Hur får jag bevis på anställning?
Om du försöker verifiera någons anställning finns det några sätt du kan få bevis på. Det enklaste sättet är att be om en lönestub eller en skatteregistrering från personen för att bevisa att de arbetar på en viss plats. Alternativt kan du kontakta deras arbetsgivare direkt för att bekräfta att de arbetar där. Du kan också använda en verifieringstjänst, som via Equifax, för att verifiera någons inkomst. När du har valt en verifieringstjänst måste du få undertecknat samtycke från personen. Verifieringsrapporter tar vanligtvis några dagar till en vecka att komma tillbaka. Läs om hur du använder en bakgrundskontroll för att verifiera anställning!
Om du försöker verifiera någons anställning finns det några sätt du kan få bevis på.
När du anställer en ny anställd kan det vara en av de viktigaste sakerna du kan göra för att säkerställa att du anställer någon som har den kunskap och erfarenhet som krävs för att göra jobbet. Samtidigt är det ett av de enklaste saker för kandidater att ljuga om på meritförteckningar och jobbansökningar. Lyckligtvis finns det sätt du kan verifiera en kandidats jobbhistorik så att du vet att personen du anställer är lika lovande personligen som han eller hon är på papper.
Metod 1 av 3: Använd en verifieringstjänst
- 1Bestäm vilken information du behöver. Vilken tjänst som fungerar bäst för dig kan bero på de specifika detaljerna du behöver bevisa för en viss kandidat.
- Tjänster kan bekräfta start- och slutdatum för kandidatens tidigare jobb, titlar och uppgifter för dessa jobb samt lönesiffror. I vissa stater kan du också lära dig om orsaken till den anställdes uppsägning och om företaget anser att han eller hon är berättigad till återanställning.
- Lagen om vad tidigare arbetsgivare kan avslöja varierar mycket mellan stater, så det är värt att kontrollera din stats lag om du tycker att det är viktigt att verifiera kandidatens tidigare arbetsprestanda, yrkesmässiga beteende eller anledningar till uppsägning.
- 2Bestäm hur långt tillbaka du vill gå. Vanligtvis vill arbetsgivare verifiera antingen ett visst antal tidigare arbetsgivare eller anställning under ett visst antal år.
- Hur du vill definiera detta beror inte bara på ditt företags behov utan kandidatens arbetshistorik. Till exempel, om någon ansöker om att arbeta för dig som har arbetat för samma arbetsgivare i sex år, skulle en anställningsverifiering som gick fem år tillbaka bara fånga det ena jobbet.
- Många arbetsgivare gynnar metoden att granska en kandidats senaste fem års arbetshistoria eller de två senaste arbetsgivarna, beroende på vilken som är längst.
- Tänk på att vissa sökande kan ha luckor i sin anställningshistoria som skulle kunna orsaka svårigheter om du gick med en strikt årsbaserad strategi. Till exempel, om du granskade de senaste fem åren, men sökanden var utan arbete i två år och föddes och tog hand om ett spädbarn, skulle dina fem år bara fånga tre års arbete.
- 3Välj en verifieringstjänst. Baserat på din bedömning av dina behov kan du hitta en verifieringstjänst som levererar den information du behöver mest effektivt och kostnadseffektivt.
- Det finns inte bara olika verifieringstjänster som har tillgång till olika databaser och information, utan varje tjänst kan ha flera olika alternativ som du kan välja den som bäst passar ditt företag.
- Till exempel tillhandahåller Equifax anställningsverifiering genom sin tjänst, The Work Number. Dessa tjänster varierar i pris beroende på om du behöver löneinformation eller bara behöver bekräfta var kandidaten arbetade och hur länge han eller hon arbetade där.
Bakgrundskontrolltjänsten ger dig en rapport om resultatet av den genomförda bakgrundskontrollen. - 4Få medgivande från anställdens kandidat. Din verifieringstjänst kommer förmodligen att kräva ett undertecknat samtycksdokument innan sökningen är klar.
- I vissa stater som Delaware och Oklahoma krävs samtycke från kandidaten enligt lag om du vill kontakta tidigare arbetsgivare eller titta på hans eller hennes anställningshistoria.
- Om du letar efter arbete kan du registrera dig med verifieringstjänster själv och erbjuda en kod för arbetsgivare för att verifiera din anställningshistorik. Att ha det här alternativet kan inte bara göra anställningsprocessen snabbare och smidigare utan också öka en potentiell arbetsgivares förtroende för dig som nyanställd.
- 5Ta emot verifieringsrapporten. Inom några dagar eller en vecka skickar tjänsten dig en rapport om sina resultat.
- När du har fått rapporten kan du jämföra den med kandidatens ansökan eller återuppta och bedöma giltigheten av den information du fick.
- 6Möt med kandidaten. Du kanske vill ge kandidaten möjlighet att förklara eventuella avvikelser mellan verifieringsrapporten du fick och den information han eller hon lämnade till dig.
- Vanligtvis måste verifieringsföretaget också ge sökanden möjlighet att bestrida all information som finns i rapporten om han eller hon hävdar att den inte är korrekt. Ta reda på procedurerna från ditt verifieringsföretag och informera den sökande vid behov.
- I vissa fall kan avvikelser vara resultatet av ett missförstånd. Till exempel, om den sökande placerades hos en arbetsgivare via ett vikarbyrå och sedan anställdes på heltid, kan han helt enkelt ange namnet på företaget under hela anställningsperioden, även om han ursprungligen inte var på företagets löner. Detta skulle orsaka en avvikelse mellan verifieringstjänstens rapport och den information han gav dig.
Metod 2 av 3: Få en bakgrundskontroll
- 1Bestäm vilken information du vill inkludera. Beroende på ditt företags behov och dina anställdas ansvar kan du behöva granska olika aspekter av en kandidats bakgrund förutom verifiering av hans eller hennes anställningshistorik.
- Omfattningen och djupet av din bakgrundskontroll bör återspegla karaktären på den position som kandidaten ansöker om. Till exempel, om jobbet inte medför något ekonomiskt ansvar eller hantering av kontanttransaktioner behöver du förmodligen inte dra en sökandes kreditrapport. På samma sätt finns det ingen anledning att titta på en kandidats körrekord om hans eller hennes arbetsuppgifter inte kommer att innebära körning för företaget (exklusive pendling till arbetsplatsen).
- 2Välj en bakgrundskontrolltjänst som uppfyller dina behov. Bland de många olika tjänsterna för bakgrundskontroll är det bästa för dig att tillhandahålla all information du vill ha och inte slösa bort din tid eller pengar på att få information om anställdas kandidater som inte är nödvändigt för att utvärdera kandidatens lönsamhet med ert företag.
- Till exempel verifierar vissa företag en sökandes utbildningsregister och körregister, men om du inte behöver denna information kan du spara tid och pengar genom att inte begära det.
- Se till att den tjänst du väljer överensstämmer med dess ansvar enligt Federal Credit Reporting Act (FCRA). De lag uppdragen särskilda förfaranden för att tillhandahålla meddelande till sökande och se alla rapporterade informationen är korrekt och aktuell.
De flesta arbetsgivare gör arbetstagaren ansvarig för att tillhandahålla skatte- eller socialförsäkringshandlingar som bevis på anställning. - 3Få medgivande från anställdens kandidat. Du måste få samtycke innan du kan genomföra en bakgrundskontroll av en potentiell anställd.
- Enligt federal lag måste du informera kandidaten om att du genomför en bakgrundskontroll, samt förklara att informationen du får genom bakgrundskontrollen kan användas för att besluta om att anställa honom eller henne.
- Lagen kräver också att du har skriftligt samtycke från den anställde innan någon bakgrundskontroll utförs. Bakgrundskontrollens omfattning bör generellt förklaras i det dokument som den anställde undertecknar för att kontrollera och rapportera.
- Om du får en fullständig utredningsrapport, som kan innehålla intervjuer med personer som känner till den sökande, måste du också informera sökanden om att han eller hon har rätt till en fullständig beskrivning av omfattningen av utredningen och de typer av frågor som kommer att bli frågad.
- 4Få resultaten av bakgrundskontrollen. Bakgrundskontrolltjänsten ger dig en rapport om resultatet av den genomförda bakgrundskontrollen.
- Tänk på att federal lag förbjuder att denna information används för att diskriminera sökande på grund av vissa egenskaper som ras, kön, religion eller funktionshinder. Se till att du använder informationen på rätt sätt och att all information som du baserar ditt beslut är direkt relaterad till jobbet och nödvändig för att du ska kunna driva ditt företag.
- Enligt federal lag måste du kassera alla bakgrundsrapporter du får efter ett år på ett säkert sätt, oavsett om den sökande är anställd.
- 5Följ upp med anställdskandidaten. Om informationen i bakgrundskontrollen väcker frågor kan du behöva diskutera dessa med den potentiella medarbetaren och lösa eventuella avvikelser.
- I många fall kan en skillnad bero på ett missförstånd snarare än någon avsikt från sökandens sida att vilseleda dig om hans eller hennes förflutna.
- Under vissa omständigheter kan det också vara till hjälp att få den anställdes berättelse bakom vad som hände eller vad som ledde till en viss post på deras bakgrundskontroll.
- Om du bestämmer dig för att inte anställa den sökande baserat på informationen i den bakgrundsrapport du fick, måste du förse honom eller henne med ett skriftligt uttalande som anger den information som ledde till ditt beslut tillsammans med en kopia av rapporten du fick.
Metod 3 av 3: begära lönestubbar och skatteregister
- 1Kontrollera statens lag för att avgöra vad du kan begära. Även om många arbetsgivare begär att anställda tillhandahåller kopior av W2 eller skattedeklarationer för att verifiera anställning, kan dessa formulär behöva redigeras för att ta bort viss känslig eller potentiellt diskriminerande information.
- Som ett minimum bör du förmodligen begära att sökande redigerar sina personnummer från dessa dokument.
- Du bör också vara medveten om att dessa dokument kan innehålla information om sjuklön eller förmåner som tyder på att den sökande är i en klass som skyddas av federala lagar mot diskriminering. Vissa stater som Kalifornien har lagar som förbjuder arbetsgivare att till och med ställa frågor angående denna typ av information, så du kanske vill be att sökande också gör den informationen svart.
- 2Begär lämpliga dokument från arbetskandidaten. De flesta arbetsgivare gör arbetstagaren ansvarig för att tillhandahålla skatte- eller socialförsäkringshandlingar som bevis på anställning.
- Tänk på att även om en sökande vägrar att tillåta dig att kontakta en tidigare arbetsgivare kan du fortfarande be om dokument som W2 för att verifiera deras inkomst och de år de var anställda.
- Skatte- eller socialförsäkringsdokument kan också vara ett viktigt sätt att verifiera anställning om den tidigare arbetsgivaren har gått ur drift och du inte har något sätt att komma i kontakt med dem för att verifiera anställningen.
- Om sökande inte har kopior av sina W2 kan de beställa ett transkript från IRS under de år du behöver bevis på anställning. Avskrifter för innevarande år och de senaste tre åren som sökanden har lämnat in skatt är tillgängliga online eller genom att ringa 1-800-908-9946. <ref.https: //irs.gov/pub/irs-pdf/f4506t.pdf </ref>
- Sökande kan också få certifierade årliga rapporter om inkomster från Social Security Administration. Dessa certifierade rapporter kostar 42€ för varje begärt år, även om icke-certifierade årsrapporter kan hämtas online gratis.
Om sökande inte har kopior av sina W2 kan de beställa ett transkript från IRS under de år du behöver bevis på anställning. - 3Jämför informationen på dokumenten med kandidatens CV eller ansökan. När den potentiella medarbetaren har skickat in den dokumentation du begärde kan du se om den matchar den självrapporterade informationen.
- Tänk på att skatte- eller socialförsäkringsdokument endast innehåller grundläggande information om anställning, t.ex. datum då personen anställdes och den inkomst han eller hon fick.
- Om den sökande hade något kontrakt eller tillfälligt arbete kan namnet på den arbetsgivare som anges på W2 eller annat dokument skilja sig från det han eller hon listade i ansökan. I så fall måste du vanligtvis ringa till vikarbyrån eller en annan tjänst som sökanden använde för att verifiera var sökanden placerades.
- 4Kontakta tidigare arbetsgivare vid behov. Om det förekommer några avvikelser kanske du vill få berättelsen direkt från arbetsgivaren som arbetade med din kandidat.
- Istället för att använda den kontaktinformation som din anställd angav i deras ansökan eller CV, kanske du vill göra en intresse-sökning efter arbetsgivaren och hitta en officiell adress. Tänk på att kandidaten redan har pratat med en medarbetare eller annan vän och bad dem att ge en positiv referens om du blir ombedd, så det kan vara i ditt bästa att hoppa över den information som den sökande har gett dig och gå direkt till källan.
- Skicka en verifieringsbegäran till personalavdelningen eller liknande handledare och be om skriftligt bevis.
- I de flesta stater har du tillåtelse att ange datum för anställning, anställningsbenämningar och arbetsuppgifter som den sökande hade och hans eller hennes lön. I vissa stater kan du också fråga om den sökandes resultat och disciplin, liksom anledningen till att hans eller hennes anställning slutade.
- 5Följ upp med anställdskandidaten. När du har avslutat din recension, låt den potentiella medarbetaren veta resultatet och alla beslut du har tagit baserat på informationen.
- Du kan också överväga att låta den sökande få veta vad som kommer att göras med hans eller hennes känsliga information och hur dessa dokument kommer att hållas säkra. Tänk på att federala lagar och EEOC-bestämmelser kräver att du förstör sådana dokument efter ett år.
Läs också: Hur man är politiskt aktiv?
