Hur skriver man ett referensbrev?
För att skriva ett referensbrev, börja med en introduktion, till exempel "Jag skriver som referens för Joe Johnson, som jag har övervakat de senaste fem åren." Prata sedan om minst tre exceptionella färdigheter eller egenskaper kandidaten har. Ge sedan exempel på dessa egenskaper med en mening som "Joe svarar konsekvent på våra kunder i rätt tid." Avsluta slutligen ditt brev med att sammanfatta kandidatens kvalifikationer och ditt stöd för dem. Fortsätt läsa för information om hur du kan slutföra och skicka ditt referensbrev!
Särskilt om du skriver ett akademiskt referensbrev eller en referensbrev för en yrkeslicens, kan det finnas ytterligare krav för inlämning av brevet.
Om du är i en övervakande position, oavsett om du är på jobbet, skolan eller inom en ideell organisation som volontär, kan du bli ombedd att skriva ett referensbrev till någon. Människor behöver ofta referensbrev när de söker jobb eller söker antagning till en viss skola eller kurs. Ditt referensbrev bör vara formellt i både format och ton och beskriva de positiva egenskaper eller färdigheter som kandidaten tar med sig i sitt arbete.
Del 1 av 3: formatera referensbrevet
- 1Skriv ditt brev med en ordbehandlingsapplikation. Även om det kan verka mer personligt att skriva ditt brev för hand är det mer professionellt att skriva det. Ett typskrivet brev blir också lättare för mottagaren att läsa.
- Använd ett ordbehandlingsprogram snarare än det grundläggande textprogrammet på din dator. Grundläggande textappar saknar de formateringsalternativ du behöver för ditt brev.
- Om kandidaten säger att brevet ska skickas via e-post bör du fortfarande skriva ut ett separat brev och bifoga det till din e-post som en PDF efter handsignering, snarare än att bara skriva ditt brev i e-postmeddelandet.
- 2Hitta en affärsbrevmall. Den ordbehandlingsapplikation du använder har vanligtvis mallar tillgängliga som gör att du enkelt kan formatera ditt brev. En traditionell mall för affärsbrev kommer med förinställda marginaler och inställningar så att du inte behöver göra detta manuellt.
- De flesta ordbehandlingsapplikationer har flera brevmallar. Välj den formella företagsbrevmallen, inte en för ett avslappnat eller personligt brev.
- Använd ett standardläsbart teckensnitt som Times New Roman eller Helvetica.
- Typiskt kommer bokstäverna att ställas in så att det finns ett mellanslag mellan stycken utan indrag. Om du väljer att stryka in dina stycken behöver du inte dubbla mellanslag mellan dem.
- 3Ange namn och adresser. Överst på första sidan av brevet skriver du ditt namn och adress i det övre högra hörnet på sidan. Mottagarens namn och adress följer till vänster på sidan.
- Du bör också inkludera ytterligare kontaktinformation, till exempel ditt direkta telefonnummer eller e-postadress.
- Om du har brevpapper som innehåller din kontaktinformation behöver du vanligtvis inte ange ditt namn och din adress för andra gången. Du bör dock inkludera det om ditt brevpapper hänvisar till din arbetsgivare som helhet och inte dig personligen.
- Efter adresserna kommer det att finnas en rad för datumet. Beroende på vilken mall du använder kan det också finnas en ämnesrad. För ämnet kan du helt enkelt ange "Referensbrev för" med namnet på kandidaten.
- I de flesta fall vill du adressera brevet till en viss person. Om brevet kommer att granskas av flera personer, adressera det helt enkelt till "anställningskommitté" eller "antagningskommitté." Tala med kandidaten för att ta reda på vilken adress som är lämplig.
- 4Använd brevpapper om du har det. Om din arbetsgivare har brevpapper eller om du har personligt brevpapper kommer det att få brevet att se mer professionellt ut. Oavsett, se till att du har papper av hög kvalitet för att skriva ut brevet.
- Presentationen av brevet reflekterar både dig och kandidaten. Av den anledningen vill du att den ska se ut så formell och professionell som möjligt.
- Vanligt vitt papper är bra. Håll dig borta från billigt kopieringspapper. Du kan hitta bra brevskrivningslager i alla kontorsvaruaffärer och i de flesta stora lågprisbutiker.
- 5Skapa en grundläggande disposition. Generellt är det en bra idé att organisera dina tankar om kandidaten innan du sätter dig ner för att skriva ditt brev. Brainstorm kvaliteter du vill inkludera och välj de starkaste av dem för ditt brev.
- Tänk på att ditt brev normalt inte bör vara mer än en sida långt. Akademiska referensbrev kan sträcka sig till två sidor.
- Detta ger dig plats för cirka tre korta stycken i brevet. Eftersom utrymmet är högt måste du kunna skriva effektivt så att varje ord räknas.
- Du kanske vill prata med kandidaten medan du arbetar med konturen i ditt brev. Ta reda på mer om det jobb eller det akademiska program som de tillämpar och vilka egenskaper eller färdigheter värderas av den person som kommer att utvärdera brevet.
Tänk på att du sätter ditt eget rykte när du skriver ett referensbrev.
Del 2 av 3: utarbetande av referensbrevet
- 1Presentera både dig själv och kandidaten. Ditt brev öppnas med en rad som börjar "Kära" följt av namnet på den person som kommer att få brevet. Då kommer dina första meningar att innehålla ditt namn, kandidatens namn och anledningen till ditt brev.
- Förklara ditt förhållande till kandidaten och hur länge du har känt dem. Om du har några speciella kvalifikationer som gör din referens mer värdefull, bör du inkludera dem också.
- Bekräfta detaljer som är relevanta för kandidatens ansökan. Om du har varit deras handledare på jobbet vill du ange företaget där du har arbetat och din position, samt deras position (om relevant), hur länge de har arbetat på företaget och hur länge du har övervakat dem.
- Du kan till exempel skriva "Mitt namn är Bob Brass, och jag är chef för Button Factory. Jag skriver som referens till Joe Johnson, som har varit under min tillsyn på Button Factory de senaste fem åren."
- 2Lista upp minst tre exceptionella färdigheter eller egenskaper som kandidaten har. Omedelbart efter din introduktion, inkludera en mening som visar de färdigheter eller egenskaper som du kommer att diskutera mer detaljerat i brevet. Dessa färdigheter bör vara sådana som är relevanta för vilken position kandidaten söker, så du kanske vill fråga personen vad du ska belysa om dem.
- Vilken typ av färdigheter eller egenskaper du inkluderar här beror både på din relation till kandidaten och syftet med ditt brev. Teckenreferensbokstäver bör uteslutande fokusera på karaktärsdrag, medan anställningsreferensbokstäver bör fokusera på särskilda färdigheter som kandidaten har som gör att de passar bra för just det jobbet.
- Akademiska referensbokstäver är till viss del en hybrid av dessa två typer av bokstäver. Förutom färdigheter som gör kandidaten väl lämpad för just den studietiden kan du också inkludera karaktärsdrag, såsom deras intelligens eller deras nyfikna natur.
- Detta bör vara den sista meningen i ditt första stycke. Lista bara färdigheterna eller egenskaperna - du kommer att diskutera dem i nästa stycke. Till exempel kan du skriva "Enligt min erfarenhet har Joe Johnson uthållighet, organisation och kommunikationsförmåga för att vara en enorm tillgång för ditt företag."
- 3Ge stödjande exempel. I andra stycket i referensbrevet kommer du att gå in i mer detaljerad information om var och en av de färdigheter eller egenskaper som du listade i slutet av ditt inledande stycke.
- Tänk på att utrymmet är högt och du vill inte att ditt brev ska vara för långt. Av den anledningen är det bäst att hitta ett konkret exempel som visar minst två, om inte alla tre, av de egenskaper eller färdigheter som du nämnde i inledningen.
- En konkret observation av kandidaten som visar de färdigheter eller egenskaper du nämnde är det mest effektiva sättet att få fram din poäng.
- Du kan till exempel skriva "Joe Johnson visade mig att han kunde multitasking och utföra flera olika knapptrycknings- eller knappvridningsoperationer samtidigt. Till exempel frivilligt en dag att han skulle ta på sig ytterligare arbete när han räknade med att det skulle finnas en avmattning i produktionen eftersom flera andra anställda var sjuka. Han accepterade ofta ytterligare ansvar och arbetade övertid samtidigt som han behöll en aktiv roll i sitt samhälle och familj. "
- 4Skriv ditt avslutande stycke. I ditt tredje och sista stycke, avsluta med en positiv anteckning genom att sammanfatta och återskapa de färdigheter eller egenskaper som du har markerat i bokstavens kropp och ange att du anser att kandidaten är väl lämpad för det jobb eller den akademiska studiekurs som de har ansökt.
- Det här stycket behöver inte vara längre än två eller tre meningar. Skriv en mening som sammanfattar brevet och rekommenderar kandidaten. Du kanske också vill inkludera en mening som hänför sig till exemplet i ditt andra stycke till ditt framtida arbete.
- Du kan till exempel skriva "Till denna dag utvärderar jag arbetet hos mina andra anställda jämfört med Joe Johnson. Med sin uthållighet, organisation och kommunikationsförmåga skulle Joe vara en enorm tillgång för ditt företag."
- 5Bjud in uppföljningsfrågor. Den sista meningen i ditt brev bör innehålla det enklaste sättet att kontakta dig om mottagaren har frågor eller vill diskutera informationen i ditt brev ytterligare.
- Ge ett specifikt sätt att kontakta dig direkt, inklusive eventuella begränsningar av de dagar och tider du är tillgängliga.
- Du kan till exempel skriva "Om du har några frågor eller vill diskutera mina erfarenheter med Joe, tveka inte att ringa mig på 555-555-5555. Jag är generellt tillgänglig på det numret måndag till fredag från 8: 00 till 18:00"
Du kanske vill prata med dem och försöka säga "Jag skulle vilja att du skriver ett referensbrev för mitt nästa jobb.
Del 3 av 3: slutföra referensbrevet
- 1Korrekturläsa ditt brev noggrant. Ett brev med slarvig grammatik och skiljetecken återspeglar både kandidaten och dig dåligt. Beroende på vilken typ av jobb eller studie som kandidaten har ansökt om kan ett dåligt korrekturläst brev komma tillbaka.
- Din ordbehandlingsapplikation har antagligen stavnings- och grammatikfunktioner, men du bör inte förlita dig enbart på dessa.
- Skriv ut ett brevutkast och läs igenom det noggrant. Att gå igenom det bakåt kan hjälpa misstag att komma fram som du kanske har missat genom att bara läsa brevet.
- Du kan också läsa ditt brev högt. Detta kan hjälpa dig att hitta grammatiska fel, såväl som besvärliga formuleringar eller meningsstrukturer som är förvirrande eller svåra att läsa. Om du stöter på något när du läser högt, kan du överväga att revidera det så att det blir lättare att läsa.
- 2Skriv ditt brev. Ditt brev bör avslutas med en formell avslutningsrad som "Med vänlig hälsning" följt av utrymme för din signatur. Du bör sedan skriva in ditt fullständiga namn när du planerar att underteckna det. Du kanske också vill inkludera kontaktinformation under ditt skrivna namn, men det är inte nödvändigt.
- När du har korrekturläst ditt brev och är säker på att det är felfritt kan du skriva ut en kopia på ditt brevpapper eller papper av hög kvalitet.
- Skriv ditt brev med blått eller svart bläck.
- Gör en kopia av det undertecknade brevet för dina egna register, liksom en annan för kandidatens personliga register. Om du skriver brevet i din officiella tjänst som handledare för kandidaten kan du också behöva en kopia för företagets register.
- 3Skicka in ditt brev. Ta reda på från kandidaten hur brevet ska skickas till mottagaren och följ instruktionerna. Om du skickar brevet via e-post kanske du också vill skicka en extra papperskopia via posten.
- Särskilt om du skriver ett akademiskt referensbrev eller en referensbrev för en yrkeslicens kan det finnas ytterligare krav för inlämning av brevet.
- I vissa fall kan du helt enkelt ge brevet till kandidaten och de kommer att vidarebefordra det till mottagaren, men i andra måste du skicka det direkt till mottagaren och det kan inte passera genom kandidatens händer.
- Oavsett ser det vanligtvis bättre ut om du skickar ditt brev till mottagaren direkt, snarare än genom kandidaten. På så sätt vet mottagaren att kandidaten inte har ändrat innehållet i brevet.
- Var uppmärksam på förfallodagen. Du vill inte att ditt brev ska komma sent eller diskvalificeras. Detta kan spegla dåligt på kandidaten eller få dem att inte få den position som de har ansökt om.
För att skriva ett referensbrev, börja med en introduktion, till exempel "Jag skriver som referens för Joe Johnson, som jag har övervakat de senaste fem åren."
- Håll dig positiv och undvik att nämna eventuella svagheter eller utmaningar som kandidaten har.
- Om du inte tror att du kan komma med tillräckligt positiva saker att säga om kandidaten, bör du vägra att skriva referensbrevet för dem.
- Tänk på att du sätter ditt eget rykte när du skriver ett referensbrev. Undvik att skriva en referens till någon om du inte är säker på deras förmåga att lyckas i det jobb eller den akademiska kurs som de har ansökt om.
- Nämn inte kandidatens kön, ras, ålder, funktionshinder eller annan fysisk eller kulturell status. Det här är egenskaper som mottagaren av ditt brev inte bör ta hänsyn till när han beslutar om att anställa eller ta emot kandidaten.
Läs också: Hur man skriver ett college CV?
Frågor och svar
- Är det okej att be min arbetsgivare skriva ett referensbrev till mig?Ja. De flesta företag har mallar som de lagrar. de fyller bara i dina uppgifter, undertecknar och gör. Du kan också skriva ett standardbrev i din arbetsgivares namn, och om det godkänns kommer det att undertecknas. De flesta arbetsgivare kommer gärna att ge en referens så länge det inte tar upp för mycket av sin tid.
- Kan min sista arbetsgivare ange i min referens att jag blev avskedad och vara nedsättande om min nya arbetsgivare?Detta beror på var du bor - på vissa ställen är det okej, på andra ställen kan det strida mot lagen. I allmänhet kan din senaste arbetsgivare skriva vad de vill förutsatt att de inte förtalar dig. Du kanske vill prata med dem och försöka säga, "Jag skulle vilja att du skriver ett referensbrev för mitt nästa jobb. Jag inser vad som har hänt tidigare, men kan vi låta svunna vara svunna och fokusera på vad jag gjorde rätt? Det skulle betyda mycket för mig. Det är okej om du inte känner att du kan göra det, låt mig veta så kan jag ordna andra referenser. " Använd bara en arbetsgivare som har sagt upp dig som en sista utväg när du inte har några andra arbetsgivare att fråga - annars är det en stor risk.
Kommentarer (3)
- Jag fastnade i mitten och kom plötsligt över den här underbara artikeln. Jag fick också hjälp.
- Jag har blivit ombedd att snabbt tillhandahålla en referens till en anställd under min position, men jag hade ingen aning om hur jag skulle göra det innan jag läste detta. Den här webbplatsen har förenklat mitt tryck och jag är mycket tacksam.
- Hade ingen aning om att det fanns så mycket information om hur man skapar en referensbokstav. Tack så mycket för den här webbplatsen.
