Hur skriver jag en stilguide?
Du kan till exempel skriva "Den här organisationen använder APA-stilguiden.
En stilguide är en skriftlig uppsättning regler som du skapar så att alla dokument i din organisation är konsekventa. När du skriver din stilguide, börja med att lägga strukturen så att du vet vad du vill inkludera. Arbeta sedan med din organisations stilistiska val och presentera dem i din guide. Följ upp med ett snabbt referensområde i slutet för att hjälpa dina läsare att snabbt hitta vad de behöver.
Del 1 av 3: Konfigurera din stilguide
- 1Kolla in andra riktlinjer för stil i ditt yrkesområde. Området du eller din organisation skriver i har troligen redan en föredragen stilguide. Om du vill skapa din egen, överväg att börja med den föredragna guiden. Det kan ge dig en uppfattning om vad du vill inkludera i din egen.
- Du behöver inte skriva en helt ny guide om en annan täcker det mesta av det du vill ha. Istället kan du bara notera hur ditt företag skiljer sig från huvudguiden.
- 2Skapa tydliga avsnitt och rubriker. Bestäm vilka avsnitt du tycker att din stilguide behöver. Skriv tydliga rubriker för vart och ett av dessa avsnitt och skapa en genomtänkt ordning för avsnitten.
- Du kanske till exempel vill ha avsnitt om vanliga misstag, organisationens stilval, ton, formatering och föredragna ord och akronymer. I slutet kanske du vill ha en snabbreferensavdelning och ett index.
- Dela upp dessa avsnitt med underrubriker efter behov för att göra det enkelt att bläddra igenom guiden.
- Lägg till flikar på sidorna efter utskrift eller använd svarta markörer som skrivs ut på sidans kant för att avgränsa avsnitt.
- 3Gör innehållsförteckningen till en av de första sidorna. Innehållsförteckningen fastställer strukturen i din guide, vilket gör det enkelt att hitta allt annat. Därför bör det vara rätt fram så att dina läsare lätt kan hitta det.
- För att organisera din innehållsförteckning placerar du huvudrubrikerna på sidan med fetstil till vänster. Placera sidnummer som anger var dessa rubriker är motiverade till höger. Lägg till underrubriker och sidnummer under varje rubrik i ett vanligt teckensnitt.
- Om din stilguide finns på en webbplats, placera innehållsförteckningen högst upp. Varje rubrik bör vara en länk till lämpligt avsnitt.
Området du eller din organisation skriver i har troligen redan en föredragen stilguide.
Del 2 av 3: skriva huvuddelen av stilguiden
- 1Upprätta basguiden tidigt. Om du använder en annan guide som bas, gör det tydligt i inledningen. På det sättet vet dina läsare vad de ska hänvisa till för majoriteten av den information de kan behöva.
- Berätta för dina läsare var basguiden finns, antingen på ditt kontor eller online. Du kan till exempel skriva "Den här organisationen använder APA-stilguiden. Den aktuella upplagan är Publicationshandbok för European Psychological Association, (6: e upplagan, 2: a tryckningen), och du hittar en kopia i varje avdelning nära kopiatorn. Den här guiden handlar uteslutande om de få stilistiska val som kommer att åsidosätta APA: s guide för denna organisations syften. "
- 2Extrapolera stilregler från ditt varumärkes nuvarande skrivande. Om din organisation redan har text skriven för offentligt och internt bruk, använd lite tid på att analysera den. Bestäm vilka bitar som bäst fångar varumärkets anda och använd dessa bitar för att styra dina stilistiska val för din guide.
- Till exempel kanske du gillar den avslappnade stilen på några blogginlägg som någon skrev. De vänder sig till läsaren med sympati och artighet, men de övergår inte till slang eller blir alltför bekanta. Använd dessa exempel för att förklara hur du vill att rösttonen ska användas.
- 3Adressera hur siffror kommer att skrivas. Siffror behöver förtydligas eftersom hur du använder dem kan variera mycket från plats till plats. Till exempel har vissa guider att du skriver ut nummer 10 eller lägre, medan andra föredrar siffror hela tiden. Din organisation kanske bara föredrar siffror för mätningar medan du stavar andra siffror. Bestäm vad som är bäst för din organisation.
- Till exempel, om din organisation använder många vetenskapliga mätningar, kanske du vill mandat med siffror för mätningar. Du kommer sannolikt att ha många siffror med decimaler, vilket kan bli förvirrande när det skrivs ut.
- 4Fatta ett beslut om vanliga skiljeteckenval. Anledningen till att du skriver en stilguide är inte att varje grammatikregel är svår och snabb. Exempelvis kan Oxford- eller seriekommandot användas eller inte, beroende på guiden. Du måste fatta dessa beslut för din organisation.
- Oxford- eller seriekommandot är det som kommer före "och" i en lista, till exempel "Jag åt äpplen, päron och bananer." Kommat före "och" är seriekommat. Vissa säger att det hjälper till att minska förvirring, medan andra säger att det inte är nödvändigt.
- Du kan också ta itu med saker som halvkolon. Vissa organisationer föredrar att inte använda dem alls.
- 5Diskutera könsord. Ett annat område du kanske vill ta itu med är pronomen. Det är i allmänhet inte acceptabelt att bara använda "han" när du diskuterar en generisk person. Det betyder att du måste bestämma hur du använder pronomen för att undvika denna fråga.
- Du kan till exempel använda "han eller hon." Ett annat alternativ är att växla mellan "han" och "hon" på olika exempel.
- "De" blir också vanligare som ett icke-könsbestämt alternativ för singular pronomen, till exempel "Läkaren åt ett äpple. De spottar frön."
När du skriver din stilguide, börja med att lägga strukturen så att du vet vad du vill inkludera. - 6Lägg upp organisationens andra stilistiska val. Inkludera andra grammatikregler som din organisation föredrar. Försök att inte ha några "outtalade regler", eftersom det bara leder till förvirring och oenighet.
- 7Skapa ett avsnitt för vanliga misstag. I det här avsnittet ska du inkludera saker som vanligt förvirrade ord, missbrukade apostrofer och vanliga kommafel. Även om det här avsnittet inte är absolut nödvändigt kan det hjälpa människor att skriva bättre, särskilt om du skapar en guide för personer som inte är professionella författare.
- Om du vill vara mycket grundlig kan du inkludera ett stort avsnitt om grammatikens grunder snarare än bara vanliga misstag. Men det är mer sannolikt att människor läser kortare texter än längre.
- Om du ser samma misstag gång på gång i din organisations skrivning, gör en anteckning om det. På det sättet vet du vad du ska lägga till i din stilguide när du är redo att uppdatera den.
- 8Beskriv den röstton du föredrar. Röstton refererar till hur du vill att ditt skrivande ska komma över för läsaren. Din röstton kan vara konversativ, snabb och hackig eller formell, för att bara nämna några. Det är etablerat av saker som meningslängd, ordval och meningsstruktur.
- Det bästa sättet att hjälpa dina läsare att förstå tonen du vill är att först beskriva den för dem i ett enkelt stycke och sedan ge exempel.
- Du kan till exempel skriva: "Vi föredrar att vår röstton är artig, enkel och direkt. Var inte för formell eller för konversativ. Skriv med tydlighet och ge exempel efter behov."
- Sedan kan du lägga till ett exempel: "Här är ett exempel på vad vi letar efter: Välkommen till vår webbplats! Vi är glada att ha dig här. Vi vill gärna hjälpa dig att komma igång, så klicka bara nedan för att ta reda på mer. "
- 9Diskutera dokumentformatering, inklusive marginalstorlek och val av teckensnitt. Helst tillämpas formateringen automatiskt i din organisations programvara. Om det inte är det kan du dock inkludera ett snabbt avsnitt om dina preferenser, till exempel marginalbredder, teckensnittsval och rubrikformat.
- Du kan också inkludera information om hur du föredrar att utforma punkter, bindestreck och offert.
Del 3 av 3: lägga till ett snabbreferensavsnitt
- 1Gör en snabb tips sida för din organisations preferenser. På den här sidan inkluderar du bara de viktigaste reglerna för att skriva i din organisation. Tänk dig att dina läsare bara tittar på en sida i guiden, och den här är den. Anteckna nu de regler du vill att dina läsare ska komma ihåg och hänvisa till.
- Till exempel kanske du vill påminna dem om att använda Oxford-komma eller att använda en vänlig ton.
En stilguide är en skriftlig uppsättning regler som du skapar så att alla dokument i din organisation är konsekventa. - 2Skapa en önskad ordsida. Om din organisation föredrar vissa ord framför andra, gör en snabb referenssida åt dem. Inkludera orden du föredrar att de inte använder, och sedan alternativ som du hellre vill använda dem istället.
- Du kan också lista föredragna akronymer på den här sidan.
- Föredragna förkortningar kan också visas på den här sidan. Om du till exempel använder måttenheter, notera hur du vill att de ska förkortas eller om du föredrog att de ska stavas ut.
- 3Lägg till en skrivchecklista. Lägg till objekt i listan som du vill att de ska kontrollera när stycket är skrivet för att se till att skrivningen följer dina riktlinjer för stil. Inkludera ett sidnummer där de kan ta reda på mer om varje regel du betonar. Till exempel kan din lista se ut så här:
- Kontrollera din grammatik (sidan 4).
- Se till att din struktur och ditt flöde är vettigt. Det kan hjälpa till att läsa den högt (sidan 6).
- Se till att din formatering stämmer överens med organisationens standarder (sidan 8).
- Låt någon annan korrekturläsa det innan du släpper det live.
- 4Inkludera ett index i slutet. Även om en innehållsförteckning är viktig kan ett index vara mer användbart, särskilt i en utskriftsguide. Det kan hjälpa dina läsare att hitta saker snabbt och enkelt.
- Börja bygga index när du skriver din guide. På det sättet kan du lägga till ord i indexet när du går.
- Inkludera saker som vanliga grammatikval, till exempel "Oxford-kommatecken" och saker som "siffror", "förkortade ord" och "röstton".
- Alfabetisera listan och lägg till sidnummer så att de kan hitta orden.
