när du skriver i mottagarfältet, vilket kan leda till att du av misstag skickar ett e-postmeddelande till fel person.

Läs också: Hur kan man sluta fred med en vän efter en kamp?

Hur ska man svara?

Steg

Metod 1 av 3: svara på textmeddelanden

Metod 2 av 3: att prata med någon personligen

Metod 3 av 3: skicka ett e-postsvar

Frågor och svar

Läs också: