Hur blir jag administrativ assistent?

Som en medicinsk eller juridisk administrativ assistent — Om du vill vara administrativ assistent i en viss bransch, som en medicinsk eller juridisk administrativ assistent, ta dig tid att lära dig om de metoder och terminologi som används i den branschen.

När ekonomin fortsätter att förbättras växer fler företag och behöver hjälp för att hålla sig organiserade. Administrativa assistenter kan vara ovärderliga för att ett företag ska fungera smidigt. Håll dig uppdaterad på din dator och kommunikationsförmåga för att visa en potentiell arbetsgivare att du är den person som kan hjälpa deras företag att hålla sig på rätt spår.

Del 1 av 3: förbereda sig för ett jobb som administrativ assistent

1

Gå ut gymnasiet. Ett gymnasium och lite utbildning är allt du behöver för att bli administrativ assistent. Det är inte nödvändigt att ha en högskoleexamen, men lite utbildning från en teknisk skola eller community college kan ge dig extra fördel att vädja till en potentiell arbetsgivare.
2
Öka din skrivhastighet och noggrannhet genom att gå på tangentbordskurs. Kurser i tangentbord är tillgängliga på tekniska, yrkesskolor, högskolor och online. Målet är att lära sig att peka-typ, vilket gör att du kan läsa text och skriva in den i datorn utan att behöva titta på tangentbordet.
- Du lär dig också hur du skapar, redigerar och sparar dokument.
- Timers hjälper dig att öka och räkna exakt hur många ord du kan skriva per minut, vilket ofta är viktigt för din arbetsgivare när du intervjuar för en administrativ assistentposition.
3
Träna efter specifikationerna för din bransch. Om du vill vara administrativ assistent i en viss bransch är det bra att utbilda dig om de metoder och terminologi som kan användas i den branschen.
- Exempelvis behöver yrkesverksamma inom medicinsk industri och juridiska sekreterare känna till terminologin och koderna baserat på arbetsområdet.
4
Lär dig informationsteknik eller IT. En IT-kurs kommer att vara oerhört hjälpsam när du lär dig olika program som du förväntas använda som administrativ assistent. Datorteknik expanderar och ökar hela tiden. Håll dig uppdaterad med förändringarna genom att ta en IT-kurs på ett lokalt community college eller teknisk skola.
- Bli bekant med programmen som ingår i Microsoft Office Suite.
- Fokusera särskilt på Word för ordbehandling, Excel för kalkylark och Power Point för presentationer.
5
Förbered dig på att lära dig om jobbet. Mycket av den utbildning du behöver kommer att ske på kontoret när du börjar. Var beredd på en inlärningskurva de första månaderna efter att du startat ditt nya jobb som administrativ assistent. Varje kontor är olika och har särskilda stilar, behov och förväntningar.
- Ha tålamod och vara öppen för instruktioner och korrigeringar.
- Ställ frågor och följ upp genom att ställa om ditt arbete uppfyller förväntningarna.
- Fråga vad du kan göra för att förbättra ditt arbete.
- Ställ in ett incheckningsmöte med din chef i några månader efter ditt startdatum för att bedöma din utbildning på jobbet och spåra din förbättring.

Hur kan jag bli administrativ assistent på ett kontor?

Del 2 av 3: ansöka om jobb som administrativ assistent

1
Skapa ett CV. Ditt CV bör vara välorganiserat och koncist. Det ska ange ditt namn och kontaktinformation följt av din erfarenhet, dina färdigheter och din träning. Se till att det är lätt att läsa genom att skapa tydliga, organiserade avsnitt och kolumner inom varje avsnitt.
- Lista alla program du kan använda på ett skickligt sätt.
- Glöm inte att inkludera volontärarbete som kanske inte verkar som om det direkt berör kontorsarbetet, men visar din altruism och bevisar att du är pålitlig.
- Dubbel- och trippelkontroll för grammatik och stavfel. Detta är särskilt viktigt när du ansöker om denna befattning, vilket innebär att du kommunicerar effektivt och korrekt genom skrivna ord och anteckningar.
2
Skriv ett personligt brev som visar ditt intresse för positionen och lyft fram de färdigheter som får dig att utmärka dig på jobbet. Nämn alla erfarenheter och kurser du har tagit för att förbereda dig för tjänsten, men gör också brevet personligt till kontoret där du ansöker. Berätta för dem vad du uppskattar om deras specifika verksamhet.
- Glöm inte att ta med saker som kan saknas i ditt CV, som din pålitlighet, förmåga att snabbt lära dig jobbet och aktiva kommunikationsförmågor.
3
Nätverk med andra i fältet för att öka dina chanser att bli anställda. Att ha någon på kontoret som kan rekommendera dig personligen ger dig ett försprång över en perfekt främling för laget. Även att prata med andra i fältet ger dig en bättre förståelse för en dag i en administrativ assistents liv, liksom förväntningarna och tipsen för att komma vidare. Någon kanske till och med pekar dig mot ett jobb.
- Ditt omedelbara nätverk kan ansluta dig till deras nätverk. Till exempel kan tränaren eller ditt barns fotbollslag ansluta dig till de andra föräldrarna.
- Låt folk veta att du letar efter ett jobb som administrativ assistent. Prata om det med vänner och familj eller på sociala medier och be att få kontakt med andra i fältet.
4
Skicka ditt personliga brev och fortsätt till företag som intresserar dig. Du kan skicka ditt CV online via webbplatser som Monster, Indeed och CareerBuilder. Hitta företag som verkligen intresserar dig och ansök först till dem. Ju mer du brinner för företaget, desto mer sannolikt kommer du att projicera en positivitet och passion för positionen.
- Att använda dessa onlinesidor är det första steget för att bevisa din tekniska skicklighet. Ta dig tid och se till att du navigerar på webbplatsen och använder dess funktioner effektivt.
- Skapa en profil på LinkedIn. Fortsätt uppdatera profilen när du tar fler kurser eller får erfarenhet.
5
Sätt dig själv där ute genom att ansöka personligen. Medan du ansöker online och har en uppdaterad online-närvaro kan du visa att du är tekniskt kunnig, att ansöka personligen kan se till att du verkligen kommer in genom dörren. Välj en eller två platser där du verkligen vill arbeta, åka dit under kontorstid och lämna ditt CV personligen.
- Ha en positiv och energisk närvaro medan du är på kontoret. Visa dem din personlighet och le till alla du träffar.
- Arbetsgivarna vill sannolikt fortfarande ha en digital version av ditt CV. Följ upp genom att också skicka ditt CV via deras online-system eller via e-post.

Del 3 av 3: intervjua som administrativ assistent

1
Projicera din ärlighet och integritet. Du kan förväntas hantera känslig, personlig och privat information i denna position. Detta kan omfatta medicinska journaler, juridiska dokument och personlig identifieringsinformation såsom personnummer och bankkontouppgifter. Bevisa för din potentiella arbetsgivare att du kan lita på denna information.
- Lista upplevelse på ditt CV som visar din altruism, som volontärarbete du har gjort för att hjälpa andra.
- Ge personlig och professionell referens som din potentiella arbetsgivare kan ringa för att lära dig mer om din pålitlighet och etik.
2
Kommunicera effektivt inom din professionella miljö. Administrativa assistenter förväntas interagera med andra kontorsanställda och kunder i företaget. Arbeta med att kommunicera på ett sätt som är effektivt, personligt och skapar en positiv atmosfär.
- Interagera på ett positivt och vänligt sätt med alla du utsätts för på kontoret. Detta inkluderar alla du träffar före och efter intervjun.
- Var en aktiv lyssnare. Fokusera på vad andra säger utan att störa. Upprepa en del av vad de har sagt för att låta dem veta att du förstår vad de vill ha.
- Låt inte stressen i intervjun ta över. Använd stallande taktik tills du kan lugna dig själv. Ett annat alternativ är att sätta in lite humor i konversationen för att skära igenom spänningen.
3
Hitta en plats för allt. En stor del av jobbet som administrativ assistent är organisation. Detta inkluderar filer och mappar, data och scheman. Lär dig att hålla dig organiserad och visa det när du går in i en intervju.
- Vara i tid. Ta med en planerare. Se till att ditt CV, referensbrev och annat pappersarbete ordnas i en mapp och vet var du kan komma åt det.
- Visa organisations- och planeringsförmåga med enkel förberedelse som att ta med din egen penna.
4
Skapa ett organisationssystem. Ta dina resurser, bedöm prestationskapaciteten du har baserat på människors makt, budget och material. Vidta åtgärder inom dina resurser för att skapa det resultat och den effekt du önskar. Samla in feedback från dina kunder, community eller personal och justera din strategi därefter.
- Detta är ett grundläggande diagram för att skapa ett organisationssystem som kan användas under flera omständigheter. Använd det här systemet för att hålla dina jobbansökningar organiserade och förbättra dina framtida intervjuer genom feedback från dina tidigare intervjuer.
- Lär dig resurserna och systemet på kontoret du söker på och var inte rädd för att föreslå några ändringar för att förbättra resultatet och resultatet av deras nuvarande system.

Tips

Öva dina färdigheter när du jobbar på jakt.
Fortsätt försöka. Det finns gott om jobb tillgängliga.
Prata med personer som redan arbetar som administratörer. Fråga dem hur en typisk dag är.
Läs böcker om adminfärdigheter. Det borde finnas mycket på ditt lokala bibliotek.
Titta på specialiserade utbildnings- och utvecklingsprogram med medlemskap eller certifieringar.

Var beredd på en inlärningskurva de första månaderna efter att du startat ditt nya jobb som administrativ assistent.

Varningar

Kontorsarbete kan vara tråkigt, särskilt på långsamma dagar.
Administrativa assistenter är ibland underuppskattade på arbetsplatsen och beröm de får från överledningen är minimala jämfört med andra avdelningar som försäljning som genererar pengar för företaget.
Detta arbete kan också vara stressigt med korta tidsfrister och stora arbetsbelastningar.

Läs också: Hur blir man en målningsentreprenör?

Hur blir jag administrativ assistent?

Steg

Del 1 av 3: förbereda sig för ett jobb som administrativ assistent

Del 2 av 3: ansöka om jobb som administrativ assistent

Del 3 av 3: intervjua som administrativ assistent

Tips

Varningar

Frågor och svar

Kommentarer (6)

Läs också: