Hur lämnar jag det perfekta röstmeddelandet?
För att lämna det perfekta röstmeddelandet, börja med att identifiera dig själv så att mottagaren vet vem du är precis utanför. Sedan, om personen inte redan vet, nämna hur du fick deras nummer. Du kan till exempel säga något som "Hej, det här är John Henderson. Jag fick ditt nummer från Pat." Ange sedan varför du ringer och håll ditt meddelande mellan 20-30 sekunder så att mottagaren inte tappar intresset. Slutligen, logga av din e-post genom att be dem ringa tillbaka och ange ditt namn och telefonnummer. Bläddra ner för att lära dig att vara personlig och vänlig när du lämnar en röstbrevlåda!
För att lämna det perfekta röstmeddelandet, börja med att identifiera dig själv så att mottagaren vet vem du är precis utanför.
Om ditt arbete kräver att du kommer i kontakt med kunder via telefon, är det troligt att du lämnar många röstmeddelanden. Men vad ska du säga exakt efter pipet? Det kan vara nervös att försöka komma ihåg all relevant information du behöver för att komma över, och viktiga detaljer utelämnas som ett resultat. Lämna de spridda, improviserade meddelandena genom att komma med ett system för att lämna röstmeddelanden. Genom att gå igenom en snabb checklista i ditt huvud kan du se till att du har tillhandahållit all information du behöver för att vidarebefordra till mottagaren och förbättra dina chanser att få ett samtal tillbaka.
Del 1 av 3: Identifiera dig själv
- 1Använd rätt ton. Så fort du börjar spela in ditt meddelande, tala med en tydlig, hörbar röst. Mumla inte eller prata för snabbt. Gör ditt bästa för att låta intresserad och energisk att engagera lyssnarens uppmärksamhet. Även om mottagaren inte kan se dig kommer din allmänna ton att synas över telefonen, så se till att du förmedlar rätt.
- Uppsäg allt du säger. Dålig mottagning kan förvränga din röst och få dig att klippa ut. Även en vanlig talande röst kan bli rörig över telefonen.
- Kvaliteten på din röst bör på ett lämpligt sätt återspegla samtalssättet. Det är till exempel okej att låta upphetsad när du lämnar en röstbrevlåda för att gratulera din brorson till hans examen på gymnasiet. Om du sörjer en sorgande vän med kondoleanser, bör du dock hålla din tonår högtidlig och respektfull.
- 2Nämn ditt namn. Ge mottagaren ditt namn först. På så sätt vet personen du ringer direkt vem du är. En enkel "detta är (ditt förnamn)" kommer att göra i de flesta situationer, eller ett mer inledande "mitt namn är (fullständigt namn)" om personen du ringer inte har träffat dig tidigare. Vänner och släktingar känner igen dig utan behov av ytterligare identifiering. Om det är ett professionellt samtal kommer de att ha ett namn att associera med rösten och meddelandet, vilket hjälper till att öppna en mer personlig kommunikationslinje.
- Det här steget verkar som ett givet, men det glömmas ofta av uppringare när de sätts på plats.
- Om du har en befattning eller en beskrivning av dig själv som kan visa sig vara användbar för mottagaren i ett uppföljningssamtal, ange det efter ditt namn, dvs. "Mitt namn är Dr. Holdsworth, senior radiolog vid Sacred Heart Medical Center," eller "det här är Gloria Carpenter, jag är Chloes mamma från skolan."
- 3Lämna ditt telefonnummer. Recitera ditt telefonnummer direkt efter ditt namn. De flesta som ringer väntar till slutet av röstmeddelandet för att tillhandahålla sin kontaktinformation, men om mottagaren inte får den första gången tvingas de lyssna på hela meddelandet igen. Kom ihåg att prata långsamt och säga upp när du lämnar ditt telefonnummer så att det är begripligt.
- Ett enkelt sätt att erbjuda ditt telefonnummer i början av meddelandet är att säga något som "detta är (ditt namn), mitt nummer är (ditt telefonnummer)" eller "mitt namn är (namn) ringer från (nummer). "
- Trots förekomsten av nummerpresentationsfunktioner, är det alltid tillrådligt att lämna ditt telefonnummer om personen du ringer inte har ditt nummer sparat, eller om du begär att de ska ringa tillbaka till en annan anknytning.
- 4Gör en anslutning. När man lyssnar på affärsrelaterade röstmeddelanden eller meddelanden från okända avsändare börjar människor bli misstänksamma eller ointresserade om de inte vet vem du är eller varför du ringer. Sätt dem till ro genom att nämna en gemensam vän eller referens som har gett dig deras nummer. Återigen får detta samtalet att kännas mer personligt. Röstmeddelandet kommer att verka mindre invasivt och det är mer sannolikt att du får svar.
- Försök att göra en kort introduktion som kommer att leda lyssnaren till, till exempel "Jag fick ditt nummer från Pat, som säger att du är intresserad av att sälja din båt."
- Även om du inte ringer ett företagssamtal kan upprättandet av en anslutning göra din mottagare bekvämare. "Det här är Bob, din granne från andra sidan gatan" är mer personliga än "Det här är Robert Henderson."
Hur ska du lämna ett meddelande från din personliga mobiltelefon?
Del 2 av 3: Ange ditt företag
- 1Tänk på vad du ska säga i förväg. Ha en tydlig uppfattning om vad du ska säga innan du börjar lämna en röstbrevlåda. Det här borde inte vara mycket av ett problem om du ringer med en specifik avsikt, men att höra pipet i andra änden och veta att de spelas in kan få många som ringer till ett tomt. Dela upp informationen i punktpunkter och slå var och en innan du lägger på.
- För röstmeddelanden som är särskilt pressande eller viktiga, överväg att skriva ut ett grovt manus i förväg.
- Om du tar dig själv avstånd, fokusera bara på att få ut ditt namn, återuppringningsnummer och anledningen till att ringa med några ord.
- Bild som du skickar en röstbrevlåda för att följa upp med ett romantiskt intresse om gårdagens datum. Att mentalt beskriva ditt meddelande innan du spelar in det kan betyda skillnaden mellan att bli sval, lugn och samlad och ett stammande, nervöst vrak.
- 2Håll ditt meddelande kort. Begränsa ditt röstmeddelande till 20-30 sekunder. Det kommer sällan att vara ett tillfälle när en röstbrevlåda behöver vara längre. Du vill inte tråka mottagaren med en alltför lång, slingrande introduktion eller berättelse. Håll dig kortfattad och till punkten. Ett kort meddelande kan faktiskt skapa nyfikenhet och övertala en person att ringa tillbaka när de kanske inte har något annat.
- På baksidan, om du lämnar en röstmeddelande som är för kort, kanske din mottagare tycker att det är oviktigt och tar bort det utan att ens lyssna på det. Detta är särskilt troligt om du ringer från ett onoterat nummer.
- Poängen med att lämna en röstmeddelande är att tvinga någon att ringa tillbaka, inte att ladda ner all information du skulle dela med dem under samtalet.
- 3Öppna med den viktigaste informationen. Klipp ut och vara tydlig om din anledning till att ringa. Om du bara rör basen, säg det; Om du har ett försäljningserbjudande eller följer upp en transaktion eller bekräftar ett avtal, meddela mottagaren. Din lyssnare tappar snabbt intresset och kan radera meddelandet om du inte informerar dem om ditt syfte i förväg.
- Du har bara kort tid på dig att ta reda på. Om du slår runt, kan din lyssnare ge upp meddelandet innan de kommer fram till någon viktig information.
- Det är mycket bättre att leverera svåra nyheter som "pappa är på sjukhuset" tomt och använda resten av meddelandet för att trösta och förklara, än det är att dansa runt ämnet och få din lyssnare att oroa sig.
- 4Var personlig och organisk. Motstå lusten att glida in i en stilig, generiskt klingande "telefonröst". Var bara artig, var dig själv och prata naturligt. Människor kan berätta när någon försöker sälja något åt dem eller komma på ett visst sätt, och de kommer mycket mer sannolikt att ge dig tiden på dagen om de känner att du närmar dig dem på lika villkor.
- Att låta som om du läser från ett manus ger din lyssnare intrycket att de bara är ett nytt samtal du måste ringa.
I händelse av en nödsituation eller naturkatastrof, använd ditt utgående röstmeddelande för att låta folk veta att du är okej.
Del 3 av 3: signering
- 1Ställ en specifik fråga eller begäran. När du avslutar ditt meddelande, var specifik om varför du vill att mottagaren ska ringa dig tillbaka. Ställ dem en exakt fråga eller gör en begäran som kommer att motivera dem att plocka upp telefonen. Om de känner sig förvirrade eller osäkra på din avsikt efter att ha lyssnat på din röstbrevlåda har det inte gjort sitt jobb.
- Prova fraser som "låt mig veta hur du gillade det receptet jag skickade till dig" eller "jag är intresserad av att höra dina idéer om detta förslag."
- Människor är mer motiverade att komma i kontakt när du har utpekat dem med en begäran än om du bara säger "ring mig tillbaka."
- 2Återställ ditt namn och kontaktinformation. Avsluta ditt meddelande igen genom att ge lyssnaren ditt namn och telefonnummer. Upprepa ditt telefonnummer två gånger så att det inte finns någon chans att de får en siffra fel eller inte skriver ner det. Var noga med att inkludera alla detaljer som kan vara till hjälp när mottagaren återvänder ditt samtal, till exempel när du kommer och inte kommer att vara tillgänglig och den bästa tiden på dagen att ringa.
- Att stava ut ditt telefonnummer mer än två gånger i slutet av ett samtal är överdrivet och kan till och med tolkas som oförskämt.
- Du behöver inte oroa dig för det här steget om ditt meddelande är avslappnat för en vän eller släkting.
- 3Undvik långvariga ändar. När det är dags att lägga på lurar du inte eller förlänger meddelandet i onödan. Om det inte är ett personligt samtal till en älskad, behöver du inte önska någon en underbar dag. Mottagarens uppmärksamhet kommer att urholka ju längre röstmeddelandet fortsätter, så försök att inte tappa fokus i slutet. Tacka dem för deras tid och lämna nästa fas av kommunikationen upp till dem.
- Vänliga avslutningar som "Jag ser fram emot att höra från dig" är varmare och därför effektivare än generiska, kommersiella som "ha en trevlig dag."
- Sammanfatta inte eller summera inte ditt meddelande i slutet. Om mottagaren behöver höra en viss detalj igen kan de spela upp den senare.
- Tänk på gånger du har fått röstmeddelanden som har fått dig att tänka "vad vill den här personen?" Lämna den typ av röstmeddelande du vill få.
- Ange din e-postadress eller annan kontaktmetod förutom ditt telefonnummer när det är relevant för din interaktion med mottagaren.
- Kom ihåg att nämna datumet om du delar tidskänslig information.
- Leende! Det kommer igenom, även via telefon.
- Om du ringer om ett känsligt ämne, begränsa informationen du tar med i röstmeddelandet om det hörs av andra.
- I händelse av en nödsituation eller naturkatastrof, använd ditt utgående röstmeddelande för att låta folk veta att du är okej.
Det beror på enheten, men i allmänhet skulle du följa anvisningarna från din enhet och spela in ett trevligt meddelande som låter uppringare veta att lämna ett meddelande till dig.
- Om du försöker få någon att ringa tillbaka, ta inte upp tidigare misslyckade samtalsförsök. Detta kan få dig att verka irriterad, och de blir mindre bekväma när du hanterar dig.
- Under professionella förhållanden bör du alltid lämna en röstmeddelande om personen du ringer inte svarar. Att se flera missade samtal utan röstmeddelanden undergräver vikten av ditt företag.
Läs också: Hur kontrollerar jag röstbrevlådan xfinity?
Frågor och svar
- Finns det en tidsgräns för ett röstmeddelande?Ja, det är vanligtvis cirka 4 minuter. Detta för att förhindra att inkorgen fylls med en lång fickur eller något liknande.
- Hur spelar jag in ett meddelande för röstmeddelande?Det beror på enheten, men i allmänhet skulle du följa anvisningarna från din enhet och spela in ett trevligt meddelande som låter uppringarna veta att du lämnar ett meddelande.
- Hur ska du lämna ett meddelande från din personliga mobiltelefon?Börja med att berätta mottagaren om ditt namn, förklara hur du känner dem och recitera ditt nummer om de inte redan har det. Ange sedan ditt företag (troligen avslappnad om du ringer från din personliga telefon). Om du lämnar röstmeddelandet till en familjemedlem eller nära vän behöver du förmodligen inte identifiera dig själv utanför ditt förnamn.
Kommentarer (1)
- Jag älskade dess exempel och hur det skrevs i detalj.
