Hur skriver jag en IT-rapport?
Eftersom den sammanfattar din rapport är det vanligtvis lättare att skriva om du väntar tills du har avslutat din rapport.
Vare sig i en miljö universitet eller ut i arbetslivet, en informationsteknologi beskriver (IT) rapport en viss teknisk fråga och den forskning du färdig att svara på den frågan. Som ett resultat av din forskning kommer du till specifika slutsatser och sedan beskriver rekommendationer om hur du kan implementera dina slutsatser i den sektor du studerade eller arbetar i. IT-rapporter är utformade så att läsare inte nödvändigtvis behöver läsa varje avsnitt för att förstå kärnan i dina resultat. På grund av detta är deras struktur formell och förutsägbar.
Del 1 av 3: formatera din rapport
- 1Skapa en titelsida för din rapport. Titelsidan för din rapport är vanligtvis en egen separat sida, med själva rapporten. Förutom titeln på din rapport innehåller titelsidan vanligtvis ditt namn, datum och vem du skriver rapporten för.
- Till exempel, om du går i skolan, skulle din titelsida innehålla namnet på den klass du skriver rapporten för tillsammans med din professor eller instruktör.
- Om du skriver rapporten för att fullgöra en viss examen innehåller titelsidan vanligtvis språk för detta. Du kan till exempel skriva "Skickat för att uppfylla kraven för MSIT-examen."
- 2Beskriv rubrikerna för varje avsnitt. Några av rubrikerna för en IT-rapport, inklusive introduktion, sammanfattning, referenser och bilagor, kommer att vara desamma oavsett ämnets innehåll. Men för huvuddelen av din rapport kommer dina rubriker att återspegla den specifika fråga du har studerat.
- IT-rapporter använder vanligtvis ett standardnummernummer. Huvudavsnitten börjar vid "1,0" och fortsätter i följd. Underavsnitt är märkta "1,1," underavsnitt "1,1.1," och så vidare.
- Se till att alla dina rubriker har en jämn och parallell struktur. Till exempel, om en av dina rubriker var en gerundfras, till exempel " Evaluating Information Management Styles ", så bör resten av dina rubriker ha samma struktur.
- 3Formatera din innehållsförteckning. Innehållsförteckningen innehåller vart och ett av avsnitten och underavsnitten i din rapport och sidnumret där var och en av dem börjar. En innehållsförteckning gör det enkelt för din läsare att hoppa över bland dina avsnitt.
- De flesta ordbehandlingsprogram har en funktionell mall som låter dig automatiskt skapa en innehållsförteckning. Innehållsförteckningen uppdaterar sedan sidnummer när du utarbetar eller reviderar din rapport.
Titelsidan för din rapport är vanligtvis en egen separat sida, med själva rapporten. - 4Skapa din referenslista med lämplig citationsmetod. Om du formaterar dina referenser innan du börjar formulera din rapport kan du ansluta dem lättare utan att avbryta ditt skrivande. Om du har några formateringsfrågor kan du kontrollera dem nu utan att det känns som en distraktion.
- Om du inte kan ta reda på hur du formaterar referensen för en ovanlig källa kan du behöva sluta skriva din rapport och slå upp referensen i lämplig stilguide eller online. Om du är mitt i att skriva din rapport kan det sluta ta lite av din tid och uppmärksamhet.
Tips: I det här skedet ska du inkludera alla potentiella referenser som du har hittat i din forskning. När du har skrivit din rapport kan du radera alla källor som du slutade använda.
Del 2 av 3: utarbeta din rapport
- 1Inkludera en ordlista över eventuella förkortningar eller tekniska termer som används i din rapport. Lista förkortningar, akronymer och andra tekniska begrepp som du använder i din rapport på en separat sida i början av din rapport. På det här sättet behöver du inte slösa bort utrymme i din rapport som definierar dessa termer.
- Om du inte har skrivit din rapport ännu kanske du inte har en fullständig lista ännu. När du börjar redigera ditt papper kan du gå tillbaka och lägga till ord som du saknade.
- 2Ange bakgrundsinformation i din introduktion. Syftet med introduktionen är att sätta din rapport i sammanhang och förklara dess syfte. Du kan också inkludera en sammanfattning av din forskningsprocess och resultaten av ditt arbete.
- Introduktioner innehåller ofta ett stycke som beskriver strukturen i din rapport. I allmänhet är det lättare att vänta och skriva detta stycke när du är klar med din rapport för att säkerställa dess noggrannhet.
- 3Beskriv informationen och bevisen du hittade. Brödtexten i din rapport består av avsnitt som presenterar din information tillsammans med exempel och bevis från din forskning. Ordna denna information logiskt med hjälp av lämpliga rubriker och underrubriker som gör att din läsare enkelt kan navigera i din rapport.
- Medan huvuddelen av din text bör vara hela stycken kan du också dela upp stora textstycken med punktlistor eller numrerade listor där det är lämpligt.
Tips: Att inkludera siffror och tabeller hjälper dig att effektivare kommunicera information så att din läsare snabbt kan förstå dina resultat.
- 4Presentera rekommendationer du har baserat på dina resultat. Dina rekommendationer kommer att skilja sig beroende på din publik och anledningen till att du skrev rapporten. Generellt ger dina rekommendationer specifika förslag på hur du kan genomföra dina slutsatser eller tillämpa den information du har upptäckt genom din forskning.
- Om du skriver inom universitetet kan dina rekommendationer innehålla ytterligare frågor som tagits fram av dina resultat där ytterligare forskning kan göras.
- Om du skriver på arbetsplatsen skulle dina rekommendationer sannolikt innehålla sätt för din arbetsgivare att genomföra dina resultat eller rätta till problem som du upptäckte genom din forskning.
Det kan vara bra att skriva ner information som du vill inkludera i sammanfattningen när du skriver din rapport. - 5Lägg till bilagor med rådata eller andra detaljer om det behövs. Bilagorna innehåller rådata, detaljerade ritningar, kodning, beräkningar och annan stödjande information som inte passade i din rapport. Du kan tänka på detta som information som skulle kräva att din läsare skulle komma in i ogräset i din rapport.
- Informationen i dina bilagor kanske inte är av något intresse för din genomsnittliga läsare, särskilt om du skriver på en arbetsplats. Det är dock information som andra forskare vill studera.
- Bilagor ges vanligtvis ett nummer eller bokstav och titel. När du diskuterar informationen i din text som rör en viss bilaga, använd en parentesreferens för att peka dina läsare på den. Du kan till exempel skriva " Rå data som ackumulerats om användning av sociala medier presenteras i bilaga 1."
- 6Skapa sammanfattningen eller abstrakt sist. Den sammanfattningen ger en ögonblicksbild av din rapport för upptagna läsare som bara vill få kontentan av rapporten utan att behöva läsa hela. Eftersom den sammanfattar din rapport är det vanligtvis lättare att skriva om du väntar tills du har avslutat din rapport.
- Det kan vara bra att skriva ner information som du vill inkludera i sammanfattningen när du skriver din rapport.
- För en kortare rapport kommer din sammanfattning vanligtvis bara att vara 100-200 ord. Längst kan det vara upp till en sida. Det ska dock aldrig vara längre än en sida.
Del 3 av 3: Gör dina slutliga redigeringar
- 1Kontrollera din rapport mot de instruktioner eller riktlinjer du fick. Om din instruktör eller arbetsgivare hade specifika mål för din rapport, läs igenom din rapport och se till att den uppfyller alla dessa mål. Om det fanns specifika instruktioner som du skulle följa, använd dem som en checklista för att se till att du har fullgjort ditt uppdrag.
- Om en viss instruktion eller riktlinje visade sig vara omöjlig att följa, kanske du vill lägga till en mening eller två i din rapport som bekräftar att den inte följdes och förklarar varför.
- 2Redigera din rapport för konsekvens och tydlighet. Din rapport bör vara fri från jargong och mycket tekniska termer och vara lätt att förstå för den genomsnittliga personen. Läs din rapport högt för att identifiera avsnitt som är svåra att följa. Om du stöter på dig när du läser är det ett tecken på att du har hittat ett område som kan använda lite arbete.
- Se till att informationen du presenterar i din rapport är fullständig och korrekt, utan luckor eller antaganden som kan få en läsare att ifrågasätta dina slutsatser eller rekommendationer. Att skapa en kontur från din rapport (ibland kallad "omvänd kontur") kan hjälpa dig att hitta luckor.
- 3Korrigera grammatik och skiljetecken. Lämna korrekturläsning för antingen den senaste eller den sista versionen av din rapport. Varje gång du reviderar introducerar du potentiellt nya fel, vilket innebär att du måste korrekturläsa igen.
- Läs din rapport långsamt och fokusera på varje mening i sig. Det kan också hjälpa till att börja i slutet och läsa bakåt genom ett ord i taget för att fånga möjliga stavfel.
- Ditt ordbehandlingsprogram har sannolikt grammatik och stavningskontroll. Lita dock inte på dessa ensamma, eftersom de ofta saknar fel. Om du till exempel har ett stavfel för homofon (säg "vinka" istället för "avstå") skulle din stavningskontroll inte hämta det eftersom de båda är ord.
Några av rubrikerna för en IT-rapport, inklusive introduktion, sammanfattning, referenser och bilagor, kommer att vara desamma oavsett ämnet för din rapport. - 4Ge din rapport till minst en annan person för att söka efter fel. Eftersom du skrev din rapport är du inte nödvändigtvis den bästa personen att redigera den. Ett nytt par ögon kommer att fånga saker som du kan hoppa över flera gånger.
- Det är en bra idé att låta minst en person läsa din rapport som inte vet något (eller nästan ingenting) om ämnet för din rapport. De kan peka på konstvillkor eller förvirrande fraser som kan ha undgått din uppmärksamhet.
Tips: Om du har bekräftelser i din rapport, ange namnen på personer som kollade din rapport och erbjöd förslag för att förbättra den.
- 5Slutför din innehållsförteckning, definitioner och referenser. När du är klar med redigeringen, kontrollera innehållsförteckningen, definitionerna och referenserna för att se till att de fortfarande återspeglar din rapport fullständigt. Uppdatera dessa avsnitt i din rapport så att de inkluderar alla tillägg som du har gjort under revisionerna.
- Kontrollera interpunktionen och formateringen av dina referenser noggrant för att se till att den följer den stilguide du ska följa.
- Om du använde en automatisk genereringsmall för att skapa din innehållsförteckning, dubbelkolla sidnumren och se till att de är korrekta.
- 6Korrekturläsa din rapport minst en gång till innan du skickar den. Gör korrekturläsning till en separat del av din redigeringsprocess. Ignorera innehållet i din rapport och fokusera på mekaniken - formatering, skiljetecken och stavning.
- Se till att alla rubriker och siffror i din rapport är anpassade och formaterade konsekvent.
- Att läsa din rapport bakåt, ett ord i taget, hjälper dig att fokusera på stavningen av enskilda ord för att korrigera stavfel.
- Att läsa högt kan hjälpa dig att hitta interpunktionsfel samt platser där ditt skrivande inte är så tydligt som det kunde vara.
Läs också: Hur studerar jag med en spelmetod?
