Hur arbetar jag mer effektivt med en administrativ assistent?

Övervaka din assistent. Under de första veckorna måste du vägleda din assistent på de specifika sätt som du vill få saker gjorda. Du kanske har en tidigare assistent som är villig att utbilda den nya assistenten. Om inte, måste du ta på dig uppgiften själv. Förvänta dig inte att din assistent läser dina tankar.

• Sätt dig ner med din assistent några minuter varje dag för att hjälpa dem att sortera e-post och e-post. Visa dem vad som kan raderas, vad som kan sparas och var de ska sortera olika typer av e-post.

Ge enkla och exakta instruktioner. Förvänta dig inte att din administrativa assistent läser dina tankar. Medan din assistent borde ställa frågor om varje uppgift, bör du sträva efter att ge dem så mycket information som möjligt. Se till att varje uppgift är tillräckligt förklarad. Ge dem gott om tid för att slutföra uppgiften. Om det är en nödsituation eller högsta prioritet, informera dem genast om att de ska skjuta tillbaka alla andra jobb.

• Ange alltid vem, vad, när, var och varför. Istället för att säga "Jag behöver att du tar hand om dessa formulär för resekostnader", säg "Vänligen maila bokföring på eftermiddagen så att vi kan reglera dessa resekostnadsformulär." Efter ett tag kan din assistent förstå vad du menar med vaga riktningar, men först bör du försöka stava saker så tydligt som möjligt.
• Vissa människor tycker att det är effektivt att ge sina assistenter dagliga uppgiftsscheman eller checklistor. Om du har tid att göra en lista varje dag kanske det fungerar för dig.
• Förtydliga när du behöver konsulteras och när ett beslut ligger i assistentens händer.

Ge din assistent ett manus för telefonsamtal. Kommunicera vilka kontakter som är viktiga och vilken typ av samtal du förväntar dig. Du bör ge dem ett skript så att de vet rätt telefonetikett på ditt kontor. Informera dem om att de inte bara ska läsa av detta manus utan snarare anpassa det till deras behov. Detta kommer att säkerställa att din assistent behandlar dina kunder och affärspartners på ett lämpligt sätt.

• Ett manus kan läsa som "Hej, du har nått Joan Smiths kontor. Du pratar med Lisa. Hur kan jag hjälpa dig?"
• Ge aktiesvar som de kan använda, till exempel "Jag är ledsen. Fru Smith är inte tillgänglig just nu. Får jag ta ett meddelande? Jag ber henne ringa upp dig så snart som möjligt."
• Du vill antagligen inte att din assistent ska avbryta möten eller arbeta med obetydliga telefonsamtal, men det finns vissa personer vars samtal du tar oavsett vad. Se till att de har en lista över dessa personer.
• Använd inte assistent för att ringa samtal åt dig om det inte är en nödsituation. Att göra det kan vara mycket irriterande för dem som väntar på dig att svara i telefonen.

Berätta för din organisation vilken auktoritet din assistent innehar. När du först anställer din assistent, låt de som rapporterar till dig veta att assistenten hanterar dina samtal, e-post eller e-post. Låt dem veta specifikt vilka uppgifter de har auktoritet över.

• Du kan välja att skicka ett e-postmeddelande till ditt företag där du välkomnar din nya assistent. Du kan säga, "Lisa kommer nu att hantera hela min schemaläggning. Om någon av dig behöver träffa mig, kontakta henne" eller "Mark kommer att hantera min e-post, så var inte förvånad om du får ett meddelande från honom."

Delta i möten med din assistent. Detta ger dem en bättre uppfattning om frågor och dagliga aktiviteter inom ditt företag. De kommer att bli mer informerade om ditt ansvar och de kommer att kunna ge råd och vägledning om viktiga projekt. Detta kommer också att skicka ett meddelande till andra anställda om att du ser den administrativa assistentens roll som en seriös roll.

• Var tydlig med dina förväntningar på deras roll i möten. Ska de lyssna, delta eller göra anteckningar?

Uppmuntra dem att utveckla nya färdigheter. När din assistent har utbildats kan det vara frestande att bara lämna dem i fred. Om du verkligen vill få ut mesta möjliga av din assistent bör du dock uppmuntra dem att utöka sina färdigheter. Du kan:

• Be dem delta i seminarier
• Ge utbildning i nya datorprogram
• Låt dem ta på sig nya uppgifter, inklusive att hantera sina egna projekt
• Subventionera vidareutbildning genom ett vidareutbildningsprogram

Be din assistent ordna din e-post och e-post. Din administrativa assistent kan sortera igenom din inkommande post och annan korrespondens för att avgöra vad som är viktigt och vad som inte kräver din uppmärksamhet. Detta kommer att dramatiskt minska mängden inkommande meddelanden som du behöver läsa själv.

• Se till att du litar på din assistent innan du lämnar över ditt e-postlösenord.
• Svarsmallar, ungefär som ett formulärbrev eller memo, kan hjälpa en administrativ assistent att hantera rutinmässiga uppgifter. En svarmall kan utfärdas för kundernas vanliga frågor, förfrågningar om donationer eller rundturer, påminnelser om att rapporter ska betalas och andra affärsprodukter som bara kan kräva din signatur.

Låt din assistent hantera schemaläggning. Din assistent kan spela in alla möten, konferenser, telefonsamtal eller möten du har planerat. Dessutom bör de markera alla viktiga projektdatum eller kvartalsvisa tidsfrister. De bör informera dig om alla nya möten, och du bör meddela dem när du själv har planerat.

• Du kan använda en delad kalender för att hantera ditt schema. En elektronisk kalender kan ladda upp ditt schema till molnet och meddela er båda om det finns några ändringar som görs av någon av parterna.
• Var noga med att informera dem när du planerar att semestra, resa i affärer eller åka på läkarledighet så att de kan hjälpa dig att ordna din tid effektivt.

Ladda upp viktiga dokument till en delad molnmapp. Om din assistent behöver tillgång till vissa dokument, mallar eller formulär bör du göra dem tillgängliga så enkelt som möjligt. Skapa ett dropbox- eller Google Drive-konto som ni båda delar. Ladda upp alla nödvändiga dokument. Din assistent kan också ladda upp viktiga dokument så att du kan se över och underteckna när det passar dig. Detta blir en smidigare process än att skicka e-post fram och tillbaka.

• Upprätta procedurer för hantering av fysiska filer, särskilt i vilka typer som ska förvaras, säkerhetsåtgärder och lagring.

Undvik mikrohantering. Även om du kanske har ett exakt sätt att göra saker vill du se till att din assistent är produktiv på sitt eget sätt. Vad som fungerar för dig kanske inte fungerar för dem. Så länge uppgiften har slutförts framgångsrikt bör du inte välja hur de slutförde uppgiften. Om de gjorde något fel, försök att ge feedback som kommer att rätta till felet.

• Behöver inte godkännande för varje enskild uppgift. Till exempel, om din assistent sorterar din e-post, ska de inte behöva ditt godkännande för att kasta skräppost när de är utbildade. Genom att göra det tar du så mycket tid som du kanske sparar.
• När de blir bekväma i sin roll kan du börja ge dem större projekt. Låt dem övervaka vissa program. Ge dem en möjlighet att hantera något. Be dem presentera vid ett möte. Detta kommer att öka deras kompetens samtidigt som de kan växa som anställda.
• Låt inte bara din assistent springa för att skaffa dig kaffe. Om inte detta är en tvåvägsgata (du kan kaffe då och då), be inte assistenten att få kaffe som en del av sina uppgifter såvida de inte frivilligt gör det. Var mycket försiktig med könsstereotyper.
• Kom ihåg att din assistent är avsedd att utöka dina möjligheter, inte fungera som sekreterare eller tjänare. Behandla dem som en professionell.

Förtydliga din relation och dina roller regelbundet. Minst en gång om året, sitt ner med din assistent för ett formellt möte. Fråga hur det har gått med din assistent. En assistents uppgifter har en tendens att förändras år för år. Se till att din assistent vet vad deras uppgifter är och diskutera eventuella förändringar i deras ansvar under det kommande året. Senast, fråga om din assistents karriärmål. Är de lyckliga kvar som assistent? Eller vill de ta på sig andra ansvarsområden i företaget?

• Kom ihåg att hålla ett professionellt avstånd till din assistent. Ditt förhållande ska vara vänligt men tydligt chef-och-anställd.
• Om du får dem att arbeta ovanliga eller långa timmar, överväga att främja assistent till icke-undantagen status som belöning. Men gör det inte för att spara pengar (få dem att arbeta fler timmar för mindre lön).
• Analysera en checklista över din administrativa assistents ansvar. Fråga om vissa uppgifter är nödvändiga. Se om det finns ansvarsområden som kan minskas eller om det finns ytterligare ansvar att lägga till.

Träffa din assistent dagligen. Om du vill att allt ska behandlas smidigt bör du ha ett kort möte med din assistent minst två gånger om dagen. På morgonen går du igenom planerna och målen för dagen. Se till att ange vilka uppgifter som har högst prioritet. I slutet av dagen, diskutera vad som hände och vad som inte blev gjort. Planera en metod för att lösa eventuella problem som uppstod.

• Du kanske vill använda en projekthanteringsapp som Wunderlist eller Trello för att hjälpa er båda att bestämma vad som behöver göras den dagen. Din assistent kan kryssa för uppgifter när de slutför dem. Du kommer att kunna lägga till uppgifter om de kommer upp eller markera vissa uppgifter som prioritet. Med plattformsappar kan du lägga till en uppgift på din enhet innan du automatiskt skickar en uppdatering till din assistent.

Ge både positiv och kritisk feedback. Ett vanligt misstag som vissa chefer gör är att bara kritisera sin assistent. Din assistent är mänsklig och genom att ge positiv feedback, förstärker du inte bara god praxis utan du uppmuntrar en vänskaplig relation. Detta kommer att öka din assistents moral, öka deras och din produktivitet.

• Positiv feedback bör fokusera på assistentens förmåga att slutföra uppgifterna väl. Till exempel "Bra jobbat med att skicka in dessa resekostnadsrapporter så snabbt. Du gjorde mitt liv mycket lättare."
• Kritisk feedback bör fokusera på sätt som assistenten kan förbättra. Till exempel, "Nästa gång behöver jag att du skickar dessa utgiftsrapporter inom en vecka efter min resa. Oroa dig inte för den här gången, men nästa gång förväntar jag mig att du får in dem i tid."
• Kom ihåg dem på speciella dagar som födelsedagar eller administrativ assistentens dag.

Lyssna på din administrativa assistent. Du bör försöka be din administrativa assistent om idéer för att förbättra effektiviteten på ditt kontor såväl som din produktivitet. Efter att ha arbetat för dig i några veckor kommer din assistent att ha ett bra grepp om dina vanor, styrkor och svagheter. Uppmuntra din assistent att vara ärlig och belöna bra idéer. Avvisa inte eller bli förolämpad av vad de säger. Ett nytt perspektiv kan vara precis vad du behöver.

• Du kan fråga, "Vad är det bästa sättet för oss att förbättra produktiviteten? Vad ser du som kan förbättras?"
• Om din assistent ger en bra idé, beröm dem. Du kan säga, "Det är en bra idé. Vad kan vi göra för att omsätta det i praktiken?"
• Om du inte gillar deras idéer, håller du helt enkelt med och fortsätter. Du kan säga, "Jag är inte säker på att det skulle fungera här."