Hur arkiverar man?
För att arkivera dokument, försök skapa en mapp för varje månad och en mapp för varje dag i månaden om du har många uppgifter att arbeta med. Sedan kan du arkivera dina dokument i rätt mapp beroende på när du behöver arbeta med dem. Alternativt, om du arkiverar dokument på individer, företag eller specifika ämnen, skapar du en mapp för varje bokstav i alfabetet och arkiverar dokumenten alfabetiskt. Oavsett vilken metod du väljer, överväga att färgkoda dina filer så att de är lättare att hitta. För fler tips, som att organisera papper inuti en fil, bläddra ner!
När du har dina papper redo att arkivera och ditt arkivsystem är inställt kan du börja placera objekt i filer.
Arkivering är ofta en nödvändig uppgift för arbete och hemma. Om du hoppar över arkivering för länge kan du samla en stor bunt papper som det tar timmar eller till och med dagar att sortera igenom. För att hålla din inkorg rörig, sortera igenom alla papper du får dagligen. Skapa sedan ett arkivsystem som fungerar för dig. Använd ditt system för att sortera papper så att du enkelt kan komma åt viktiga dokument när du behöver!
Metod 1 av 3: hantera din dagliga tillströmning av papper
- 1Skapa en central in-box för att hålla papper tills du kan sortera dem. En central in-box är där du lägger alla papper som kommer över ditt skrivbord eller genom din brevlåda varje dag. Detta kan hjälpa dig att hålla ordning tills du har tid att sortera och hantera varje objekt.
- Du kan använda en liten kartong som din centrala inbox, eller få en speciell låda, korg eller bricka för detta ändamål.
- Placera lådan på hörnet av skrivbordet, på ett bord nära din ytterdörr eller någon annan synlig plats så att du inte glömmer bort den.
- 2Gå igenom inboxen dagligen och avsätt viktiga saker. Titta på var och en av föremålen i din in-box en gång om dagen för att leta efter föremål som kräver din omedelbara uppmärksamhet. Dessa kan innehålla räkningar som snart ska betalas, festinbjudningar eller tidskänsliga formulär. Lägg dessa föremål åt sidan så att du kan ta hand om dem omedelbart.
- Du kanske vill få en andra låda i en annan färg än den första lådan för att lägga brådskande föremål i. Du kan till exempel få en röd ruta för att indikera att det här är brådskande föremål.
- 3Placera objekt som du vill arkivera i en arkiveringsruta. Förvara en tredje ruta bredvid den centrala rutan och den brådskande rutan. Använd detta som din samlingsplats för objekt som du vill arkivera. Detta hjälper dig att hålla dem organiserade tills du är redo att arkivera dem.
- Se till att den här rutan har en annan färg än de andra rutorna. Annars kan du blanda lådorna.
Placera objekt som du vill arkivera i en arkiveringsruta. - 4Kasta onödiga föremål i en papperskorg. Alla skräppost eller andra icke-väsentliga föremål som hamnar i din in-box kan gå direkt i papperskorgen. Identifiera de här objekten när du siktar igenom dokumenten och flytta dem direkt till papperskorgen för att hjälpa till att hålla röran i lådan fri.
- Förvara din papperskorg på golvet så att du inte förväxlar den med dina andra lådor.
- Om någon av de onödiga föremålen innehåller personlig information, strimla dem innan du kasserar dem.
EXPERTTIPSI slutet av året, gå igenom dina papper och se vad du behöver behålla. Återvinn allt du inte längre behöver och lämna in viktiga dokument för framtida referens. På så sätt behöver du inte sluta med år och år värt pappersarbete. Du kan också minimera dina papper genom att gå papperslösa och göra allt online.
Metod 2 av 3: välja ett arkivsystem
- 1Ange en månatlig och daglig fil om du har många uppgifter att hantera. Detta kallas Tickler-arkivsystemet och det är ett utmärkt sätt att hålla reda på vad du behöver göra varje dag. Ange en filmapp för varje månad och en mapp för varje dag i månaden. Sätt sedan in objekt i filerna. Arkivera objekten enligt de datum du behöver för att arbeta med dem.
- Om du till exempel behöver betala en räkning den 23 september, sätt sedan in räkningen i mappen för det datumet.
- 2Arkivmappar alfabetiskt för att hålla viktiga dokument till hands. Alfabetisk arkivering är användbar för att hitta filer för enskilda personer, företag eller ämnen. Detta kan vara perfekt om du har många kunder och vill ha en fil på var och en, eller om du vill ha ett enkelt sätt att hantera din hemarkivering.
- Se till att placera efternamnet för individer först på filetiketter, till exempel "Jones, Susan" eller "Watson, David."
- Ignorera ord som "The", "A" och "An" när du arkiverar efter företagsnamn. Till exempel, om du har en klient vars verksamhet heter "The Cake Goddess", arkivera enligt "C" i "Cake" och ignorera "T" i "The" när du arkiverar.
- 3Välj ett numeriskt arkivsystem för kortvariga arkiveringsbehov. Om du har ett kortvarigt projekt som du vill ha register för kan ett numeriskt arkivsystem fungera bäst. Detta är när du tilldelar ett nummer till varje dokument och arkiverar det enligt nummer. Tänk dock på att du också måste hålla reda på vilket dokument som motsvarar vilket nummer, till exempel genom att använda ett kalkylblad.
- Du kan till exempel tilldela alla artiklar du fick under veckan den 14 mars till en filmapp märkt 1, sedan alla artiklar för veckan den 21 mars i en fil märkt 2, och så vidare.
- Ett annat alternativ är att märka filerna efter datum och organisera dem kronologiskt. Exempelvis kan objekt som mottogs den 2 maj 2018 förvaras i en fil märkt 2,5 / 2018.
Sedan kan du arkivera dina dokument i rätt mapp beroende på när du behöver arbeta med dem. - 4Färgkod dina filer för att göra det snabbt och enkelt att hitta objekt. Ange en färg för varje kategori av dina filer. Detta hjälper dig att snabbt hitta en kategori av filer.
- Använd till exempel rött för medicinska räkningar, blått för skatter och grönt för försäkring.
- För att färgkoda numeriska eller alfabetiska filer, tilldela en färg till ett numeriskt eller alfabetiskt intervall, som att göra filer 1-25 eller AG gröna, 25-50 eller HM lila och 50-75 eller NR gul.
- 5Inkludera ytterligare relevant information i filmappen. Att lägga till ytterligare information för att beskriva filens innehåll eller eventuella åtgärder som krävs kommer också att göra ditt arkivsystem mer effektivt. För att göra detta kanske du vill lägga till 1 eller flera av följande objekt:
- Filnummer eller namn
- Filnamn
- Datum filen öppnades och stängdes
- Avdelningens eller teamets namn
- Datorrekordnummer
- Avfallsdatum och avfallshantering
Metod 3 av 3: organisera papper i filer
- 1Placera det senaste dokumentet ovanpå filen. Använd det datum som anges i dokumentet för att hjälpa dig att göra detta. När du har dina papper redo att arkivera och ditt arkivsystem är inställt kan du börja placera objekt i filer. Se alltid till att hålla de senaste dokumenten för varje fil högst upp så att de blir lätta att komma åt.
- Till exempel, om du har en fil för din husägares försäkring, vill du placera den senaste registreringen av din betalda husägares försäkring överst i filen.
- 2Spara bilagor med de dokument de relaterar till. Om du har några relevanta kvitton eller andra dokument som behöver förvaras tillsammans med ett annat dokument, se till att förvara dem i samma fil. Du kanske till och med vill häfta eller binda bilagor på baksidan av dokumentet.
- Om du till exempel har ett kvitto för att betala din elräkning, häfta den bakom fakturan om du behöver hänvisa till den.
Till exempel, om du har en fil för din husägares försäkring, vill du placera den senaste registreringen av din betalda husägares försäkring överst i filen. - 3Lägg stora dokument i separata kuvert. Du kan arkivera dessa kuvert bakom filerna som de är relaterade till. Se till att ta med en beskrivning av innehållet på kuvertets framsida. Detta hjälper till att eliminera röran i dina filer och förbättra effektiviteten i ditt arkivsystem.
- Om du till exempel har ritningarna för ett projekt du arbetar med kan du placera dessa i ett stort kuvert.
- 4Arkivera originaldokumentet och kassera eventuella kopior. Att inte lämna in dubbletter hjälper till att förhindra förvirring när du letar efter ett objekt i dina filer. Om du stöter på dubbletter ska du kasta dem och bara arkivera originaldokumentet.
- Om du är osäker på vilket dokument som är originalet kan du behöva arkivera båda objekten för att vara säker på att du har originalet. Försök dock inte göra det för ofta, annars kommer dina filer att samlas snabbt!
- Om du inte är säker på om du ska arkivera eller återvinna ett objekt, behåll det i 30 dagar och ompröva det sedan.
- Skanning av icke-väsentliga dokument är ett annat bra sätt att rensa pappersrörelser samtidigt som informationen i ett dokument behålls om du behöver det.
