Hur adresserar jag ett formellt brev?

När du adresserar ditt formella brev, börja med din adress, sedan datumet, mottagarens adress (även känd som insidan) och din hälsning.

Även om de flesta människor idag kommunicerar via e-post eller telefonsamtal, finns det fortfarande tillfällen när det är bra att veta hur man skriver ett formellt brev. Du kan behöva skicka en formell begäran till ett företag, informera en kund om en viktig fråga eller ansöka om ett jobb. När du adresserar ditt formella brev, börja med din adress, sedan datumet, mottagarens adress (även känd som insidan) och din hälsning.

Metod 1 av 3: adressera någon du känner

1

Formatera din hälsning som kära (titel) (efternamn). Det är vanligt att börja formella bokstäver med "Kära". Ordet "Kära" förmedlar värme men ändå professionalism, och att utelämna det gör att ett brev verkar mindre formellt.
2

Följ öppningen av din hälsning med en artighetstitel. Efter "Kära", följ med en artighetstitel, som Herr, Fru, Dr eller Fru. Du bör bara utelämna en artighetstitel om du är osäker på personens kön. Om du är osäker på kvinnans civilstånd, använd Ms, som kan användas i stället för antingen fröken eller fru.
3
Använd personens efternamn i din hälsning. Använd inte mottagarens efternamn (efternamn) för din hälsning om du inte känner personen väl och regelbundet adresserar varandra med dina förnamn. Till exempel kan din hälsning läsa "Dear Ms. Bell" eller "Dear Dr. Smith."
- Om du känner till personens namn men inte är säker på deras kön kan du använda deras fullständiga namn istället för en artighetstitel, till exempel " Kära Jamie Wilde."
Hur skriver jag ett formellt brev till en chef som ber om tillstånd att arbeta med dem?
4

Avsluta hälsningen med ett kolon. Även om semikolon och komma är vanliga för informella bokstäver, bör en formell hälsning alltid punkteras med ett kolon. Det sista utseendet på din hälsning bör vara som följer: "Dear Mr. Brown:" eller "Dear Editor:"

Metod 2 av 3: med allmänna hälsningar

1

Använd en allmän hälsning om du inte känner till brevmottagaren. Allmänna hälsningar är lämpliga oavsett vem som tar emot brevet. Öppna med "Till vem det kan gälla:" om du inte skriver brevet med en specifik person i åtanke. Du kan till exempel använda den här hälsningen för ett brev som skickas till ett antal olika personer.
2

Använd herr eller fru om du inte vet mottagarens namn. "Dear Sir", "Dear Madam" eller "Dear Sir or Madam" är alla helt acceptabla hälsningar för ett formellt brev. Detta är något mer personligt än en allmän hälsning.
3

Använd mottagarens jobbtitel i hälsningen om du vet det. För affärsbrev som riktas till en person i ett visst yrke, överväg att använda mottagarens jobbtitel i hälsningen. Detta visar respekt för deras ställning. Till exempel kan du börja med "Kära redaktör:" eller " Kära personalchef:"

Metod 3 av 3: formatera brevet

1
Välj mellan block eller indragat format. De två vanligaste formaten för formella bokstäver är blockstil och indragad stil. Med blockstil kommer varje del av bokstaven att justeras med vänster marginal. Indragad stil kräver att du drar in början på varje stycke, samt avsändarens adress, gratis stängning och signaturen.
- Skillnaderna i dessa är till stor del en fråga om preferens; emellertid används blockstil oftare i affärsbrev idag.
"Dear Sir", "Dear Madam" eller "Dear Sir or Madam" är alla helt acceptabla hälsningar för ett formellt brev.
2
Börja med din adress. Detta kan vara antingen din hem- eller företagsadress, beroende på om brevet skickas på uppdrag av dig personligen eller på ditt företags vägnar. Du bör inkludera din gatuadress, stad, delstat och postnummer, men du ska inte inkludera ditt namn.
- Om du skriver ditt brev i blockformat ska din adress vara uppradad med vänster marginal. Om du använder indraget format, starta en flik till höger om mittmarginalen.
- Telefonnummer och e-postadresser ingår vanligtvis inte i avsändarens adress, men de är acceptabla.
3

Inkludera datumet en rad under avsändarens adress. Detta borde vara det datum då brevet skrevs. Det ska finnas ett mellanslag mellan din adress och datumet och två mellanslag mellan datumet och mottagarens adress.
4

Börja mottagarens adress med deras namn. Två mellanslag under datumet, skriv mottagarens namn, inklusive deras artighetstitel, som Mr., Mrs., Ms. eller Dr. Använd samma artighetstitel som används i hälsningen.
5

Följ mottagarens namn med deras företagsnamn och fullständiga adress. Under mottagarens namn, ange företagets fullständiga namn om du skriver ett företagsbrev. För personliga formella brev kan du utelämna företagsnamnet. Följ med hela adressen. Som med avsändarens adress bör detta inkludera gatuadress, stad, delstat och postnummer.
6

Inkludera en uppmärksamhetsrad om du skriver till ett företag. Om ditt brev riktar sig till ett företag eller en viss avdelning kan du inkludera en uppmärksamhetsrad för att rikta brevet till en viss person. Detta skulle komma två mellanslag under adressen och två mellanslag över hälsningen. Hälsningen skulle riktas till företaget eller avdelningen.

För att adressera ett formellt brev, använd hälsningen "Kära" och sedan personens titel och efternamn, till exempel "Kära herr Smith."
7
Skriv din hälsning en rad under mottagarens adress. Hälsningen är en hälsning och är sannolikt det första din mottagare kommer att läsa. Hälsningen bör anpassas till vänster marginal.
- Exempel på hälsningar kan vara "Dear Mrs. Wells:" eller "Dear Professor:"
8
Följ med kroppen och stängningen av brevet. Om du använde blockformatet kommer din kropp, kompletterande stängning och signatur alla att vara i linje med vänster marginal. Om du använde indragat format kommer kroppen att vänsterjusteras med varje stycke indragen, och stängningen kommer att vara en flik kvar till mitten, i linje med avsändarens adress.
- Den kostnadsfria avslutningen ska vara en fras som "Vänliga hälsningar" eller "Tack" och bör följas av ett komma. Endast det första ordet är stort. Hoppa över 4 rader, vilket är utrymmet för din signatur och avsluta sedan med ditt namn.

Läs också: Hur skriver jag en anteckning?

Hur adresserar jag ett formellt brev?

Steg

Metod 1 av 3: adressera någon du känner

Metod 2 av 3: med allmänna hälsningar

Metod 3 av 3: formatera brevet

Frågor och svar

Läs också: