Hur undviker man felkommunikation?
Hur kan jag undvika störningar i kommunikation med mycket äldre eller yngre människor?
Felkommunikation kan vara rolig, frustrerande eller upprörande. Om du vill minska felkommunikation, tala tydligt och ta bort dina antaganden. Kolla in med personen för att se till att du förstår. Var tydlig, kortfattad och informativ när du kommunicerar elektroniskt. Att vara en god lyssnare kan också hjälpa till att undvika felkommunikation. När du lägger lite ansträngning i dina konversationer kan du minska risken för felkommunikation.
Del 1 av 3: använda tydlig kommunikation
- 1Tänka innan du talar. Att tänka på dina ord gör att du kan organisera dina tankar och förbereda dig för att säga något meningsfullt. Speciellt om du ska ha en viktig konversation, se till att dina ord är organiserade så att du kan säga vad du menar.
- Kom ihåg att din attityd och ton kan kommunicera ganska mycket. Håll ditt fokus smalt och försök att inte komma bort från ämnet.
- Om du har problem med att säga vad du vill säga, skriv ner några punkter för att se till att du täcker allt du vill säga.
- Ta en avsiktlig paus innan du pratar. Mycket ofta är instinkten att kasta huvudet in i en diskussion. Men att målmedvetet sätta in pauser och ta en stund att komponera dina tankar innan du talar kommer att göra det mer troligt att din kommunikation är tydlig och att din publik är redo att lyssna.
- 2Få uppmärksamhet. Att ha en persons uppmärksamhet innebär att se till att de lyssnar och förstår de ord du säger. Ta ögonkontakt och checka in för att se till att de lyssnar. Om den andra personen är distraherad eller mitt i att göra något annat, få antingen uppmärksamhet eller prova en annan gång. Om de verkar distraherade av andra saker, be om deras uppmärksamhet genom att säga "Jag måste se till att du förstår detta" eller "Jag skulle uppskatta din fulla uppmärksamhet."
- Om personen verkar distraherad, säg att du kommer att prata senare när de är mer tillgängliga.
- Till exempel, om du behöver prata med någon ändå är de mitt i något, låt dem veta att du behöver prata och vill ha deras uppmärksamhet.
- Undvik att ropa eller skrika på människor för att få uppmärksamhet - gå upp till dem och tala ansikte mot ansikte när det är möjligt.
- 3Kontrollera dina antaganden. Du kan anta att människor förstår vad du säger eller ber dem göra. Men klargör allt som personen kan vara osäker på. Till exempel, om du ger anvisningar, klargör allt som personen kan behöva göra som förarbete. Du kan över- eller underskatta mängden kunskap eller förmåga som någon har, så det är bäst att fråga.
- Detta gäller särskilt om du pratar med någon från en annan kultur än dig själv. Du kan anta att de förstår slang eller annat tal, men det gör inte ont att fråga. Om någon ser förvirrad ut, försök att förklara det bättre.
Vandra inte eller gå vidare med många extra detaljer och undvik att ta upp flera ämnen i ett e-postmeddelande. - 4Var artig. Att vara artig i din kommunikation innebär att vara öppen, ärlig och snäll. Du säger inte något som kan vara passivt aggressivt, sarkastiskt eller jabbande mot eller om personen du pratar med. Fokusera på att vara vänlig och säg vad du menar på ett sätt som är lätt att förstå. Om du avbryter andra människor, är oförskämd och respektlös kommer du inte att kommunicera effektivt.
- Sarkasm kan lätt missförstås. Även om det kan vara tänkt att vara humoristiskt, kan det att leda till missförstånd att säga motsatsen till vad du egentligen menar. Människor kan vara förvirrade över vad du egentligen menar. Sarkasm kan också av misstag bli elak.
- 5Kontrollera om du förstår. Kolla in med personen för att se till att de förstår dig. Det här kan vara så enkelt som att säga "Ger det mening?" eller "Har du några frågor?" Detta ger dem möjlighet att uttrycka eventuella problem eller problem de har.
- Detta kan hjälpa människor att känna sig bekväma att ställa frågor eller söka förtydligande.
- Om du ger anvisningar, be dem upprepas tillbaka till dig för att säkerställa förståelse.
- Under vissa omständigheter är det lämpligt att ge en snabb sammanfattning.
- Till exempel: "Så jag vill bara vara tydlig: Vi kommer att ta itu med Garcia-kontot först, sedan kommer vi att göra ett snabbt möte om hur man löser problem med kommunikationsproblemen. Har du det?"
- 6Uppföljning. Uppföljning med personen du kommunicerar med för att se till att du kommunicerar tydligt. Till exempel, om du skickade ett e-postmeddelande, skicka ett annat där du frågar "Hur går allt? Har du några frågor?" om du pratade med någon, fråga dem en dag eller två senare, "bara checka in. Allt okej?"
- Om du tror att du kanske har kommunicerat fel, använd den här tiden för att kommunicera tydligt och rensa allt som kan vara förvirrande.
Del 2 av 3: att vara en bra lyssnare
- 1Förstå kroppsspråk. Mycket av kommunikationen är icke-verbalt. Var uppmärksam; det kan vara mycket viktigt. Behåll ögonkontakt och märk eventuella förändringar i din ögonkontakt eller den andra personens ögonkontakt. Lägg märke till en persons hållning och ansiktsuttryck och se om det finns några inkonsekvenser. Om du märker skillnader, ställa en fråga igen eller söka förtydligande.
- 2Lyssna ordentligt. Var uppmärksam när någon talar. Många försöker tänka på vad de kommer att säga härnäst, men förbli engagerade med personen som talar. Människor uppskattar att känna sig hörda och förstådda, och ett av de bästa sätten att göra detta är genom att aktivt lyssna. Vänd kroppen mot dem och luta dig in. Vänd dig inte till distraktioner (som mobiltelefoner) och håll dig närvarande med personen.
- Hör inte bara orden som personen säger, lyssna efter information och hur de kommunicerar. Till exempel kan personens röst förändras när man pratar om något känslomässigt eller när de känner sig obekväma.
Att ha en persons uppmärksamhet innebär att se till att de lyssnar och förstår de ord du säger. - 3Undvik avbrott. Om någon annan talar, gör ditt bästa för att inte avbryta dem. Låt dem slutföra sina tankar innan de lägger till dem eller säger något annat. Detta visar att du lyssnar och bryr dig om vad de säger. Om du tenderar att störa människor ofta kan de känna sig frustrerade när de pratar med dig och kanske inte kommunicerar allt de vill säga.
- Att låta någon slutföra sina tankar innebär att du lyssnar helt och inte är upptagen av dina egna ord. På det här sättet kommer de att känna sig mer bekväma med att dela allt och kommer inte att sakna något de tänkte säga eftersom konversationen blev sidospårad.
- 4Fråga frågor. Om något är oklart eller om det finns något som du inte riktigt förstår, se till att ställa en fråga om det. Försök säga något som: "Har du något emot att klargöra vad du menar med __?" eller "Jag är inte säker på att jag förstår __. Kan du utarbeta?"
- Om personen fortfarande pratar och du inte vill avbryta dem, skriv ner frågan så att du inte glömmer att fråga dem om det.
Del 3 av 3: kommunicera elektroniskt
- 1Organisera information. Om du försöker kommunicera information måste du vara säker på att informationen kommer till personen effektivt. Om du till exempel planerar ett evenemang måste du ge viktiga detaljer: plats, tid och vad människor behöver ta med sig. Stava ut alla anvisningar eller steg som människor behöver ta och se till att informationen är tydlig.
- Innan du skickar informationen eller inbjudan, kontrollera att den har all nödvändig information.
- 2Använd färre ord. När du kommunicerar via texter eller e-postmeddelanden, kom till saken. Ett långt eller ordentligt e-postmeddelande kan komplicera det du försöker säga. Till exempel, om du gör en begäran om något, gör rätt till det och gör din begäran. Du kan säga varför du behöver begäran, men fortsätt inte. Ange bara vad du behöver och avsluta e-postmeddelandet strax efter.
- Om du brukar skriva långa e-postmeddelanden eller texter kommer människor troligen att skumma dem istället för att läsa dem noggrant. Om du inte kan komma bort från dina långa brev, överväg att sätta de viktigaste sakerna högst upp.
- Tänk på att e-postmeddelanden inte ger sådana sociala ledtrådar som ansiktsuttryck och röstton. Använd därför tydligt språk och undvik sarkasm.
- Emojis är användbara i sociala e-postmeddelanden, men i de flesta företag är e-postmeddelanden inte lämpliga.
- 3Fokusera på ett ämne. Håll meddelandet så enkelt som möjligt. Vandra inte eller gå vidare med många extra detaljer och undvik att ta upp flera ämnen i ett e-postmeddelande. Det är bäst att fokusera på ett objekt eller ett ämne i taget istället för massor av saker i ett e-postmeddelande. Om du har flera saker att ta itu med, prata om en i taget per e-post. På så sätt kan personen ta bort varje e-postmeddelande eftersom de adresserar varje ämne och inte glömmer att göra något eller ta itu med något.
- Om du insisterar på att ta upp flera ämnen samtidigt, avgränsa dem tydligt. Använd punktpunkter eller annan organisation för att klargöra innehållet.
Om de verkar distraherade av andra saker, be om deras uppmärksamhet genom att säga "Jag måste se till att du förstår detta" eller "Jag skulle uppskatta din fulla uppmärksamhet." - 4Gå direkt till saken. Även om det är okej att starta dina e-postmeddelanden med "Hur mår du?" eller annat trevligt, spendera inte för mycket tid på att prata om något som inte är relaterat till vad du vill. Nollställ din begäran eller information som du vill dela med personen. Dans inte runt det eller ge en lång uppgång. Gå istället till punkten för vad du vill eller har att säga.
- Se till att du inte använder sarkasm i chatt, snabbmeddelanden eller e-post utan uttryckssymboler. Sarkasm kommunicerar ofta inte bra genom text, så bäst att göra det personligen istället.
Frågor och svar
- Hur kan jag undvika störningar i kommunikation med mycket äldre eller yngre människor?Tänk på vem du pratar med. Använd korrekt engelska men vanliga ord som alla kan förstå oavsett åldersskillnad.
- Vad är verbal felkommunikation?Verbal felkommunikation är när du inte ordnar våra tankar, inte är tydlig på vad du tänker, snubblar på ord, använder en lång paus mellan ord eller pratar för mycket och inte lyssnar på andra.
Relaterade artiklar
