Hur skriver man utbildningsmaterial?
Till exempel kommer utbildningsmaterial för nyanställda på ett kafé troligen att se helt annorlunda ut än material för högre anställda på ett bokföringsföretag.
Utbildningsmaterial är viktigt för att lära anställda att slutföra sina jobb till önskad standard. Dessa material kan användas för att vägleda ett träningspass eller presenteras direkt för anställda så att de kan läsa och granska. Även om skrivmaterial kan verka som en överväldigande uppgift kan du följa några enkla steg för att utveckla tydligt och effektivt material oavsett vilken bransch du befinner dig i.
Metod 1 av 3: utvärdera dina behov
- 1Bestäm syftet eller målet med utbildningsmaterialet. Målet med utbildningsmaterialet beror på vem du tränar och vad du vill att de ska lära sig. Till exempel kanske du planerar att hålla ett träningspass för att lära anställda hur man använder ett nytt försäljningssystem. Eller kanske planerar du att presentera materialet för nya anställda för att utbilda dem i hur man gör lager.
- Oavsett fallet, se till att materialen förblir fokuserade på målet så att de är så effektiva som möjligt.
- 2Dela upp materialet i enheter för varje ämne. För att göra materialen lätt smältbara, dela upp träningshandboken eller presentationen i små segment. Till exempel, om du utvecklar en handbok om inventering, kan du skapa enheter för att förbereda en inventeringslogg, kategorisera förnödenheter, räkna artiklar, göra beställningar och så vidare.
- Antal enheter du behöver beror på ämnet och det finns ingen riktlinje för hur många du ska använda.
- Använd övergångar för att ansluta varje enhet till nästa.
Tips: Beställ enheterna logiskt. Du kan välja att beställa enheterna i följd, från storbild till snuskig eller något annat sätt som är vettigt för det material du presenterar.
- 3Skräddarsy innehållet till din publik. För att hålla deltagarna engagerade, skräddarsy ditt utbildningsmaterial efter deltagarnas tidigare kunskaper och erfarenheter. Inte slösa tid upprepa saker publiken redan vet eller gå ut på tangenterna som inte är relevanta för ämnet till hands. Se till att varje aspekt av presentationen eller manualen är inriktad på att hjälpa din specifika målgrupp att nå de mål du har satt upp.
- Till exempel kommer utbildningsmaterial för nyanställda på ett kafé troligen att se helt annorlunda ut än material för högre anställda på ett bokföringsföretag.
Målet med utbildningsmaterialet beror på vem du tränar och vad du vill att de ska lära sig. - 4Tillgodose olika inlärningsstil. Det finns inget enda rätt sätt att lära människor något nytt, och olika människor lär sig bäst av olika metoder. Inkludera en mängd olika metoder för att nå alla deltagare.
- Till exempel kan du inkludera textblock samt bilder, grafer eller diagram.
- 5Förbered en utbildningshandbok för att presentera för anställda. Genom att förse anställda med ett manuellt eller e-lärande program kan de granska materialet individuellt och i sin egen takt. De kommer också att kunna hänvisa till manualen om det skulle uppstå några frågor när de arbetar, vilket kan vara till stor hjälp.
- En e-inlärningskurs är att föredra framför en tryckt handbok eftersom du kan inkludera videor, frågesporter och andra typer av material för att tillgodose olika inlärningsstilar.
- Alternativt kan du vara värd för ett träningspass för att ge deltagarna praktisk erfarenhet.
- 6Samla eller förbered ytterligare resurser du behöver. Om du ger dina anställda en utbildningshandbok, behöver du helt enkelt skriva ut och binda in tillräckligt många kopior för varje anställd. Om du planerar att hålla en presentation för de anställda behöver du åtminstone ett utrymme att presentera och sittplatser för deltagarna.
- Dessutom måste du utse en person eller personer som ska presentera utbildningsmaterialet och ta reda på logistiken för sessionerna, till exempel tid och plats.
Metod 2 av 3: utveckla träningsinnehåll
- 1Välkomna deltagarna och förklara målet för träningen eller manualen. Börja med en kort välkomstanteckning för att börja på höger fot. Beskriv sedan syftet med utbildningsmaterialet så att läsare eller deltagare vet exakt vad de kan förvänta sig. Håll det kort och enkelt.
Säg något som...
"Välkommen! Idag ska vi lära oss att använda det nya försäljningssystemet." - 2Starta varje enhet med en titel. Märk tydligt varje segment av träningsmaterialet. Gör titeln lätt att förstå och se till att den relaterar till innehållet i det avsnittet. Till exempel kan en enhet om sanering av tandverktyg kallas "Sanitetsmetoder".
- Observera hur lång tid det tar att slutföra varje enhet så att läsare eller deltagare vet vad de kan förvänta sig.
För att göra materialen lätt smältbara, dela upp träningshandboken eller presentationen i små segment. - 3Lista upp 1-3 lärandemål per enhet. Förklara tydligt för deltagarna vad du vill att de ska lära sig och förstå i slutet av enheten. Om du upptäcker att det finns mer än tre inlärningsmål för en enhet, dela upp enheten i flera segment för att göra informationen lättare att smälta.
- Till exempel, i en enhet som använder ett försäljningssystem kan ett lärandemål vara "Lär dig att mata in en kunds beställning."
- 4Förklara hur man ska uppfylla varje inlärningsmål. Nu är det dags att beskriva de färdigheter eller kunskaper som deltagarna behöver veta. Gå igenom processen för att slutföra uppgiften eller förklara den information de behöver för att uppfylla lärandemålen. Utveckla aktiviteter för att förstärka kunskapen och ge deltagarna en chans att prova varje uppgift på egen hand.
- För att fortsätta exemplet kan du ge en presentation eller tillhandahålla skärmdumpar som visar hur du matar in en order på ett försäljningssystem.
- 5Ge en sammanfattning av den viktigaste informationen. När du har presenterat, eller om dina anställda har läst igenom, en fullständig enhet, upprepar du huvudpunkterna. Förklara för deltagarna hur man uppfyller inlärningsmålen så att det inte finns några missuppfattningar om vad som förväntas av dem.
- 6Testa deltagarnas kunskaper i slutet. Det är viktigt att ta reda på om ditt utbildningsmaterial är effektivt, och det bästa sättet att göra det är att se hur mycket dina anställda har lärt sig. Utveckla en frågesport eller aktivitet för att se om deltagarna lär sig vad de är avsedda för, och justera utbildningsmaterialet om du upptäcker att det inte är det.
- Till exempel kan varje anställd slutföra en håntransaktion på ett försäljningssystem.
Metod 3 av 3: Använd rätt stil och ton
- 1Använd ett informellt samtalspråk. Gör inte ditt material för tätt eller torrt, annars tappar deltagarna intresset. Adressera läsarna som om du skulle göra en vän medan du fortfarande är professionell. Detta gäller oavsett om du håller en presentation eller förbereder en träningsmanual.
- Det skulle till exempel vara bättre att säga "särskilt om publiken inte har en bakgrund inom geografi" än "särskilt om publiken består av nybörjare utan väsentlig kunskap om geografiska system."
För att hålla deltagarna engagerade, skräddarsy ditt utbildningsmaterial efter deltagarnas tidigare kunskaper och erfarenheter. - 2Undvik jargong. Tekniskt språk kommer att göra ditt material svårare att förstå, särskilt om publiken inte känner till ämnet. Om du behöver använda jargong, förklara det vid första nämnandet så att läsarna inte blir förvirrade. Å andra sidan, om din publik har tillräcklig bakgrundsupplevelse inom fältet, förklara inte termer eller begrepp som de redan känner till.
- 3Skriv eller tala med den aktiva rösten. Aktiv röst är mer engagerande och okomplicerad än passiv röst. Det använder också färre ord, vilket kan göra det lättare att få fram din poäng och hjälpa din läsare eller lyssnare att förstå begreppen bättre.
- Till exempel är en passiv mening "Utbildningsmaterialet presenterades av Dave." En aktiv mening är "Dave presenterade utbildningsmaterialet."
Tips: När du skriver med aktiv röst, sätt ämnet för meningen först och se till att de utför åtgärden.
- 4Gör materialen visuellt tilltalande. Detta är särskilt viktigt om du ger dina anställda en tryckt manual eller ber dem slutföra en e-lärande kurs. Undvik att fylla sidor med tryckt text. Istället utnyttjar blank, använd punktlistor för att bryta upp textblock, och inkludera grafik, t.ex. bilder och diagram, i förekommande fall.
- 5Korrekturläsa dina material. Innan du slutför dina dokument, läs dem högt så att du kan fånga problem som du kanske inte har märkt. Gör alla nödvändiga korrigeringar, be sedan 1-2 kollegor att ta en titt på materialet och påpeka eventuella fel eller inkonsekvenser som du har missat.
- Fel gör ditt träningsmaterial mindre auktoritativt, så se till att gå igenom dem med en finkam innan du publicerar.
Frågor och svar
- Jag skulle vilja skriva ett utbildningsmaterial för Basic Accounting Program. Jag har kunskapen men att skriva det i en träningsform är mitt problem.Titta online för exempel på träningsformulär. Använd en av dessa konturer och försök sedan skapa en egen med en tom anteckningsbok. När du har gjort en översikt över vad du vill ha i ditt träningsformulär skriver du det första utkastet. Om det är lämpligt skriver du ett slutligt utkast och gör sedan kopior av det.
