Hur skriver jag ett företagsbrev?

Behöver du skriva ett polerat, professionellt brev? De flesta affärsbrev följer ett etablerat, lättlärt format som du kan anpassa till alla typer av innehåll. Ett affärsbrev bör alltid innehålla datum, information om avsändaren och mottagaren och några kroppsavsnitt. Följ dessa steg och ändra dem efter behov för att passa ditt företags standarder.

Del 1 av 4: börja brevet

1
Känn formatet. Oavsett innehållet i ditt brev finns det några affärsstandarder att följa när det ser ut. Affärsbokstäver ska skrivas och komponeras med ett konservativt och vanligt typsnitt som Helvetica, Myriad eller Times New Roman. Använd blockavsnitt. Detta innebär att du startar ett nytt stycke genom att trycka på "return" två gånger. Använd inte indragning för blockavsnitt.
- Använd en tummarginaler på alla sidor.
- Ett e-postbrev måste också bestå av ett vanligt teckensnitt. Använd inte andra manus eller färger än svartvitt i ett företags-e-postmeddelande.
2
Välj rätt papperstyp. Brevet bör skrivas ut på 8,5" vid 11" (kallas "brevstorlek"). Om du är utanför USA kan du använda A4-papper i storlek. Vissa långa kontrakt kan skrivas ut på 8,5" x 14" ("legal storlek").
- Om du skriver ut brevet som ska skickas, överväg att skriva ut brevet på företagets brevpapper. Detta ger det en mer professionell luft och ger ditt företags logotyp och kontaktinformation.
3
Inkludera information om ditt företag. Lista ditt företagsnamn och företagsadressen, med varje del av adressen skriven på en annan rad. Om du är egenföretagare eller en oberoende entreprenör, lägg till ditt namn antingen i stället för företagsnamnet eller ovanför det.
- Om ditt företag har ett förutbestämt brevpapper kan du använda detta istället för att skriva ditt företag och adress.
- Om du skriver ut adressen ska den visas antingen till höger eller till vänster högst upp på sidan, beroende på dig och ditt företags preferenser.
- Om du skickar brevet till en internationell plats skriver du landet med versaler.
4
Inkludera datumet. Att skriva ut hela datumet är det mest professionella valet. Skriv till exempel antingen "1 april 2012" eller "1 april 2012." Detta ska visas vänster motiverat några rader under avsändarens adress.
- Om du skrev ditt brev under flera dagar, använd det datum då du avslutade brevet.
5
Lägg till mottagarens information. Skriv ut mottagarens fullständiga namn, titel (om tillämpligt), företagsnamn och adress i den ordningen, med varje information på en separat rad. Om nödvändigt, ange ett referensnummer. Mottagarens information bör vara vänsterjusterad några rader under datumet.
- Det är bäst att adressera brevet till en specifik person. På så sätt kommer en verklig person att kunna svara på ditt brev. Om du inte vet namnet på den person som du ska skicka brevet till, gör lite undersökning. Ring företaget för att ta reda på personens namn och titel.
6
Välj en hälsning. Hälsningen är en viktig indikator på respekt, och vilken du använder beror på om du känner till personen du skriver till, hur väl du känner till dem och nivån på formalitet i ditt förhållande. Överväg följande alternativ:
- Anställ "Till vem det kan oroa sig" bara om du inte vet vem du specifikt vänder dig till.
- Om du inte känner till mottagaren är "Dear Sir / Madam" ett säkert val.
- Du kan också använda mottagarens titel och efternamn, t.ex. "Dear Dr. Smith."
- Om du känner mottagaren väl och har ett informellt förhållande med honom eller henne kan du överväga en förnamnsadress, t.ex. "Kära Susan."
- Om du är osäker på mottagarens kön, skriv helt enkelt hela namnet, t.ex. " Kära Kris Smith."
- Glöm inte ett komma efter en hälsning eller ett kolon efter "Till vem det kan oroa sig."

Hur ska jag skriva ett företagsbrev till Apple?

Del 2 av 4: komponera kroppen

1
Slå rätt ton. Tid är pengar, som man säger, och de flesta affärsmän hatar att slösa bort tid. Tonen i ditt brev bör därför vara kort och professionell. Gör ditt brev en snabb läsning genom att dyka rakt in i ärendet och hålla dina kommentarer korta i första stycket. Till exempel kan du alltid börja med "Jag skriver till dig angående..." och gå därifrån.
- Var inte orolig för blommiga övergångar, stora ord eller långa, slingrande meningar - din avsikt bör vara att kommunicera det som behöver sägas så snabbt och rent som möjligt.
- Var övertygande i ditt brev. Syftet med ditt brev är troligtvis att övertala läsaren att göra något: ändra sig, rätta till ett problem, skicka pengar eller vidta åtgärder. Gör ditt ärende.
2
Använd personliga pronomen. Det är helt bra att använda "jag", "vi" och "du" i ditt affärsbrev. Se dig själv som "jag" och din läsare som "du".
- Var medveten om du skriver brevet för en organisations räkning. Om du anger företagets perspektiv bör du använda "vi" så att läsaren vet att företaget står bakom ditt uttalande. Om du skriver din egen åsikt, håll dig till "I."
3

Skriv tydligt och koncist. Låt din läsare veta exakt vad du försöker säga. Din läsare svarar bara snabbt om din mening är kristallklar. Speciellt om det finns något resultat eller åtgärder du vill vidta på grund av ditt brev, ange vad det är. Förklara din position med så få ord som möjligt.
4
Använd den aktiva rösten. När du beskriver en situation eller gör en begäran, se till att du väljer den aktiva rösten snarare än den passiva rösten. Den passiva rösten kan göra ditt skrivande tvetydigt eller opersonligt. Dessutom är den aktiva rösten mer strömlinjeformad och rak till sak. Till exempel:
- Passiv: Solglasögonen är inte designade eller tillverkade med hänsyn till deras hållbarhet.
- Aktiv: Ditt företag designar och tillverkar solglasögon utan uppmärksamhet på deras hållbarhet.
5
Var konversativ när det är lämpligt. Brev skrivs av människor till människor. Undvik formulärbokstäver om möjligt. Du kan inte bygga en relation med konserverade opersonliga bokstäver. Håll dig dock borta från språket eller slangen som "du vet", "jag menar" eller "vill". Håll tonen affärsmässig, men var vänlig och hjälpsam.
- Om du känner till mottagaren är det bra att inkludera en vänlig linje som skickar goda önskningar.
- Använd ditt omdöme när du bestämmer hur mycket personlighet du ska avslöja. Ibland kan det vara bra att lägga till lite humor i en affärsmiljö, men fel på sidan av försiktighet innan du gör ett skämt.
6
Var artig. Även om du skriver med ett klagomål eller oro kan du vara artig. Tänk på mottagarens position och erbjud dig att göra vad du kan, inom rimligheten, för att vara tillmötesgående och hjälpsam.
- Till exempel kan ett missnöjt klagomål läsa: "Jag tror att dina solglasögon suger och jag köper dem aldrig mer." Ett artigt klagomål kan läsa: "Jag är besviken över konstruktionen av dina solglasögon och planerar att ta mitt företag någon annanstans i framtiden."
7
Använd brevpapper "andra sidan" för ytterligare sidor. De flesta affärsbokstäver bör vara korta nog för att bara vara en sida långa. Men om du har något längre, till exempel ett kontrakt eller rättsliga resultat, kan du behöva fler sidor. Använd brevpapper "andra sidan", som vanligtvis har en förkortad adress och är gjord av samma papperstyp som brevpapper för första sidan.
- Inkludera sidnumret på andra och efterföljande sidor högst upp på sidan. Du kanske också vill inkludera mottagarens namn och datum.
8

Linda upp det. I det sista stycket sammanfattar du dina poäng och beskriver tydligt antingen din planerade åtgärd eller vad du förväntar dig av mottagaren. Observera att mottagaren kan kontakta dig med frågor eller funderingar och säga tack för hans eller hennes uppmärksamhet på brevet / ärendet.

Hur skriver jag faktiskt ett företagsbrev från början - måste jag formatera det?

Del 3 av 4: stänga brevet

1

Välj en avslutning. Den avslutande, liksom hälsning, är en indikator på respekt och formalitet. "Med vänlig hälsning" eller "Med vänliga hälsningar" är i allmänhet en säker satsning; överväg också "hjärtligt", "med respekt", "hälsningar" och "med vänlig hälsning." Något mindre formella men ändå professionella avslutningar inkluderar "All the best", "Best regards", "Warm regards" och "Thank you." Använd ett komma efter stängningen.
2
Skriv under brevet. Lämna cirka fyra rader tomma för din signatur. Underteckna brevet efter att du har skrivit ut det, eller, om du skickar det via e-post, skanna en bild av din signatur och fästa den på denna del av brevet. Blått eller svart bläck är att föredra.
- Om du undertecknar brevet för någons räkning, skriv "pp:" före din signatur. Detta står för "per procurationem", vilket betyder "av byrå" eller "på uppdrag av."
3

Inkludera ditt skrivna namn och kontaktinformation. Skriv ditt namn, titel, telefonnummer, e-postadress och alla andra tillämpliga kontaktformer under din signatur. Ge varje information sin linje.
4
Lägg till skrivarens initialer. Om någon annan än författaren skrev in brevet bör du lägga till personens initialer under signaturblocket. Ibland ingår även brevförfattarens initialer. Då är det klart vem som arbetat med detta brev.
- Om du till exempel bara inkluderar skrivarens initialer, skriv dem med gemener: mj
- Om du tar med författarens initialer, placera dessa i versaler med skrivarens initialer i gemener: RW: mj. Vissa stilar lägger till ett snedstreck mellan de två uppsättningarna initialer: RW / mj.
5
Notera kapslingar. Om du har bifogat ytterligare dokument som mottagaren kan granska, notera detta några rader under din kontaktinformation genom att ange antal och typ av dokument. Skriv till exempel: "Bilagor (2): CV, broschyr."
- Du kan också förkorta "Enclosures" genom att skriva "Encl." eller "Enc."
6
Lägg till ytterligare mottagares namn. Om du skickar en kopia av brevet till en annan person bör du inkludera detta i brevet. Detta noteras genom att skriva "cc:" under "Enclosures" -raden, som står för "artighetskopia", tillsammans med personens namn och titel ("cc" används för att indikera "carbon copy" när bokstäver skrivs på koldioxidpapper.).
- Skriv till exempel: "cc: Mary Smith, Vice President of Marketing"
- Om du lägger till mer än ett namn, justera det andra namnet under förnamnet, men utan "cc:"

Del 4 av 4: slutföra brevet

1
Redigera brevet. Presentation är en viktig del av att vara professionell. Se till att mottagaren lätt kan se dig som kapabel och ansvarig för att redigera ditt brev för fel. Kör stavningskontroll på din ordbehandlare, men läs också brevet noggrant innan du skickar det.
- Fråga dig själv om brevet är tydligt och koncist. Är några stycken längre än tre eller fyra meningar långa? Om så är fallet, avgöra om du kan eliminera onödiga uttalanden.
- Om brevet är extremt viktigt kanske du vill att en vän eller kollega tittar över det. Ibland kan ett andra par ögon hjälpa dig att fånga fel eller besvärliga formuleringar som du kanske inte har lagt märke till.
2

Häfta inte ditt brev. Om du har flera sidor undviks i allmänhet häftklamrar. Om du vill se till att papperen håller ordning använder du en gem i det övre vänstra hörnet.
3
Lägg upp brevet. Om du skickar brevet via post, använd ett företagskuvert. Om en finns, använd en med företagslogotypen tryckt på den. Skriv din returadress och mottagarens adress snyggt. Vik bokstaven i tredje delen så att mottagaren först fäller ut den övre fliken och sedan den nedre fliken. Se till att du anbringar tillräckligt med porto och skickar det.
- Om du känner att din handstil är rörig och inte matchar din professionella person skriver du adresserna i din ordbehandlare och kör kuvertet genom din skrivare.
- Om brevet är extremt viktigt och / eller tidskänsligt, överväga att få det levererat med kurir.
- Om du vill skicka e-postmeddelandet via e-post konverterar du bokstaven i HTML eller sparar den som en PDF-fil för att bevara formateringen. Det är dock bättre att skicka det fysiska brevet.

Börja med att placera ditt företags namn — För att skriva ett affärsbrev, börja med att placera ditt företags namn och adress längst upp till vänster på sidan.

Tips

Använd en kvalitetspenna för att underteckna brevet.
Var snabb. Om du inte kan svara fullständigt på mindre än en vecka, berätta det för mottagaren och notera när han eller hon kan förvänta sig ett svar från dig.
Betona det positiva. Prata om vad du kan göra, inte vad du inte kan. Om en produkt till exempel är slut i lager, berätta inte för kunden att du inte kan fylla i beställningen. istället berätta för dem att produkten är väldigt populär och att du har sålt ut. Berätta sedan för dem när du kan få beställningen till dem.
Om du skriver ett komplext brev bör du först skriva en översikt.
- Lista de ämnen du vill täcka. Oroa dig inte för beställningen.
- För varje ämne, lista nyckelord, exempel, argument och fakta.
- Granska varje ämne i din disposition för relevans för ditt mål och publik.
- Klipp ut allt som inte är relevant.
- Sortera informationen i bästa ordning för din läsare.

Varningar

Var inte för trubbig och kraftfull i din ton. Kom ihåg att du försöker förbättra eller starta ett professionellt förhållande med ett affärsbrev.
Använd inte för mycket smicker. En äkta komplimang är acceptabel, men att gå överbord kommer att indikera att du måste lita på smicker, inte kompetens, för att göra ditt jobb.

Läs också: Hur använder jag en bärbar dator för skolan?

Hur skriver jag ett företagsbrev?

Steg

Del 1 av 4: börja brevet

Del 2 av 4: komponera kroppen

Del 3 av 4: stänga brevet

Del 4 av 4: slutföra brevet

Tips

Varningar

Frågor och svar

Kommentarer (25)

Läs också: