Hur skriver jag ett motivationsbrev?

Ett personligt brev är en typ av brev normalt skickas till internationella universitet-särskilt de inom olika europeiska länder, när du vill ansöka till en konkurrenskraftig forskarskola program eller stipendieprogram. Effektiva motiveringsbrev beskriver viktig information om potentiella studenter på ett kreativt, passionerat sätt. Eftersom den här delen av ansökningsprocessen kan vara så avgörande bör du skriva och redigera brevet noggrant innan du skickar det.

Del 1 av 4: brainstorming

1

Anteckna. Under hela brainstormingdelen av processen, ta detaljerade anteckningar som du kan hänvisa till när du skriver brevet. Inkludera både primär information och sekundär information, oavsett om du tror att du faktiskt kommer att använda dem för själva bokstaven.
2
Forska universitetet och dess program. Läs igenom all tryckt eller digital litteratur som universitetet tillhandahåller dig, inklusive dess webbplats. Var noga med skolans antagningskrav för det program du bedriver.
- Universitetet kommer vanligtvis att beskriva de kvalifikationer de hoppas kunna se från blivande studenter, och du kan använda den informationen för att skräddarsy ditt motivationsbrev mot den specifika skolan.
- Om universitetet till exempel är starkt involverat i humanitära insatser relaterade till programämnet, kan du ägna mer uppmärksamhet åt dina egna humanitära intressen. Å andra sidan, om skollitteraturen strikt fokuserar på akademiker, vet du att hålla brevet lika fokuserat på akademiska ambitioner och upplevelser.
3
Fråga dig själv varför du ska väljas. Programmets antagningsnämnd vill veta varför du ska väljas framför någon annan, men innan du kan ge styrelsen den informationen måste du få frågan klar för dig själv.
- Granska din akademiska karriär nu. Ta reda på vilka kurser, instruktörer och influenser som ledde dig till den väg du för närvarande följer och bestäm hur det hände.
- Tänk på varför du valde den här skolan och det här programmet. Tänk på alla dina motiv, inklusive de personliga och professionella.

Ska jag skriva ett enda motivationsbrev för dem båda eller ett separat för var och en?

Del 2 av 4: följa skrivprocessen

1
Skriv en översikt. Samla dina anteckningar och försök organisera dem i en översikt. Din disposition bör innehålla separata avsnitt för inledningsförklaringen, varje separat stycke och dina avslutande kommentarer.
- Om du inte är bekväm med att göra en översikt, överväg att ordna dina anteckningar i ett flödesschema eller liknande organisationsverktyg. Den viktiga delen av detta steg är att ge struktur till dina tidigare ostrukturerade idéer.
2
Skriv ut brevet. Så snart du har ordnat dina tankar bör du börja skriva det första utkastet till ditt brev. Förstå att detta bara bör vara ett första utkast; du måste göra ändringar innan den är redo att skickas.
- Inkludera allt du kan tänka dig som verkar viktigt och beskriv det med så mycket sensoriska detaljer som möjligt. Du kan sluta med alltför mycket information och alldeles för många sidor, men du kan klippa bort de onödiga punkterna under redigeringsdelen av processen.
- Se både dina informella anteckningar och formella beskrivningar för denna del av processen. Observera också att du bör följa riktlinjerna i avsnittet "Strukturera ditt brev" i den här artikeln.
3
Gå tillbaka till brevet flera dagar senare. När du har slutfört ditt första utkast, gå bort från brevet i minst en eller två dagar innan du funderar på att redigera det.
- På en mycket grundläggande nivå måste du korrekturläsa grammatiken och strukturen på bokstaven.
- Ännu viktigare, du måste också korrekturläsa brevet för noggrannhet och konsekvens. Dina fakta ska vara korrekta, dina idéer ska vara originella och din ton bör vara jämnt professionell.
4
Be om konstruktiv kritik från pålitliga källor. Även om det inte är absolut nödvändigt kan det hjälpa att få externa åsikter från kvalificerade källor. De bästa människorna att fråga är professorer och studenter som för närvarande är inskrivna i forskarskolan.
- Helst bör du försöka komma i kontakt med någon som redan är registrerad i det specifika program du söker till. Den personen kommer att ha en tydligare förståelse för vad universitetet vill ha från sina studenter.
5
Revidera brevet efter behov. Analysera motivationsbrevet med hjälp av dina egna och andras kritik. Var inte rädd att skriva om brevet flera gånger tills du får rätt.
- Ta bort överflödiga språk eller idéer samt information som inte är direkt fokuserad på huvudidén i brevet. I genomsnitt bör bokstaven bara vara ungefär en hel sida lång; något längre anses vanligtvis onödigt och avskräckt.
- Observera att vissa program kan leta efter bokstäver som sträcker sig mellan två och tre sidor. Det är bäst att läsa igenom ansökan för specifik information om längd; om du inte kan hitta sådan information bör det vara säkert att hålla fast vid en sida.
- Se till att de viktigaste argumenten placeras tidigare i brevet än mindre betydelsefulla punkter, och ordna om innehållet i brevet efter behov för att få det att flyta bra.

Observera att en motivationsbrev är en typ av affärsbrev och bör formateras som sådan.

Del 3 av 4: strukturera brevet

1
Adressera brevet så specifikt som möjligt. Om du vet namnet på den person som granskar antagningsansökningar är det bäst att adressera brevet till den personen med namn.
- Om du inte kan spåra ett visst namn bör du åtminstone försöka adressera läsaren efter position. Alternativ kan inkludera:
  - " Kära antagningsrådgivare,"
  - "Kära antagningsnämnd"
  - " Kära antagningsdirektör,"
- Använd endast generiska adressformer (t.ex. "Till vem det kan oroa sig", "Dear Sir or Madam") som en sista utväg.
2
Ange ett tydligt mål. Det första stycket i ditt motivationsbrev bör sammanfatta resten av brevet och ge läsaren en exakt uppfattning om vad han kan förvänta sig.
- Detta första stycke bör endast bestå av en till tre meningar, och du bör indirekt ange att du presenterar ett motivationsbrev för ditt valda program.
- Till exempel kan din inledningsrad vara så enkel som: "Jag skriver detta brev för att uttrycka mitt intresse för ABC-programmet från XYZ University."
3
Sammanfatta din hållning. För brevet ska du berätta för ansökan om varför du tycker att detta specifika universitet och dess program är ditt bästa alternativ. Du måste också förklara varför programmet ska acceptera dig framför andra potentiella kandidater.
- Se anteckningen du tidigare tagit angående dina egna motiv och kvalifikationer.
- Förklara varför skolan ska välja dig. Beskriv dina tidigare akademiska och professionella erfarenheter när de gäller för det program du är intresserad av. Du måste ange fakta här, men du måste också visa hur dessa fakta påverkade dig som person.
  - Du kan till exempel nämna hur du reagerade på ämneskurserna på en tidigare akademisk nivå, som grundskola. Istället för att bara säga att du har gått kurser i ämnet, beskriv hur innehållet i dessa kurser gjorde att du kände dig fascinerad, beslutsam eller nyfiken.
- Förklara varför du valde den här skolan, programmet och platsen. De flesta universitet är intresserade av att ta emot studenter som har en stark passion eller motivation för att delta.
  - Lägg märke till dina professionella mål och varför du tror att detta program ger dig den bästa chansen att uppnå dem. Du kan hänvisa till programmets vanliga försäljningsställen så länge du inte citerar dem direkt.
  - Ange vad som tilltalar dig om universitetet självt. Om du kommer att bli en internationell student bör du också beskriva varför du är intresserad av att studera särskilt i det aktuella landet. Om skolan till exempel är belägen i Tyskland, förklara varför du vill bedriva doktorandstudier i Tyskland.
4
Uppmärksamma dina primära kvalifikationer. Medan du visar varför du passar bra för programmet måste du citera akademiska erfarenheter, personliga egenskaper och andra relaterade erfarenheter. Fokusera på de punkter som är mest direkt relaterade till själva programmet.
- Kontakta ditt CV men kopiera det inte. Vanligtvis måste du inkludera en kopia av din CV i ansökningsdokumentationen som följer med ditt motivationsbrev. Du kan använda information från ditt CV för att utlösa ditt minne medan du skriver, men brevet bör inte vara en exakt kopiering av CV: n. Om det behövs hänvisar du läsaren av ditt brev till CV: n för att tillhandahålla stödjande detaljer som du inte kan kortfattat lista i själva brevet.
- Stöd dina anspråk. Varje gång du nämner en av dina styrkor måste du kvalificera den med adekvat stödjande detalj. Det räcker inte att säga att du är en hård arbetare; du måste ge exempel på erfarenheter som visar den tanken.
- Skryt inte av dig själv. Du bör inte gå ut ur ditt sätt att verka ödmjuk, men du måste också undvika språk som verkar arrogant eller alltför självsäkert. Gör detta genom att främst följa konkreta fakta och lämna subjektiv analys utanför ekvationen.
5
Återställ din position. För det avslutande stycket i ditt brev, upprepa kort din önskan att gå in i programmet. Ge ett artigt uttryck för tacksamhet för antagningsnämndens tid och övervägande innan du stänger och undertecknar brevet.
- Ditt avslutande stycke bör vara cirka tre meningar långt. Omformulera din introduktionslinje och sammanfatta huvudpunkterna i varje kroppsavsnitt i en mening vardera.
- Avsluta med att tacka läsarna för deras tid och omtanke, och logga av med en professionell avslutning (t.ex. "med respekt", och ditt fullständiga namn.

Del 4 av 4: Gör ditt brev enastående

1
Använd rent, koncist språk. Fortsätt fokusera på punkten i brevet, använd grammatiskt korrekt språk som beskriver dina avsikter och kvalifikationer i direkta termer. Behåll en aktiv röst och håll dig borta från blommiga eller leriga beskrivningar.
- Undvik klichéfraser eller terminologi. Fraser som ofta är beroende av speglar faktiskt dåligt på dig, eftersom användning av dem innebär en brist på kreativ tanke. När du känner dig frestad att använda en viss kliché, dissekera idén i dess "varför" och "hur" -aspekter, och visa sanningen i den idén genom aktiva exempel istället för platta uttalanden.
  - Exempel på vanliga klichéer
  - "Jag är mycket motiverad att..."
  - "Jag har alltid älskat..."
  - "Mina största mål är..."
- Plagiera inte innehåll. Även om du använde information från programlitteraturen för att hjälpa dig att forma dina idéer, bör du inte upprepa informationen ord för ord. Om programmet lyfter fram sin "toppmoderna utrustning", håll dig borta från frasen "toppmodern utrustning."
- Kopiera inte formuläret. Du kanske tycker att det är bra att titta på motivmotivbrev för ytterligare insikt i strukturen och tonen du måste använda, men du bör undvika att kopiera formuläret för nära. När allt kommer omkring kan vem som helst kopiera ett formulärbrev och fylla i tomrummen; du måste visa att du bara är "vem som helst" och att använda en originalton kan göra just det.
2
Håll en positiv ton. Ditt brev bör fokusera på positiva snarare än negativa. Om du väljer att beskriva svårigheter eller utmaningar som tidigare ställts inför, betona hur du övervunnit dessa svårigheter istället för att betona svårighetsgraden i själva problemen.
- Håll dig borta från dina svaga punkter. Du kommer troligen att bli tillfrågad om dina svagheter under en intervju, men motivationsbrevet måste sälja dina styrkor.
- Fokusera på framtiden. Även om du behöver beskriva dina tidigare kvalifikationer måste du också visa att du ser framåt på vad som kommer. Till exempel, istället för att beskriva din brist på erfarenhet inom ett visst område som utforskas i det bredare programmet, säg att du är angelägen om att lära dig mer om det området och känner iver mot det nya.
3
Balansera både professionell ton och personlig information. Medan du behöver anpassa brevet för att visa dina erfarenheter och dina intressen, är det definitivt ett professionellt brev och bör formateras och formuleras som sådant.
- Håll uppmärksamheten vid intellektuella motiv. Även om du kan ha religiösa, altruistiska eller andra personliga motivationer relaterade till ditt "hjärta" är antagningspersonalen mer intresserad av motivationer relaterade till "sinnet". Betona dina akademiska och professionella mål.
- Samtidigt bör du skilja dig från mängden så mycket som möjligt. Generalisera inte dina professionella mål för mycket; var så specifik för dig själv som du kan vara utan att dyka in i dina emotionella eller privata motiv.
4
Förbli ärlig. Oavsett vad du skriver måste du vara ärlig om det. Undvik att överdriva tidigare erfarenheter eller andra kvalifikationer utanför deras faktiska räckvidd.
- På etisk nivå bör den position du strävar efter fyllas i av de mest kvalificerade kandidaterna. Du måste tro på din egen förmåga att överleva i något så konkurrenskraftigt, och att ljuga om dina kvalifikationer kan vara en indikation på att du inte är säker på sanningen om vem du är.

För att skriva ett motivationsbrev, börja med att undersöka universitetets program, inklusive deras uppdragsbeskrivning och krav.

Tips

Ge dig själv gott om tid att slutföra ditt motivationsbrev. Anteckna och skriv en översikt minst tre veckor innan du planerar att skicka din ansökan. Fyll i ditt första utkast två veckor tidigare och ha ditt slutliga utkast klart en vecka i förväg. Gör en slutlig korrekturläsning omedelbart innan du skickar brevet för att fånga skrivfel som gjorts under tidigare revisioner.
Observera att en motivationsbrev är en typ av affärsbrev och bör formateras som sådan. Använd professionella brevpapper, standardmarginaler och standardtypstilar.

Läs också: Hur mailar jag ett CV?

Hur skriver jag ett motivationsbrev?

Steg

Del 1 av 4: brainstorming

Del 2 av 4: följa skrivprocessen

Del 3 av 4: strukturera brevet

Del 4 av 4: Gör ditt brev enastående

Tips

Frågor och svar

Läs också: