Hur omorganiserar man ett arkivskåp?
Om du har problem med att öppna ett arkivlås, se Hur man väljer ett arkivlås.
Om du är som den genomsnittliga personen har du minst ett arkivskåp i ditt hem eller kontor, och det är nog inte så organiserat som du vill. Även om dina arkivlådor består av röriga högar med papper, kan den här artikeln hjälpa dig att möta röran, rensa bort onödigt röran och göra allt pappersarbete lättare att hitta.
- 1Tänk på hur du vill att dina arkivlådor ska organiseras. Om ett system kommer att tänka på räkningar i en låda, skatteinformation i en annan, etc. gör anteckningar på en pappersplatta.
- 2Gå igenom varje låda i taget och gör en kort lista över innehållet. Om du redan har installerat filer, skriv ner namnen på filerna och deras innehåll.
- 3Hitta en ren arbetsyta som ett skrivbord eller bord och ta en preliminär titt genom löst pappersarbete. Börja sortera papperen i högar efter hur du vill att de ska ordnas: kreditkortsräkningar i en hög, kostnadsrapporter i en annan och så vidare. Det här är en bra tid att avsätta föråldrade artiklar för lagring eller fragmentering.
- 4När alla osorterade objekt har separerats, lägg till nya kategorier i din lista.
- 5Titta noga på din lista och bestäm den lämpligaste organisationsmetoden för dig, ditt kontor eller ditt hushåll. För arbetsfiler kanske du vill ha en fil för varje projekt eller avdelning. för personliga filer kan du separera dem efter fakturatyp. Tänk på att du kanske vill underordna objekt efter månad eller år.
Endera av dessa koder skulle indikera ett arkivskåp av märket HON. - 6Skapa en ny, ren lista över filer som du måste märka. Lägg varje låda på en separat sida. Till vänster på sidan, lista "kategori" filer; dessa är vanligtvis hängande mappar. På höger sida av sidan listar du de enskilda filerna du vill ha i varje kategori; dessa är vanligtvis manila mappar. Till exempel kan en hängande fil märkt "Kreditkortsräkningar" innehålla mappar märkta "MasterCard", "Visa" och "Gaskort", eller så kan du ha filer märkta "Räkningar 2005", "Räkningar 2004" och så vidare.
- 7Se till att du har alla leveranser du behöver. En serie hängande filer i kombination med manila-filer, alla tydligt märkta, är ett utmärkt sätt att organisera alla filsystem. Gå till en kontorsvaruaffär och plocka upp filer i lämplig storlek tillsammans med ditt val av filmappsetiketter.
- 8Skriv upp och / eller skriv ut dina filetiketter. Applicera etiketterna på de hängande mapparna och manila mapparna.
- 9Gå igenom dina arkivlådor, en i taget, och lägg i de nya tomma filerna i alfabetisk ordning. Töm nu alla dina gamla filer och lägg pappersarbetet på lämpliga platser. Gör detsamma för löst papper.
- 10Sätt en lämplig etikett på utsidan av varje fillåda och kasta bort alla otäcka gamla mappar. Nu är du klar!
- Var tålmodig om du först har problem med att hitta saker. Du kan alltid skriva ut en lista med filer och tejpa den på skåpets sida.
- När du utvecklar ditt organisationssystem, ta reda på hur ofta du behöver använda artiklarna i ditt arkivskåp. Lägg de filer du använder oftast framför lådan eller på en lättillgänglig plats. Du kanske till och med vill ha en del av din fillåda som är avsedd speciellt för pågående arbete.
- Var inte rädd för att konfigurera olika arkivsystem på olika sätt. Dina hemkontorsfiler behöver inte ha samma inställning som dina arbetsfiler.
- Dessa steg fungerar också bra för att arkivera dokument på din dator!
- Du behöver inte arkivera allt direkt för att vara organiserad. Förvara ett fack på skrivbordet eller nära arkivskåpet så att föremål ska arkiveras och rensa bort det en gång i veckan eller när det blir fullt.
Sätt en lämplig etikett på utsidan av varje fillåda och kasta bort alla otäcka gamla mappar. - Om du är orolig för att veta var du ska arkivera dina mappar på nytt kan du lägga till en andra rad i din filmapp i en mindre teckenstorlekslista vilken hängande fil den är i. Vissa färdigförpackade märkningssystem tillhandahåller detta alternativ i sin programvara.
- Om du har problem med att öppna ett arkivlås, se Hur man väljer ett arkivlås.
- Om du behöver en ny fil, sluta tänka på den mest logiska platsen att lägga den, snarare än att bara stoppa den i den första lådan du öppnar.
- När lösa papper börjar ackumuleras, börja inte bara slumpmässigt skapa nya filer; det är vägen till kaos och desorganisation. Kontrollera först att en fil inte redan finns.
Läs också: Hur rengör jag bilplast?
Frågor och svar
- Jag har ett arkivskåp, det har ett lås, men ingen nyckel. Hur vet jag vilken modell det är?På låset ska det finnas en kod som motsvarar matchande nyckel. Det kan till exempel läsa "H123" eller "HON 123." Endera av dessa koder skulle indikera ett arkivskåp av märket HON. Om låset har en annan kod, ta bara en bild av koden och gå till din närmaste kontorsvaruaffär, t.ex. Staples, Office Depot, etc., och visa säljaren fotot. Säljaren ska kunna identifiera varumärket.
- Hur ska klientfiler organiseras?Det beror på dina önskemål. Du kan ordna dem i alfabetisk ordning, eller så kan du organisera dem så att de personer du pratar med oftast är framför.
