Hur undviker jag att spela telefonmärke på jobbet?
Lär dig om andra är tillgängliga för att prata i telefon vid specifika tider och kontakta dem under den här tiden.
Telefonmärke låter som ett roligt spel, men det är det inte, särskilt när du behöver ringa någon angående ditt arbete. Om den andra personen inte är vid sitt skrivbord när du ringer, och du inte är vid ditt skrivbord när hon ringer tillbaka, etc., kan det vara extremt frustrerande och skadligt för produktiviteten. Ibland kan det ta flera dagar innan du kan prata med den andra personen, och du kanske inte kan slutföra ditt arbete under tiden.
Metod 1 av 3: ringa vid de bästa tiderna
- 1Undvik att ringa vid obekväma tider. Början på arbetsdagen, strax före eller strax efter lunchen, eller i slutet av dagen är de tider då en kontorsanställd troligen är borta från sitt skrivbord eller tänker på andra saker. Ge henne en chans att bosätta sig efter att ha kommit på kontoret och försök inte fånga henne när hon försöker avsluta sitt arbete och lämna.
- 2Ring vid olika tidpunkter. Ring inte upprepade gånger vid samma tid på dagen, om du inte får svar. Även om det är den tid du har avsatt för telefonsamtal, respektera den andra personen och ring vid andra tillfällen under dagen.
- 3Be om bästa tiden att ringa. Om du lämnar ett meddelande eller fångar personen på väg ut, fråga när du kan ringa tillbaka vid en mer bekväm tid. Du kommer att bli förvånad över hur många som avsätter specifika tider för telefonsamtal varje dag.
Hon är förmodligen lika frustrerad över att spela telefonmärke som du är. - 4Ge personen en viss tid för samtalet. Se till att du är vid ditt skrivbord under den tiden. Hon är förmodligen lika frustrerad över att spela telefonmärke som du är. Om du visar att du kommer att vara tillgänglig vid den angivna tiden uppmuntras hon att ringa dig vid den tiden.
- 5Gör ett presumtivt möte i ditt röstmeddelande. Berätta för personen du vill kontakta att du kommer att ringa tillbaka vid en viss tidpunkt. Detta ger henne möjlighet att ordna sitt schema så att hon blir tillgänglig när du ringer tillbaka.
- 6Avsätt kvarter varje dag för telefonsamtal. Om du inte är en "telefonperson" är det okej. Sätt av en timme eller två varje dag för att ta och ringa telefonsamtal. Var tillgänglig under den här tiden så ofta som möjligt så att dina medarbetare vet när de kan nå dig. Ta reda på om andra är tillgängliga för att prata i telefon vid specifika tider och kontakta dem under den här tiden.
- 7Överväg att använda internet för att ta reda på när den andra personen är vid hennes skrivbord. Om hon är inloggad i ett företagsomfattande snabbmeddelande- eller telefonsystem kan du kanske berätta när hon är vid sitt skrivbord. Du kan också använda dessa tjänster för att skicka ett snabbt textmeddelande först och fråga om hon är tillgänglig för ett telefonsamtal.
Metod 2 av 3: lämna meddelanden som får svar
- 1Lämna ett meddelande. Innan du lämnar ett meddelande med en assistent, fråga om det här är det bästa sättet att komma i kontakt med. Vissa människor föredrar att kontakta basen med en assistent, men andra är mer benägna att lyssna på en röstmeddelande. Lämna ditt meddelande med den andra personens föredragna metod.
Telefonmärke låter som ett roligt spel, men det är det inte, särskilt när du behöver ringa någon angående ditt arbete. - 2Inkludera ditt namn och telefonnummer. Genom att inkludera denna information i varje meddelande ser du till att den andra personen inte behöver slå upp den innan du ringer tillbaka. Ange ditt namn och nummer minst två gånger i ett meddelande. Om personen inte känner dig personligen, stava ditt namn så att du är säker på att de vet vem som heter dem.
- 3Tala långsamt och tydligt. Vissa röstbrevlådor fördärvar meddelanden, och du vill inte missa ett tillfälle att prata bara för att ditt meddelande missförstod. Upprepa all viktig information för att säkerställa att den tas emot av personen du kontaktar.
- 4Ange en beräknad samtalstid. Om de inte vet hur länge ett samtal kommer att pågå, börjar folk frukta att återvända ett telefonsamtal. Inkludera en beräknad samtalstid i ditt meddelande. Viktigast, håll dig till det. Be inte om tio minuter och ta en timme. Se till att din uppskattning är korrekt.
- Överväg att säga något som "Jag behöver tio minuter av din tid."
- Be om en tid, "När kan vi schemalägga 15 minuter för att diskutera vårt projekt?"
- Ta hänsyn till den andras schema, "Är du tillgänglig för att avsätta trettio minuter för att prata om detta?"
- 5Erbjud en "agenda" för samtalet. Om det finns specifika frågor eller ämnen som du behöver svara på samtalet, maila eller sms till dessa till din kollega i förväg. Detta gör att hon kan känna sig bättre förberedd för konversationen och kommer att hålla samtalslängden kort.
- 6Berätta för personen hur snabbt du behöver informationen. Antag inte att dina medarbetare känner till dina tidsfrister. Låt personen du ringer veta: "Jag behöver den här informationen för att slutföra projektet till fredagen den 17."
Bara för att du föredrar att prata i telefon betyder det inte att personen du behöver kontakta har samma preferenser.
Metod 3 av 3: ändra din kontaktmetod
- 1Be den andra personen att lämna informationen i din röstbrevlåda. Var specifik om vad du behöver och när du är i ditt meddelande till henne, snarare än att bara säga "Ring mig." På så sätt kan din kollega lämna informationen i din röstmeddelande om de inte har tid att prata när du är tillgänglig.
- 2Kontakta personen via e-post eller snabbmeddelande istället. Om du har gjort allt du kan för att ringa och prata med personen i telefon utan lycka är det dags att ändra din kontaktmetod. Vissa människor returnerar helt enkelt inte telefonsamtal. Ändra din kontaktmetod så att den passar den person du behöver prata med.
- Millennials lyssnar bara på deras röstmeddelanden 39% av tiden och svarar dem 9% av tiden. Känn din publik och byt till text eller e-post.
- Om du verkligen behöver prata med någon som du inte kan ringa i telefon, växlar du till e-post, sms eller snabbmeddelande och ber dem ringa dig tillbaka.
- 3Be om personens önskade kontaktmetod. Bara för att du föredrar att prata i telefon betyder det inte att personen du behöver kontakta har samma preferenser. I stället för att be om telefontid, fråga hur hon föredrar att du kontaktar henne och respektera hennes önskemål.
Relaterade artiklar
