Hur svarar jag på ett e-postmeddelande?
Tack och lov, genom att bestämma hur och när du ska svara, skapa ditt svar och verifiera mottagandet av din RSVP, är du bättre inställd på att svara på ett RSVP-e-postmeddelande.
Med e- postens ökande popularitet som ett alternativ till traditionella e-posttjänster blir inbjudningar till e-postevenemang alltmer populära för bröllop, födelsedagar, semestersamlingar och mer. Eventplanerare idag litar mycket mer på RSVP-e-postmeddelanden än de någonsin har gjort tidigare. Men eftersom RSVP-e-postmeddelanden är så nya förstår många inte hur man ska svara på dem korrekt. Tack och lov, genom att bestämma hur och när du ska svara, skapa ditt svar och verifiera mottagandet av din RSVP, är du bättre inställd på att svara på ett RSVP-e-postmeddelande.
Del 1 av 3: besluta hur och när du ska svara
- 1Fundera på om du ska åka. Ditt första steg och beslut kommer att vara att avgöra när du ska till det faktiska evenemanget. Du bör fundera över om du kommer att gå till evenemanget så snart du får e-postmeddelandet.
- Tänk på platsen för evenemanget och om du måste resa. Om någon till exempel bjuder in dig till ett bröllop utanför staden kan du behöva köpa flygbiljetter för att komma dit. Detta kan vara kostsamt.
- Planera att se till att du inte har några andra händelser den tiden och dagen.
- Prata med din partner och andra familjemedlemmar för att se till att de är tillgängliga. Du kan sluta avta för vissa familjemedlemmar och acceptera för andra.
- 2Identifiera vilken typ av tillfälle. Olika typer av tillfällen kräver olika toner och nivåer av formalitet. Därför måste du tänka på tillfället innan du svarar på inbjudan. Detta hjälper dig att se till att du inte gör ett socialt fel.
- Är det en informell händelse? Till exempel är tillfället en grill som din granne har utan anledning och skickade ut ett informellt e-postmeddelande om? Denna typ av händelse kan förtjäna en informell ton i ditt svar och du kan ha mindre tid att svara.
- Är det en formell händelse. Händelser som bröllop, födelsedagsfester, bar eller Bat Mitzvahs kräver att du svarar i en formell ton precis som du blev inbjuden.
Du bör fundera över om du kommer att gå till evenemanget så snart du får e-postmeddelandet. - 3Svara i rätt tid. När du har fattat ditt beslut och reflekterat över evenemanget måste du svara i rätt tid. I slutändan är detta en av de viktigaste aspekterna av att svara på ett RSVP-e-postmeddelande, eftersom du måste meddela personen tillräckligt om du deltar i evenemanget eller inte.
- Läs inbjudan till ett "RSVP by" -datum. Detta datum är inte ett förslag. Se till att du svarar på datumet.
- Svara så fort du kan. Medan personen som bjöd in dig kanske har gett dig en månad eller två att svara, betyder det inte att du bör ta hela tiden. Istället bör du svara så snart du har fattat ett konkret beslut om huruvida du kommer att delta.
Del 2 av 3: Skapa ditt svar
- 1Fyll i ämnesraden. När du har bestämt dig för hur och när du ska svara måste du skriva ditt brev. Du kommer att göra det genom att börja med ämnesraden. Den ämnesraden bör inkludera ditt godkännande eller tillbakagång av inbjudan och återspeglar tonen av händelsen.
- För formella evenemang bör du använda en formell ton. Skriv till exempel "Roger och Anne avvisar din inbjudan till boll och bankett den 11 maj."
- För informella händelser, som grannens grill, kan du skriva "Det går inte att göra det till din grill den 11."
- 2Adressera brevet. Att adressera brevet korrekt är viktigt eftersom det anger tonen i ditt svar. Dessutom, genom att använda en lämplig hälsning, kommer du att ge den person som bjöd in dig till evenemanget en uppfattning om hur du ser dem.
- Välj hälsningar som kan innehålla "Kära", "Till" eller "Min goda vän ".
- En informell händelse kräver en enkel adress till den person som mailade dig. Till exempel " Kära John och Marcy".
Om någon använder en sådan tjänst för att skicka ett RSVP-e-post, kommer e-postmeddelandet troligen att genereras från en tredje part. - 3Skriv meddelandets huvuddel. Meddelandets huvuddel är kanske den viktigaste delen av e-postmeddelandet RSVP. Det speglar tonen i evenemanget och svarar direkt på inbjudan. Några exempel på hur man accepterar eller avvisar en inbjudan är:
- En mer informell händelse förtjänar ett informellt svar, till exempel: "Vi uppskattar verkligen inbjudan till din grillfest, Tom, men vi kommer ut ur staden den dagen."
- En formell händelse förtjänar en mer formell ton. Till exempel: "Familjen Higginson accepterar din inbjudan till Josh och Belindas bröllop den 5 november 2019." Ett annat exempel är: "John och Sarah Appleby accepterar gärna din inbjudan till Marta Rodriguezs Quinceanera."
- En formell nedgång kan se ut: "Familjen Parker kommer inte att kunna nå Josh och Belindas bröllop den 5 november 2019."
- 4Logga ut och skriv ditt namn. När du har skrivit ditt meddelande måste du underteckna RSVP-e-postmeddelandet. Att skriva e-postmeddelandet är mer än en formalitet - det representerar den typ av relation du har med personen. Det signalerar också hur du känner för personen.
- Välj en formell hälsning. Välj till exempel från "Med vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar."
- Välj en informell hälsning som "Din", "Bästa", "Hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar"
- Välj en avloggning som är lämplig för om du avvisar eller accepterar. Välj till exempel "Med ånger" eller "Tack".
- Skriv ditt namn efter din slutfras. För mer informella händelser är du välkommen att underteckna ditt förnamn tillsammans med förnamnen på någon annan som var inbjuden. För mer formella evenemang, underteckna förnamnen på alla inbjudna och efternamn efter efternamnens namn. Under vissa omständigheter, till exempel de där du är mycket bekant med personen, kan du underteckna "Familjen Smith."
Del 3 av 3: hantering av automatiserade e-postmeddelanden och felsökning
- 1Tryck på avvisa eller acceptera om e-postmeddelandet innehåller en automatiserad knapp. Många människor som schemalägger formella händelser förlitar sig alltmer på automatiserade RSVP-tjänster för att skicka e-post. Om någon använder en sådan tjänst för att skicka ett RSVP-e-post, kommer e-postmeddelandet troligen att genereras från en tredje part. Dessutom kommer det antagligen att ha knappar inbäddade i e-postmeddelandet så att du kan klicka på dem för "acceptera" eller "avvisa".
- Det finns inget behov av att mejla den faktiska personen om du får en av dessa e-postmeddelanden.
- När du väl har accepterat eller avvisat inbjudan skickas informationen till tredje partens utskick och vidarebefordras till den person som planerade evenemanget.
- Automatiserade RSVP-tjänster via tredje part används ofta för semi-formella evenemang som födelsedagsfester, 4 juli-sammankomster och mer.
Om du av misstag accepterade ett automatiskt - knappbaserat - RSVP-e-postmeddelande, bör du skicka e-post till personen direkt för att rätta till ditt misstag. - 2Klicka på returkvittonalternativet. Om du är orolig för att personen ska få ditt svar kan du överväga att trycka på "returkvitto" -knappen på din e-postskärm. Genom att klicka på detta kommer din e-posttjänst att generera ett bekräftelsemeddelande när personen du svarar på tar emot eller öppnar ditt svar. På så sätt vet du att de fick ditt meddelande.
- Returkvittot kan finnas på olika platser beroende på e-posttjänsten du använder.
- Vissa e-posttjänster erbjuder kanske inte det här alternativet.
- 3Skicka ett uppföljnings-e-postmeddelande om du ändrar dina planer. I vissa sällsynta fall kan du behöva ändra ditt svar. Oavsett om du har accepterat och du upptäcker att du inte kan delta, eller om du avböjde och plötsligt kan gå, måste du kontakta den person som bjöd in dig för att meddela dem.
- Om du av misstag accepterade ett automatiskt - knappbaserat - RSVP-e-postmeddelande, bör du skicka e-post till personen direkt för att rätta till ditt misstag.
- Om du behöver avvisa en inbjudan som du ursprungligen accepterade, meddela dem. Skicka dem till exempel ett e-postmeddelande under ämnet "Ändra min RSVP" och skriv något som "På grund av oförutsedda händelser kommer Sarah och jag inte att kunna göra det till din 20-årsjubileumsfest den 14. Vi ber om ursäkt för förändringen och hoppas vi ses snart. "
- Berätta för personen om du behöver acceptera en inbjudan som du redan avvisat. Till exempel e-posta dem under ämnet rubriken "Ändra min RSVP" och skriva "Jag skulle gärna att delta i din händelse, om du fortfarande har tillgång till värd fler gäster."
- RSVP-ändringar bör göras så snart du kan. Informella händelser kan ändras inom flera dagar efter evenemanget, men ändringar av RSVP i formella evenemang (som bröllop) bör göras minst en månad i förväg.
Läs också: Hur man gör Taco Dip?
Frågor och svar
- Hur svarar jag på avvisad svar?Svara med något som: Åh det är dåligt, men hoppas att du har kul att göra (skriv aktivitetsnamn här) och ses på (vilken dag du än kommer se dem nästa).
