Hur genomför man en exitintervju?
För bästa resultat, sträva efter att avsluta intervjun under de senaste två dagarna av deras anställning.
När en anställd lämnar en organisation är det viktigt att genomföra en exitintervju. Intervjun ger arbetsgivaren möjlighet att ta reda på varför den anställde lämnar och vad som kan göras för att förhindra framtida avgångar. Men nyckeln till att genomföra en framgångsrik exitintervju innebär att skapa en bekväm atmosfär, ställa rätt frågor och använda lämpligt kroppsspråk.
Metod 1 av 3: skapa en bekväm atmosfär
- 1Planera intervjun precis innan medarbetaren lämnar. Den bästa tiden att ha intervjun är precis i slutet av den anställdes tid med företaget. För bästa resultat, sträva efter att avsluta intervjun under de senaste två dagarna av deras anställning.
- Detta kommer att undvika att ha intervjun för tidigt, vilket kan göra den anställde obekväm eller för sent, vilket kan resultera i halvhjärtade svar.
- 2Välj en privat en-mot-en-inställning för intervjun. Att låta flera intervjuare ställa frågor som avgår till anställda kan få dem att känna att de blir "samlade". Gå med en avslappnad men privat miljö där den anställde kommer att känna sig bekväm och inte för exponerad.
- Till exempel skulle ett konferensrum med god naturlig belysning och integritet från omgivande hallar fungera mycket bra för en utgångsintervju.
- Om intervjun genomförs någonstans där den anställde inte känner sig bekväm med att vara ärlig mot intervjuaren kanske svaren på intervjufrågorna inte är helt ärliga.
- Om du är orolig för en besvärlig eller fientlig interaktion kan du också tillhandahålla ett skriftligt frågeformulär som den anställde kan fylla i. Detta format kan dock tolkas som kallt och oskäligt jämfört med en intervju ansikte mot ansikte.
- 3Låt en HR-representant eller extern konsult genomföra intervjun. Det kan verka som den avgående anställdens handledare skulle vara det bästa valet att genomföra intervjun. Men den anställde kanske inte känner sig helt bekväm med sin handledare, eftersom de kan vara en del av anledningen till att de lämnar i första hand.
- Personalrepresentanter tenderar att vara bäst för exitintervjuer, eftersom de kan fokusera på rollspecifika frågor och saker som är relevanta för företaget som helhet.
När en anställd lämnar en organisation är det viktigt att genomföra en exitintervju. - 4Var noga med att förklara syftet med utgångsintervjun för medarbetaren. Poängen med en exitintervju är att avgöra om anledningen till att den anställde lämnar är något som företaget kan fixa i framtiden. Om den anställde förstår att intervjun är tänkt att vara konstruktiv är de mer villiga att dela sina tankar uppriktigt.
- Påminn dig själv och intervjuaren (om de är någon annan) att syftet inte är att försöka förhindra att den anställde lämnar företaget.
- 5Ange på förhand att deras svar kommer att förbli konfidentiella. Målet är att medarbetaren ska ge öppen och ärlig feedback om hur företaget presterar och vad som kan göras för att förbättra arbetsmiljön. Att påminna dem om att deras namn inte kommer att bifogas deras svar är det bästa sättet att säkerställa att den anställde kommer att vara uppriktig med intervjuaren.
- Det kan också vara till hjälp att upprepa denna punkt några gånger under intervjun, bara för att förstärka poängen att det är ok för dem att vara öppna med intervjuaren.
- Påpeka samtidigt att den information som den anställde ger kommer att vara mycket viktig och att företaget tar det på allvar när de överväger om de behöver ändra någon aspekt av hur de gör affärer.
- 6Påminn dem regelbundet om att de inte är skyldiga att svara. Utgångsintervjuer krävs inte enligt lag eller är anställda skyldiga att delta i dem, såvida inte detta ingår i deras kontrakt. Dessutom, om den anställde lämnar företaget på dåliga villkor, kommer att påpeka att de inte är skyldiga att svara om de inte vill hjälpa till att förhindra en potentiellt fientlig intervju.
Metod 2 av 3: ställa rätt frågor
- 1Ta reda på varför de lämnar, om de är villiga att dela. Detta är särskilt viktigt om medarbetaren är en uppskattad medlem i din organisation och det inte är klart varför de lämnar sitt jobb. De kanske inte vill dela med sig av skälen, så var säker på att den här frågan ställs mycket artigt.
- Till exempel, i stället för att säga "Berätta för mig varför du ger upp oss", fråga dem "Känner du dig bekväm att berätta om varför du lämnar?"
- 2Fråga hur de känner att de behandlades av företaget och dess anställda. Det är viktigt för dig att ta reda på om din organisations arbetsmiljö har bidragit till den anställdes beslut att lämna. Fråga om de tycker att de behandlades rättvist av sin handledare eller om de gillade sina anställda.
- Ett bra sätt att formulera denna fråga kan vara: "Hur känner du att du behandlades av din handledare och dina kollegor? Var det något du önskar skulle ha varit annorlunda?"
- Fråga medarbetaren hur de tror att deras medarbetare tycker om att de lämnar. Detta ger dig god inblick i vilken roll, om någon, deras relation med andra anställda spelade i deras avgång.
Till exempel skulle ett konferensrum med god naturlig belysning och integritet från omgivande salar fungera mycket bra för en utgångsintervju. - 3Lär dig hur de tror att arbetsförhållandena kan förbättras. Dåliga arbetsförhållanden kan ha bidragit till att den anställde vill lämna, så det är viktigt att veta detta för att förhindra andra avgångar. Även om arbetsförhållandena inte påverkade den anställde som lämnar kan de ha goda idéer om hur man kan förbättra arbetsförhållandena!
- Närma dig denna fråga neutralt. Istället för att fråga "Vad var fel på arbetsplatsen?" istället fråga "Har du någon inblick i hur förhållandena på arbetsplatsen kan förbättras?"
- Fråga dem hur de tycker att företaget klarar sig överlag också. Försök få så mycket insikt som möjligt som du sedan kan använda för att förbättra din organisation.
- 4Ta reda på om de känner att de har fått tillräcklig utbildning för sitt jobb. Den anställde kanske lämnar för att de kände sig överväldigade av det arbete som förväntades av dem. Att se till att alla dina anställda känner sig förberedda för sitt jobb är ett mycket bra sätt att förhindra höga omsättningshastigheter.
- Om de svarar att de inte kände sig tränade nog, fråga dem vilka specifika typer av utbildning som skulle ha gjort det lättare för dem att utföra sitt jobb.
- 5Fråga medarbetaren vad de tyckte mest om i sitt jobb. Det är lika viktigt att lära sig vad ditt företag gör rätt som att lära sig vad organisationen gör fel. Att fråga om den anställdas positiva upplevelser är också ett bra sätt att injicera lite positivitet i utgångsintervjun.
- Ett bra sätt att uttrycka denna fråga kan vara: "Vilka var tre saker du tyckte mest om att arbeta här?"
- 6Undvik att ställa riktade eller negativa frågor om specifika personer. Inte bara skulle denna typ av frågor göra exitintervjun mer negativ; det kan också tolkas som förtal. Några exempel på frågor att undvika är:
- "Tror du att det finns någon annan som ska lämna istället för dig?"
- "Var det någon du hatade att arbeta med?"
- "Vad var det värsta du hade att göra med att arbeta här?"
Metod 3 av 3: Använd lämpligt kroppsspråk
- 1Kom ihåg att le och få ögonkontakt med den anställde. Se dem i ögonen både när de pratar och när du pratar med dem. Undvik dock att stirra ner dem, eftersom detta kan få dem att känna sig obekväma eller som att du försöker skrämma dem.
- För bästa resultat, håll ögonkontakt under större delen av intervjun, men blinka och titta bort regelbundet för att undvika att stirra på dem.
- Genom att upprätthålla ögonkontakt och en lycklig uppförande kommer du att låta medarbetaren veta att du är intresserad av vad de har att säga, vilket gör att de känner sig mer bekväma med att öppna upp för dig.
Poängen med en exitintervju är att avgöra om orsaken till att den anställde lämnar är något som företaget kan fixa i framtiden. - 2Håll din hållning avslappnad för att skjuta upp en lugnande atmosfär. Håll ryggen rak men inte stel och slappna av axlarna. Detta kommer att betona att du känner dig bekväm i din omgivning och att medarbetaren också ska göra det.
- Detta är särskilt viktigt om du står, eftersom det är mycket lättare att se imponerande och avskilt om du står med en stel hållning.
- 3Delta i bekräftande, empatiska rörelser när de pratar. Dessa inkluderar saker som att nicka huvudet, le eller till och med skratta när det är lämpligt. Denna typ av rörelse signalerar till den andra personen att du identifierar med deras situation och att de kan känna sig avslappnade runt dig.
- Nodding är den mest effektiva av dessa rörelser. Var försiktig när du ler eller skrattar, eftersom det kan tolkas som ett olämpligt svar på vad de säger.
- 4Var uppmärksam på medarbetaren under hela intervjun. Undvik att kontrollera tiden, stirra på marken eller göra något annat för att signalera att du inte är intresserad av vad de har att säga. Undvik samtidigt att låta dig distraheras från konversationen.
- Distraktioner kan innefatta att välja något, knacka på bordet eller kontrollera din telefon under intervjun.
