Hur kan du förbättra ditt arbetsrelaterade skrivande?
Följande steg för hur du kan förbättra din arbetsrelaterade skrivning handlar om hur du planerar din affärsskrivning och hur du utvecklar en lämplig stil.
Effektiv kommunikation är nyckeln till att driva ett företag. Effektiv affärsskrivning i form av brev, broschyrer, pressmeddelanden, nyhetsbrev, blogginlägg och affärsrapporter hjälper dina kunder att förstå arten av ditt företag och uppmuntrar dem att köpa det du säljer. Effektivt arbetsrelaterat skrivande, i form av policyer, procedurer och anteckningar, låter dina anställda veta vad ditt företags mål är och vad du förväntar dig av dem för att uppnå dessa mål. Följande steg för hur du kan förbättra din arbetsrelaterade skrivning handlar om hur du planerar din affärsskrivning och hur du utvecklar en lämplig stil.
Metod 1 av 2: planera vad du skriver
- 1Planera vad du vill säga. Om du inte behöver ett omedelbart svar på ett e-postmeddelande har du vanligtvis tid att tänka på vad du skriver och hur du bäst kan säga det. Ta dig tid att bestämma vad du har att säga och rätt ordning att säga in.
- 2Förstå omfattningen och strukturen för det du skriver. Om du svarar på en skriftlig förfrågan kan du uppfylla kraven för vad du ska skriva utifrån frågorna i den begäran; Om inte, kan du be begäraren att klargöra vad han eller hon ber om innan du svarar. För längre delar, till exempel en policymanual eller affärsrapport, kan du titta på exempel på tidigare dokument för att ta reda på vad som bör och inte bör inkluderas och hur man fraserar det.
- Om din avdelning har en stilguide för vilka typer av arbetsrelaterat skrivande den gör, konsultera den så ofta som nödvändigt under planerings- och skrivprocessen.
När du blir bättre på att skriva för jobbet måste du gå igenom ditt arbete mindre ofta. - 3Känn din publik. Att skriva för företagsledare skiljer sig från att skriva för kunder, och båda skiljer sig från att skriva för din närmaste chef eller dina medarbetare. Medan du alltid måste skapa en professionell ton söker varje publik olika information och varje publik ger olika kunskaper och förväntningar till vad de läser.
- Försök att styra en mellanväg mellan att vara alltför styv och för avslappnad i hur du skriver. Du kan vara mer avslappnad med kunder och medarbetare om innehållet i ditt meddelande tillåter det, men du bör vara mer formell när du skriver för företagsledare och aktieägare.
Metod 2 av 2: skriva för arbete
- 1Var enkel. Målet med att skriva för en affärspublik, inom eller utanför företaget, är att tydligt kommunicera ditt budskap. Medan du behöver anta en affärsliknande ton bör din stil inte komma i vägen för ditt faktiska budskap.
- 2Var kortfattad. När du försöker lista ut vad du vill säga kan du lägga ner fler ord än vad du behöver för att komma till din punkt. För många av dessa ord kan frustrera din läsare och leda honom eller henne att skumma över ditt meddelande eller helt enkelt ignorera det. Medan du försöker ta hand om vad du vill berätta för dina läsare, fortsätt och lägg ner orden när de förekommer för dig, gå sedan tillbaka och redigera det du inte behöver. Här är några saker du ska leta efter när du redigerar:
- Klichéer. Överanvända fraser ignoreras efter ett tag, vilket leder till att nya fraser myntar som i sin tur blir överanvända själva. Undvik klichéer som pesten; välj tydliga, exakta beskrivningar i stället för att vara smart.
- Överanvändande kval. Det är inget fel med att använda ord som "många", "de flesta", "i allmänhet" eller "mycket" när det behövs, men att använda dem för ofta försvagar effekten av ditt skrivande. Vissa ord behöver inte kvalificera sig; utanför marknadsföringskopia finns det inget krav på "mycket unikt", och även marknadsförare kan göra utan att säga det.
- Lagerfraser. Som med kvalificeringar, fraser som "det faktum att", "anledningen till", "mot bakgrund av" och "på grund av att" försvaga ditt arbetsrelaterade skrivande när du använder dem för ofta. Du kan ersätta många lagerfraser med enklare ord, som att säga "burk" istället för "har förmågan att" och använda den längre frasen endast när du vill uppmärksamma en mening.
- Överflödiga ord. Ibland paras två ord som betyder ungefär samma sak, som "förhoppningar och drömmar" för att ge betydelsen större inverkan. Detta fungerar när det används sparsamt; dock bör du för det mesta behålla ordet som passar meningen med din mening bättre och ta ut det andra.
Att skriva för företagsledare skiljer sig från att skriva för kunder, och båda skiljer sig från att skriva för din närmaste chef eller dina medarbetare. - 3Använd den aktiva rösten. Aktiv röst, där meningsämnet kommer inför ett starkt handlingsverb och följs av objektet, är kraftfullare än passiv röst, där ämnet kommer sist och föregås av en form av "att vara" ("am, "" är, "" är, "" var, "" var "). Jämför " Lager steg 42 poäng efter Packers Super Bowl-seger" (aktiv röst) med "The Packers Super Bowl-seger var ansvarig för aktier som steg 42 poäng " (passiv röst).
- Vissa passiva röstfraser som "Detta är", "Det vill säga", "Det finns" och "Det är" är nödvändiga för att hänvisa till en tidigare mening.
- Det är också möjligt att överanvända former av "att vara" och "att ha" utan att formulera något i den passiva rösten. Kontrast "Packers Super Bowl-seger hade en positiv inverkan på aktiekurserna " med " Aktiekurserna steg efter att Packers vann Super Bowl."
- 4Förvandla inte verb och adjektiv till substantiv. Att använda substantivformer av ord som vanligtvis används som verb eller adjektiv gör att du säger mer abstrakt och mindre konkret. Denna form av skrivning kan krävas i vissa akademiska och statliga miljöer eller när man vänder sig till företagsledare, men inte när man vänder sig till sina medarbetare på ett tydligt och entydigt sätt.
- 5Använd ord som du vet innebörden av och använd dem korrekt. Ditt mål är att kommunicera tydligt, inte att imponera på människor med ord som kan ta fokus bort från det du försöker kommunicera. Detta är särskilt viktigt när man rapporterar till företagets aktieägare eller ger instruktioner till företagets anställda.
Om din avdelning har en stilguide för vilka typer av arbetsrelaterat skrivande den gör, konsultera den så ofta som nödvändigt under planerings- och skrivprocessen.
- Läs om möjligt vad du har skrivit innan du skickar det. Du kan ofta upptäcka fel lättare när du hör dem istället för när du ser dem.
- Inledningsvis kan du behöva gå igenom vad du har skrivit flera gånger och leta efter platser som bryter mot vart och ett av stegen som ges under "Skriva för arbete". När du blir bättre på att skriva för jobbet måste du gå igenom ditt arbete mindre ofta.
- Om din avdelning eller företagsstilguide inte håller med något av uttalandena i den här artikeln, gå med vad som finns i din stilguide. Den skrevs för att tillgodose ditt företags särskilda behov, medan den här artikeln skrevs för att ge allmänna råd.
Läs också: Hur man skriver en bok som tonåring?
