Hur hanterar jag flera projekt?
För att hantera flera projekt, prioritera vad som beror snarast eller det projekt som är det svåraste att slutföra. Du bör också dela upp varje projekt i hanterbara steg och uppgifter så att det är lättare att hålla reda på dina framsteg och bestämma vad du behöver arbeta med nästa. För att hålla dig organiserad, håll all viktig information för varje projekt på en bestämd plats, som en anteckningsbok eller ett kalkylark. För att spara dig tid, tilldela uppgifter till andra om du kan, och planera sedan en bestämd tid för att checka in och se hur saker kommer. Bläddra ner för att lära dig hur du bibehåller produktiviteten när du hanterar flera projekt.
För att hantera flera projekt, prioritera vad som beror snarast eller det projekt som är det svåraste att slutföra.
I dagens snabba affärsvärld är det troligt att du kommer att ha mer än en sak att arbeta med vid varje given tidpunkt. För att ständigt lyckas måste du veta hur du hanterar flera projekt samtidigt. Detta börjar med att prioritera allt du arbetar med, skriva detaljerade planer och hålla projektinformation samman. Du kan öva dig på att arbeta med fruktade projekt först, övergå mellan projekt när du fastnar och minska meningslösa uppgifter. När du hanterar andra är det bra att veta hur de kommunicerar och se till att du delegerar och låter människor arbeta.
Metod 1 av 3: organisera effektivt
- 1Prioritera dina projekt för att hålla saker i perspektiv. Inte allt du jobbar med har samma lön för att avsluta det eller konsekvenser för att inte avsluta det. När du arbetar med projekt och ständigt lägger till mer i din lista kan du använda något slags system för att påminna dig själv om vad som är viktigast och vad du kan skjuta upp under lång tid.
- Ett sätt att prioritera är att lägga märke till när saker ska förfalla och se till att du mestadels arbetar med de saker som ska komma snabbast. Du kommer fortfarande att behöva arbeta med långsiktiga projekt över tid, snarare än att vänta tills deadline är över.
- Du kan också prioritera utifrån projektets storlek eller svårigheten att få det gjort. Det kan vara bra att ställa högre prioritet för svåra projekt så att du undviker att skjuta upp dem och skynda dem i sista minuten.
- Utveckla ett färgkodningssystem som ger dig en överblick av relativa prioritetsnivåer. Till exempel, men du bestämmer dig för att tilldela prioriteringar, gör rött högst, lila i mitten och blått den nivå du kan hålla på.
EXPERTTIPSElizabeth douglas, VD för guide, råder: "I allmänhet tycker jag det är användbart att tänka framåt på dagen när det gäller hur jag ska spendera min tid, baserat på dessa prioriteringar. Jag försöker kartlägga hur mycket varje projekt behov från mig dagligen och planera därefter.
- 2Skriv ut en detaljerad process för varje projekt. Varje projekt kommer att innehålla flera faser, steg eller aspekter. Gör en vana att dela upp projekt i specifika bitar av arbete. Skriv ut dessa och gör en plan för hur du kommer att arbeta igenom varje steg i processen. Tilldela en tidsgräns för varje uppgift och håll dig till den, men överskatta hur lång tid det tar så att du har lite kudde.
- Det här är den typ av vana som kan verka som att det bara använder extra tid, men om du har en detaljerad guide till vad som behöver göras innan du börjar, hjälper det dig att skydda dig mot att glömma något på vägen.
- Var inte rädd för att gå överbord på detaljerna, för ju mer du expanderar saker, desto tydligare blir det vad du behöver för att få gjort. Dessutom kommer du att känna att du uppnår mer när du arbetar igenom varje liten del av projektet.
EXPERTTIPSElizabeth douglas, VD för guide, råder: "För detta, försök att förstå vilka behov varje projekt har dagligen, en gång i veckan, till och med en timme för timme. Att känna till kraven i varje projekt hjälper dig göra en bättre plan för hur du spenderar din tid. Du bör också vara säker på att ge dig själv tid för alla slumpmässiga, överraskande behov av ett projekt.
För att ständigt lyckas måste du veta hur du hanterar flera projekt samtidigt. - 3Förvara viktig information på en enda bestämd plats. Att lagra viktig information om dina olika projekt på en plats hjälper dig att aldrig tappa koll på den. Det kan betyda en anteckningsbok eller ett kalkylark eller en specifik mapp för alla projektdokument. Denna enda plats kan ha sektioner för grundläggande information om alla projekt och specifik information om varje enskilt projekt.
- Om det inte är meningsfullt att lagra information från separata projekt på en central plats, åtminstone se till att lagra all information för varje enskilt projekt på ett ställe.
- När du arbetar med ett team som alla behöver tillgång till dokumentuppsättningen, se till att de har några lösenord som behövs eller kopior av fysiska dokument.
- När ett projekt är klart kan du överväga att kasta bort dokumenten (om det är vettigt att göra det) eller flytta all information om projektet. Kanske skulle du aldrig kasta bort eller ta bort det arbete du har gjort, men du kan åtminstone förvara det på en separat plats som är särskilt avsedd för färdiga föremål.
Metod 2 av 3: bibehålla produktivitet
- 1Välj något du fruktar och börja arbeta med det första på morgonen. Att undvika saker du fruktar gör det aldrig lättare att göra det. Tvinga dig själv att ta itu med de hårda sakerna tidigt på dagen medan du är lite fräsch. Du slutar sällan att frukta något om du skjuter upp det längre. När den fruktade uppgiften är klar kommer du att känna att en börda lyfts upp och den kommer att anspela dig för resten av dagen.
- Fruktade uppgifter kanske inte alltid är saker som prioriteras högst, men det är ett undantag från prioritetsregeln.
- Om du fruktar något som också råkar vara en tidskrävande uppgift, tänk på detta. Kanske kan du ta itu med en betydande del av processen på morgonen en dag och avsluta den på morgonen nästa dag.
EXPERTTIPSElizabeth douglas, VD för guide, tillägger: "Tänk på en att göra-lista för att motivera dig också här. En att-göra-lista låter dig ha glädjen att markera saker när du får dem gjort, vilket kan motivera dig att komma igenom de tuffa uppgifterna.
- 2Gör kurskorrigeringar när du träffar en vägg. Du kommer att ha tider när du arbetar med något viktigt, men du slår bara på en vägg och slutar göra framsteg. Att stirra på väggen och slå dig själv är inte till hjälp, så gör en smidig övergång till annat arbete. Du kan behöva komma tillbaka snabbt, men att ta en paus hjälper dig att hålla dig produktiv.
- Att stänga av till en annan uppgift kanske inte alltid är ett alternativ, speciellt om du befinner dig i en kort tidspress. Tänk på din situation och agera därefter. Du kanske inte har tid att byta helt till ett annat projekt, men du kan ta en fem minuters andning och fokusera om.
- Om du har tid att byta till ett annat projekt, ge det hela din uppmärksamhet. Det är ingen nytta att ändra projekt om ditt sinne är fast vid det första.
Detta kan vara dagligen för korta projekt, eller en gång i veckan för pågående projekt. - 3Eliminera onödiga aspekter av arbetet. Du kan ha vanor när du arbetar med projekt, men du inser att dessa saker inte direkt bidrar till det aktuella arbetet. Gör inte extra arbete för dig själv. Utvärdera dina processer och leta efter saker som du kan sluta göra. Detta frigör tid för viktiga saker och kommer att effektivisera dina ansträngningar.
- Till exempel kanske du alltid skapar en anslagstavla med teman för nya projekt, vilket egentligen bara är en taktik för att skjuta igång. Eller kanske kommer du med roliga kodnamn för teammedlemmar, men du använder dem faktiskt aldrig under projektet.
- Du vill inte börja klippa ut saker som är värdefulla metoder, men försök att vara ärlig om vad saker bidrar och vad saker inte gör.
Metod 3 av 3: arbeta med andra
- 1Sätt gränser och säg nej. Du har en tröskel för hur mycket du realistiskt kan hantera. Det är viktigt att veta att gräns och att stanna i sweet spot. Om du har maximal kapacitet och en annan möjlighet presenterar sig, lär dig att säga nej. Det kan vara bättre att missa något och faktiskt få gjort det du redan har än att ta på dig ett annat projekt och misslyckas med alla.
- Att lära sig exakt vad din gräns är kan ta lite försök och fel. Om du inte förstår det första gången, ge inte upp dig själv. Du måste hitta din gräns på något sätt, även om det innebär att du tappar bollen en eller två gånger.
- Kanske är det nyligen erbjudna projektet inte något du har råd att ge bort. Överväg noggrant när så är fallet. Du kan bränna en bro genom att släppa något du redan har åtagit dig att arbeta med.
- 2Tilldela uppgifter och inte micromanage. När du har ett team du arbetar med eller övervakar är det alltid bäst att delegera så mycket av arbetet som möjligt. Du kanske tenderar att vilja ha kontroll, men du har människor som hjälper av en anledning. Ge människor uppdrag i början av ett projekt och låt dem göra vad de tilldelats. Ta inte tillbaka kontrollen halvvägs.
- När du har bra arbetare kan en grupp människor göra mer än du kan ensam. Om du tenderar att göra allt arbetet men att delegera är ett alternativ, överväga att förlora en del av arbetet. Om du har arbetare tillgängliga för dig, låt inte deras hjälp gå till spillo.
- Om du har ansvaret är det fortfarande ditt ansvar att se till att allt blir klart. Ställ in några tider för att du ska checka in på framsteg och lämna sedan ditt team ensam förutom under dessa specifika tider.
Du kan öva dig på att arbeta med fruktade projekt först, övergå mellan projekt när du fastnar och minska meningslösa uppgifter. - 3Lär dig dina teammedlemmars kommunikationsstilar och arbeta med dem. Du kan ha ansvaret för människor som arbetar väldigt annorlunda än du. För att vara effektiv måste du acceptera det. Att veta hur varje medlem i ditt team kommunicerar bäst hjälper dig att få mer gjort. Utan att gå överbord, ta hand om varje person så att du kan få bästa möjliga arbete av dem.
- Detta kan gälla specifikt för kommunikationsformer som telefon och e-post. Vissa teammedlemmar kanske föredrar ett samtal när du ger dem feedback. Andra kommer att värdesätta effektiviteten i e-post.
- Det gäller också vem som gillar att skämta, vem som föredrar att vara seriös och hur du behöver inrama feedback. Du vill komma överens med ditt team så mycket som möjligt så att de vill arbeta med dig.
- Skriv anteckningar om dina människor så att du kan vara säker på att tillämpa det du lär dig om dem. Du kan fråga dem direkt om några av deras preferenser eller så kan du göra bättre för att räkna ut det över tiden.
- 4Fortsätt i kommunikation angående framsteg. Oavsett om du är ansvarig eller rapporterar till någon annan är framstegsuppdateringar viktiga. Ställ in tider med personer du ansvarar för för att de ska uppdatera dig. Var proaktiv när du rapporterar till din chef när du får saker gjort. Konsekventa, om inte konstanta uppdateringar kommer att hålla ett projekt smidigt.
- Det kan vara till hjälp att ha fastställda tidsfrister för framstegsrapporter i olika projektfaser. Detta kan vara dagligen för korta projekt, eller en gång i veckan för pågående projekt.
- Detta är särskilt viktigt om en del av ett projekt bygger på den del som ligger före den. Om Tom väntar på att Leslie ska avsluta sin del innan han kan jobba med sin, måste han veta hur långt hon är.
- Att sätta förväntningar i början för hur framstegsuppdateringar kommer att hanteras är viktigt. Du vill inte komma halvvägs genom ett projekt och överraska människor med en framstegskontroll.
- Sätt ett mål för dig själv att avsluta något varje dag.
- När du kan, låt teammedlemmarna välja vad de jobbar med så att du får deras fulla inköp.
- Lämna lite flexibilitet i dina planer för eventualiteter som kan komma upp.
Läs också: Hur kan man förbättra arbetskulturen?
Kommentarer (2)
- Detta hjälpte mig att inse vikten av att säga nej till några saker som plötsligt dyker upp. Också att sätta prioriteringar.
- Projektledarberättelsen var till hjälp eftersom jag planerar att gå in i den här karriären snart. Detaljerad information gav mig ideal för hur jag skulle lyckas i den här karriären.
Relaterade artiklar
